5.1.1.
Doel
Aard van het contract: Diensten
Belangrijkste classificatie (cpv): 72200000 Softwareprogrammering en -advies
Aanvullende classificatie (cpv): 48000000 Software en informatiesystemen, 72261000 Softwareondersteuningsdiensten, 72263000 Software-implementatiediensten, 72266000 Advies over software
Opties:
Beschrijving van de opties: Er zijn geen opties mogelijk.
5.1.2.
Plaats van uitvoering
Land: Nederland
Overal in het desbetreffende land
Aanvullende informatie: Veenendaal
5.1.4.
Verlenging
Maximumaantal verlengingen: 10
Overige informatie over verlengingen: De opdracht kan met maximaal 10 maal 1 jaar worden verlengd.
5.1.6.
Algemene informatie
Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA): ja
5.1.10.
Gunningscriteria
Criterium:
Type: Kwaliteit
Naam: Source to Contract
Beschrijving: De Gemeente Veenendaal wil dat de gebruikers van de verschillende teams op eenvoudige wijze, offertes opvragen bij leveranciers en dat hiervan vervolgens een goede registratie van de overeenkomsten plaatsvindt. De beoordeling van dit criterium vindt plaats op de uitwerking van casus 5 uit de use case (H7.3.6.). Bij de beoordeling wordt op de volgende punten gelet: Wordt de gebruiker op intuïtieve wijze door de verschillende processtappen geleid? - Kan de gebruiker op eenvoudige wijze een offerteaanvraag samenstellen? - Heeft de gebruiker goed overzicht over zijn lopende aanvragen? - Vindt de communicatie met leveranciers eenvoudig plaats? - Kan de gebruiker op eenvoudige wijze de winnende offerte omzetten naar een contract? De processtappen in de applicatie dienen navolgbaar, intuïtief en gebruiksvriendelijk te zijn. Daarnaast scoort een zo hoog mogelijke bijdrage aan de doelstelling beter.
Categorie van het gunningscriterium gewicht: Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde: 15
Criterium:
Type: Kwaliteit
Naam: Gebruikers casus: maken bestelling en registreren van de prestatieverklaring
Beschrijving: De Gemeente Veenendaal wil dat de gebruikers op eenvoudige wijze, volgens het juiste proces een bestelling in de applicatie aanmaken en goedkeuren en de leverancier een inkooporder ontvangt. Na de levering van de goederen of diensten dient er een prestatieverklaring in de applicatie vastgelegd te worden. Deze bestaat uit een akkoord + bewijsvoering. De beoordeling van dit criterium vindt plaats op de uitwerking van de casussen 1, 2, 3, 4 en 5 uit de use case. Hierbij zijn de volgende aspecten van belang: - Is de bestelling op eenvoudige wijze te genereren vanuit het vastgelegde contract of catalogus? - Wordt de gebruiker op intuïtieve wijze door de verschillende processtappen geleid? - Op welke wijze wordt de betrokkenheid van diverse collega’s bij noodzakelijke goedkeuringsstappen georganiseerd en afgedwongen? - Heeft de gebruiker goed overzicht over zijn lopende bestellingen en prestatieverklaringen? - Wordt een complete opbouw van het dossier gegarandeerd en hoe kunnen noodzakelijke bijlagen eenvoudig aan de processtap worden toegevoegd? De processtappen in de applicatie dienen navolgbaar, intuïtief en gebruiksvriendelijk te zijn. Daarnaast scoort een zo hoog mogelijke bijdrage aan de doelstelling beter.
Categorie van het gunningscriterium gewicht: Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde: 15
Criterium:
Type: Kwaliteit
Naam: Gebruikers casus: Factuurverwerking
Beschrijving: De Gemeente Veenendaal ontvangt facturen die nu handmatig geregistreerd worden, op route gezet, decentraal gecodeerd voorzien van prestatieverklaring en goedkeuring. Factuurverwerking verloopt niet efficiënt met lange doorlooptijden en achterstanden tot gevolg. De beoordeling van dit criterium vindt plaats op de uitwerking van de casussen 1 tot en met 6 uit de use case. Hierbij zijn de volgende aspecten van belang: - Helpt de applicatie met het tijdig, juist en volledig registreren van facturen? - Wordt een factuur overzichtelijk gesplitst in regels, gecodeerd en voorzien van de juiste BTW? - Reduceert de applicatie de administratieve stappen t.o.v. de huidige situatie? - Kan de crediteurenadministratie eenvoudig “mismatches” van facturen op (laten) lossen? - Kan een budgethouder eenvoudig zien wat hij moet goedkeuren en reeds goedgekeurd heeft? - Heeft de crediteurenadministratie goed inzicht in welke gebruiker op welk moment, welke factuur in bewerking heeft? De processtappen in de applicatie dienen navolgbaar, intuïtief en gebruiksvriendelijk te zijn. Daarnaast scoort een zo hoog mogelijke bijdrage aan de doelstelling beter.
Categorie van het gunningscriterium gewicht: Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde: 15
Criterium:
Type: Kwaliteit
Naam: Gebruikerscasus inhuurproces: Vastleggen inhuurproces inclusief prestatieverklaring en factuurverwerking
Beschrijving: De Gemeente Veenendaal heeft inhuur van personeel georganiseerd via een broker. Dit zijn jaarlijks circa 150 - 200 inhuurkrachten, waarvoor circa 1500 facturen gestuurd worden. Deze facturen worden handmatig gecontroleerd a.d.h.v. de tariefafspraken en de geschreven uren die als bijlage bij de factuur gevoegd zijn. De gemeente Veenendaal vermoedt dat de administratieve afhandeling van verplichtingen en uren efficiënter kan. De beoordeling van dit criterium vindt plaats op de uitwerking van casus 7 uit de use case. Hierbij zijn de volgende aspecten van belang: - Worden de verschillende gebruikers van dit inhuurproces op gebruiksvriendelijke wijze door de applicatie heen geleid? - Kunnen inhuurkrachten eenvoudig hun urenschrijven in de applicatie? - Kunnen inhuurkrachten eenvoudig verspreid over meerdere projecten werken en uren schrijven? - Is voor budgethouders eenvoudig te zien hoeveel uren per dag door welke inhuurkracht geschreven zijn? - Helpt de applicatie met het verwerken van facturen? - Kunnen P&O en de betreffende manager eenvoudig de uitnutting van de uren in de gaten houden t.o.v. de verplichting?
Categorie van het gunningscriterium gewicht: Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde: 15
Criterium:
Type: Kwaliteit
Naam: Plan van aanpak project
Beschrijving: De Gemeente Veenendaal wil zicht hebben op de manier waarop u het hele project van implementatie, uitrol en beheer aanpakt samen met ons. Wij vragen u uw visie hierop uit te werken in een plan van aanpak. De beoordeling van dit criterium vindt plaats op de uitwerking van een plan van aanpak dat u indient. Hierbij zijn de volgende aspecten van belang: - De verschillende mijlpalen (fasering) die u onderkent in het project; - De door u voorgestelde planning van de fasen in het project - De concrete acties voor de gemeente Veenendaal in de verschillende fasen en de tijdsinvestering daarvoor en maak dit tevens inzichtelijk met een schema op basis van RASCI; - Acceptatie procedure van de ingerichte applicatie; - Hoe u de training vormgeeft; - Hoe u de koppelingen met Centric in samenwerking en samenspraak met Centric, EnableU en de gemeente Veenendaal realiseert; - Samenstelling van uw projectteam; - Hoe de 2e lijns functioneel beheertaak van uw applicatie is ingericht en hoe u beschikbaar bent voor vragen vanuit het functioneel beheer en key-user van de gemeente Veenendaal. Uw plan van aanpak is zo SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, resultaatgericht en tijdgebonden) mogelijk beschreven, waarbij u een duidelijke richting geeft aan de benodigde acties van de gemeente Veenendaal in de verschillende fasen vanaf het moment van tekenen van de overeenkomst tot en met de uitrol van de acceptatie binnen de teams van de gemeente Veenendaal.
Categorie van het gunningscriterium gewicht: Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde: 15
Criterium:
Type: Kwaliteit
Naam: Duurzaamheid registratie
Beschrijving: De Gemeente Veenendaal heeft duurzaamheid hoog in het vaandel staan. Zij past bij zo veel mogelijk opdrachten het Ambitieweb duurzaamheid toe en bepaalt hiermee op de 6 assen welke duurzaamheid zij wil nastreven. Daarnaast is het de verwachting dat de Gemeente Veenendaal in de toekomst meer moet rapporteren op duurzaamheidsgebied. Registratie van CSRD aspecten van de verstrekte opdrachten zal dan ook belangrijker worden in de komende periode. De gemeente wil deze registratie bij voorkeur zo dicht mogelijk bij de bron vastleggen in één applicatie. U geeft een beschrijving/uitwerking op welke wijze u het vastleggen van de duurzaamheidsambities van de gemeente Veenendaal kunt ondersteunen. U gaat hierbij minimaal in op de volgende aspecten: - De wijze waarop de ambities van opdrachten m.b.t. het Ambitieweb duurzaamheid vastgelegd kunnen worden in de S2P applicatie; - De wijze waarop de ambities van opdrachten m.b.t. de CSRD aspecten vastgelegd kunnen worden in de S2P applicatie; - De wijze waarop de ambities van opdrachten m.b.t. de CO2 uitstoot en/of reductie vastgelegd kunnen worden in de S2P applicatie; - Het tijdsframe waarbinnen de bovenstaande mogelijkheden zijn geïntegreerd in de S2P applicatie. Een meer flexibele inrichting en verschillende mogelijkheden voor registratie scoren beter.
Categorie van het gunningscriterium gewicht: Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde: 15
Criterium:
Type: Prijs
Naam: Prijs
Beschrijving: Inschrijver dient Bijlage 5 Prijsinvulformulier volledig in te vullen en rechtsgeldig te ondertekenen. De inschrijver voegt twee gelijk ingevulde documenten toe: één Excel-document (deze is niet ondertekend) en één PDF-document (deze is wel rechtsgeldig ondertekend). Het niet volledig invullen van het prijsinvulformulier, het aanbrengen van wijzigingen, het doen van (niet gemarkeerde mogelijke) aanvullingen in het prijsinvulformulier of het offreren van een prijs boven het genoemde maximumbedrag, leidt tot het uitsluiten van de Inschrijving.
Categorie van het gunningscriterium gewicht: Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde: 10
5.1.15.
Technieken
Raamovereenkomst:
Geen raamovereenkomst
Informatie over het dynamische aankoopsysteem:
Geen dynamisch aankoopsysteem
5.1.16.
Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie
Bemiddelingsorganisatie: Gemeente Veenendaal - Rechtbank Midden-Nederland
Organisatie voor beroepsprocedures: Gemeente Veenendaal - Rechtbank Midden-Nederland
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt: Gemeente Veenendaal
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures: Gemeente Veenendaal - Rechtbank Midden-Nederland
Organisatie die het contract ondertekent: Gemeente Veenendaal