Ärende - och dokumenthanteringssystem

Upphandling av ett ärende- och dokumenthanteringssystem för Kungsbacka kommun.

Systemet ska hantera nämndprocessen med dess ärendehantering och därtill hörande dokumenthantering samt tjänster som hör till dessa processer, till exempel digital justering av protokoll, publicering på webb, koppling till e-tjänster, rapport, statistik mm.

Leveranstid

Kommunen räknar med att skriva avtal för nytt system i början av 2019, med implementation och migrering av data under våren/sommaren 2019. Systemet ska vara i full drift dvs alla förvaltningarna överflyttade till ny lösning senast 15 oktober 2019 då kommunens befintliga avtal löper ut 1 november 2019.

Sista dag för ansökan

Ansökan ska vara inkommen senast 2018-11-29.

Upphandling av ärende- och dokumenthanteringssystem.

Bakgrund

Kungsbacka kommun vill köpa in ett modernt system som är anpassat till dess verksamhet.

Kommunens mål och strategi

Kungsbacka kommuns e-målbild innehåller bland annat följande punkter:

· Alla som bor i eller verkar i Kungsbacka kan använda digitala tjänster dygnet runt för sina kontakter med kommunen.

· Alla medarbetare har rätt kunskap och teknik för att effektivt använda digitala verktyg i sin yrkesutövning och i utveckling av arbetsmetoder.

· Vi sätter individen i centrum och arbetar gränslöst mellan förvaltningar, myndigheter, regioner och inom EU.

I Kungsbacka kommuns digitala strategi står följande om verksamhetssystem:

”De verksamhetssystem, appar och verktyg som upphandlas ska i första hand vara standardprodukter anpassade för verksamhet i Sverige. Kommunen ska undvika att driva egen utveckling av system, appar eller verktyg. När verksamhetssystem upphandlas och implementeras ska vi göra så lite specialanpassningar som möjligt. Verksamhetssystemen ska vara lätta att byta och integrationer mellan system ska utformas enligt samma principer. ”

Alla våra förvaltningar arbetar aktivt med digitala lösningar i sin verksamhetsutveckling. När vi utvecklar e-tjänster vill vi att hela processen ska vara digital, från att ärendet kommer in till att det arkiveras.

Organisation

Alla kommuner har en politisk organisation och en förvaltningsorganisation.

Den politiska organisationen består av kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och nämnder som ansvarar för olika frågor. Kommunstyrelsen och nämnderna har egna förvaltningar. Förvaltningarna sköter det dagliga arbetet i kommunen.

Politikerna i den politiska organisationen bestämmer vad som ska göras, medan de anställda i förvaltningsorganisationen avgör hur det ska göras.

Förutom kommunfullmäktige och kommunstyrelsen finns i Kungsbackas politiska organisation 12 nämnder. Ledamöterna och ersättarna i nämnderna är politiker och de utses av kommunfullmäktige.

— Byggnadsnämnden

— Förskola & Grundskola

— Gymnasium & Arbetsmarknad

— Individ & Familjeomsorg

— Krisledningsnämnd

— Kultur & Fritid

— Miljö & Hälsoskydd

— Service

— Teknik

— Valnämnden

— Vård & Omsorg

— Överförmyndarnämnden

Nulägesbeskrivning

I dagsläget används systemet Lex för att stödja verksamheten i det dagliga arbetet. Systemet har kopplingar mot både interna och externa system och tjänster. Det finns exempelvis kopplingar till webbdiarium, e-tjänster, befolkningsregister, SMS-tjänst, e-postsystem, AD och GIS. Det saknas integration mellan Lex och bland annat e-arkiv, ekonomisystem, fastighetsregister.

Syfte och behov

Kommunen har sedan 2013 haft avtal för ett ärende- och dokumenthanteringssystem som heter Lex, vilket upphör att gälla november 2019. Därför behöver kommunen nu göra en ny upphandling.

Systemet ska hantera nämndprocessen med dess ärendehantering och därtill hörande dokumenthantering samt tjänster som hör till dessa processer, till exempel digital justering av protokoll, publicering på webb, koppling till e-tjänster, rapport, statistik mm. Nämnd- och ärendeprocessen är kartlagd och införd hos alla nämnder/förvaltningar sedan 2014.

Omfattning/Volym

Systemet ska användas i Kungsbacka kommuns samtliga förvaltningar (se avgränsning i avsnitt 1.1.4 Avgränsning).

Kommunen efterfrågar därför en ”kommunlicens” med fritt antal användare som täcker in ovanstående.

Leveranstid inklusive eventuella förlängningar och optioner

Kommunen räknar med att skriva avtal för nytt system i början av 2019, med implementation och migrering av data under våren/sommaren 2019. Systemet ska vara i full drift dvs alla förvaltningarna överflyttade till ny lösning senast 15 oktober 2019 då kommunens befintliga avtal löper ut 1 november 2019.

Sista dag för ansökan

Ansökan ska vara inkommen senast 2018-11-29.

Pris - Viktning: Se ovan.

Visma annons: https://opic.com/id/afdnkmaahh