1. Koper
1.1.
Koper
Officiële naam: Gemeente Leiden
Rechtsvorm van de koper: Regionale overheid
Activiteit van de aanbestedende dienst: Algemene overheidsdiensten
2. Procedure
2.1.
Procedure
Titel: A03.78.2025 IT Hardware en AV-Middelen
Beschrijving: De gemeente Leiden verzorgt de ICT-dienstverlening en de inkoop van alle IT Hardware en AV-middelen voor zowel de eigen Gemeente als voor de drie partnergemeenten (Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude), Holland Rijnland en Service Organisatie Zorg (SOZ). Per 1 februari 2026 verloopt de Raamovereenkomst voor IT Hardware en per 6 februari 2026 verloopt de Raamovereenkomst voor de AV-middelen. Er wordt een nieuwe aanbesteding opgestart om tot nieuwe Raamovereenkomsten te komen. De nieuwe Raamovereenkomsten gaan naar verwachting per 1 april 2026 in. De geraamde opdrachtwaarde per jaar voor perceel 1 (IT Hardware) wordt geschat op € 2.500.000, -*. De geraamde opdrachtwaarde per jaar voor perceel 2 wordt geschat op € 200.000,-* (AV-middelen). Deze ramingen zijn gebaseerd op historische gegevens van de afgelopen vier jaar gecombineerd met recente en te verwachten ontwikkelingen. Aan de hiervoor genoemde bedragen kunnen geen rechten worden ontleend.
Identificatiecode van de procedure: a877323a-75c6-41ae-ace8-0ef7aa7e9cbf
Interne identificatiecode: A03.78.2025
Type procedure: Openbaar
De procedure wordt versneld: neen
2.1.1.
Doel
Aard van het contract: Leveringen
Belangrijkste classificatie (cpv): 30230000 Computerapparatuur
Aanvullende classificatie (cpv): 30200000 Computeruitrusting en -benodigdheden, 32320000 Televisie- en audiovisuele uitrusting
2.1.2.
Plaats van uitvoering
Onderverdeling land (NUTS): Agglomeratie Leiden en Bollenstreek (NL363)
Land: Nederland
Aanvullende informatie: Leiden
2.1.4.
Algemene informatie
Rechtsgrondslag:
Richtlijn 2014/24/EU
2.1.5.
Voorwaarden van de aanbesteding
Voorwaarden voor indiening:
Maximumaantal percelen waarop één inschrijver kan inschrijven: 2
Voorwaarden van het contract:
Maximumaantal percelen dat aan één inschrijver kan worden gegund: 2
2.1.6.
Gronden voor uitsluiting
Bronnen voor uitsluitingsgronden: Aanbestedingsstuk
5. Perceel
5.1.
Perceel: LOT-0001
Titel: IT Hardware
Beschrijving: Het leveren van IT Hardware. Daarbij verstaan we onder IT- Hardware onder andere computers, monitoren, mobiele telefoons (en accessoires), tablets (en accessoires), randapparatuur voor end-user hardware, netwerk toepassingen en meetapparatuur/sensoring. De geraamde opdrachtwaarde per jaar wordt geschat op € 2.500.000, -. Deze raming is gebaseerd op historische gegevens van de afgelopen vier jaar gecombineerd met recente en te verwachten ontwikkelingen. De voorgaande raming is onder voorbehoud en hier kunnen geen rechten aan worden ontleend.
Interne identificatiecode: 1
5.1.1.
Doel
Aard van het contract: Leveringen
Belangrijkste classificatie (cpv): 30230000 Computerapparatuur
Opties:
Beschrijving van de opties: De Overeenkomst heeft een initiële looptijd van twee jaar en een verlengingsoptie van één keer twee jaar. De maximale looptijd is vier jaar.
5.1.2.
Plaats van uitvoering
Onderverdeling land (NUTS): Agglomeratie Leiden en Bollenstreek (NL363)
Land: Nederland
Aanvullende informatie: Leiden
5.1.3.
Geraamde duur
Looptijd: 48 Maanden
5.1.4.
Verlenging
Maximumaantal verlengingen: 1
Overige informatie over verlengingen: De Overeenkomst heeft een initiële looptijd van twee jaar en een verlengingsoptie van één keer twee jaar. De maximale looptijd is vier jaar.
5.1.6.
Algemene informatie
Voorbehouden deelname:
Deelname is niet voorbehouden.
De namen en beroepskwalificaties van het voor de uitvoering van de opdracht ingezette personeel moeten worden vermeld: Niet vereist
Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA): ja
5.1.7.
Strategische aanbestedingen
Doel van strategische aanbestedingen: Geen strategische aanbesteding
5.1.9.
Selectiecriteria
Bronnen van selectiecriteria: Aanbestedingsstuk
5.1.10.
Gunningscriteria
Criterium:
Type: Kwaliteit
Naam: Bestelproces
Beschrijving: Bij het perceel IT Hardware is het bestelproces belangrijk voor de Aanbestedende dienst. Dit proces willen we graag vereenvoudigen en optimaliseren om het zo effectief en efficiënt mogelijk in te richten. We verwachten van de inschrijvers dat ze bij dit subgunningscriterium op basis van de onderstaande punten aangeven waar ze meerwaarde kunnen bieden, wat die meerwaarde concreet inhoudt en waar ze de Aanbestedende dienst zo goed mogelijk van dienst kunnen zijn. Inschrijver dient bij dit subgunningscriterium minimaal in te gaan op de onderdelen zoals benoemd in de aanbestedingsleidraad.
Categorie van het gunningscriterium gewicht: Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde: 30
Criterium:
Type: Kwaliteit
Naam: Service
Beschrijving: Naast dat de hardware besteld en geleverd moet worden, is er ook sprake van service in dit proces. De inschrijver beschrijft de wijze waarop de service van inschrijver is ingericht, inclusief communicatie en afhandeling van incidenten. Inschrijver dient bij dit subgunningscriterium minimaal in te gaan op de onderdelen zoals benoemd in de aanbestedingsleidraad.
Categorie van het gunningscriterium gewicht: Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde: 25
Criterium:
Type: Kwaliteit
Naam: Circulaire economie
Beschrijving: De gemeente Leiden vindt circulariteit en CO2- reductie erg belangrijk en heeft hoge ambities. Daarnaast is de landelijke doelstelling dat we in 2030 50% minder primaire abiotische grondstoffen gebruiken, zoals mineralen (bijv. grind, zout), metalen (bijv. ijzererts, koper) en fossiele brandstoffen (bijv. aardgas, olie). We zoeken naar een inschrijver die concreet invulling geeft aan circulaire ambities en ons kan helpen de doelstellingen te bereiken. De inschrijver dient bij dit subgunningscriterium een plan van aanpak in, waarin wordt beschreven welke bijdrage wordt geleverd aan de circulaire economie door de opdracht waarop de aanbesteding betrekking heeft. Inschrijver dient bij dit subgunningscriterium minimaal in te gaan op de onderdelen zoals benoemd in de aanbestedingsleidraad.
Categorie van het gunningscriterium gewicht: Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde: 15
Criterium:
Type: Prijs
Naam: Prijs
Beschrijving: Bij IT Hardware zal voor het onderdeel prijs een kortingspercentage per categorie ten opzichte van de door de fabrikant afgegeven tarieven uitgevraagd worden. Zie de aanbestedingsleidraad en het prijzenblad voor een exacte uitwerking van dit subgunningscriterium.
Categorie van het gunningscriterium gewicht: Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde: 30
5.1.11.
Aanbestedingsstukken
Termijn voor verzoeken om aanvullende informatie: 15/01/2026 10:00:00 (UTC+01:00) Midden-Europese tijd, West-Europese zomertijd
5.1.12.
Voorwaarden van de aanbesteding
Voorwaarden voor indiening:
Elektronische indiening: Vereist
Talen waarin inschrijvingen of verzoeken tot deelname kunnen worden ingediend: Nederlands
Elektronische catalogus: Niet toegestaan
Varianten: Niet toegestaan
Beschrijving van de financiële garantie: Akkoord op leidraad en gevolgde procedure-Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA)-Akkoord op programma van eisen-Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering
Uiterste datum voor de ontvangst van inschrijvingen: 03/02/2026 10:00:00 (UTC+01:00) Midden-Europese tijd, West-Europese zomertijd
Duur waarin de aanbieding geldig moet blijven: 3 Maanden
Informatie over de openbare opening:
Openingsdatum: 03/02/2026 10:01:00 (UTC+01:00) Midden-Europese tijd, West-Europese zomertijd
Voorwaarden van het contract:
De uitvoering van de opdracht moet plaatsvinden binnen het kader van programma’s voor maatwerkbedrijven: Neen
Elektronische facturering: Vereist
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische orderplaatsing: neen
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische betaling: neen
5.1.15.
Technieken
Raamovereenkomst:
Raamovereenkomst, deels zonder en deels met hernieuwde oproep tot mededinging
Maximumaantal deelnemers: 3
Informatie over het dynamische aankoopsysteem:
Geen dynamisch aankoopsysteem
5.1.16.
Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie
Bemiddelingsorganisatie: Gemeente Leiden - Commissie van Aanbestedingsexperts
Organisatie voor beroepsprocedures: Gemeente Leiden - Rechtbank 's-Gravenhage
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt: Gemeente Leiden
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures: Gemeente Leiden - Rechtbank 's-Gravenhage
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt: Gemeente Leiden
5.1.
Perceel: LOT-0002
Titel: AV-middelen
Beschrijving: • AV Middelen levering, installatie en onderhoud (niet limitatieve opsomming): o Presentatieschermen (schermen voor het tonen van beeldmateriaal) o Interactieve digiborden (presentatieschermen met touchscreenfunctionaliteit, geschikt voor interactief gebruik) o Vergaderruimteapparatuur o Presentatiemiddelen (apparatuur ter ondersteuning van presentaties) o Digital Signage o Luidsprekers en microfoons o Vergadercamera’s o Whiteboardcamera’s De geraamde opdrachtwaarde per jaar wordt geschat op € 200.000, -. Deze raming is gebaseerd op historische gegevens van de afgelopen vier jaar gecombineerd met recente en te verwachten ontwikkelingen. De voorgaande raming is onder voorbehoud en hier kunnen geen rechten aan worden ontleend.
Interne identificatiecode: 2
5.1.1.
Doel
Aard van het contract: Leveringen
Belangrijkste classificatie (cpv): 32320000 Televisie- en audiovisuele uitrusting
Opties:
Beschrijving van de opties: De Overeenkomst heeft een initiële looptijd van twee jaar en een verlengingsoptie van één keer twee jaar. De maximale looptijd is vier jaar.
5.1.2.
Plaats van uitvoering
Onderverdeling land (NUTS): Agglomeratie Leiden en Bollenstreek (NL363)
Land: Nederland
Aanvullende informatie: Leiden
5.1.3.
Geraamde duur
Looptijd: 48 Maanden
5.1.4.
Verlenging
Maximumaantal verlengingen: 1
Overige informatie over verlengingen: De Overeenkomst heeft een initiële looptijd van twee jaar en een verlengingsoptie van één keer twee jaar. De maximale looptijd is vier jaar.
5.1.6.
Algemene informatie
Voorbehouden deelname:
Deelname is niet voorbehouden.
De namen en beroepskwalificaties van het voor de uitvoering van de opdracht ingezette personeel moeten worden vermeld: Niet vereist
Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA): ja
5.1.7.
Strategische aanbestedingen
Doel van strategische aanbestedingen: Geen strategische aanbesteding
5.1.9.
Selectiecriteria
Bronnen van selectiecriteria: Aanbestedingsstuk
5.1.10.
Gunningscriteria
Criterium:
Type: Kwaliteit
Naam: Bestelproces en marktconformiteit
Beschrijving: Bij het perceel AV-middelen is het bestelproces belangrijk voor de Aanbestedende dienst. Dit proces willen we graag vereenvoudigen en optimaliseren om het zo effectief en efficiënt mogelijk in te richten. We verwachten van de inschrijvers dat ze bij dit subgunningscriterium duidelijk aangeven op welke punten zij meerwaarde bieden, wat deze meerwaarde concreet inhoudt en op hoe zij de Aanbestedende dienst hiermee optimaal kunnen ondersteunen. Inschrijver dient bij dit subgunningscriterium minimaal in te gaan op de onderdelen zoals benoemd in de aanbestedingsleidraad.
Categorie van het gunningscriterium gewicht: Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde: 20
Criterium:
Type: Kwaliteit
Naam: Service en Onderhoud
Beschrijving: Naast dat de AV-middelen besteld en geleverd moeten worden, is er ook sprake van service en onderhoud. Ook dit is voor de Aanbestedende dienst van belang en ook daarbij is het van belang dat ook dit proces zo optimaal mogelijk is ingeregeld. Inschrijver dient bij dit subgunningscriterium minimaal in te gaan op de onderdelen zoals benoemd in de aanbestedingsleidraad.
Categorie van het gunningscriterium gewicht: Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde: 30
Criterium:
Type: Kwaliteit
Naam: Circulaire economie
Beschrijving: De gemeente Leiden vindt circulariteit erg belangrijk en heeft hoge ambities. Daarnaast is de landelijke doelstelling dat we in 2030 50% minder primaire abiotische grondstoffen gebruiken. We zoeken naar een Opdrachtnemer die concreet invulling geeft aan circulaire ambities en ons kan helpen de doelstellingen te bereiken. De inschrijver dient bij dit subgunningscriterium een plan van aanpak in, waarin wordt beschreven welke bijdrage wordt geleverd aan de circulaire economie door de opdracht waarop de aanbesteding betrekking heeft. Inschrijver dient bij dit subgunningscriterium minimaal in te gaan op de onderdelen zoals benoemd in de aanbestedingsleidraad.
Categorie van het gunningscriterium gewicht: Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde: 25
Criterium:
Type: Prijs
Naam: Prijs
Beschrijving: Voor AV-middelen wordt een vaste prijsstelling gehanteerd voor de Service Level Agreement (SLA) per jaar, per av-installatie. Zie de aanbestedingsleidraad en het prijzenblad voor een exacte uitwerking van dit subgunningscriterium.
Categorie van het gunningscriterium gewicht: Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde: 25
5.1.11.
Aanbestedingsstukken
Termijn voor verzoeken om aanvullende informatie: 15/01/2026 10:00:00 (UTC+01:00) Midden-Europese tijd, West-Europese zomertijd
5.1.12.
Voorwaarden van de aanbesteding
Voorwaarden voor indiening:
Elektronische indiening: Vereist
Talen waarin inschrijvingen of verzoeken tot deelname kunnen worden ingediend: Nederlands
Elektronische catalogus: Niet toegestaan
Varianten: Niet toegestaan
Beschrijving van de financiële garantie: Akkoord op leidraad en gevolgde procedure-Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA)-Akkoord op programma van eisen-Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering
Uiterste datum voor de ontvangst van inschrijvingen: 03/02/2026 10:00:00 (UTC+01:00) Midden-Europese tijd, West-Europese zomertijd
Duur waarin de aanbieding geldig moet blijven: 3 Maanden
Informatie over de openbare opening:
Openingsdatum: 03/02/2026 10:01:00 (UTC+01:00) Midden-Europese tijd, West-Europese zomertijd
Voorwaarden van het contract:
De uitvoering van de opdracht moet plaatsvinden binnen het kader van programma’s voor maatwerkbedrijven: Neen
Elektronische facturering: Vereist
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische orderplaatsing: neen
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische betaling: neen
5.1.15.
Technieken
Raamovereenkomst:
Raamovereenkomst, deels zonder en deels met hernieuwde oproep tot mededinging
Maximumaantal deelnemers: 3
Informatie over het dynamische aankoopsysteem:
Geen dynamisch aankoopsysteem
5.1.16.
Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie
Bemiddelingsorganisatie: Gemeente Leiden - Commissie van Aanbestedingsexperts
Organisatie voor beroepsprocedures: Gemeente Leiden - Rechtbank 's-Gravenhage
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt: Gemeente Leiden
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures: Gemeente Leiden - Rechtbank 's-Gravenhage
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt: Gemeente Leiden
8. Organisaties
8.1.
ORG-0001
Officiële naam: Gemeente Leiden
Registratienummer: 292140280
Postadres: Tweelingstraat 4
Stad: Leiden
Postcode: 2312 LX
Onderverdeling land (NUTS): Agglomeratie Leiden en Bollenstreek (NL363)
Land: Nederland
Contactpunt: Esther Schepers
Telefoon: +31 631675932
Andere contactpunten:
Officiële naam: Commissie van Aanbestedingsexperts
Postadres: Bezuidenhoutseweg 73
Stad: 's-Gravenhage
Postcode: 2594 AC
Onderverdeling land (NUTS): Agglomeratie Leiden en Bollenstreek (NL363)
Land: Nederland
Contactpunt: Commissie van Aanbestedingsexperts
Telefoon: +31 703797480
Andere contactpunten:
Officiële naam: Rechtbank 's-Gravenhage
Postadres: Postbus 20302
Stad: 's-Gravenhage
Postcode: 2500 EH
Onderverdeling land (NUTS): Agglomeratie Leiden en Bollenstreek (NL363)
Land: Nederland
Telefoon: +31 703813131
Andere contactpunten:
Officiële naam: Rechtbank 's-Gravenhage
Postadres: Postbus 20302
Stad: 's-Gravenhage
Postcode: 2500 EH
Onderverdeling land (NUTS): Agglomeratie ’s-Gravenhage (NL361)
Land: Nederland
Telefoon: +31 703813131
Fax: +31 703811511
Rollen van deze organisatie:
Koper
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt
Organisatie voor beroepsprocedures
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures
Bemiddelingsorganisatie
Identificatiecode/versie van de aankondiging: ac018f66-5643-405c-a4cf-d455fe69bfa1 - 01
Type formulier: Mededinging
Type aankondiging: Aankondiging van een opdracht of concessie – standaardregeling
Subtype aankondiging: 16
Verzenddatum van de aankondiging: 04/12/2025 11:20:08 (UTC+01:00) Midden-Europese tijd, West-Europese zomertijd
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is: Nederlands
Publicatienummer aankondiging: 807742-2025
Nummer uitgave PB S: 235/2025
Datum van bekendmaking: 05/12/2025