1. Koper
1.1.
Koper
Officiële naam: Gemeente Apeldoorn, team Inkoop
Rechtsvorm van de koper: Regionale overheid
Activiteit van de aanbestedende dienst: Algemene overheidsdiensten
2. Procedure
2.1.
Procedure
Titel: Raamovereenkomst Werkplekapparatuur
Beschrijving: De gemeente wil in verband met het bereiken van de maximale opdrachtwaarde van de huidige raamovereenkomst middels deze aanbesteding een nieuwe raamovereenkomst afsluiten met één opdrachtnemer voor het leveren van werkplekapparatuur, inclusief mobiele telefoons, randapparatuur, accessoires en daarmee samenhangende diensten De opdrachtwaarde over de totale looptijd van de raamovereenkomst wordt gemaximeerd op 150% van het geraamde bedrag zoals vermeld in het Beschrijvend Document bij ‘Omvang opdracht’. Dit leidt tot een maximale opdrachtwaarde excl. btw van deze aanbesteding en daaruit voortvloeiende raamovereenkomst van € 7.500.000,-.
Identificatiecode van de procedure: 994ffc99-bbf4-47ce-9e1a-6b1db9a3ffa1
Interne identificatiecode: D5307989
Type procedure: Openbaar
De procedure wordt versneld: neen
Belangrijkste kenmerken van de procedure: De aanbesteding vindt plaats conform de “Europese openbare procedure” als bedoeld in de Aanbestedingswet 2012. Gunning vindt plaats op basis van de Beste Prijs - Kwaliteit Verhouding (BPKV). De prijs telt voor 20% mee en de kwaliteit voor 80%. Meer informatie hierover leest u in het Beschrijvend Document onder hoofdstuk ‘Gunning’
2.1.1.
Doel
Aard van het contract: Leveringen
Belangrijkste classificatie (cpv): 30230000 Computerapparatuur
Aanvullende classificatie (cpv): 30213000 Personal computers, 32250000 Mobiele telefoons, 72100000 Advies inzake hardware
2.1.2.
Plaats van uitvoering
Onderverdeling land (NUTS): Veluwe (NL221)
Land: Nederland
Aanvullende informatie: Apeldoorn
2.1.4.
Algemene informatie
Aanvullende informatie: Conform Beschrijvend Document.
Rechtsgrondslag:
Richtlijn 2014/24/EU
2.1.6.
Gronden voor uitsluiting
Bronnen voor uitsluitingsgronden: Aanbestedingsstuk, Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA)
5. Perceel
5.1.
Perceel: LOT-0000
Titel: Raamovereenkomst Werkplekapparatuur
Beschrijving: De gemeente wil in verband met het bereiken van de maximale opdrachtwaarde van de huidige raamovereenkomst middels deze aanbesteding een nieuwe raamovereenkomst afsluiten met één opdrachtnemer voor het leveren van werkplekapparatuur, inclusief mobiele telefoons, randapparatuur, accessoires en daarmee samenhangende diensten. De opdrachtwaarde over de totale looptijd van de raamovereenkomst wordt gemaximeerd op 150% van het geraamde bedrag zoals hierboven vermeld in het Beschrijvend Document bij ‘Omvang opdracht’. Dit leidt tot een maximale opdrachtwaarde excl. btw van deze aanbesteding en daaruit voortvloeiende raamovereenkomst van € 7.500.000,-.
Interne identificatiecode: 1
5.1.1.
Doel
Aard van het contract: Leveringen
Belangrijkste classificatie (cpv): 30230000 Computerapparatuur
Aanvullende classificatie (cpv): 30213000 Personal computers, 32250000 Mobiele telefoons, 72100000 Advies inzake hardware
Opties:
Beschrijving van de opties: De gemeente is voornemens een raamovereenkomst af te sluiten, voor de initiële duur van twee (2) jaar met de mogelijkheid deze maximaal twee (2) keer met één (1) jaar te verlengen.
5.1.2.
Plaats van uitvoering
Onderverdeling land (NUTS): Veluwe (NL221)
Land: Nederland
Aanvullende informatie: Apeldoorn
5.1.3.
Geraamde duur
Looptijd: 4 Jaren
5.1.4.
Verlenging
Maximumaantal verlengingen: 2
Overige informatie over verlengingen: Maximaal twee (2) keer verlenging met één (1) jaar.
5.1.6.
Algemene informatie
Voorbehouden deelname:
Deelname is niet voorbehouden.
De namen en beroepskwalificaties van het voor de uitvoering van de opdracht ingezette personeel moeten worden vermeld: Niet vereist
Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA): ja
Aanvullende informatie: De gemeente is voornemens een raamovereenkomst af te sluiten, voor de initiële duur van twee (2) jaar met de mogelijkheid deze maximaal twee (2) keer met één (1) jaar te verlengen.
5.1.7.
Strategische aanbestedingen
Doel van strategische aanbestedingen: Vermindering van milieueffecten
Beschrijving: Daar waar mogelijk zijn de MVOI criteria toegepast in de vorm van eisen. Daarnaast is er een specifieke gunningswens gewijd aan duurzaamheid / MVOI.
Doel van strategische aanbestedingen: Verwezenlijking van sociale doelstellingen
Beschrijving: Opdrachtgever heeft besloten om in deze aanbesteding een verplichting van minimaal 2% SROI, van de (geraamde) opdrachtwaarde, als bijzondere uitvoeringsvoorwaarde op te nemen.
5.1.9.
Selectiecriteria
Bronnen van selectiecriteria: Aanbestedingsstuk, Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA)
5.1.10.
Gunningscriteria
Criterium:
Type: Prijs
Naam: Prijscriterium
Beschrijving: Inschrijver vermeldt in het prijsformulier (bijlage 6) een opslagpercentage op de te leveren werkplekapparatuur, randapparatuur en accessoires. Tenzij expliciet anders vermeld in het Programma van Eisen zijn in het opslagpercentage alle kosten verrekend die de levering van producten aan de gemeente en de in de aanbestedingsdocumenten beschreven dienstverlening door Opdrachtnemer mogelijk maken. Buiten het opslagpercentage vallen in ieder geval de kosten voor installatie van apparatuur op de werkplek, het duurzaam afvoeren van niet meer in gebruik zijnde apparatuur, leveringskosten van apparatuur op huisadressen van werknemers en reparaties van producten waarop geen garantie (meer) van toepassing is. Opdrachtnemer hanteert altijd marktconforme prijzen in zijn aanbiedingen voor dienstverlening waarvan de kosten niet in het opslagpercentage vallen. Het ingediende opslagpercentage zoals ingevuld door inschrijver in de bijlage prijsformulier staat vast, is geldend voor de gehele looptijd van de raamovereenkomst en is inclusief alle kosten conform het programma van eisen en kosten zoals administratie, overhead, materiaal, reis- verblijf, verzekeringen, transport, belastingen (excl. btw), heffingen, kosten voor overleg en et cetera. In het programma van eisen staat tevens beschreven welke kosten niet in het opslagpercentage inbegrepen zijn. Voor de opslag op de inkoopprijs geldt een minimum opslag van 0% en een maximum opslag van 5%. Voor het ingediende opslagpercentage wordt het aantal punten naar rato toegekend op basis van een lineaire schaal met behulp van de volgende formule: 20 – (4 x X) = aantal behaalde punten X is het ingevulde opslagpercentage Let op: Inschrijvingen met een percentage lager dan 0% of hoger dan 5% zullen worden uitgesloten van verdere deelname aan deze aanbesteding. Het opslagpercentage mag maximaal twee cijfers achter de komma bevatten. Ingediende opslagpercentages met meer dan twee cijfers achter de komma zullen worden afgerond naar twee cijfers achter de komma. Het aantal behaalde punten op het onderdeel prijs zal eveneens worden afgerond tot maximaal twee cijfers achter de komma.
Categorie van het gunningscriterium gewicht: Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde: 20
Criterium:
Type: Kwaliteit
Naam: Gunningswens 1 Digitaal bestelsysteem (webapplicatie / webportal) ten behoeve van bestellingen
Beschrijving: Opdrachtgever wil de mogelijkheid hebben om naast het opvragen van offertes per e-mail ook bestellingen te kunnen plaatsen via een digitaal bestelsysteem. Het bestelproces via het digitaal bestelsysteem dient eenvoudig en efficiënt te kunnen worden uitgevoerd. Inschrijver geeft antwoord op de volgende vragen: • Hoe werkt het bestelproces? • Hoe wordt geborgd dat het volledige productaanbod van Inschrijver binnen de zoekfunctie te vinden is? • Is het mogelijk om te zoeken op Nederlandstalige productnamen (kabel / cable)? • Hoe kunnen een USB-C verlengkabel van 1 meter lang en een product naar keuze van Inschrijver gevonden worden via de zoekfunctie? Inschrijver laat dit zien aan de hand van een MP4-filmpje (screencapture) van maximaal 2 minuten of aan de hand van screenshots waarbij maximaal 4 pagina's mogen worden benut. • Welke informatie geeft het digitaal bestelsysteem over te bestellen producten? Bijvoorbeeld aantal op voorraad, prijs, levertijd, mogelijkheid producten te vergelijken. • Op welke wijze worden bestellingen die buiten het digitaal bestelsysteem om zijn gedaan (via offerteaanvraag per e-mail) zichtbaar in het digitaal bestelsysteem? • Welke mogelijkheden heeft Opdrachtgever om zelf het digitaal bestelsysteem in te richten? Bijvoorbeeld een kernassortiment aanleggen van vaker bestelde producten ten behoeve van herhaalbestellingen, inlogaccounts voor werknemers aanmaken. • Welke overzichten zijn te raadplegen in het digitaal bestelsysteem? Bijvoorbeeld overzicht bestelhistorie, lopende bestellingen. Bij de beoordeling wordt gelet op de volgende aspecten: • De mate waarin de beschrijving volledig en concreet is. • De mate waarin wordt aangetoond dat het digitaal bestelsysteem gebruiksvriendelijk en overzichtelijk werkt (intuïtieve werkbaarheid, vindbaarheid producten, inzage status bestellingen). • De mate waarin wordt aangetoond dat het bestelproces efficiënt kan worden uitgevoerd.
Categorie van het gunningscriterium gewicht: Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde: 27
Criterium:
Type: Kwaliteit
Naam: Gunningswens 2 Leveringsbetrouwbaarheid
Beschrijving: Werkplekapparatuur is onmisbaar voor de uitvoering van de werkzaamheden van de eigen medewerkers. Het is voor Opdrachtgever daarom van belang dat Opdrachtnemer de door Opdrachtgever benodigde producten kan leveren, tijdig kan leveren en in voorkomende gevallen ook in grote aantallen (>100) tijdig kan leveren. Inschrijver geeft antwoord op de volgende vragen: • Op welke wijze borgt Inschrijver dat de bij Opdrachtnemer in gebruik zijnde merken (Apple, BakkerElkhuizen, Dell, Fairphone, Fujitsu, HP, Lenovo, Logitech, Newstar, Philips, Poly, Samsung, Sennheiser, Tp-link en Wacom) en kwalitatief hoogwaardige, niet merkgebonden producten als kabels en accessoires (bijvoorbeeld hoesjes) gedurende de looptijd van de Raamovereenkomst kan leveren, ook in grote aantallen? • Welke drie belangrijke risico’s ziet Inschrijver bij het leveren van producten en hoe beperkt Inschrijver deze zoveel mogelijk? • Welk proces hanteert Inschrijver wanneer de levertijd van een besteld product te lang blijkt voor Opdrachtgever? • Hoe voorkomt Inschrijver dat producten Dead On Arrival afgeleverd worden? • Welke maatregelen neemt Inschrijver om te voorkomen dat het door Inschrijver labelen van producten en het aanleveren van gegevens ten behoeve van het CMDB de totale levertijd zo weinig mogelijk vertraagt? Bij de beoordeling wordt gelet op de volgende aspecten: • De mate waarin de beschrijving volledig en concreet is. • De mate waarin Inschrijver aantoont de gewenste producten te kunnen leveren, schadevrij en zonder lange levertijd.
Categorie van het gunningscriterium gewicht: Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde: 40
Criterium:
Type: Kwaliteit
Naam: Gunningswens 3 Duurzaamheidsplan
Beschrijving: Gemeente Apeldoorn is als ‘hoofdstad van de Veluwe’ een groene gemeente en heeft een sterke duurzame ambitie. Ook in de productkeuze qua werkplekapparatuur en bijbehorende dienstverlening wil gemeente Apeldoorn deze ambitie kracht bij zetten. Gemeente Apeldoorn sluit zich daarom zoveel mogelijk aan bij het basisniveau van de geschiktheidseisen en gunningscriteria, zoals te vinden in de MVI-criteria voor ICT-hardware en mobiele apparaten op www.mvicriteria.nl. Daarnaast zoekt gemeente Apeldoorn een opdrachtnemer die ons verder uitdaagt in onze duurzame ambitie. Duurzaamheid is iets wat we niet alleen, maar samen doen. Gemeente Apeldoorn stelt daarom bewust geen eisen bovenop het basisniveau van de MVI-criteria, maar nodigt Inschrijver uit om zijn eigen visie op een duurzame dienstverlening met ons te delen. Indien Inschrijver bijvoorbeeld in het kader van recycling of circulariteit de mogelijkheid biedt duurzame ontwikkelingsdoelen te steunen middels betaling van een additioneel bedrag per aangeschaft apparaat (of op andere wijze) wil de gemeente Apeldoorn de mogelijkheid hebben daar gebruik van te maken. Inschrijver kan zich in zijn antwoord beroepen op de verschillende categorieën zoals gedefinieerd in de MVI-criteria. Dit zijn: • Energie-efficiëntie • Circulaire economie • Internationale sociale voorwaarden • Materiaalgebruik • Ketenbeheersing • Verwerking na einde levensduur • Levensduurverlenging • Social Return • Verpakkingen • Levenscyclusanalyse Andere veelvoorkomende leidraden zijn bijvoorbeeld de zeventien Sustainable Development Goals (SDG’s) van de Verenigde Naties (sdgnederland.nl), de zeven thema’s van MVO Nederland (Nieuwe Rijkdom, Echte Prijzen, Transparante Ketens, Inclusief Ondernemen, Groene Energie, Biodiversiteit, Circulaire Economie), de thema’s van Pianoo (https://www.pianoo.nl/nl/themas/maatschappelijk-verantwoord-inkopen) of de R-ladder van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (https://www.rvo.nl/onderwerpen/r-ladder). Inschrijver is echter ook vrij om zijn duurzaamheidsplan op een andere erkende methodiek te baseren. Hierbij wordt niet van Inschrijver verwacht dat het alle genoemde doelen of criteria als een checklist afvinkt. Het staat Inschrijver vrij om de thema’s of categorieën te kiezen die het beste aansluiten bij zijn dienstverlening, deskundigheid en intrinsieke motivatie. Van Inschrijver wordt verwacht dat deze een voorstel doet dat op een praktische en beheersbare wijze aansluit bij de dienstverlening aan Gemeente Apeldoorn, de ambities van Inschrijver en Opdrachtgever en bovenal realistisch en controleerbaar is. Inschrijver gaat daarbij ten minste in op de volgende zaken: • Hoe gaat Inschrijver om met de aan- en afvoer van zendingen, verpakkingen, materialen en apparatuur? • Hoe gaat Inschrijver om met verouderde en/of niet meer benodigde apparatuur? • Hoe borgt inschrijver de transparantie in de keten? • Welke inspanningen worden van Opdrachtgever verwacht? • Welke mogelijkheden biedt Inschrijver met betrekking tot het ondersteunen van duurzame ontwikkelingsdoelen, waarvan Opdrachtgever middels bijvoorbeeld een toeslag op een aangeschaft apparaat, gebruik kan maken?
Categorie van het gunningscriterium gewicht: Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde: 13
5.1.11.
Aanbestedingsstukken
Termijn voor verzoeken om aanvullende informatie: 19/11/2024 10:00:00 (UTC+01:00) Midden-Europese tijd, West-Europese zomertijd
5.1.12.
Voorwaarden van de aanbesteding
Voorwaarden voor indiening:
Elektronische indiening: Vereist
Talen waarin inschrijvingen of verzoeken tot deelname kunnen worden ingediend: Nederlands
Elektronische catalogus: Niet toegestaan
Varianten: Niet toegestaan
Uiterste datum voor de ontvangst van inschrijvingen: 16/01/2025 10:00:00 (UTC+01:00) Midden-Europese tijd, West-Europese zomertijd
Duur waarin de aanbieding geldig moet blijven: 3 Maanden
Informatie over de openbare opening:
Openingsdatum: 16/01/2025 10:05:00 (UTC+01:00) Midden-Europese tijd, West-Europese zomertijd
Voorwaarden van het contract:
De uitvoering van de opdracht moet plaatsvinden binnen het kader van programma’s voor maatwerkbedrijven: Neen
Elektronische facturering: Vereist
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische orderplaatsing: ja
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische betaling: ja
5.1.15.
Technieken
Raamovereenkomst:
Raamovereenkomst, zonder hernieuwde oproep tot mededinging
Maximumaantal deelnemers: 1
Informatie over het dynamische aankoopsysteem:
Geen dynamisch aankoopsysteem
5.1.16.
Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie
Organisatie voor beroepsprocedures: Gemeente Apeldoorn, team Inkoop - Rechtbank Gelderland
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt: Gemeente Apeldoorn, team Inkoop
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures: Gemeente Apeldoorn, team Inkoop
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt: Gemeente Apeldoorn, team Inkoop
8. Organisaties
8.1.
ORG-0001
Officiële naam: Gemeente Apeldoorn, team Inkoop
Registratienummer: 171929098
Postadres: Marktplein 1
Stad: Apeldoorn
Postcode: 7311LG
Onderverdeling land (NUTS): Veluwe (NL221)
Land: Nederland
Contactpunt: Bastiaan Baan
Telefoon: +31 648466865
Andere contactpunten:
Officiële naam: Rechtbank Gelderland
Postadres: Walburgstraat 2-4
Stad: Arnhem
Postcode: 6811CD
Onderverdeling land (NUTS): Arnhem/Nijmegen (NL226)
Land: Nederland
Telefoon: +31 883612000
Rollen van deze organisatie:
Koper
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt
Organisatie voor beroepsprocedures
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures
Identificatiecode/versie van de aankondiging: 11b64f79-2ebe-48ef-b030-f71985eb99b9 - 01
Type formulier: Mededinging
Type aankondiging: Aankondiging van een opdracht of concessie – standaardregeling
Subtype aankondiging: 16
Verzenddatum van de aankondiging: 29/10/2024 09:10:36 (UTC+01:00) Midden-Europese tijd, West-Europese zomertijd
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is: Nederlands
Publicatienummer aankondiging: 661570-2024
Nummer uitgave PB S: 212/2024
Datum van bekendmaking: 30/10/2024