1. Koper
1.1.
Koper
Officiële naam: Gemeente Coevorden
Rechtsvorm van de koper: Regionale overheid
Activiteit van de aanbestedende dienst: Algemene overheidsdiensten
2. Procedure
2.1.
Procedure
Titel: Europees openbare aanbesteding Zaaksysteem
Beschrijving: Het huidige zaaksysteem van de gemeente Coevorden (Medewerkerportaal, Atos esuite) is zogeheten ‘end-of-life’, wat betekent dat de ondersteuning (doorontwikkeling en onderhoud) op het gebruik van de software zal stoppen. In 2024 is er uitvoerig onderzoek gedaan naar de meest passende route voor de gemeente Coevorden om niet alleen het zaaksysteem te vervangen, maar ook uitvoering te geven aan de ambities van het programma samen slimmer werken van en met Coevorden. Het doel van deze aanbesteding is het contracteren van één marktpartij die het zaaksysteem beschikbaar stelt, implementeert en onderhoud voor de komende jaren. De overeenkomst wordt aangegaan voor 4 jaar en kan met viermaal één jaar worden verlengd. Met de partij die als tweede eindigt, zal een wachtkamerovereenkomst worden gesloten. Deze opdracht is een overheidsopdracht met een geschatte geraamde waarde van € 400.000-. voor de totale looptijd van acht jaar. Bovenstaand bedrag is exclusief btw. Let op: de gegevens over de omvang van de opdracht zijn een indicatie. U kunt geen rechten ontlenen aan deze raming.
Identificatiecode van de procedure: 00dc8131-d4b9-4bd5-9210-6337a33f23fb
Interne identificatiecode: 14650-2025
Type procedure: Openbaar
De procedure wordt versneld: neen
Belangrijkste kenmerken van de procedure: De gemeente Coevorden wenst één marktpartij te contracteren die het zaaksysteem beschikbaar stelt, implementeert en onderhoud voor de komende jaren. De gunning is gebaseerd op de componenten prijs (in mindere mate) en voornamelijk kwaliteit (plan van aanpak). Een demonstratie van de geboden oplossing maakt onderdeel uit van het beoordelingsproces. De overeenkomst wordt aangegaan voor 4 jaar en kan met viermaal één jaar worden verlengd. Met de partij die als tweede eindigt, zal een wachtkamerovereenkomst worden gesloten.
2.1.1.
Doel
Aard van het contract: Diensten
Belangrijkste classificatie (cpv): 72000000 IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning
2.1.2.
Plaats van uitvoering
Onderverdeling land (NUTS): Zuidoost-Drenthe (NL132)
Land: Nederland
Aanvullende informatie: Coevorden
2.1.2.
Plaats van uitvoering
Onderverdeling land (NUTS): Extra-Regio NUTS 3 (NLZZZ)
Land: Nederland
Aanvullende informatie: Coevorden
2.1.3.
Waarde
Geraamde waarde exclusief btw: 400 000,00 EUR
2.1.4.
Algemene informatie
Aanvullende informatie: Er zijn twee ronden gepland voor het stellen van vragen. In de tweede vragenronde kunt u alleen vragen stellen over de beantwoording van de eerder gestelde vragen in de 1e Nota van Inlichtingen.
Rechtsgrondslag:
Richtlijn 2014/24/EU
5. Perceel
5.1.
Perceel: LOT-0000
Titel: Europees openbare aanbesteding Zaaksysteem
Beschrijving: Het huidige zaaksysteem van de gemeente Coevorden (Medewerkerportaal, Atos esuite) is zogeheten ‘end-of-life’, wat betekent dat de ondersteuning (doorontwikkeling en onderhoud) op het gebruik van de software zal stoppen. In 2024 is er uitvoerig onderzoek gedaan naar de meest passende route voor de gemeente Coevorden om niet alleen het zaaksysteem te vervangen, maar ook uitvoering te geven aan de ambities van het programma samen slimmer werken van en met Coevorden. Het doel van deze aanbesteding is het contracteren van één marktpartij die het zaaksysteem beschikbaar stelt, implementeert en onderhoud voor de komende jaren. De beoogde ingangsdatum van de dienstverleningsovereenkomst (hierna: Overeenkomst) is 1 september 2025. Het voornemen is om een Overeenkomst aan te gaan met een vaste looptijd van vier jaar. Na deze initiële looptijd kan de Overeenkomst, eenzijdig door Opdrachtgever, onder gelijkblijvende voorwaarden, vier keer verlengd worden voor maximaal één jaar per keer. De periode tussen 1 september 2025 tot 7 april 2026 geldt als implementatiefase. Deze opdracht is een overheidsopdracht met een geschatte geraamde waarde van € 400.000-. voor de totale looptijd van acht jaar. Bovenstaande bedragen zijn exclusief btw. Let op: de gegevens over de omvang van de opdracht zijn een indicatie. U kunt geen rechten ontlenen aan deze raming.
Interne identificatiecode: 1
5.1.1.
Doel
Aard van het contract: Diensten
Belangrijkste classificatie (cpv): 72000000 IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning
Opties:
Beschrijving van de opties: De beoogde ingangsdatum van de dienstverleningsovereenkomst (hierna: Overeenkomst) is 1 september 2025. Het voornemen is om een Overeenkomst aan te gaan met een vaste looptijd van vier jaar. Na deze initiële looptijd kan de Overeenkomst, eenzijdig door Opdrachtgever, onder gelijkblijvende voorwaarden, vier keer verlengd worden voor maximaal één jaar per keer. De periode tussen 1 september 2025 tot 7 april 2026 geldt als implementatiefase.
5.1.2.
Plaats van uitvoering
Onderverdeling land (NUTS): Zuidoost-Drenthe (NL132)
Land: Nederland
Aanvullende informatie: Coevorden
5.1.2.
Plaats van uitvoering
Onderverdeling land (NUTS): Extra-Regio NUTS 3 (NLZZZ)
Land: Nederland
Aanvullende informatie: Coevorden
5.1.3.
Geraamde duur
Begindatum: 01/09/2025
Einddatum van de duur: 31/08/2029
5.1.4.
Verlenging
Maximumaantal verlengingen: 4
Overige informatie over verlengingen: Na de oorsprongelijke looptijd kan deze overeenkomst met vier keer één jaar worden verlengd.
5.1.5.
Waarde
Geraamde waarde exclusief btw: 400 000,00 EUR
5.1.6.
Algemene informatie
Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA): ja
Aanvullende informatie: Er zijn twee ronden gepland voor het stellen van vragen. In de tweede vragenronde kunt u alleen vragen stellen over de beantwoording van de eerder gestelde vragen in de 1e Nota van Inlichtingen.
5.1.7.
Strategische aanbestedingen
Doel van strategische aanbestedingen: Geen strategische aanbesteding
5.1.10.
Gunningscriteria
Criterium:
Type: Prijs
Naam: G1. Prijs
Beschrijving: U moet uw prijs aanbieden in het prijsinvulformulier (bijlage D). U verklaart door in te schrijven dat alle eisen zoals vermeld in het programma van eisen en wensen, en zoals aangepast in de nota’s van inlichtingen, en alle wensen zoals door u aangeboden in de aangeboden prijzen verwerkt zijn. Het is niet toegestaan een nulprijs in te dienen. Het is wel toegestaan op onderdelen van een prijswens een nulprijs in te dienen als er sprake is van een optelsom. Het is absoluut niet toegestaan negatieve prijzen aan te bieden. Het niet invullen van (onderdelen van) het prijsinvulformulier leidt tot ongeldigheid van uw Inschrijving. Abnormaal lage prijzen worden door ons gecontroleerd/nagevraagd. Volgens artikel 2.116 Aw 2012 kan uw Inschrijving ongeldig worden verklaard.
Categorie van het gunningscriterium gewicht: Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde: 20
Criterium:
Type: Kwaliteit
Naam: G2. Kwaliteit
Beschrijving: Plan van aanpak Voor de beantwoording van de open vragen (17 wensen) uit het Programma van Eisen en wensen dient u een Inschrijving in. Hierin kunt u beschrijven hoe uw Oplossing aan de wensen voldoet. Eisen en uitgangspunten hierbij is: • De beantwoording op de open vragen mag maximaal 2 A4 pagina’s tekst per vraag omvatten (exclusief screenshots). Vanaf pagina 3 (tekst) wordt de beantwoording niet meegenomen in de beoordeling; • Toelichtingen en/of voorbehouden die op meerdere wensen van toepassing zijn, hoeven niet te worden herhaald; een eenduidige verwijzing naar het antwoord waar de toelichting of het voorbehoud reeds is uitgeschreven, volstaat dan; • Folders en brochures (en verwijzingen hiernaar) worden niet beoordeeld; • Als bij de beantwoording van een vraag sprake is van ‘kunnen’, ‘mogelijk zijn’ of formuleringen van gelijke strekking, dan gaat wij, tenzij expliciet aangegeven, ervan uit dat de betreffende aspecten deel uitmaken van de aangeboden oplossing en de prijs. Deze functionaliteit is dan ook zonder enig voorbehoud aan te tonen/te leveren tijdens de demonstratie. Demonstratie: De Inschrijvers die voldoen aan de gestelde eisen, en nog voor gunning in aanmerking komen, geven een demonstratie van de aangeboden Oplossing. Doel van de demonstratie is het verifiëren van de Oplossing van de Inschrijvers aan de hand van een script. De demonstratie omvat het inrichten en het demonstreren van de aangeboden Oplossing, inclusief het beantwoorden van vragen. De beoordelaars kunnen tijdens de demonstratie de in de Inschrijving beschreven functionaliteiten in de praktijk werkend zien en verifiëren. Het gaat bij deze demonstratie om het tonen van een werkend product. Tijdens de demonstratie kunnen ook andere medewerkers van de organisatie aanwezig zijn dan alleen de beoordelingscommissie. Eisen en uitgangspunten voor de Demonstratie • de demonstratie wordt lokaal uitgevoerd; • tijdsduur: per Inschrijver wordt maximaal 210 minuten uitgetrokken; • tijdens de demonstratie dient de Oplossing te voldoen aan alle gestelde eisen; • de Demonstratie dient de in de Demonstratiescript (zie bijlage N) beschreven elementen te behandelen; • Inschrijvers kunnen alsnog worden uitgesloten als uit de demonstratie blijkt dat de Inschrijver niet kan voldoen aan de gestelde eisen; • eventuele onduidelijkheden/vragen dienen schriftelijk te worden verduidelijkt/beantwoord door de Inschrijver binnen 48 uur na de demonstratie. Dit kan invloed hebben op de totaalscore van een Inschrijver.
Categorie van het gunningscriterium gewicht: Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde: 80
5.1.15.
Technieken
Raamovereenkomst:
Geen raamovereenkomst
Informatie over het dynamische aankoopsysteem:
Geen dynamisch aankoopsysteem
5.1.16.
Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie
Organisatie voor beroepsprocedures: Gemeente Coevorden - Rechtbank Noord-Nederland
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt: Gemeente Coevorden
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures: Gemeente Coevorden
Organisatie die het contract ondertekent: Gemeente Coevorden
6. Resultaten
Waarde van alle contracten toegekend in deze kennisgeving: 1,00 EUR
6.1.
ID resultaat perceel: LOT-0000
Selectiestatus winnaar: Er is ten minste één winnaar gekozen.
6.1.2.
Informatie over winnaars
Winnaar:
Officiële naam: xxllnc Productiviteit B.V.
Inschrijving:
Identificatiecode van de inschrijving: 1
Identificatiecode van het perceel of de groep percelen: LOT-0000
Waarde van de aanbesteding: 1,00 EUR
De inschrijving is gerangschikt: neen
De inschrijving is een variant: neen
Onderaanneming: Neen
Informatie over het contract:
Identificatiecode van het contract: CON-0001
Titel: P1 Europees openbare aanbesteding Zaaksysteem
Datum waarop de winnaar is gekozen: 14/07/2025
Datum van sluiting van het contract: 01/09/2025
Organisatie die het contract ondertekent: Gemeente Coevorden
6.1.4.
Statistische informatie
Samenvatting van de door de koper ontvangen beroepen:
Aantal klagers: 0
Ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname:
Type van de ontvangen inschrijvingen: Elektronisch ingediende inschrijvingen
Aantal ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname: 3
Type van de ontvangen inschrijvingen: Inschrijvingen van micro-, kleine en middelgrote inschrijvers
Aantal ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname: 1
Type van de ontvangen inschrijvingen: Inschrijvingen
Aantal ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname: 3
8. Organisaties
8.1.
ORG-0001
Officiële naam: Gemeente Coevorden
Registratienummer: 39686866
Postadres: Kasteel 1
Stad: Coevorden
Postcode: 7741 GC
Onderverdeling land (NUTS): Zuidoost-Drenthe (NL132)
Land: Nederland
Contactpunt: Freddy Weering
Telefoon: +31 621181349
Andere contactpunten:
Officiële naam: Rechtbank Noord-Nederland
Postadres: Brinkstraat 4
Stad: Assen
Postcode: 9401 HZ
Onderverdeling land (NUTS): Noord-Drenthe (NL131)
Land: Nederland
Rollen van deze organisatie:
Koper
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt
Organisatie voor beroepsprocedures
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures
Organisatie die het contract ondertekent
8.1.
ORG-0002
Officiële naam: xxllnc Productiviteit B.V.
Omvang van de ondernemer: Micro
Registratienummer: 01141180
Postadres: Welbergweg 80
Stad: Hengelo
Postcode: 7556 PE
Onderverdeling land (NUTS): Twente (NL213)
Land: Nederland
Contactpunt: Peter Winnink, bidmanager, 06-86891972
Telefoon: +31 884058100
Rollen van deze organisatie:
Inschrijver
Winnaar van deze percelen: LOT-0000
Identificatiecode/versie van de aankondiging: b605531c-2747-4304-b27f-53c195976bde - 01
Type formulier: Resultaat
Type aankondiging: Aankondiging van een gegunde opdracht of concessie – standaardregeling
Subtype aankondiging: 29
Verzenddatum van de aankondiging: 10/11/2025 10:20:41 (UTC+01:00) Midden-Europese tijd, West-Europese zomertijd
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is: Nederlands
Publicatienummer aankondiging: 745514-2025
Nummer uitgave PB S: 217/2025
Datum van bekendmaking: 11/11/2025