Čo sú e-formuláre?

E-formuláre sú legislatívnou normou Európskej únie pre údaje o verejnom obstarávaní, ktoré verejní obstarávatelia používajú na uverejňovanie oznámení v dodatku k Úradnému vestníku EÚ na webovom sídle TED.

Tieto štandardné formuláre boli zavedené v roku 2019 vykonávacím nariadením Komisie (EÚ) 2019/1780. Príloha k uvedenému nariadeniu obsahuje podrobnosti o tom, ako e-formuláre používať na uverejňovanie oznámení o verejnom obstarávaní. Vymedzujú a opisujú sa v nej napríklad obchodné podmienky a pri každom type oznámenia sa v nej určujú zakázané, povinné alebo podmienečne povinné polia.

Nariadenie o elektronických formulároch bolo zmenené dvakrát – v novembri 2022 a v decembri 2023. Niektoré odvetvové právne predpisy si takisto vyžadovali zahrnutie určitých polí do elektronických formulárov.

Oznámenia o verejnom obstarávaní sa mohli uverejňovať podľa normy elektronických formulárov od novembra 2022 a elektronické formuláre sa stali povinnými v októbri 2023. Elektronické formuláre sú náhradou za predchádzajúce štandardné formuláre, ktoré boli v súlade s vykonávacím nariadením Komisie (EÚ) 2015/1986.

Na čo slúžia e-formuláre?

E-formuláre plnia viacero funkcií. Slúžia predovšetkým na zverejňovanie oznámení na portáli TED, ale používajú sa aj na zber údajov a môžu sa využiť aj na podporu tvorcov politík a opätovných používateľov údajov.

Cieľom elektronických formulárov je konkrétne:

  • zvýšiť schopnosť hospodárskych subjektov vyhľadať príslušné oznámenia;
  • znížiť administratívne zaťaženie kupujúcich;
  • zvýšiť schopnosti verejnej správy prijímať rozhodnutia o verejných výdavkoch na základe údajov; a
  • zvýšiť transparentnosť verejného obstarávania pre občanov.

Typy oznámení o verejnom obstarávaní v elektronických formulároch

Elektronické formuláre poskytujú unifikáciu týchto typy formulárov:

  • Konzultácia

Verejní obstarávatelia môžu použiť formuláre na konzultácie pred uvedením na trh. Takto môžu získať od hospodárskych subjektov jasnejšie informácie o dostupných výrobkoch, prácach a službách pre plánované verejné obstarávanie. V tejto fáze nie sú oznámenia o konzultáciách spojené s konkrétnym postupom verejného obstarávania.

  • Plánovanie

Formuláre pre plánovanie verejného obstarávania sa môžu uverejniť pred začiatkom výzvy predkladanie ponúk do výberového konania ako predbežné alebo pravidelné informatívne oznámenia. Oznámenia o plánovaných verejných obstarávaniach nie sú spočiatku spojené s postupom verejného obstarávania, ale zvyčajne po nich nasleduje jedno alebo viacero oznámení o výberovom konaní, ktoré budú prepojené s oznámením o plánovanom verejnom obstarávaní.

  • Verejné obstarávanie

Formuláre pre vyhlásenie verejného obstarávania sa používajú na oznamovanie rôznych typov výziev na predkladanie ponúk prostredníctvom oznámenia o vyhlásení verejného obstarávania, koncesie alebo súťaže návrhov. V oznámení o verejnom obstarávaní sa uvádzajú podrobnosti o tom, ako sa vykoná postup daného obstarávania vrátane jeho prípadného rozdelenia na časti, miesto plnenia, odkazy na súťažné podklady a lehoty, do ktorých sa hospodárske subjekty môžu zúčastniť alebo predložiť ponuky.

  • Predbežné oznámenie o zámere uzavrieť zmluvu

Formuláre pre zámer uzavrieť zmluvu (nazývané aj oznámenia o dobrovoľnej transparentnosti ex-ante) umožňujú kupujúcim oznámiť zámer zadať zákazku priamo (t. j. bez predchádzajúcej výzvy na predkladanie ponúk) jednému alebo viacerým hospodárskym subjektom. Na rozdiel od oznámení o výsledkoch sa tieto oznámenia uverejňujú pred podpísaním zmluvy.

  • Výsledok

Formuláre pre výsledok sa používajú na oznámenie výsledku verejného obstarávania. Odkazujú na oznámenie o verejnom obstarávaní a poskytujú informácie o zadanej zákazke, napríklad o hodnote zákazky alebo koncesie, víťazných uchádzačoch, počte prijatých ponúk, ako aj informácie o strategickom obstarávaní. Jedno oznámenie o verejnom obstarávaní si môže vyžadovať viaceré oznámenia o výsledkoch, napríklad ak sa časti zákazky zadávajú v rôznych časových úsekoch.

  • Zmena zmluvy

Zmluvy si môžu počas plnenia vyžiadať rôzne zmeny či modifikácie. Ak nový postup verejného obstarávania nie je potrebný, v oznámení o zmene zmluvy sa podrobne uvedú zmeny na základe už zadanej zákazky v oznámení o výsledku.

  • Dokončenie

Po ukončení plnenia zmluvy môžu kupujúci použiť oznámenia o dokončení zákazky, aby informovali o podrobnostiach plnenia zmluvy, napríklad o sume, ktorá bola vynaložená.

Kupujúci môžu aktualizovať informácie vo všetkých typoch formulárov prostredníctvom oznámení o zmene. Uverejní sa nová verzia oznámenia, v ktorej sa konsolidujú informácie spolu s opisom zmeny, napríklad predĺžením lehoty na predloženie oznámenia o verejnom obstarávaní.

Prostredníctvom oznámenia o zmene však nie je možné aktualizovať všetky informácie. Oznámenie o zmene nemôže napríklad slúžiť na oznamovanie významných zmien, ako je napríklad pridávanie alebo odstránenie častí zákazky.

Typy formulárov sú ďalej rozdelené do 46 podtypov oznámení na základe štyroch hlavných smerníc o verejnom obstarávaní:

Niektoré podtypy umožňujú uverejňovanie dobrovoľných oznámení, na ktoré sa tieto smernice nevzťahujú, napríklad oznámenie o predbežnej trhovej konzultácii, o dokončení zákaziek a o postupoch, ktoré nedosahujú prahové hodnoty EÚ.

V prílohe k nariadeniu o elektronických formulároch sa uvádza 46 podtypov a spôsob používania obchodných pojmov v jednotlivých podtypoch. Táto verzia prílohy vo formáte Excel môže uľahčiť pochopenie informácií, ale ako také nemá platnosť právneho úkonu.

Prehľad typov formulárov, typov a podtypov oznámení:

Typ formulára Typ oznámenia Podtyp oznámenia Opis
 Konzultácia   PMC E1  Dobrovoľné oznámenie o predbežnej trhovej konzultácii
 Plánovanie  Profil predbežného oznámenia 1 – 3  Oznámenie o uverejnení predbežného oznámenia alebo pravidelného informatívneho oznámenia v profile kupujúceho.
 Len predbežné oznámenie 4 – 6, E2   Predbežné oznámenie alebo pravidelné informatívne oznámenie použité len na informačné účely
 Lehota predbežného oznámenia 7 – 9  Predbežné oznámenie a pravidelné informatívne oznámenie použité na skrátenie lehôt na prijímanie ponúk
 Verejné obstarávanie  CFC predbežného oznámenia – všeobecné obstarávanie 10 – 11  Predbežné oznámenie a pravidelné informatívne oznámenie použité ako výzva na súťaž – štandardný režim
 CFC predbežného oznámenia – sociálne obstarávanie 12 – 14  Predbežné oznámenie alebo pravidelné informatívne oznámenie použité ako výzva na súťaž – zjednodušený režim
 QS (kvalifikačný systém) 15  Oznámenie o existencii kvalifikačného systému
 CN všeobecné obstarávanie 16 – 19, E3  Oznámenie o vyhlásení verejného obstarávania alebo oznámenie o koncesii – štandardný režim
 CN sociálne obstarávanie 20 – 21  Oznámenie o vyhlásení verejného obstarávania – zjednodušený režim
 CN zadanie zákazky subdodávateľovi 22  Oznámenie o zadaní zákazky subdodávateľovi
 CN súťaž návrhov 23 – 24  Oznámenie o vyhlásení súťaže návrhov
 Predbežné oznámenie o zámere uzavrieť zmluvu  CAN VEAT 25 – 28  Oznámenie pre dobrovoľnú transparentnosť ex-ante
 Výsledok  CAN všeobecné obstarávanie 29 – 32, E4  Oznámenie o výsledku verejného obstarávania alebo oznámenie o udelení koncesie – štandardný režim
 CAN sociálne obstarávanie 33 – 35  Oznámenie o výsledku verejného obstarávania alebo oznámenie o udelení koncesie – zjednodušený režim
 CN súťaž návrhov 36 – 37  Oznámenie o výsledku súťaže návrhov
 CM  Zmena zmluvy 38 – 40, E6  Oznámenie o zmene zmluvy
 Dokončenie  Oznámenie o dokončení zmluvy E5  Dobrovoľné oznámenie o dokončení zmluvy

 

SDK pre e-formuláre

V nariadení o elektronických formulároch sa zavádzajú viaceré požiadavky na údaje, ktoré by sa mali zbierať a uverejňovať prostredníctvom oznámení o verejnom obstarávaní s využitím štandardu e-formulárov (ďalej len „špecifikácie e-formulárov“).

SDK pre e-formuláre je spôsob, akým Úrad pre vydávanie publikácií Európskej únie vytvára a formalizuje tieto špecifikácie e-formulárov. „SDK“ je skratka pre: Software Development Kit (súbor nástrojov na vývoj softvéru). Ide o metódu kódovania a distribúcie špecifikácii e-formulárov v strojovo čitateľnom formáte, ktorý môžu priamo využívať počítačové aplikácie.

SDK využívajú vlastné systémy Úradu pre publikácie, odosielatelia (eSenders), ktorí predkladajú oznámenia na uverejnenie na portáli TED, a ďalšie organizácie, ktoré potrebujú pracovať s oznámeniami v rámci elektronických formulárov, napríklad opätovní používatelia údajov TED.

Účelom SDK je na jednej strane umožniť počítačovým aplikáciám vytvárať a kódovať oznámenia, ktoré sú v súlade s najnovšími špecifikáciami elektronických formulárov, a na druhej strane čítať a interpretovať oznámenia, ktoré boli vytvorené v minulosti (a teda dodržiavať regulačný rámec, ktorý sa medzičasom mohol zmeniť).

Špecifikácie e-formulárov sa pravidelne menia v dôsledku neustáleho vývoja regulačného rámca pre európske verejné obstarávania. S cieľom zohľadniť tento neustále sa vyvíjajúci charakter špecifikácií sa SDK pravidelne aktualizuje o nové vydania a úpravy.

Aj keď SDK formálne nepodlieha nariadeniu o elektronických formulároch, zahŕňa aj formuláre požadované nariadením 1370/2007 (služby vo verejnom záujme v železničnej a cestnej osobnej doprave), nariadeniami 2157/2001, 1435/2003 a 2137/85 (registrácia podnikov) a nariadením o rozpočtových pravidlách EÚ 2024/2509 (výzvy na vyjadrenie záujmu).

Ďalšie zdroje