199864-2025 - Konkurrensutsättning
Sverige – Arkiveringstjänster – Upphandling av arkivariekonsult
OJ S 62/2025 28/03/2025
Meddelande om upphandling eller koncession – standardsystem
Tjänster
1. Upphandlare
1.1.
Upphandlare
Officiellt namn: Integritetsskyddsmyndigheten
E-postadress: jenny.rosenblad@imy.se
Köparens rättsliga status: Statlig myndighet
Den upphandlande myndighetens verksamhet: Allmän offentlig förvaltning
2. Förfarande
2.1.
Förfarande
Titel: Upphandling av arkivariekonsult
Beskrivning: Uppdraget innebär ordnings- och förteckningsarbete. Materialet består av diarieförda ärenden som behöver placeras om i arkivgodkända aktkappor och skadligt material i form av metall och plast behöver avlägsnas. Arkivboxar behöver bytas ut och etiketteras. Sökingången i form av arkivförteckning behöver ses över och kompletteras. Vidare så behöver löpande leveranser av arkivmaterial planeras och genomföras, då arkivmaterialet som ska omförtecknas förvaras hos extern depå.
Förfarandets identifierare: f6f8878b-a2dd-455b-a7b5-31ebc5e4e210
Intern identifierare: IMY-2025-5800
Typ av förfarande: Öppet
Förfarandet är påskyndat: nej
2.1.1.
Föremålet för upphandlingen
Kontraktets art: Tjänster
Huvudklassificering (cpv): 79995100 Arkiveringstjänster
Ytterligare klassificering (cpv): 79560000 Arkivering, 92512000 Arkivtjänster
2.1.2.
Leveransplats
Postadress: Fleminggatan 14  
Ort: Stockholm
Postnummer: 10420
Del av land (NUTS): Stockholms län (SE110)
Land: Sverige
2.1.3.
Värde
Beräknat värde exklusive moms: 4 500 000,00 SEK
2.1.4.
Allmänna upplysningar
Rättslig grund: 
Direktiv 2014/24/EU
2.1.6.
Uteslutningsgrunder
Situation som enligt nationell lagstiftning motsvarar konkurs: En anbudsgivare kan komma att uteslutas från deltagande i upphandlingen om anbudsgivaren eller företrädare för anbudsgivaren är föremål för åtgärder eller omfattas av förhållanden som anges i 13 kap 1-3§§, lagen (2016:1145) om offentlig upphandling.
Konkurs: En anbudsgivare kan komma att uteslutas från deltagande i upphandlingen om anbudsgivaren eller företrädare för anbudsgivaren är föremål för åtgärder eller omfattas av förhållanden som anges i 13 kap 1-3§§, lagen (2016:1145) om offentlig upphandling.
Korruption: En anbudsgivare kan komma att uteslutas från deltagande i upphandlingen om anbudsgivaren eller företrädare för anbudsgivaren är föremål för åtgärder eller omfattas av förhållanden som anges i 13 kap 1-3§§, lagen (2016:1145) om offentlig upphandling.
Ackordsuppgörelse med borgenärer: En anbudsgivare kan komma att uteslutas från deltagande i upphandlingen om anbudsgivaren eller företrädare för anbudsgivaren är föremål för åtgärder eller omfattas av förhållanden som anges i 13 kap 1-3§§, lagen (2016:1145) om offentlig upphandling.
Deltagande i en kriminell organisation: En anbudsgivare kan komma att uteslutas från deltagande i upphandlingen om anbudsgivaren eller företrädare för anbudsgivaren är föremål för åtgärder eller omfattas av förhållanden som anges i 13 kap 1-3§§, lagen (2016:1145) om offentlig upphandling.
Avtal med andra ekonomiska aktörer med syfte att snedvrida konkurrensen: En anbudsgivare kan komma att uteslutas från deltagande i upphandlingen om anbudsgivaren eller företrädare för anbudsgivaren är föremål för åtgärder eller omfattas av förhållanden som anges i 13 kap 1-3§§, lagen (2016:1145) om offentlig upphandling.
Åsidosättande av skyldigheter enligt miljölagstiftningen: En anbudsgivare kan komma att uteslutas från deltagande i upphandlingen om anbudsgivaren eller företrädare för anbudsgivaren är föremål för åtgärder eller omfattas av förhållanden som anges i 13 kap 1-3§§, lagen (2016:1145) om offentlig upphandling.
Penningtvätt eller finansiering av terrorism: En anbudsgivare kan komma att uteslutas från deltagande i upphandlingen om anbudsgivaren eller företrädare för anbudsgivaren är föremål för åtgärder eller omfattas av förhållanden som anges i 13 kap 1-3§§, lagen (2016:1145) om offentlig upphandling.
Bedrägerier: En anbudsgivare kan komma att uteslutas från deltagande i upphandlingen om anbudsgivaren eller företrädare för anbudsgivaren är föremål för åtgärder eller omfattas av förhållanden som anges i 13 kap 1-3§§, lagen (2016:1145) om offentlig upphandling.
Barnarbete och andra former av människohandel: En anbudsgivare kan komma att uteslutas från deltagande i upphandlingen om anbudsgivaren eller företrädare för anbudsgivaren är föremål för åtgärder eller omfattas av förhållanden som anges i 13 kap 1-3§§, lagen (2016:1145) om offentlig upphandling.
Insolvens: En anbudsgivare kan komma att uteslutas från deltagande i upphandlingen om anbudsgivaren eller företrädare för anbudsgivaren är föremål för åtgärder eller omfattas av förhållanden som anges i 13 kap 1-3§§, lagen (2016:1145) om offentlig upphandling.
Åsidosättande av skyldigheter enligt arbetsrätten: En anbudsgivare kan komma att uteslutas från deltagande i upphandlingen om anbudsgivaren eller företrädare för anbudsgivaren är föremål för åtgärder eller omfattas av förhållanden som anges i 13 kap 1-3§§, lagen (2016:1145) om offentlig upphandling.
Tvångsförvaltning: En anbudsgivare kan komma att uteslutas från deltagande i upphandlingen om anbudsgivaren eller företrädare för anbudsgivaren är föremål för åtgärder eller omfattas av förhållanden som anges i 13 kap 1-3§§, lagen (2016:1145) om offentlig upphandling.
Har lämnat felaktiga uppgifter, underlåtit att lämna de begärda handlingarna och har fått konfidentiell information om förfarandet: En anbudsgivare kan komma att uteslutas från deltagande i upphandlingen om anbudsgivaren eller företrädare för anbudsgivaren är föremål för åtgärder eller omfattas av förhållanden som anges i 13 kap 1-3§§, lagen (2016:1145) om offentlig upphandling.
Allvarliga fel i yrkesutövningen: En anbudsgivare kan komma att uteslutas från deltagande i upphandlingen om anbudsgivaren eller företrädare för anbudsgivaren är föremål för åtgärder eller omfattas av förhållanden som anges i 13 kap 1-3§§, lagen (2016:1145) om offentlig upphandling.
Förtida uppsägning, skadestånd eller andra jämförbara sanktioner: En anbudsgivare kan komma att uteslutas från deltagande i upphandlingen om anbudsgivaren eller företrädare för anbudsgivaren är föremål för åtgärder eller omfattas av förhållanden som anges i 13 kap 1-3§§, lagen (2016:1145) om offentlig upphandling.
Åsidosättande av skyldigheter enligt sociallagstiftningen: En anbudsgivare kan komma att uteslutas från deltagande i upphandlingen om anbudsgivaren eller företrädare för anbudsgivaren är föremål för åtgärder eller omfattas av förhållanden som anges i 13 kap 1-3§§, lagen (2016:1145) om offentlig upphandling.
Betalning av socialförsäkringsavgifter: En anbudsgivare kan komma att uteslutas från deltagande i upphandlingen om anbudsgivaren eller företrädare för anbudsgivaren är föremål för åtgärder eller omfattas av förhållanden som anges i 13 kap 1-3§§, lagen (2016:1145) om offentlig upphandling.
Avbruten näringsverksamhet: En anbudsgivare kan komma att uteslutas från deltagande i upphandlingen om anbudsgivaren eller företrädare för anbudsgivaren är föremål för åtgärder eller omfattas av förhållanden som anges i 13 kap 1-3§§, lagen (2016:1145) om offentlig upphandling.
Betalning av skatter: En anbudsgivare kan komma att uteslutas från deltagande i upphandlingen om anbudsgivaren eller företrädare för anbudsgivaren är föremål för åtgärder eller omfattas av förhållanden som anges i 13 kap 1-3§§, lagen (2016:1145) om offentlig upphandling.
Terroristbrott eller brott med anknytning till terroristverksamhet: En anbudsgivare kan komma att uteslutas från deltagande i upphandlingen om anbudsgivaren eller företrädare för anbudsgivaren är föremål för åtgärder eller omfattas av förhållanden som anges i 13 kap 1-3§§, lagen (2016:1145) om offentlig upphandling.
5. Del (anbudsområde)
5.1.
Del (anbudsområde): LOT-0000
Titel: Upphandling av arkivariekonsult
Beskrivning: Uppdraget innebär ordnings- och förteckningsarbete. Materialet består av diarieförda ärenden som behöver placeras om i arkivgodkända aktkappor och skadligt material i form av metall och plast behöver avlägsnas. Arkivboxar behöver bytas ut och etiketteras. Sökingången i form av arkivförteckning behöver ses över och kompletteras. Vidare så behöver löpande leveranser av arkivmaterial planeras och genomföras, då arkivmaterialet som ska omförtecknas förvaras hos extern depå.
Intern identifierare: IMY-2025-5800
5.1.1.
Föremålet för upphandlingen
Kontraktets art: Tjänster
Huvudklassificering (cpv): 79995100 Arkiveringstjänster
Ytterligare klassificering (cpv): 79560000 Arkivering, 92512000 Arkivtjänster
Mängd: 6 428 timmar
Optioner: 
Beskrivning av alternativen: Detta Avtal ska gälla från den dag då båda parter har undertecknat Avtalet fram till 31 december 2025. På IMY:s begäran kan Avtalet förlängas, som längst fram till och med 31 december 2028. Förlängning kan ske vid flertal tillfällen.
5.1.2.
Leveransplats
Postadress: Fleminggatan 14  
Ort: Stockholm
Postnummer: 10420
Del av land (NUTS): Stockholms län (SE110)
Land: Sverige
5.1.3.
Uppskattad löptid
Startdatum: 02/06/2025
Slutdatum för varaktighet: 31/12/2025
5.1.4.
Förlängning
Högst antal förlängningar: 3
Ytterligare information om förlängningar: Förlängning är 12 månader
5.1.5.
Värde
Beräknat värde exklusive moms: 4 500 000,00 SEK
5.1.6.
Allmänna upplysningar
Reserverad upphandling: 
Deltagande är inte reserverat.
Upphandlingsprojekt som inte finansieras med EU-medel
Upphandlingen omfattas av Världshandelsorganisationens avtal om offentlig upphandling, GPA: nej
5.1.7.
Strategisk upphandling
Syftet med strategisk upphandling: Det tas inte hänsyn till miljö, sociala aspekter eller innovation i upphandlingen
5.1.9.
Urvalskriterier
Kriterium: 
Typ: Ekonomisk och finansiell ställning
Namn: Ekonomisk stabilitet
Beskrivning av urvalskriterium: Anbudsgivaren ska, vid tidpunkten för anbudsöppning och tilldelningsbeslut, ha lägst kreditvärderingsbetyget (rating) 40 (40 = "medelrisk”) enligt Creditsafes ratingsystem, eller motsvarande.
Användning av det här kriteriet: Använda

Kriterium: 
Typ: Annat
Namn: Kvalitetsledning
Beskrivning av urvalskriterium: Anbudsgivaren ska ha ett dokumenterat kvalitetssäkringssystem/kvalitetsledningssystem och/eller rutiner som säkerställer bland annat följande: – att de har förmågan att leverera och upprätthålla kvalitet, – att kommunikationen med uppdragsgivare upprätthålls i fall av frånvaro av konsult (t ex vid sjukdom eller ledighet), – att utförda tjänster kontinuerligt följs upp och att förbättringsåtgärder vidtas vid behov, – att de under uppdragstiden återkopplar till kund
Användning av det här kriteriet: Använda

Kriterium: 
Typ: Annat
Namn: Miljöledning
Beskrivning av urvalskriterium: Anbudsgivaren ska ha ett dokumenterat miljöledningssystem och/eller dokumenterade rutiner för att minska miljöbelastningen vid genomförande av uppdraget (t ex energibesparingsåtgärder, resor med så låg miljöbelastning som möjligt).
Användning av det här kriteriet: Använda

Kriterium: 
Typ: Lämplighet att utöva yrkesverksamhet
Användning av det här kriteriet: Ej använda

Kriterium: 
Typ: Teknisk och yrkesmässig kapacitet
Namn: Anbudsgivarens kapacitet och förmåga
Beskrivning av urvalskriterium: Anbudsgivaren ska ha dokumenterade resurser, kompetens och erfarenhet för att kunna utföra uppdrag inom ordnings- och förteckningsarbete. Det innebär bland annat att anbudsgivaren ska förfoga över tillräckligt många personer för att utföra uppdraget enligt IMY:s krav (bland annat vid frånvaro av erbjuden personal), och att personalen kompetensutvecklas av anbudsgivaren för att bibehålla hög kompetens under hela uppdraget.
Användning av det här kriteriet: Använda

Kriterium: 
Typ: Teknisk och yrkesmässig kapacitet
Namn: Anbudsgivarens kapacitet och förmåga
Beskrivning av urvalskriterium: Anbudsgivaren ska visa att denne, efter ingången av 2021 har haft minst två uppdrag avseende ordnings- och förteckningsarbete hos minst två olika uppdragsgivare. Vidare ska dessa uppdrag vara genomförda med god kvalitet och ha motsvarat beställarens förväntningar.
Användning av det här kriteriet: Använda
5.1.11.
Upphandlingsdokument
Sista dag för att begära kompletterande information: 20/04/2025 22:00:00 (UTC+00:00) Västeuropeisk tid
Adress till upphandlingsdokumenten: https://tendsign.com/doc.aspx?MeFormsNoticeId=52763
5.1.12.
Upphandlingsvillkor
Villkor för inlämning: 
Elektronisk inlämning: Krävs
Adress för inlämning: https://tendsign.com/doc.aspx?MeFormsNoticeId=52763&GoTo=Tender
De språk som kan användas i anbuden eller anbudsansökningarna: svenska
Elektronisk katalog: Tillåten
Alternativa anbud: Ej tillåten
Anbudsgivare får lämna in fler än ett anbud: Ej tillåten
Tidsfrist för mottagande av anbud: 28/04/2025 21:59:59 (UTC+00:00) Västeuropeisk tid
Varaktighet under vilken anbudet måste förbli giltigt: 90 Dagar
Information om offentlig anbudsöppning: 
Öppningsdatum: 28/04/2025 22:00:00 (UTC+00:00) Västeuropeisk tid
Kontraktsvillkor: 
Kontraktet måste genomföras inom ramen för program för skyddad anställning: Nej
Sekretessavtal krävs: nej
Elektronisk fakturering: Krävs
Elektronisk beställning kommer att användas: ja
Elektronisk betalning kommer att användas: ja
5.1.15.
Metoder
Ramavtal: 
Upphandlingen avser inte ett ramavtal
Information om det dynamiska inköpssystemet: 
Upphandlingen avser inte ett dynamiskt inköpssystem
5.1.16.
Kompletterande information, medling och prövning
Prövningsorganisation: Förvaltningsrätten
Organisation som ger mer information om prövningsförfaranden: Förvaltningsrätten
8. Organisationer
8.1.
ORG-0001
Officiellt namn: Integritetsskyddsmyndigheten
Registreringsnummer: 2021000050
Avdelning: Integritetsskyddsmyndigheten
Postadress: Flemmimggatan 14
Ort: STOCKHOLM
Postnummer: 112 26
Del av land (NUTS): Stockholms län (SE110)
Land: Sverige
Kontaktpunkt: Jenny Rosenblad
E-postadress: jenny.rosenblad@imy.se
Tfn: +46 763 173781
Den här organisationens roller: 
Upphandlare
8.1.
ORG-0002
Officiellt namn: Förvaltningsrätten
Registreringsnummer: 202100-2742
Ort: Stockholm
Postnummer: 115 76
Del av land (NUTS): Stockholms län (SE110)
Land: Sverige
E-postadress: forvaltningsrattenistockholm@dom.se
Tfn: 08-561 680 00
Webbadress: https://www.domstol.se/forvaltningsratten-i-stockholm/
Den här organisationens roller: 
Prövningsorganisation
Organisation som ger mer information om prövningsförfaranden
Information om meddelandet
Identifierare/version för meddelandet: 3d2c5738-e274-4ab1-99fe-b99c0c140b2b  -  01
Formulärtyp: Konkurrensutsättning
Meddelandetyp: Meddelande om upphandling eller koncession – standardsystem
Meddelandets undertyp: 16
Avsändningsdatum för meddelandet: 27/03/2025 11:28:16 (UTC+00:00) Västeuropeisk tid
Datum för avsändning av meddelandet (eSender): 27/03/2025 11:28:24 (UTC+00:00) Västeuropeisk tid
Språk som det här meddelandet finns officiellt tillgängligt på: svenska
Meddelandets publiceringsnummer: 199864-2025
EUT S-nummer: 62/2025
Publiceringsdatum: 28/03/2025