1. Koper
1.1.
Koper
Officiële naam: Gemeente Tynaarlo
Rechtsvorm van de koper: Regionale overheid
Activiteit van de aanbestedende dienst: Algemene overheidsdiensten
2. Procedure
2.1.
Procedure
Titel: e-HRM systeem gemeente Tynaarlo
Beschrijving: De gemeenten Aa en Hunze, Assen en Tynaarlo hebben in 2014 de Samenwerkingsovereenkomst Drentsche Aa (hierna: SDA) gesloten om de samenwerking op diverse onderdelen te intensiveren. Sinds 2016 verzorgt de gemeente Tynaarlo (hierna: gemeente) de personeels- en salarisadministratie voor deze 3 gemeenten en voor een aantal verbonden partijen (Werkplein Drentsche Aa, Gemeentelijke Kredietbank, Recreatieschap Drenthe, Geopark de Hondsrug, Veiligheidsregio Drenthe). De opdracht omvat levering, implementatie, ondersteuning en onderhoud van een e-HRM systeem inclusief salarisverwerking, selfservicesysteem en workflow ten behoeve van het samenwerkingsverband SDA en de verbonden partijen. Daarnaast dient het systeem documentatie te kunnen archiveren. De aangeboden oplossing dient een SAAS oplossing te zijn. 3950 vaste verloningen per maand
Identificatiecode van de procedure: 6e32a72e-42c8-4b13-b56f-b78036c24169
Type procedure: Openbaar
De procedure wordt versneld: neen
2.1.1.
Doel
Aard van het contract: Diensten
Belangrijkste classificatie (cpv): 79211110 Loonadministratiediensten
Aanvullende classificatie (cpv): 48000000 Software en informatiesystemen
2.1.2.
Plaats van uitvoering
Onderverdeling land (NUTS): Oost-Groningen (NL111)
Land: Nederland
Aanvullende informatie: Vries
2.1.2.
Plaats van uitvoering
Onderverdeling land (NUTS): Delfzijl en omgeving (NL112)
Land: Nederland
Aanvullende informatie: Vries
2.1.2.
Plaats van uitvoering
Onderverdeling land (NUTS): Overig Groningen (NL113)
Land: Nederland
Aanvullende informatie: Vries
2.1.2.
Plaats van uitvoering
Onderverdeling land (NUTS): Noord-Friesland (NL124)
Land: Nederland
Aanvullende informatie: Vries
2.1.2.
Plaats van uitvoering
Onderverdeling land (NUTS): Zuidwest-Friesland (NL125)
Land: Nederland
Aanvullende informatie: Vries
2.1.2.
Plaats van uitvoering
Onderverdeling land (NUTS): Zuidoost-Friesland (NL126)
Land: Nederland
Aanvullende informatie: Vries
2.1.2.
Plaats van uitvoering
Onderverdeling land (NUTS): Noord-Drenthe (NL131)
Land: Nederland
Aanvullende informatie: Vries
2.1.2.
Plaats van uitvoering
Onderverdeling land (NUTS): Zuidoost-Drenthe (NL132)
Land: Nederland
Aanvullende informatie: Vries
2.1.2.
Plaats van uitvoering
Onderverdeling land (NUTS): Zuidwest-Drenthe (NL133)
Land: Nederland
Aanvullende informatie: Vries
2.1.4.
Algemene informatie
Rechtsgrondslag:
Richtlijn 2014/24/EU
2.1.5.
Voorwaarden van de aanbesteding
Voorwaarden voor indiening:
De inschrijver moet op alle percelen inschrijven
2.1.6.
Gronden voor uitsluiting
Louter nationale uitsluitingsgronden: Uitsluitingsgronden zijn opgevoerd in de aanbestedingsdocumenten of in TenderNed toegevoegd.
5. Perceel
5.1.
Perceel: LOT-0000
Titel: e-HRM systeem
Beschrijving: De opdracht omvat levering, implementatie, ondersteuning en onderhoud van een e-HRM systeem inclusief salarisverwerking, selfservicesysteem en workflow ten behoeve van het samenwerkingsverband SDA en de verbonden partijen. Daarnaast dient het systeem documentatie te kunnen archiveren. De aangeboden oplossing dient een SAAS oplossing te zijn. 3850 Vaste verloningen per maand
Interne identificatiecode: 1
5.1.1.
Doel
Aard van het contract: Diensten
Belangrijkste classificatie (cpv): 79211110 Loonadministratiediensten
Aanvullende classificatie (cpv): 48000000 Software en informatiesystemen
Opties:
Beschrijving van de opties: De opdracht kan worden verlengd
5.1.2.
Plaats van uitvoering
Onderverdeling land (NUTS): Oost-Groningen (NL111)
Land: Nederland
Aanvullende informatie: Vries
5.1.2.
Plaats van uitvoering
Onderverdeling land (NUTS): Delfzijl en omgeving (NL112)
Land: Nederland
Aanvullende informatie: Vries
5.1.2.
Plaats van uitvoering
Onderverdeling land (NUTS): Overig Groningen (NL113)
Land: Nederland
Aanvullende informatie: Vries
5.1.2.
Plaats van uitvoering
Onderverdeling land (NUTS): Noord-Friesland (NL124)
Land: Nederland
Aanvullende informatie: Vries
5.1.2.
Plaats van uitvoering
Onderverdeling land (NUTS): Zuidwest-Friesland (NL125)
Land: Nederland
Aanvullende informatie: Vries
5.1.2.
Plaats van uitvoering
Onderverdeling land (NUTS): Zuidoost-Friesland (NL126)
Land: Nederland
Aanvullende informatie: Vries
5.1.2.
Plaats van uitvoering
Onderverdeling land (NUTS): Noord-Drenthe (NL131)
Land: Nederland
Aanvullende informatie: Vries
5.1.2.
Plaats van uitvoering
Onderverdeling land (NUTS): Zuidoost-Drenthe (NL132)
Land: Nederland
Aanvullende informatie: Vries
5.1.2.
Plaats van uitvoering
Onderverdeling land (NUTS): Zuidwest-Drenthe (NL133)
Land: Nederland
Aanvullende informatie: Vries
5.1.3.
Geraamde duur
Begindatum: 01/01/2025
Einddatum van de duur: 31/12/2028
5.1.4.
Verlenging
Maximumaantal verlengingen: 4
Overige informatie over verlengingen: De gemeente heeft eenzijdig de mogelijkheid de looptijd van de overeenkomst viermaal te verlengen met telkens 1 jaar. Indien de gemeente gebruik wenst te maken van een verlengingsoptie zal de gemeente opdrachtnemer hier tijdig over inlichten (uiterlijk 6 maanden voordat de looptijd van de overeenkomst zal verstrijken).
5.1.6.
Algemene informatie
Voorbehouden deelname:
Deelname is niet voorbehouden.
Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA): ja
5.1.9.
Selectiecriteria
Criterium:
Type: Geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen
Naam: E1 UEA
Beschrijving van het selectiecriterium: Inschrijvers dienen bij inschrijving een volledig, naar waarheid ingevuld en ondertekend UEA in te dienen.
Gebruik van dit criterium: Gebruikt
Criterium:
Type: Economische en financiële draagkracht
Naam: E2 Financiele draagkracht
Beschrijving van het selectiecriterium: De gemeente hecht waarde aan de financiële en economische draagkracht van ondernemingen, omdat de continuïteit van de opdrachtnemer zijn onafhankelijkheid kan waarborgen. De gemeente stelt daarom minimumeisen aan de financieel-economische draagkracht van Inschrijvers. • Inschrijver heeft voldoende financiële en economische draagkracht om de continuïteit van zijn bedrijfsvoering gedurende de contractperiode, inclusief eventuele verlengingen, te waarborgen; • Inschrijver heeft voldoende financiële en economische draagkracht om ingeval van gunning de opdrachten voortvloeiend uit de overeenkomst, en in voorkomend geval de verlenging daarvan, conform het beschrijvend document inclusief alle bijlagen uit te voeren; • aan inschrijver zijn voor zover hem bekend geen financiële claims bekend die de financieel economische draagkracht van zijn onderneming of de continuïteit van zijn bedrijfsvoering in gevaar kunnen brengen; • er zijn bij inschrijver gedurende de periode van de uitvoering van de overeenkomst geen investeringen noodzakelijk die de financieel economische draagkracht van zijn onderneming of de continuïteit van zijn bedrijfsvoering in gevaar kunnen brengen; • Inschrijver heeft zich afdoende verzekerd tegen aansprakelijkheidsrisico’s (beroeps- en wettelijke aansprakelijkheidsverzekering). Onder een passende verzekering valt een verzekering van minimaal 4 keer de jaarlijkse vergoeding per gebeurtenis met een maximum van € 500.000, - per contractjaar of gedeelte van een jaar dat de overeenkomst van kracht is, blijkens daartoe strekkende verklaring van de verzekeraar of verzekeringstussenpersoon; • Indien inschrijver zich beroept op de financiële en economische draagkracht van andere natuurlijke personen of rechtspersonen, zijn zowel inschrijver als die andere natuurlijke personen of rechtspersonen hoofdelijk aansprakelijk voor de uitvoering van de desbetreffende overheidsopdracht.
Gebruik van dit criterium: Gebruikt
Criterium:
Type: Technische en beroepsbekwaamheid
Naam: E3 Referenties
Beschrijving van het selectiecriterium: Gemeente Tynaarlo heeft de volgende kerncompetenties vastgesteld die overeenkomen met ervaring op essentiële punten van de overeenkomst: - Gegadigde heeft aantoonbare ervaring met de uitvoering van salarisadministratie voor minimaal 1500 verloningen per maand voor meerdere gemeenten en/of verbonden partijen, met meerdere cao’s, in 1 e-HRM systeem. - Gegadigde heeft aantoonbare ervaring met de implementatie van 1 e-HRM systeem voor meerdere gemeenten en/of verbonden partijen met minimaal 1500 verloningen per maand waarbij minimaal de volgende selfservice-modules zijn ingericht/geïmplementeerd: declareren, verlof, in- en uit dienst, mutaties dienstverband. - Gegadigde heeft een succesvolle migratie en conversie uitgevoerd van alle salaris-, functie-, persoons-, en ziektegegevens en personeelsdossiers voor meerdere gemeenten en/of verbonden partijen met minimaal 1500 medewerkers in 1 e-HRM systeem.
Gebruik van dit criterium: Gebruikt
Criterium:
Type: Technische en beroepsbekwaamheid
Naam: E4 Informatiemanagementsysteem
Beschrijving van het selectiecriterium: Gegadigde beschikt over een informatiemanagementsysteem zoals ISO-27001 of gelijkwaardig voor ten minste de duur van de overeenkomst.
Gebruik van dit criterium: Gebruikt
Criterium:
Type: Technische en beroepsbekwaamheid
Naam: E5 Kwaliteitsmanagementsysteem
Beschrijving van het selectiecriterium: Gegadigde beschikt over een kwaliteitsmanagementsysteem zoals ISO-9001, ISAE 3402 type 2 of gelijkwaardig voor ten minste de duur van de overeenkomst.
Gebruik van dit criterium: Gebruikt
Criterium:
Type: Andere
Gebruik van dit criterium: Niet gebruikt
5.1.10.
Gunningscriteria
Criterium:
Type: Kwaliteit
Naam: Gebruikerstest
Beschrijving: Als onderdeel van de beoordeling van de geboden oplossingen van inschrijvers, wordt er een gebruikerstest georganiseerd voor de beoordeling op gebruiksvriendelijkheid. Inschrijvers worden uitgenodigd om hun oplossing te presenteren op basis van een aantal casussen. Hierbij is de Inschrijver verplicht om dit te presenteren met behulp van een (test)omgeving van het e-HRM pakket. De presentatie moet verder worden verzorgd door een functionaris die onderdeel gaat vormen van het team van de inschrijver die de implementatie gaat uitvoeren. Voor alle casussen zal in consensus één score gegeven worden door het beoordelingsteam, de weging tussen de casussen is gelijk (max 50 punten per casus, in totaal dus max 350 punten. De volgende casussen moeten worden gepresenteerd op 1 dagdeel. U ontvangt t.z.t. een uitnodiging. U wordt geacht deze dagen vrij te houden. Zie voor een beschrijving van de casussen bijlage 9: Casus 1: Verwerking van een indiensttreding Casus 2: Overplaatsing en wijziging arbeidsvoorwaarden medewerker Casus 3: Inzetten individueel keuze budget Casus 4: Verzuimbegeleiding Casus 5: Signaleringen en rapportages Casus 6: Verlof Casus 7: Autorisaties
Categorie van het gunningscriterium gewicht: Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde: 35
Criterium:
Type: Kwaliteit
Naam: Partnership en innovatie
Beschrijving: De gemeente wenst zicht te krijgen op welke wijze inschrijver proactief de gemeente kan ondersteunen tijdens de looptijd van de overeenkomst, Inschrijver dient op maximaal vijf (5) A4-pagina’s (inclusief bijlagen), lettertype Calibri 11, in te gaan op: • De manier waarop inschrijver borgt dat de gemeente op de hoogte is en blijft van ontwikkelingen in het e-HRM systeem en wordt ondersteund bij het doorvoeren van noodzakelijke aanpassingen en/of mogelijke verbeteringen; • Hoe inschrijver borgt dat zowel wettelijke als bedrijfsspecifieke wijzigingen tijdig worden doorgevoerd in het e-HRM systeem en dat alle consequenties en neveneffecten van een wijziging juist en tijdig worden ontdekt en doorgevoerd; • De wijze waarop releases worden gecommuniceerd met de gemeente en in hoeverre er met releases rekening wordt gehouden qua planning met de maandelijkse piekbelasting ten gevolge van de salarisverwerking; • Hoe geeft inschrijver invulling aan de juiste en correcte afhandeling van meldingen en issues vanuit de gemeente en de wijze waarop de gemeente wordt geïnformeerd; • De wijze waarop er prioriteiten in de meldingen/issues worden aangebracht; • De wijze waarop de inschrijver er zorg voor draagt dat de kennis van het e-HRM systeem voor de professionele gebruikers van de gemeente actueel blijft; • De wijze waarop de inschrijver gedurende de contractperiode haar systeem blijft actualiseren t.a.v. de technologische ontwikkelingen. • De wijze waarop de inschrijver zich inleeft in de gemeente en op technologisch en organisatorisch gebied gaat ondersteunen.
Categorie van het gunningscriterium gewicht: Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde: 15
Criterium:
Type: Kwaliteit
Naam: Programma van wensen
Beschrijving: De gemeente heeft een aantal wensen geformuleerd. Per wens zijn punten te behalen. De weging van de wensen en de uitwerking van de wensen is vermeld in een aparte bijlage, te weten bijlage 10. Er zijn in totaal maximaal 150 punten te verdelen en er zal in consensus worden beoordeeld.
Categorie van het gunningscriterium gewicht: Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde: 15
Criterium:
Type: Kwaliteit
Naam: Implementatieplan
Beschrijving: De gemeente Tynaarlo wenst een opdrachtnemer die de te leveren dienstverlening goed overziet en doorgrondt, zodat een soepele overgang in de dienstverlening is gegarandeerd vanaf de definitieve gunning. De gemeente wenst inzicht te krijgen op welke wijze de inschrijver zorg draagt voor: • De inrichting en het operationeel maken van de dienstverlening per 1 januari 2025; • Dat binnen de gestelde termijn de migratie vanuit het huidige systeem naar het nieuwe systeem heeft plaatsgevonden; • De uitvoering van minimaal drie maanden schaduwverwerkingen zodat een succesvolle salarisverwerking in januari 2025 gegarandeerd is; • De inrichting van de koppelingen/gegevensleveringen met de interne systemen; • De migratie van de (digitale) personeelsdossiers. Inschrijver dient hiertoe op maximaal acht (8) A4-pagina’s (inclusief bijlagen), lettertype Calibri 11 e.e.a. te beschrijven aan de hand van de volgende aspecten: • Stappenplan met fasering van de te ondernemen acties, met daarbij per activiteit: o De functie/rol wie voor de uitvoering verantwoordelijk is; o Een inschatting van de benodigde capaciteit in uren, per soort functionaris, van zowel de Inschrijver als gemeente; • Rol-, taakverdeling en verdeling van verantwoordelijkheden tussen de gemeente en de inschrijver; • Opleiding / training / instructie voor medewerkers personeelsadministratie; HR-adviseurs; salarisadministratie, functioneel beheerders en gebruikers; • Randvoorwaarden welke de gemeente moet organiseren/borgen; • 3 belangrijkste risico’s en beheersmaatregelen die genomen worden om de risico’s te verkleinen/beheersen; • Tijdsplanning met mijlpalen, inclusief start- en einddatum.
Categorie van het gunningscriterium gewicht: Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde: 15
Criterium:
Type: Prijs
Naam: Prijs
Beschrijving: Gemeente Tynaarlo beoordeelt de inschrijvingen op de prijs zoals onderstaand beschreven: Beoordeling prijs - Kosten per medewerker voor gebruik en beheer e-HRM systeem per jaar - Kosten implementatie (eenmalig) waaronder: • Kosten conversie • Kosten opleidingen • Kosten inregelen koppelingen Voor overige dienstverlening wordt verzocht om een uurtarief in te dienen voor consultancy. Overige dienstverlening is van toepassing voor aanvullende opdrachten die niet tot de implementatie en uw aanbieding behoren. Deze uurtarieven tellen niet mee bij het bepalen van de inschrijfprijs. De tarieven zijn exclusief BTW, maar inclusief reis- en verblijfkosten.
Categorie van het gunningscriterium gewicht: Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde: 20
5.1.11.
Aanbestedingsstukken
5.1.12.
Voorwaarden van de aanbesteding
Voorwaarden voor indiening:
Elektronische indiening: Vereist
Talen waarin inschrijvingen of verzoeken tot deelname kunnen worden ingediend: Nederlands
Elektronische catalogus: Niet toegestaan
Varianten: Niet toegestaan
Uiterste datum voor de ontvangst van inschrijvingen: 12/01/2024 12:00:00 (UTC+01:00) Midden-Europese tijd, West-Europese zomertijd
Duur waarin de aanbieding geldig moet blijven: 3 Maanden
Informatie over de openbare opening:
Openingsdatum: 12/01/2024 12:15:00 (UTC+01:00) Midden-Europese tijd, West-Europese zomertijd
Voorwaarden van het contract:
De uitvoering van de opdracht moet plaatsvinden binnen het kader van programma’s voor maatwerkbedrijven: Neen
Elektronische facturering: Vereist
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische orderplaatsing: neen
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische betaling: neen
5.1.15.
Technieken
Raamovereenkomst:
Geen raamovereenkomst
Informatie over het dynamische aankoopsysteem:
Geen dynamisch aankoopsysteem
5.1.16.
Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie
Organisatie voor beroepsprocedures: Gemeente Tynaarlo - Rechtbank Noord-Nederland, locatie Assen
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt: Gemeente Tynaarlo
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures: Gemeente Tynaarlo
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt: Gemeente Tynaarlo
8. Organisaties
8.1.
ORG-0001
Officiële naam: Gemeente Tynaarlo
Registratienummer: 301666719
Postadres: Kornoeljeplein 1
Stad: Vries
Postcode: 9481 WA
Land: Nederland
Contactpunt: Maurice Bathoorn
Telefoon: +31 592266662
Fax: +31 592266600
Andere contactpunten:
Officiële naam: Rechtbank Noord-Nederland, locatie Assen
Postadres: Brinkstraat 4
Stad: Assen
Postcode: 9401 HZ
Land: Nederland
Telefoon: +31 592339222
Rollen van deze organisatie:
Koper
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt
Organisatie voor beroepsprocedures
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures
Identificatiecode/versie van de aankondiging: a8ee054b-1eb3-4902-a150-746325c9c2c8 - 01
Type formulier: Mededinging
Type aankondiging: Aankondiging van een opdracht of concessie – standaardregeling
Subtype aankondiging: 16
Verzenddatum van de aankondiging: 02/11/2023 08:18:52 (UTC+01:00) Midden-Europese tijd, West-Europese zomertijd
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is: Nederlands
Publicatienummer aankondiging: 671695-2023
Nummer uitgave PB S: 212/2023
Datum van bekendmaking: 03/11/2023