Wat zijn e-formulieren?

E-formulieren zijn de wetgevingsnorm van de Europese Unie voor aanbestedingsgegevens die door overheidsinkopers wordt gebruikt om aankondigingen in het Supplement op het Publicatieblad van de EU op de TED-website bekend te maken.

Deze standaardformulieren zijn in 2019 vastgesteld bij Uitvoeringsverordening (EU) 2019/1780 van de Commissie. De bijlage bij die verordening bevat gedetailleerde informatie over de manier waarop e-formulieren moeten worden gebruikt om aankondigingen van overheidsopdrachten bekend te maken. Zo worden de zakelijke termen gedefinieerd en beschreven en wordt voor elk type aankondiging bepaald of deze verboden, verplicht of alleen onder bepaalde voorwaarden verplicht zijn.

De verordening inzake e-formulieren is tweemaal gewijzigd, in november 2022 en in december 2023. Daarnaast is in verschillende sectorale wetgevingshandelingen de opname van bepaalde velden in e-formulieren verplicht gesteld.

Aankondigingen van overheidsopdrachten konden sinds november 2022 als e-formulier worden bekendgemaakt, en het gebruik van e-formulieren werd in oktober 2023 verplicht. De e-formulieren vervangen de eerdere standaardformulieren die aansloten op de bepalingen van Uitvoeringsverordening (EU) 2015/1986 van de Commissie.

Wat is het doel van e-formulieren?

E-formulieren hebben meerdere functies. Naast hun primaire rol bij het bekendmaken van aankondigingen op TED, worden ze ook gebruikt voor het verzamelen van gegevens en kunnen zij beleidsmakers en hergebruikers ondersteunen.

Concreet wordt met e-formulieren beoogd:

  • ondernemers beter in staat te stellen relevante aankondigingen te vinden;
  • de administratieve lasten voor kopers te verminderen;
  • overheden beter in staat te stellen om op gegevens gebaseerde beslissingen over overheidsuitgaven te nemen; en
  • overheidsopdrachten transparanter te maken voor de burgers.

Typen aankondigingen van overheidsopdrachten in de vorm van e-formulieren

De volgende typen formulieren worden met de e-formulieren gestandaardiseerd:

  • Consultatie

Overheidsinkopers kunnen formulieren voor voorafgaande marktconsultatie gebruiken om van ondernemers een duidelijker beeld te krijgen van de beschikbare producten, werken en diensten met het oog op een geplande mededingingsprocedure. In dit stadium zijn de aankondigingen van consultatie niet gekoppeld aan een specifieke aanbestedingsprocedure.

  • Geplande opdracht

Formulieren voor een geplande opdracht kunnen vóór het begin van een oproep tot mededinging worden gepubliceerd als vooraankondiging of periodieke indicatieve aankondiging. Aankondigingen van geplande opdrachten zijn aanvankelijk niet gekoppeld aan een aanbestedingsprocedure, maar worden doorgaans gevolgd door een of meer aankondigingen van mededinging die naar een aankondiging van een geplande opdracht terugverwijzen.

  • Mededinging

Formulieren voor mededinging worden gebruikt om verschillende soorten oproepen tot mededinging aan te kondigen, door middel van een aankondiging van een opdracht, een concessie of een prijsvraag voor ontwerpen. Een aankondiging van mededinging bevat nadere gegevens over de wijze waarop de aanbestedingsprocedure zal worden uitgevoerd, bijvoorbeeld of de opdracht in percelen is onderverdeeld, de plaats van uitvoering, de links naar de aanbestedingsstukken en de termijnen waarbinnen ondernemers kunnen deelnemen of inschrijvingen kunnen indienen.

  • Vooraankondiging van onderhandse gunning

Via de formulieren voor een vooraankondiging van onderhandse gunning (ook wel aankondiging in geval van vrijwillige transparantie vooraf genoemd) kunnen kopers hun voornemen kenbaar maken om een opdracht onderhands (d.w.z. zonder voorafgaande oproep tot mededinging) aan een of meer ondernemers te gunnen. In tegenstelling tot aankondigingen van resultaten worden vooraankondigingen van onderhandse gunning vóór de ondertekening van het contract bekendgemaakt.

  • Resultaat

Formulieren voor resultaten worden gebruikt om het resultaat van een aanbestedingsprocedure bekend te maken. Zij verwijzen naar de aankondiging van mededinging en verstrekken informatie over de gunning, zoals de waarde van de opdracht of concessie, de winnende inschrijvers, het aantal ontvangen inschrijvingen en informatie over strategische aanbestedingen. Een aankondiging van mededinging kan leiden tot meer dan één aankondiging van resultaten, bijvoorbeeld wanneer percelen op verschillende tijdstippen worden gegund.

  • Wijziging van een opdracht

Opdrachten moeten soms tijdens de uitvoering ervan worden gewijzigd of aangepast. Als er geen nieuwe aanbestedingsprocedure vereist is, beschrijft de aankondiging van wijziging van een opdracht de wijzigingen in relatie tot de opdracht zoals die in de aankondiging van het resultaat gegund werd.

  • Voltooiing

Nadat een contract is beëindigd, kunnen kopers met een aankondiging van voltooiing van de opdracht gedetailleerde informatie verstrekken over de uitvoering van de opdracht, zoals het uitgegeven bedrag.

Kopers kunnen de informatie in alle typen formulieren bijwerken door middel van berichten van wijziging. Er wordt een nieuwe versie van de aankondiging gepubliceerd waarin de informatie is geconsolideerd, vergezeld van een beschrijving van de wijziging, bijvoorbeeld de verlenging van de termijn in het geval van een aankondiging van mededinging.

Het is niet mogelijk om alle informatie via een bericht van wijziging bij te werken. In een bericht van wijziging kunnen bijvoorbeeld geen belangrijke wijzigingen worden aangebracht, zoals het toevoegen of verwijderen van percelen.

De typen formulieren worden verder ingedeeld in 46 subtypen op basis van de vier belangrijkste richtlijnen inzake overheidsopdrachten:

Met sommige subtypen is het mogelijk vrijwillige aankondigingen bekend te maken die niet onder deze richtlijnen vallen, zoals aankondigingen van voorafgaande marktconsultatie, aankondigingen van voltooiing van een opdracht en procedures die onder de EU-drempels liggen.

De bijlage bij de verordening inzake e-formulieren bevat een lijst met de 46 subtypen en de wijze waarop de zakelijke termen in elk subtype worden gebruikt. Deze Excel-versie van de bijlage maakt het gemakkelijker om de informatie te begrijpen, maar is zelf niet rechtsgeldig.

Overzicht van de typen formulieren en van de typen en subtypen aankondigingen:

Type formulier Type aankondiging Subtype aankondiging Beschrijving
 Consultatie   PMC E1  Vrijwillige aankondiging van voorafgaande marktconsultatie
 Geplande opdracht  PIN profiel 1-3  Aankondiging van de bekendmaking van een vooraankondiging (of een periodieke indicatieve aankondiging (PIN)) via een kopersprofiel
 PIN alleen 4-6, E2   Vooraankondiging, of periodieke indicatieve aankondiging (PIN), alleen gebruikt ter informatie
 PIN termijn 7-9  Vooraankondiging, of periodieke indicatieve aankondiging (PIN), gebruikt om termijnen voor de ontvangst van inschrijvingen in te korten
 Mededinging  PIN CFC algemeen 10-11  Vooraankondiging of periodieke indicatieve aankondiging (PIN), gebruikt als oproep tot mededinging (CFC) – standaardregeling
 PIN CFC sociaal 12-14  Vooraankondiging of periodieke indicatieve aankondiging (PIN), gebruikt als oproep tot mededinging (CFC) – lichte regeling
 QS 15  Aankondiging inzake het bestaan van een erkenningsregeling
 CN algemeen 16-19, E3  Aankondiging van een opdracht of concessie – standaardregeling
 CN sociaal 20-21  Aankondiging van een opdracht – lichte regeling
 CN onderaanneming 22  Aankondiging van een opdracht in onderaanneming
 CN ontwerp 23-24  Aankondiging van een prijsvraag voor ontwerpen
 Vooraankondiging van onderhandse gunning  CAN VEAT 25-28  Aankondiging in geval van vrijwillige transparantie vooraf
 Resultaat  CAN algemeen 29-32, E4  Aankondiging van een gegunde opdracht of concessie – standaardregeling
 CAN sociaal 33-35  Aankondiging van een gegunde opdracht of concessie – lichte regeling
 CAN ontwerp 36-37  Aankondiging van de uitslag van een prijsvraag voor ontwerpen
 Wijziging van een opdracht  Wijziging van een opdracht 38-40, E6  Aankondiging van wijziging contract
 Voltooiing  Aankondiging van voltooiing van een opdracht E5  Vrijwillige aankondiging van voltooiing van een opdracht

 

De SDK voor e-formulieren

De verordening inzake e-formulieren bevat talrijke vereisten voor de gegevens die met aankondigingen van overheidsopdrachten op basis van de norm e-formulieren moeten worden verzameld en gepubliceerd (de “specificaties voor e-formulieren”).

De SDK voor e-formulieren (“eForms SDK”) is de manier waarop het Bureau voor publicaties van de Europese Unie deze specificaties voor e-formulieren heeft gemodelleerd en geformaliseerd. “SDK” staat voor Software Development Kit; dit is een manier om de specificaties voor e-formulieren in een machineleesbaar formaat te coderen en te verspreiden, zodat ze rechtstreeks door IT-applicaties kunnen worden gebruikt.

De SDK wordt gebruikt door de eigen systemen van het Bureau voor publicaties, door de eSenders die aankondigingen voor bekendmaking op TED indienen, en door andere organisaties die met aankondigingen in de vorm van e-formulieren moeten werken, zoals hergebruikers van TED-gegevens.

De SDK is allereerst bedoeld om computerprogramma’s in staat te stellen aankondigingen te creëren en te coderen die voldoen aan de meest recente specificaties voor e-formulieren, en daarnaast om aankondigingen die in het verleden zijn gemaakt (en die dus aansluiten op een regelgevingskader dat sinds de invoering ervan mogelijk is gewijzigd), te lezen en te interpreteren.

De specificaties van de e-formulieren worden regelmatig aangepast aan de voortdurende ontwikkeling van het regelgevingskader rond Europese overheidsopdrachten. Om bij te blijven bij deze steeds veranderende specificaties van de e-formulieren, wordt de SDK regelmatig bijgewerkt via nieuwe versies of patches.

De SDK is niet formeel onderworpen aan de verordening inzake e-formulieren, en bevat ook de formulieren die vereist zijn op grond van Verordening 1370/2007 (openbaar personenvervoer), de Verordeningen 2157/2001, 1435/2003 en 2137/85 (voor bedrijfsregistraties) en het Financieel Reglement 2024/2509 (voor oproepen tot het indienen van blijken van belangstelling).

Meer informatie