Kaj so e-obrazci?

E-obrazci so zakonodajni standard Evropske unije za podatke o javnem naročanju, ki jih kupci uporabljajo za objavo obvestil v Dopolnilu k Uradnemu listu EU na portalu TED.

Ti standardni obrazci so bili uvedeni leta 2019 z Izvedbeno uredbo Komisije (EU) 2019/1780. Priloga k Uredbi vsebuje podrobnosti o uporabi e-obrazcev za objavo obvestil na področju javnega naročanja. Priloga denimo opredeljuje in navaja pogoje poslovanja ter določa, ali so ti prepovedani, obvezni ali pogojno obvezni za posamezno vrsto obvestila.

Uredba o e-obrazcih je bila spremenjena dvakrat, in sicer novembra 2022 in decembra 2023. Nekatera polja v e-obrazcih so vključena tudi na podlagi različnih aktov iz sektorske zakonodaje.

Obvestila o javnem naročanju se v skladu s standardom za e-obrazce objavljajo od novembra 2022, e-obrazci pa so postali obvezni oktobra 2023. E-obrazci so nadomestili prejšnje standardne obrazce, ki so bili v skladu z Izvedbeno uredbo Komisije (EU) 2015/1986.

Kakšen je namen e-obrazcev?

E-obrazci imajo več funkcij. Namenjeni so zlasti objavljanju obvestil na portalu TED, uporabljajo pa se tudi za zbiranje podatkov ter so v podporo oblikovalcem politik in ponovnim uporabnikom.

Namen e-obrazcev:

  • izboljšati sposobnost gospodarskih subjektov, da najdejo ustrezna obvestila;
  • zmanjšati upravno breme za kupce;
  • povečati zmogljivosti vlad za sprejemanje odločitev o javni porabi, ki temeljijo na podatkih;
  • povečati preglednost javnega naročanja za državljane.

Vrste obvestil o javnih naročilih v e-obrazcih

Z e-obrazci standardiziramo naslednje vrste obrazcev:

  • Predhodno preverjanje trga

Kupci lahko obrazce za predhodno preverjanje trga uporabijo, da bi od gospodarskih subjektov pridobili boljši vpogled o razpoložljivih izdelkih, gradnjah in storitvah v zvezi s predvidenim razpisom. V tej fazi obvestila o predhodnem preverjanju trga (PMC) niso povezana s posameznim postopkom javnega naročanja.

  • Načrtovanje

Obrazci za načrtovanje se lahko objavijo pred začetkom javnega razpisa kot predhodna informativna obvestila (PIO) ali periodična informativna obvestila. Obvestila o načrtovanju sprva niso povezana s postopkom javnega naročanja, vendar jim običajno sledijo eno ali več obvestil o javnem razpisu, ki bodo povezana z obvestilom o načrtovanju.

  • Javni razpis

Obrazci za javni razpis se uporabljajo za objavo različnih vrst javnih razpisov, in sicer z obvestilom o naročilu, koncesiji ali projektnemu natečaju. V obvestilu o javnem razpisu so navedene informacije o tem, kako bo izveden postopek javnega naročanja, vključno s tem, ali je javno naročilo razdeljeno na sklope, kraj izvedbe, povezave do dokumentacije v zvezi z oddajo javnega naročila in roki, do katerih lahko gospodarski subjekti sodelujejo ali predložijo ponudbe.

  • Predhodno obvestilo o neposredni dodelitvi

Obrazec za predhodno obvestilo o neposredni dodelitvi (tudi prostovoljno obvestilo za predhodno transparentnost) omogoča kupcem, da izrazijo namero, da bodo naročilo oddali neposredno enemu ali več gospodarskim subjektom (tj. brez predhodnega javnega razpisa). V nasprotju z obvestilom o rezultatih se predhodno obvestilo o neposredni dodelitvi objavi pred podpisom pogodbe.

  • Rezultat

Obrazci o rezultate se uporabljajo za objavo izida postopka javnega naročanja. Nanašajo se na obvestilo o javnem razpisu in navajajo informacije o oddaji naročila, kot so vrednost naročila ali koncesije, izbrani ponudniki, število prejetih ponudb in informacije o strateškem naročanju. Na podlagi obvestila o javnem razpisu se lahko objavi več obvestil o rezultatih, na primer kadar se sklopi oddajo v različnih obdobjih.

  • Sprememba naročila

Pogodbe je morda treba med izvajanjem spremeniti. Če nov postopek javnega naročanja ni potreben, so v obvestilu o spremembi javnega naročila podrobno navedene spremembe na podlagi oddanega naročila v obvestilu o rezultatih.

  • Dokončanje naročila

Po izteku pogodbe lahko kupci uporabijo obvestila o dokončanju naročila, da poročajo o podrobnostih izvedbe naročila (npr. o porabljenem znesku).

Kupci lahko posodobijo informacije v vseh vrstah obrazcev prek obvestil o spremembi. Objavljena bo nova različica razpisa, v kateri bodo zbrane informacije z opisom spremembe, npr. podaljšanje roka za obvestilo o javnem razpisu.

Obvestilo o spremembi pa ne omogoča posodobitve vseh informacij. V obvestilu o spremembi tako denimo ni mogoče navesti pomembnejših sprememb, kot je dodajanje ali odstranitev sklopov.

Obrazci so nadalje razvrščeni v 46 podvrst obvestil, in sicer na podlagi štirih glavnih direktiv o javnem naročanju:

Nekatere podvrste omogočajo objavo prostovoljnih obvestil, za katera te direktive ne veljajo, kot so predhodno preverjanje trga, dokončanje pogodb in postopki, ki ne dosegajo pragov EU.

V prilogi k uredbi o e-obrazcih je navedenih 46 podvrst in način uporabe pogojev poslovanja v vsaki podvrsti. Ta priloga v excelovi različici lahko pomaga pri razumevanju informacij, vendar sama po sebi nima pravne veljavnosti.

Pregled vrst obrazcev, vrst obvestil in podvrst obvestil:

Vrsta obrazca Vrsta obvestila Podvrsta obvestila Opis
 Predhodno preverjanje trga   PMC E1  Obvestilo o prostovoljnem predhodnem preverjanju trga
 Načrtovanje  PIO – profil 1–3  Obvestilo o objavi predhodnega informativnega obvestila (ali periodičnega informativnega obvestila) v profilu kupca
 Samo PIO 4–6, E2   Predhodno informativno obvestilo ali periodično informativno obvestilo, ki se uporablja samo za obveščanje
 Rok za PIO 7–9  Predhodno informativno obvestilo ali periodično informativno obvestilo kot sredstvo za skrajšanje rokov za prejem ponudb
 Javni razpis  PIO CFC – splošno 10–11  Predhodno informativno obvestilo ali periodično informativno obvestilo, ki se uporablja kot javni razpis – standardna ureditev
 PIO CFC – družb. 12–14  Predhodno informativno obvestilo ali periodično informativno obvestilo, ki se uporablja kot javni razpis – enostavnejša ureditev
 QS 15  Obvestilo o vzpostavitvi kvalifikacijskega sistema
 CN – splošno 16–19, E3  Obvestilo o koncesiji ali naročilu – standardna ureditev
 CN – družb. 20–21  Obvestilo o naročilu – enostavnejša ureditev
 CN – oddaja naročil podizvajalcem 22  Obvestilo o oddaji naročil podizvajalcem
 CN – projektni natečaj 23–24  Obvestilo o projektnem natečaju
 Predhodno obvestilo o neposredni dodelitvi  CAN VEAT 25–28  Prostovoljno obvestilo za predhodno transparentnost
 Rezultat  CAN – splošno 29–32, E4  Obvestilo o podelitvi koncesije ali oddaji naročila – standardna ureditev
 CAN – družb. 33–35  Obvestilo o podelitvi koncesije ali oddaji naročila – enostavnejša ureditev
 CAN – projektni natečaj 36–37  Obvestilo o rezultatih projektnega natečaja
 CM  Sprememba naročila 38–40, E6  Obvestilo o spremembi naročila
 Dokončanje naročila  Obvestilo o zaključku naročila E5  Obvestilo o zaključku naročila

 

E-obrazci SDK

Uredba o e-obrazcih uvaja številne zahteve za podatke, ki jih je treba zbirati in objavljati s pomočjo obvestil o javnih naročilih v obliki e-obrazcev (v nadaljnjem besedilu: specifikacije e-obrazcev).

Urad za publikacije Evropske unije je z e-obrazci SDK oblikoval in formaliziral te specifikacije. „SDK“ pomeni Software Development K (gradivo za razvoj programske opreme). Gre za način kodiranja in distribucije specifikacij e-obrazcev v strojno berljivi obliki, da bi jih lahko računalniške aplikacije neposredno uporabljale.

SDK uporabljajo sistemi Urada za publikacije uporabljajo, ePošiljatelji, ki podajo obvestila za objavo na portalu TED in druge organizacije, ki se ukvarjajo z obvestili v obliki e-obrazcev, kot so ponovni uporabniki podatkov TED.

Namen SDK je računalniškim aplikacijam omogočiti ustvarjanje in kodiranje obvestil, ki so v skladu z najnovejšimi specifikacijami e-obrazcev, ter branje in razlago obvestil, ki so bila že ustvarjena (in tako upoštevajo regulativni okvir, ki se je od njihovega nastanka morda spremenil).

Specifikacije e-obrazcev se na podlagi stalnega razvoja regulativnega okvira na področju evropskih javnih naročil redno prilagajajo. Da bi upoštevali nenehno spreminjajočo se naravo specifikacij e-obrazcev, se sistem SDK redno posodablja z objavo novih različic in popravkov.

Čeprav se uredba o e-obrazcih formalno ne uporablja, SDK vključuje tudi obrazce, ki so predpisani z uredbo 1370/2007 (storitve javnega potniškega prevoza), uredbami 2157/2001, 1435/2003 in 2137/85 (za registracijo podjetij) ter finančna uredba EU 2024/2509 (za razpise za prijavo interesa).

e-obrazce SDK