1. Koper
1.1.
Koper
Officiële naam: Gemeente Coevorden
Rechtsvorm van de koper: Regionale overheid
Activiteit van de aanbestedende dienst: Algemene overheidsdiensten
2. Procedure
2.1.
Procedure
Titel: Europees openbare aanbesteding VTH-applicatie
Beschrijving: De gemeente Coevorden is op zoek naar een leverancier voor een nieuwe vergunningen- toezicht- en handhavingsapplicatie (VTH-applicatie). De opdracht omvat het leveren, implementeren en onderhouden van de softwareapplicatie, waarin ook ruimte is voor toekomstige wijzigingen in wet- en regelgeving. De applicatie dient volledig geïmplementeerd en geaccepteerd te zijn voor 1 juli 2027. Deze opdracht heeft een maximale geraamde waarde van € 825.000, -. Dit bedrag is all-in. Dat betekent alle kosten, inclusief implementatie, migratie, opleidingen en ingebruikname. Het beschikbare budget is gemaximeerd op dit bedrag en vormt het plafondbedrag voor de uitvoering van de gehele opdracht, inclusief alle mogelijke verlengingen. Het budget dat beschikbaar is voor de opdracht kan niet overschreden worden. Er kunnen geen rechten worden ontleend aan deze raming.
Identificatiecode van de procedure: 48cd5615-e444-44c7-94e1-24bd074d9697
Interne identificatiecode: 65075-2025
Type procedure: Openbaar
De procedure wordt versneld: neen
2.1.1.
Doel
Aard van het contract: Leveringen
Belangrijkste classificatie (cpv): 48000000 Software en informatiesystemen
Aanvullende classificatie (cpv): 48600000 Database- en besturingssoftware, 72260000 Diensten in verband met software
2.1.2.
Plaats van uitvoering
Onderverdeling land (NUTS): Zuidoost-Drenthe (NL132)
Land: Nederland
Aanvullende informatie: Gemeente Coevorden
2.1.3.
Waarde
Geraamde waarde exclusief btw: 825 000,00 EUR
2.1.4.
Algemene informatie
Aanvullende informatie: Er zijn twee ronden gepland waarin vragen gesteld kunnen worden. Eerste vragenronde Vragen kunnen tot de aangegeven datum in de planning worden ingediend. U kunt deze vragen aan de hand van het bijgevoegde Excelbestand (bijlage M) indienen. De vraag- en antwoordmodule in Tenderned wordt NIET GEBRUIKT. De geanonimiseerde vragen worden uiterlijk op de aangegeven datum in de planning door ons beantwoord in een nota van inlichtingen. Tweede vragenronde Na de eerste nota van inlichtingen kunt u niet alleen vragen stellen over de beantwoording van de eerder gestelde vragen, maar ook nieuwe vragen indienen. Wij verzoeken u om bij het stellen van een vervolgvraag duidelijk aan te geven over welk vraagnummer deze vraag gaat, of, in het geval van een nieuwe vraag, deze als zodanig te markeren. Voor de tweede vragenronde wordt een nieuw Excelbestand beschikbaar gesteld. De geanonimiseerde vragen worden uiterlijk op de aangegeven datum in de planning door ons beantwoord in een nota van inlichtingen. Let op: - Te laat ingediende vragen worden niet beantwoord, tenzij wij van mening zijn dat de vraag zo belangrijk is dat de beantwoording hiervan noodzakelijk is voor alle inschrijvers. - Wijzigingen en aanvullingen in de nota’s van inlichtingen gaan voor in rangorde op de bepalingen in de aanbestedingsdocumenten.
Rechtsgrondslag:
Richtlijn 2014/24/EU
2.1.6.
Gronden voor uitsluiting
Bronnen voor uitsluitingsgronden: Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA)
5. Perceel
5.1.
Perceel: LOT-0000
Titel: Europees openbare aanbesteding VTH-applicatie
Beschrijving: De gemeente Coevorden is op zoek naar een leverancier voor een nieuwe vergunningen- toezicht- en handhavingsapplicatie (VTH-applicatie). De opdracht omvat het leveren, implementeren en onderhouden van de softwareapplicatie, waarin ook ruimte is voor toekomstige wijzigingen in wet- en regelgeving. De applicatie dient volledig geïmplementeerd en geaccepteerd te zijn voor 1 juli 2027. Deze opdracht heeft een maximale geraamde waarde van € 825.000, -. Dit bedrag is all-in. Dat betekent alle kosten, inclusief implementatie, migratie, opleidingen en ingebruikname. Het beschikbare budget is gemaximeerd op dit bedrag en vormt het plafondbedrag voor de uitvoering van de gehele opdracht, inclusief alle mogelijke verlengingen. Het budget dat beschikbaar is voor de opdracht kan niet overschreden worden. Er kunnen geen rechten worden ontleend aan deze raming.
Interne identificatiecode: 1
5.1.1.
Doel
Aard van het contract: Leveringen
Belangrijkste classificatie (cpv): 48000000 Software en informatiesystemen
Aanvullende classificatie (cpv): 48600000 Database- en besturingssoftware, 72260000 Diensten in verband met software
Opties:
Beschrijving van de opties: De volgende optie(s) maken onderdeel uit van deze opdracht. Dat betekent dat inschrijver voorbereid moet zijn voor de ondersteuning van de gewenste optie(s). De gemeente kan ervoor kiezen om in de looptijd van de overeenkomst gebruik te maken van deze optie(s). Inschrijver kan hier geen rechten aan ontlenen. • De applicatie biedt de mogelijkheid om vergunningen en meldingen te registreren en af te handelen, die vallen onder bepalingen in de ‘Algemene Plaatselijke Verordening’ (APV) en bijzondere wetten.
5.1.2.
Plaats van uitvoering
Onderverdeling land (NUTS): Zuidoost-Drenthe (NL132)
Land: Nederland
Aanvullende informatie: Gemeente Coevorden
5.1.3.
Geraamde duur
Begindatum: 01/07/2026
Einddatum van de duur: 30/06/2030
5.1.4.
Verlenging
Maximumaantal verlengingen: 3
Overige informatie over verlengingen: De initiële overeenkomst kent twee fases. Fase 1 betreft de implementatiefase en loopt van 1 juli 2026 tot 1 juli 2027. Dan gaat de overeenkomst over in de tweede fase, de ingebruiknamefase. Deze fase gaat in op 1 juli 2027 en heeft een looptijd van drie (3) jaar, tot en met 30 juni 2030. Daarna kan de overeenkomst eenzijdig driemaal met twee jaar worden verlengd.
5.1.5.
Waarde
Geraamde waarde exclusief btw: 825 000,00 EUR
5.1.6.
Algemene informatie
Voorbehouden deelname:
Deelname is niet voorbehouden.
De namen en beroepskwalificaties van het voor de uitvoering van de opdracht ingezette personeel moeten worden vermeld: Niet vereist
Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA): ja
Aanvullende informatie: Er zijn twee ronden gepland waarin vragen gesteld kunnen worden. Eerste vragenronde Vragen kunnen tot de aangegeven datum in de planning worden ingediend. U kunt deze vragen aan de hand van het bijgevoegde Excelbestand (bijlage M) indienen. De vraag- en antwoordmodule in Tenderned wordt NIET GEBRUIKT. De geanonimiseerde vragen worden uiterlijk op de aangegeven datum in de planning door ons beantwoord in een nota van inlichtingen. Tweede vragenronde Na de eerste nota van inlichtingen kunt u niet alleen vragen stellen over de beantwoording van de eerder gestelde vragen, maar ook nieuwe vragen indienen. Wij verzoeken u om bij het stellen van een vervolgvraag duidelijk aan te geven over welk vraagnummer deze vraag gaat, of, in het geval van een nieuwe vraag, deze als zodanig te markeren. Voor de tweede vragenronde wordt een nieuw Excelbestand beschikbaar gesteld. De geanonimiseerde vragen worden uiterlijk op de aangegeven datum in de planning door ons beantwoord in een nota van inlichtingen. Let op: - Te laat ingediende vragen worden niet beantwoord, tenzij wij van mening zijn dat de vraag zo belangrijk is dat de beantwoording hiervan noodzakelijk is voor alle inschrijvers. - Wijzigingen en aanvullingen in de nota’s van inlichtingen gaan voor in rangorde op de bepalingen in de aanbestedingsdocumenten.
5.1.7.
Strategische aanbestedingen
Doel van strategische aanbestedingen: Geen strategische aanbesteding
5.1.9.
Selectiecriteria
Bronnen van selectiecriteria: Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA)
5.1.10.
Gunningscriteria
Criterium:
Type: Prijs
Naam: G1 Prijs
Beschrijving: Inschrijver dient de prijsaanbieding in op basis van de Totale Kosten van Eigendom (TCO). Dit houdt in dat de aanbieding zowel de initiële kosten voor de aanschaf en implementatie van de VTH-applicatie als de verwachte kosten voor onderhoud, licenties, ondersteuning en andere terugkerende kosten gedurende de verwachte levensduur van de applicatie dient te omvatten. U moet uw prijs aanbieden in het prijsinvulformulier (bijlage F). U verklaart middels inschrijving dat alle eisen zoals vermeld in het programma van eisen, en zoals aangepast in de nota’s van inlichtingen, en alle wensen zoals door u aangeboden in de aangeboden prijzen verwerkt zijn. Plafondbedrag De gemeente heeft voor deze opdracht een plafondbedrag vastgesteld. Dit plafondbedrag is het maximumbedrag dat beschikbaar is voor de uitvoering van de opdracht. Inschrijvingen die dit plafondbedrag overschrijden zullen worden uitgesloten van verdere deelname in de aanbesteding. Dit betekent dat enkel aanbiedingen die binnen het vastgestelde plafondbedrag vallen verder beoordeeld zullen worden op hun inhoud en kwaliteit. Het is niet toegestaan een nulprijs in te dienen. Het is wel toegestaan op onderdelen van een prijswens een nulprijs in te dienen als er sprake is van een optelsom. Het is absoluut niet toegestaan negatieve prijzen aan te bieden. Het niet invullen van (onderdelen van) het prijsinvulformulier leidt tot ongeldigheid van uw inschrijving. Abnormaal lage prijzen worden door ons gecontroleerd/nagevraagd. Volgens artikel 2.116 Aw 2012 kan uw inschrijving ongeldig worden verklaard. U kunt maximaal 200 punten verdienen bij dit onderdeel.
Categorie van het gunningscriterium gewicht: Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde: 20
Criterium:
Type: Kwaliteit
Naam: G2.1 Demo/presentatie/scenario's
Beschrijving: Om de werking van de aangeboden VTH-applicatie te toetsen en te verifiëren in hoeverre de applicatie voldoet aan de behoefte van de gemeente, worden partijen uitgenodigd om een demonstratie te geven van de aangeboden VTH-applicatie. Het is de bedoeling dat de inschrijver de bijgeleverde testscenario’s (bijlage N) presenteert tijdens deze demo. De nadruk ligt op de functionaliteit, gebruiksvriendelijkheid en de mate waarin de applicatie/oplossing aansluit bij de gestelde eisen en verwachtingen. Dit zal ook door het beoordelingsteam worden beoordeeld. Per casus kunnen punten verdiend worden op basis van volledigheid en kwaliteit van de geboden oplossing. In totaal kunnen 200 punten worden verdiend met de demo/presentatie: De verdeling is als volgt: G2.1.1 Use case Tankstation 140 punten G2.1.2 Monitoring & Rapportage 30 punten G2.1.3 Functioneel beheer 30 punten
Categorie van het gunningscriterium gewicht: Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde: 20
Criterium:
Type: Kwaliteit
Naam: G2.2 Wensen
Beschrijving: Naast de eisen uit het programma van eisen (PVE) heeft de gemeente ook een aantal functionele en non-functionele wensen gedefinieerd voor de VTH-applicatie. Deze wensen zijn opgenomen in bijlage L. De bedoeling is dat de gemeente zo veel mogelijk van die gewenste functionaliteiten verkrijgt in de applicatie. Aan iedere wens is een score toegekend. Indien aan een wens kan worden voldaan, ontvangt inschrijver de maximale score die aan deze wens is toegekend. Wanneer inschrijver aangeeft aan de wens te voldoen, dient deze wens bij de inschrijving inbegrepen te zijn. Indien niet aan de wens kan worden voldaan, ontvangt de inschrijver geen punten voor de desbetreffende wens. Voor het onderdeel wensen kunnen maximaal 400 punten worden behaald.
Categorie van het gunningscriterium gewicht: Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde: 40
Criterium:
Type: Kwaliteit
Naam: G2.3 Implementatie/migratie
Beschrijving: Implementatieplan 100 punten Het is voor de gemeente essentieel dat de nieuwe applicatie effectief, tijdig en met minimale risico’s geïmplementeerd en gemigreerd wordt. Daarom vragen wij inschrijvers een compleet implementatieplan in te dienen waarin o.a. deze specifieke stappen aan de orde komen: • Installatie en configuratie • Inrichting • Training en ondersteuning • Testen en validatie • Livegang Inschrijver beschrijft hierbij de mijlpalen, deadlines, verantwoordelijkheden, communicatie, eventuele risico’s, nazorg, inclusief een tijdlijn. Migratieplan 100 punten Het migreren is tevens onderdeel van het implementatieplan. Voor de overgang naar een nieuwe VTH-applicatie dienen alle gegevens en zaken, die ten tijde van de implementatie aanwezig zijn in Powerbrowser, gemigreerd te worden naar de nieuwe VTH-applicatie. De huidige VTH-applicatie is een SaaS-applicatie die in gezamenlijk gebruik is bij Omgevingsdienst Drenthe, gemeente Borger-Odoorn en gemeente Coevorden. Deze gedeelde omgeving zorgt voor een complex datamodel (circa 1800 tabellen), waarin niet-standaard veldvullingen zijn toegepast om onderscheid in data-eigenaarschap mogelijk te maken. Dit biedt flexibiliteit, maar brengt ook uitdagingen op het gebied van consistentie en beheer. De opzet, beschrijving, test, uitvoering, audit en acceptatie van deze migratie, in zowel productie- als preproductie-omgeving, dienen onderdeel te zijn van de opdracht. • Overleg een datamigratieplan waarin de aanpak van de conversie en migratie van data en informatieobjecten wordt beschreven. Breng hierbij uitgangspunten, randvoorwaarden, risico’s en afhankelijkheden in kaart. • Beschrijf binnen het datamigratieplan de fasering en de planning van de migratie plus de bijbehorende kosten en de verlangde (uren)inzet van opdrachtgever. • Beschrijf hoe u de migratie aanpakt bij een migratie van een applicatie met hierin meerdere Bevoegd Gezagen, waarbij maar 1 Bevoegd gezag gaat migreren. De volgende werkzaamheden dienen tenminste onderdeel te zijn van het kostenoverzicht voor de migratie: • Het maken van een functionele en technische mapping; • Het schrijven van technische scripts; • Het uitvoeren van de technisch migratie, inclusief oplevering van migratieverslag en migratieverklaring; • Functionele test- en validatie; • Ondersteuning en inzet door projectleider, consultant, technisch specialist etc.; • Waar nodig, vereiste koppelingen/connecties/technische specificaties. In totaal kunnen 200 punten voor dit onderdeel behaald worden.
Categorie van het gunningscriterium gewicht: Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde: 20
5.1.11.
Aanbestedingsstukken
Termijn voor verzoeken om aanvullende informatie: 04/03/2026 10:00:00 (UTC+01:00) Midden-Europese tijd, West-Europese zomertijd
5.1.12.
Voorwaarden van de aanbesteding
Voorwaarden voor indiening:
Elektronische indiening: Vereist
Talen waarin inschrijvingen of verzoeken tot deelname kunnen worden ingediend: Nederlands
Elektronische catalogus: Niet toegestaan
Varianten: Niet toegestaan
Uiterste datum voor de ontvangst van inschrijvingen: 01/04/2026 10:00:00 (UTC+02:00) Oost-Europese tijd, Midden-Europese zomertijd
Duur waarin de aanbieding geldig moet blijven: 120 Dagen
Informatie over de openbare opening:
Openingsdatum: 01/04/2026 10:15:00 (UTC+02:00) Oost-Europese tijd, Midden-Europese zomertijd
Voorwaarden van het contract:
De uitvoering van de opdracht moet plaatsvinden binnen het kader van programma’s voor maatwerkbedrijven: Neen
Elektronische facturering: Vereist
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische orderplaatsing: neen
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische betaling: neen
5.1.15.
Technieken
Raamovereenkomst:
Geen raamovereenkomst
Informatie over het dynamische aankoopsysteem:
Geen dynamisch aankoopsysteem
5.1.16.
Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie
Organisatie voor beroepsprocedures: Gemeente Coevorden - Rechtbank Noord-Nederland
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt: Gemeente Coevorden
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures: Gemeente Coevorden
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt: Gemeente Coevorden
8. Organisaties
8.1.
ORG-0001
Officiële naam: Gemeente Coevorden
Registratienummer: 39686866
Postadres: Kasteel 1
Stad: Coevorden
Postcode: 7741 GC
Onderverdeling land (NUTS): Zuidoost-Drenthe (NL132)
Land: Nederland
Contactpunt: Freddy Weering
Telefoon: +31 621181349
Andere contactpunten:
Officiële naam: Rechtbank Noord-Nederland
Postadres: Brinkstraat 4
Stad: Assen
Postcode: 9401 HZ
Onderverdeling land (NUTS): Noord-Drenthe (NL131)
Land: Nederland
Rollen van deze organisatie:
Koper
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt
Organisatie voor beroepsprocedures
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures
Identificatiecode/versie van de aankondiging: ac8e0d75-c71e-47cf-a1f6-817a1feb28c4 - 01
Type formulier: Mededinging
Type aankondiging: Aankondiging van een opdracht of concessie – standaardregeling
Subtype aankondiging: 16
Verzenddatum van de aankondiging: 20/01/2026 13:53:53 (UTC+01:00) Midden-Europese tijd, West-Europese zomertijd
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is: Nederlands
Publicatienummer aankondiging: 46066-2026
Nummer uitgave PB S: 14/2026
Datum van bekendmaking: 21/01/2026