1. Koper
1.1.
Koper
Officiële naam: Gemeente Hilversum
Rechtsvorm van de koper: Regionale overheid
Activiteit van de aanbestedende dienst: Algemene overheidsdiensten
2. Procedure
2.1.
Procedure
Titel: Collectiebeheersysteem
Beschrijving: De gemeente Hilversum kiest voor het collectiebeheersysteem voor een onderhandelingsprocedure met vrijwillige transparantie. Voorafgaand is een marktconsultatie uitgevoerd (TenderNed 464237). Hieruit is gebleken dat één leverancier een tweetal functionaliteiten heeft die niet door andere leveranciers kunnen worden geleverd. 1
Identificatiecode van de procedure: a4322feb-0a7f-4685-86b5-d012586c2a0f
Interne identificatiecode: 1538407
Type procedure: Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande oproep tot mededinging
2.1.1.
Doel
Aard van het contract: Diensten
Belangrijkste classificatie (cpv): 72268000 Leveren van software
2.1.2.
Plaats van uitvoering
Onderverdeling land (NUTS): Het Gooi en Vechtstreek (NL327)
Land: Nederland
Aanvullende informatie: Hilversum
2.1.4.
Algemene informatie
Rechtsgrondslag:
Richtlijn 2014/24/EU
5. Perceel
5.1.
Perceel: LOT-0000
Titel: Hoofdperceel
Beschrijving: Hoofdperceel collectiebeheersysteem met volledige scope 1
Interne identificatiecode: 1
5.1.1.
Doel
Aard van het contract: Diensten
Belangrijkste classificatie (cpv): 72268000 Leveren van software
5.1.2.
Plaats van uitvoering
Onderverdeling land (NUTS): Het Gooi en Vechtstreek (NL327)
Land: Nederland
Aanvullende informatie: Hilversum
5.1.3.
Geraamde duur
Begindatum: 01/01/2025
Einddatum van de duur: 31/12/2028
5.1.6.
Algemene informatie
Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA): ja
5.1.7.
Strategische aanbestedingen
Doel van strategische aanbestedingen: Geen strategische aanbesteding
5.1.10.
Gunningscriteria
Criterium:
Type: Kwaliteit
Naam: Kwaliteit
Beschrijving: Kwaliteit
Categorie van het gunningscriterium gewicht: Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde: 50
Criterium:
Type: Prijs
Naam: Prijs
Beschrijving: Prijs
Categorie van het gunningscriterium gewicht: Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde: 50
5.1.15.
Technieken
Raamovereenkomst:
Geen raamovereenkomst
Informatie over het dynamische aankoopsysteem:
Geen dynamisch aankoopsysteem
5.1.16.
Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie
Organisatie voor beroepsprocedures: Gemeente Hilversum - Rechtbank Midden-Nederland
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt: Gemeente Hilversum
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures: Gemeente Hilversum
Organisatie die het contract ondertekent: Gemeente Hilversum
6. Resultaten
Waarde van alle contracten toegekend in deze kennisgeving: 817 757,00 EUR
Onderhandse gunning:
Rechtvaardiging voor onderhandse gunning: Specifieke uitsluitingen voor opdrachten voor diensten
Andere rechtvaardiging: Gemeente Hilversum wenst het collectiebeheersysteem onderhands te gunnen aan haar huidige leverancier. De reden hiervoor is dat uit onze marktverkenning is gebleken dat deze oplossing een tweetal functionaliteiten heeft die niet door andere leveranciers kan worden geleverd: a) Een crowdsourcingmodule. Hiermee kunnen geïnteresseerde inwoners of andere belangstellenden samenwerken om een gescand papieren archief te (laten) voorzien van de betreffende metadata. Hoewel er leveranciers zijn die een enigszins vergelijkbare module hebben, is die in geen enkel ander geval dan bij de huidige leverancier DEVENTit volledig geïntegreerd in het collectiebeheersysteem. Met zo’n volledige integratie wordt voorkomen dat er sprake is van (niet duurzame) dubbele dataopslag en informatie handmatig moet worden overgezet; b) Een verhalenmodule. Hiermee kunnen geïnteresseerde inwoners of andere belangstellenden een verhaal uploaden op de website van het archief. Dit verhaal kan – indien nodig – worden geredigeerd en daarna direct worden gepubliceerd met een directe verwijzing naar bronnen in het collectiebeheersysteem. Beide modules worden nu al breed gebruikt en zijn bovendien prominent aanwezig op de website van het Archief Gooi en Vechtstreek. De grondslag voor het onderhands gunnen wordt gevonden in artikel 2.32 AW 2012, lid 1 onder b onder 2: mededinging om technische redenen ontbreekt. De opdracht zal, indien er geen bezwaar wordt gemaakt, op 1 januari 2025 worden gegund aan de ondernemer zoals op TenderNed gepubliceerd. De initiële opdracht kent een looptijd van 4 jaar, waarna driemaal kan worden verlengd voor telkens 2 additionele jaren. De maximale looptijd inclusief verlengingen is daarmee 10 jaar. Aanvullend zal voor de e-depotoplossing eind 2024 een Europese openbare aanbestedingsprocedure worden opgestart.
6.1.
ID resultaat perceel: LOT-0000
6.1.2.
Informatie over winnaars
Winnaar:
Officiële naam: DEVENTit B.V.
Inschrijving:
Identificatiecode van de inschrijving: 1
Identificatiecode van het perceel of de groep percelen: LOT-0000
Waarde van de aanbesteding: 817 757,00 EUR
De inschrijving is gerangschikt: neen
Informatie over het contract:
Identificatiecode van het contract: CON-0001
Titel: P1 Hoofdperceel
Organisatie die het contract ondertekent: Gemeente Hilversum
8. Organisaties
8.1.
ORG-0001
Officiële naam: Gemeente Hilversum
Registratienummer: 371795087
Postadres: Dudokpark 1
Stad: Hilversum
Postcode: 1217 JE
Onderverdeling land (NUTS): Het Gooi en Vechtstreek (NL327)
Land: Nederland
Contactpunt: Dennis van Leuverden
Telefoon: +31 14035
Andere contactpunten:
Officiële naam: Rechtbank Midden-Nederland
Postadres: Vrouwe Justitiaplein 1
Stad: Utrecht
Postcode: 3511 EX
Onderverdeling land (NUTS): Het Gooi en Vechtstreek (NL327)
Land: Nederland
Telefoon: +31 0883620000
Rollen van deze organisatie:
Koper
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt
Organisatie voor beroepsprocedures
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures
Organisatie die het contract ondertekent
8.1.
ORG-0002
Officiële naam: DEVENTit B.V.
Omvang van de ondernemer: Micro, klein of middelgroot
Registratienummer: 32079642
Postadres: Energieweg 11
Stad: Bunschoten-Spakenburg
Postcode: 3751LT
Onderverdeling land (NUTS): Utrecht (NL310)
Land: Nederland
Rollen van deze organisatie:
Inschrijver
Winnaar van deze percelen: LOT-0000
Identificatiecode/versie van de aankondiging: dd208e78-cfba-49ca-b555-87610adba8da - 01
Type formulier: Vooraankondiging onderhandse gunning
Type aankondiging: Aankondiging in geval van vrijwillige transparantie vooraf
Subtype aankondiging: 25
Verzenddatum van de aankondiging: 29/11/2024 16:26:06 (UTC+01:00) Midden-Europese tijd, West-Europese zomertijd
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is: Nederlands
Publicatienummer aankondiging: 738016-2024
Nummer uitgave PB S: 235/2024
Datum van bekendmaking: 03/12/2024