2023-OJS38-111270-sv

Rättslig grund:

direktiv 2014/24/EU

Avsnitt I: Upphandlande myndighet

I.1.

Namn och adresser
Officiellt namn: Sveriges Meteorologiska och Hydrologiska Institut

Nationellt registreringsnummer: 202100-0696

Postadress: x

Ort: NORRKÖPING

Nuts-kod: SE123 Östergötlands län

Postnummer: 60176

Land: Sverige

Kontaktperson: Jens Bäckström

E-post: jens.backstrom@smhi.se

Internetadress(er):

Allmän adress: http://www.smhi.se

I.3.

Kommunikation
Upphandlingsdokumenten finns tillgängliga för obegränsad, fullständig och direkt tillgång kostnadsfritt på: https://tendsign.com/doc.aspx?UniqueId=afaxwfrpdr&GoTo=Docs

Ytterligare upplysningar kan erhållas från ovannämnda adress

Anbud eller anbudsansökningar ska skickas elektroniskt via: https://tendsign.com/doc.aspx?UniqueId=afaxwfrpdr&GoTo=Tender

I.4.

Typ av upphandlande myndighet
Departement eller annan central, regional eller lokal statlig myndighet

I.5.

Huvudsaklig verksamhet
Allmänna offentliga tjänster

Avsnitt II: Föremål

II.1.

Upphandlingens omfattning

II.1.1.

Benämning på upphandlingen

System för kommunikation och ärendehantering

Referensnummer: 2023/30/2.3

II.1.2.

Huvudsaklig CPV-kod
72220000 Systemtjänster och tekniska konsulttjänster

II.1.3.

Typ av kontrakt
Tjänster

II.1.4.

Kort beskrivning

Upphandling av system för kommunikation och ärendehantering.

II.1.5.

Uppskattat totalt värde

II.1.6.

Information om delar
Kontraktet är uppdelat i flera delar: nej

II.2.

Beskrivning

II.2.2.

Ytterligare CPV-kod(er)
48200000 Programvara för nätverk, Internet och intranät, 48311100 Dokumenthanteringssystem, 48400000 Programvara för affärstransaktioner och personliga affärer, 48800000 Informationssystem och servrar, 48810000 Informationssystem

II.2.3.

Plats för utförande

Nuts-kod: SE123 Östergötlands län

Huvudsaklig plats för byggnation/anläggning eller utförande: Norrköping

II.2.4.

Beskrivning av upphandlingen

Upphandling av system för kommunikation och ärendehantering.

Bakgrund och mål med upphandlingen

SMHI är i behov av en systemlösning för kommunikation och ärendehantering inom projektplattformen CEMS-Flood. CEMS-Flood står för Copernicus Emergency Management Service - Flood, vilket är en projektgren inom vilken en rad Europeiska organisationer och institut dagligen arbetar med att förutse och samarbeta kring översvämningar. CEMS-Flood består av två underområden, tjänsterna EFAS (European Flood Awareness System) respektive GloFAS (Global Flood Awareness System) vilka levererar varningar, statistik och diverse underlag till en rad olika kunder. CEMS-Flood drivs av JRC (the Joint Research Center).

Som deltagande organisation i CEMS-Flood förväntas man delta i arbetet med att dela, analysera och bearbeta data. Man förväntas ta sig an arbetsuppgifter, lyfta frågeställningar, presentera olika slutsatser och framarbetad information. Man deltar vidare i diskussioner, föreläsningar, möten m.m.

SMHI är en deltagande organisation i projektet men har utöver de löpande åtagandena ett särskilt ansvar att förse projektet med system som möjliggör kommunikation och ärendehantering enligt given beskrivning. Idag används Atlassians moduler JIRA (server) - version 8.22.4 och Confluence (server) - version 7.15.2, vilka driftas lokalt (on prem) vid SMHI i Norrköping. JIRA och Confluence tillhandahåller sammantaget ett väl fungerande stöd för projektet men nuvarande avtal löper ut hösten 2023. Totalt arbetar idag ca 200 användare i systemen på regelbunden basis, vardagar såväl på helger.

Målet med upphandlingen är att teckna ett avtal för system som kan stödja projektets arbete inom kommunikation och ärendehantering likt idag, (inklusive support, underhåll och möjlighet att köpa konsulttjänster för utveckling eller specifika uppdrag), där tjänsten istället ska levereras i sin helhet som en privat molnlösning genom ett webbaserat gränssnitt.

II.2.5.

Tilldelningskriterier
Pris är inte det enda upphandlingskriteriet och alla kriterier anges endast i upphandlingsdokumenten

II.2.6.

Uppskattat värde

II.2.7.

Kontraktets, ramavtalets eller det dynamiska inköpssystemets löptid
Start: 01/06/2023 Slut: 03/08/2025

Detta kontrakt kan förlängas: ja

Beskrivning av förlängning:

2 förlängning/ar á 12 månader

II.2.10.

Information om alternativa anbud
Alternativa anbud accepteras: nej

II.2.11.

Information om optioner
Option: nej

II.2.13.

Information om EU-medel
Kontraktet är knutet till projekt och/eller program som finansieras med EU-medel: nej

II.2.14.

Kompletterande upplysningar

Avsnitt IV: Förfarande

IV.1.

Beskrivning

IV.1.1.

Typ av förfarande
Öppet förfarande

IV.1.3.

Information om ramavtal eller dynamiskt inköpssystem

IV.1.8.

Information om avtalet om offentlig upphandling
Upphandlingen omfattas av avtalet om offentlig upphandling: ja

IV.2.

Administrativ information

IV.2.2.

Sista datum för mottagande av anbud eller anbudsansökningar
Datum: 29/03/2023 Lokal tid: 23:59

IV.2.3.

Uppskattat datum för avsändande av inbjudan till utvalda kandidater att lämna anbud eller delta

IV.2.4.

Språk som får användas i anbud eller anbudsansökningar
Svenska

IV.2.6.

Minimiperiod under vilken anbudsgivaren är bunden av sitt anbud
Anbud ska vara giltigt till: 30/06/2023

IV.2.7.

Anbudsöppning
Datum: 30/03/2023 Lokal tid: 00:00

Avsnitt VI: Kompletterande upplysningar

VI.1.

Är detta en återkommande upphandling
Detta är en återkommande upphandling: nej

VI.3.

Kompletterande upplysningar

Mercell annons: https://opic.com/id/afaxwfrpdr

VI.4.

Överprövningsförfaranden

VI.4.1.

Behörigt organ vid överprövning
Officiellt namn: Förvaltingsrätten i Linköping

Ort: Linköping

Land: Sverige

VI.5.

Datum då meddelandet sänts
17/02/2023