5.1.1.
Doel
Aard van het contract: Diensten
Belangrijkste classificatie (cpv): 75112000 Administratieve diensten voor bedrijfsactiviteiten
Aanvullende classificatie (cpv): 66140000 Portefeuillebeheer, 75100000 Administratiediensten, 79211100 Boekhouddiensten, 79211200 Opstellen van financiële verslagen, 79910000 Beheer van holdings
5.1.2.
Plaats van uitvoering
Land: Nederland
Overal in het desbetreffende land
Aanvullende informatie: Zie documentatie
5.1.4.
Verlenging
Maximumaantal verlengingen: 2
Overige informatie over verlengingen: mogelijkheid tot 2 keer verlenging van 1 jaar.
5.1.5.
Waarde
Geraamde waarde exclusief btw: 380 000,00 EUR
5.1.6.
Algemene informatie
Voorbehouden deelname:
Deelname is niet voorbehouden.
Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA): ja
5.1.9.
Selectiecriteria
Criterium:
Type: Economische en financiële draagkracht
Naam: Eis B Financiële draagkracht
Beschrijving van het selectiecriterium: De financiële draagkracht van de Ondernemer is zodanig dat hij de onderhavige Opdracht volledig tot stand kan brengen. De Ondernemer kan bij de Inschrijving volstaan met het invullen en ondertekenen van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument. De Ondernemer aan wie de Opdracht wordt gegund, dient in staat te zijn een (meest) recente accountantsverklaring over de jaarrekening af te geven. Deze accountantsverklaring mag geen continuïteitsparagraaf bevatten. Indien de Ondernemer niet jaarrekeningplichtig is kan worden volstaan met een samenstellingsverklaring. Ondernemer levert de verklaring omtrent Financiele draagkracht binnen 10 kalenderdagen aan wanneer wij hierom verzoeken.
Gebruik van dit criterium: Gebruikt
Criterium:
Type: Economische en financiële draagkracht
Naam: Eis A Verklaring omtrent verzekering beroeps- c.q. bedrijfsrisico’s
Beschrijving van het selectiecriterium: Ondernemer dient afdoende verzekerd te zijn inzake aansprakelijkheid door middel van een beroeps- of bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering. U kunt bij de Inschrijving volstaan met het invullen en ondertekenen van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument. De Ondernemer aan wie de Opdracht wordt gegund, dient aan te tonen dat de premie voor deze verzekering is voldaan door middel van een verklaring van de verzekeraar of aussurantietussenpersoon, en dient tevens een kopie van een geldig polisblad te overleggen van een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering (en indien van toepassing een beroepsaansprakelijksheidsverzekering) met een dekking van minimaal €5.000.000 per jaar en minimaal €2.500.000 per gebeurtenis. Indien het niet mogelijk is een geldig polisblad te overleggen kan de Ondernemer een geldig verzekeringscertificaat overleggen waaruit blijkt dat hij verzekerd is voor de genoemde bedragen. Ondernemer levert de verklaring omtrent verzekering binnen 10 kalenderdagen aan wanneer wij hierom verzoeken.
Gebruik van dit criterium: Gebruikt
Criterium:
Type: Andere
Naam: Milieumanagement
Beschrijving van het selectiecriterium: De Ondernemer beschikt over een milieumanagementsysteem van zijn organisatie dat voldoet aan de eisen van ISO 14001. De Ondernemer kan bij de Inschrijving volstaan met het invullen en bijvoegen van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument. Binnen 10 kalenderdagen na voorlopige gunning dient de Ondernemer aan wie de Aanbestedende dienst voornemens is de Opdracht te gunnen, het bij deze eis behorende bewijs in te dienen. De Aanbestedende dienst aanvaardt een ISO 14001-certificering of een gelijkwaardige certificering als bewijs van het voldoen aan deze eis. De Aanbestedende dienst aanvaardt eveneens andere bewijzen inzake gelijkwaardige maatregelen op het gebied van milieumanagement, zoals bijvoorbeeld een inhoudsopgave van het milieu(management)handboek van de Ondernemer.
Gebruik van dit criterium: Gebruikt
Criterium:
Type: Geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen
Naam: Eis C1: Referentieopdracht Kennis en Ervaring met EU subsidies en investeringsfondsen binnen een overheidscontext.
Beschrijving van het selectiecriterium: De Ondernemer beschikt over één vergelijkbare referentieopdracht uitgevoerd voor een periode van 12 maanden aaneengesloten, die in de afgelopen drie jaar teruggerekend vanaf de sluitingsdatum van de Inschrijving is verricht en die de volgende kerncompetentie bevat: • Aantoonbare kennis en ervaring met EU subsidies en (revolverende) investeringsfondsen met verantwoording binnen een overheidscontext. Dit betreft minimaal ervaring met EFRO of andere Europese subsidies én minimaal ervaring bijvoorbeeld met fondsen van Regionale Ontwikkelingsmaatschappijen. Dit mag met verschillende referenties worden aangetoond.
Gebruik van dit criterium: Gebruikt
Criterium:
Type: Geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen
Naam: Eis C2: Referentieopdracht Kennis en Ervaring met secretariële en administratieve taken en reguliere werkzaamheden binnen een stichting
Beschrijving van het selectiecriterium: De Ondernemer beschikt over één vergelijkbare referentieopdracht uitgevoerd voor een periode van 12 maanden aaneengesloten, die in de afgelopen drie jaar teruggerekend vanaf de sluitingsdatum van de Inschrijving is verricht en die de volgende kerncompetentie bevat: • Aantoonbare kennis en ervaring met secretariële en administratieve taken en reguliere werkzaamheden binnen een stichting. • De gerealiseerde waarde van de referentieopdracht is ten minste 50.000
Gebruik van dit criterium: Gebruikt
Criterium:
Type: Geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen
Naam: Eis C3: Referentieopdracht Kennis en Ervaring met advieswerkzaamheden omtrent de opzet van nieuwe fondsen binnen een politiek-sensitieve omgeving
Beschrijving van het selectiecriterium: De Ondernemer beschikt over één vergelijkbare referentieopdracht uitgevoerd voor een periode van 12 maanden aaneengesloten, die in de afgelopen drie jaar teruggerekend vanaf de sluitingsdatum van de Inschrijving is verricht en die de volgende kerncompetentie bevat: • Aantoonbare kennis en ervaring van advieswerkzaamheden ten behoeve van het oprichten van fondsen; en; • waarbij dit advies werd gegeven aan ambtelijk bestuur binnen een politiek gevoelige omgeving.
Gebruik van dit criterium: Gebruikt
Criterium:
Type: Technische en beroepsbekwaamheid
Naam: Informatiebeveiliging
Beschrijving van het selectiecriterium: De Ondernemer beschikt over een managementsysteem voor informatiebeveiliging dat voldoet aan de eisen van NEN- ISO/IEC 27001, NEN-ISO/IEC 7510 of vergelijkbaar. Alleen een managementsysteem bij de Ondernemer zelf wordt geaccepteerd. De Ondernemer kan bij de Inschrijving volstaan met het invullen en bijvoegen van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument. Binnen 10 kalenderdagen na voorlopige gunning dient de Ondernemer aan wie Aanbestedende dienst voornemens is de Opdracht te gunnen, het bij deze eis behorende bewijs in te dienen. Aanbestedende dienst aanvaardt een geldige certificering als hierboven genoemd of een gelijkwaardige certificering als bewijs van het voldoen aan deze eis. In het geval van een ISO27001 of NEN7510 certificaat wordt ook de daarbij behorende Verklaring van Toepasselijkheid (VVT) aan GDH verstrekt. In deze VVT mogen uitsluitend de beheersmaatregelen ‘A.8.3.1 Beheer van verwijderbare media’, ‘A.11.1.6 Laad- en loslocatie’ en ‘A.14.2.7 Uitbestede softewareontwikkeling’ buiten scope zijn, mits deugdelijk gemotiveerd. Alle andere beheersmaatregelen dienen in scope te zijn. Indien Ondernemer niet beschikt over een ISO27001 of NEN7510 certificaat, maar wel over een vergelijkbaar managementsysteem dan dient Ondernemer voldoende bewijs in te dienen op onderstaande drie punten zodat de gelijkwaardigheid door de Aanbestedende dienst kan worden beoordeeld. Als gelijkwaardig wordt een informatiebeveiligingsysteem beschouwd dat voldoet aan alle onderstaande voorwaarden: 1. Ondernemer beschikt over een informatiebeveiligingshandboek waarin staan omschreven hoe, wanneer en door wie aan welke normen wordt getoetst. Hier dienen ten minste de beheersmaatregelen uit de ISO27001 Annex A onder te vallen. 2. Ondernemer heeft een beveiligingsfunctie benoemd en een beveiligingsorganisatie ingericht, waarin de organisatorische positie, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de betrokken functionarissen en de rapportagelijnen zijn vastgelegd. 3. Er vindt jaarlijks een onafhankelijke audit plaats op de maatregelen uit het handboek waaronder tenminste de beheersmaatregelen uit de ISO27001 Annex A.
Gebruik van dit criterium: Gebruikt
Criterium:
Type: Technische en beroepsbekwaamheid
Naam: Kwaliteitsmanagement
Beschrijving van het selectiecriterium: De Ondernemer beschikt over een kwaliteitsmanagementsysteem van zijn organisatie dat voldoet aan de eisen van ISO 9001. De Ondernemer kan bij de Inschrijving volstaan met het invullen en bijvoegen van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument. Binnen 10 kalenderdagen na voorlopige gunning dient de Ondernemer aan wie de Aanbestedende dienst voornemens is de Opdracht te gunnen, het bij deze eis behorende bewijs in te dienen. De Aanbestedende dienst aanvaardt een ISO 9001-certificering of een gelijkwaardige certificering als bewijs van het voldoen aan deze eis. De Aanbestedende dienst aanvaardt eveneens andere bewijzen inzake gelijkwaardige maatregelen op het gebied van kwaliteitsmanagement, zoals bijvoorbeeld een kwaliteitssysteem met een kwaliteitshandboek, een kwaliteitsfunctionaris en een jaarlijkse onafhankelijke externe audit. Als bewijs dient de Ondernemer dan een inhoudsopgave van het kwaliteitshandboek, de functieomschrijving en naam van de kwaliteitsfunctionaris en een verslag van een recente onafhankelijke audit die met goed resultaat is afgerond aan te leveren.
Gebruik van dit criterium: Gebruikt
5.1.10.
Gunningscriteria
Criterium:
Type: Kwaliteit
Naam: Plan van aanpak
Beschrijving: Stichting HEID vindt het belangrijk dat opdrachtnemer zowel de structurele als incidentele werkzaamheden kwalitatief hoogwaardig uitvoert. Derhalve krijgt HEID graag inzicht in de werkwijze van Opdrachtnemer. Hiertoe vraag stichting HEID een plan van aanpak en uitvoering te beschrijven, waarin u aangeeft op welke wijze invulling wordt gegeven aan de beoogde werkzaamheden binnen deze opdracht. De volgende aspecten dienen hierbij minimaal te worden beschreven: • Beoogde invulling van de administratieve werkzaamheden binnen de Opdracht en hierbij specifiek de verantwoording van uitgaven. • Werkwijze m.b.t. interne en externe communicatie met diverse stakeholders, zowel op strategisch als dagelijks niveau. - Hoe beoogt u de diverse stakeholders bij elkaar te brengen en geïnformeerd te houden? - Welke wijze van communicatie past u hierbij toe? - Op welke wijze adviseert u de diverse stakeholders over relevante ontwikkelingen? - Wat is uw visie op de samenwerking met de Holdingsfondsmanager? • Verkrijgen en behouden van het overzicht m.b.t. de Opdracht en relevante stakeholders. - Hoe borgt u het behoud van overzicht binnen de opdracht en het netwerk van stakeholders? • Werkwijze en visie m.b.t. het adviseren, verkrijgen en doorleggen van Nationale en Europese subsidies; - Hoe beoogt u de toekomstbestedigheid van de fondsen te waarborgen? - Hoe beoogt u te adviseren op gebied van investerings- en exitstrategiën? - Op welke wijze beoogt u specialistisch advies in te winnen, bijvoorbeeld maar niet beperkt tot, juridisch, notarieel, fiscaal advies? Bij de beoordeling van dit Gunningscriterium kijkt Opdrachtgever naar de volgende beoordelingsaspecten : • De mate waarin uw beschreven werkwijze aansluit bij de werkwijze en normen en waarden binnen HEID; • De mate waarin uw plan van aanpak/werkwijze als realistisch wordt beschouwd en de mate waarin u uw beschreven plan van aanpak/werkwijze onderbouwd; • De mate waarin uw beantwoording SMART is; • De mate waarin uit uw beantwoording blijkt dat u de essentie van de opdracht begrijpt; • De mate waarin u in uw werkwijze politiek-bestuurlijke sensitiviteit uitdraagt. Het antwoord mag maximaal 4 A4 bedragen en dient u hier te uploaden.
Categorie van het gunningscriterium gewicht: Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde: 40
Criterium:
Type: Kwaliteit
Naam: Capaciteitsborging
Beschrijving: De directiesecretarisrol vervuld een cruciale, centrale rol binnen HEID. Derhalve is het voor HEID van belang dat opdrachtnemer continuïteit van dienstverlening kan waarborgen. Hiertoe vraagt HEID u aan te geven op welke wijze u invulling geeft aan de borging van capaciteit en continuïteit. Ga hierbij minimaal in op de volgende punten: • Hoe zorgt u ervoor dat de juiste kennis beschikbaar is op het juiste moment? • Hoe borgt u dat u te allen tijde de benodigde werkzaamheden adequaat uit kunt voeren? • In welke mate borgt u kennis en inzet binnen uw bedrijf, zonder sensitiviteit en informatieveiligheid van de opdracht te schenden? • Op welke wijze beoogt u up-to-date te blijven van het veranderende landschap binnen de Europese en Nederlandse wet- en regelgeving, en subsidieregelingen? Bij de beoordeling van dit Gunningscriterium kijkt Opdrachtgever naar de volgende beoordelingsaspecten: • De mate waarin uw beantwoording concreet is; • De mate waarin uw beantwoording blijk geeft en Opdrachtgever overtuigt van adequate capaciteit -en continuïteitsborging; • De mate waarin uw beantwoording blijk geeft van proactiviteit. Het antwoord mag maximaal 2 A4 bedragen en dient u hier te uploaden.
Categorie van het gunningscriterium gewicht: Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde: 30
Criterium:
Type: Prijs
Naam: Prijs
Beschrijving: De Ondernemer wordt gevraagd om het prijzenblad in te dienen voor het gevraagde. De Ondernemer dient het prijzenblad volledig in te vullen.
Categorie van het gunningscriterium gewicht: Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde: 30
5.1.12.
Voorwaarden van de aanbesteding
Voorwaarden voor indiening:
Elektronische indiening: Toegestaan
Talen waarin inschrijvingen of verzoeken tot deelname kunnen worden ingediend: Nederlands
Elektronische catalogus: Toegestaan
Uiterste datum voor de ontvangst van inschrijvingen: 26/11/2024 09:00:00 (UTC+00:00) West-Europese tijd, GMT
Informatie over de openbare opening:
Openingsdatum: 26/11/2024 09:05:00 (UTC+00:00) West-Europese tijd, GMT
Voorwaarden van het contract:
De uitvoering van de opdracht moet plaatsvinden binnen het kader van programma’s voor maatwerkbedrijven: Neen
Elektronische facturering: Vereist
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische orderplaatsing: neen
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische betaling: ja
5.1.15.
Technieken
Raamovereenkomst:
Raamovereenkomst, zonder hernieuwde oproep tot mededinging
Informatie over het dynamische aankoopsysteem:
Geen dynamisch aankoopsysteem
5.1.16.
Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie
Organisatie voor beroepsprocedures: Rechtbank Den Haag