2023-OJS96-300534-sv

Rättslig grund:

direktiv 2014/24/EU

Avsnitt I: Upphandlande myndighet

I.1.

Namn och adresser
Officiellt namn: Tyresö kommun

Nationellt registreringsnummer: 212000-0092

Postadress: Dalgränd 6

Ort: Tyresö

Nuts-kod: SE110 Stockholms län

Postnummer: 135 40

Land: Sverige

Kontaktperson: Kristina Månros

E-post: kristina.manros@tyreso.se

Internetadress(er):

Allmän adress: http://www.tyreso.se

I.3.

Kommunikation
Upphandlingsdokumenten finns tillgängliga för obegränsad, fullständig och direkt tillgång kostnadsfritt på: https://tendsign.com/doc.aspx?UniqueId=afhfarfznp&GoTo=Docs

Ytterligare upplysningar kan erhållas från ovannämnda adress

Anbud eller anbudsansökningar ska skickas elektroniskt via: https://tendsign.com/doc.aspx?UniqueId=afhfarfznp&GoTo=Tender

I.4.

Typ av upphandlande myndighet
Regional eller lokal myndighet

I.5.

Huvudsaklig verksamhet
Allmänna offentliga tjänster

Avsnitt II: Föremål

II.1.

Upphandlingens omfattning

II.1.1.

Benämning på upphandlingen

Ärende- och dokumenthanteringssystem

Referensnummer: 2023/KSUH 0035

II.1.2.

Huvudsaklig CPV-kod
48219300 Programvara för administration

II.1.3.

Typ av kontrakt
Varor

II.1.4.

Kort beskrivning

Inbjudan

Tyresö Kommun inbjuder intresserade leverantörer att lämna anbud inom Dokument - och ärendehanteringssystem.

Systemets huvudsakliga användningsområde är registrering (diarieföring) och hantering av ärenden, handlingar och sammanträden. En viktig del i systemet är att stödja nämndprocessen som kortfattat kan beskrivas som beredning och genomförande av politiska sammanträden.

Systemet utgör kommunens diarium, och ligger till grund för utlämnande av allmänna handlingar.

Systemet används också för ärendehantering i en rad olika processer som inte har egna verksamhetssystem.

Systemet kommer att användas dagligen av rollerna nämndsekreterare och registrator.

II.1.5.

Uppskattat totalt värde

II.1.6.

Information om delar
Kontraktet är uppdelat i flera delar: nej

II.2.

Beskrivning

II.2.2.

Ytterligare CPV-kod(er)
48310000 Programvara för dokumentredigering, 48311000 Programvara för dokumenthantering, 48311100 Dokumenthanteringssystem, 72212311 Programvaruutvecklingstjänster för dokumenthantering

II.2.3.

Plats för utförande

Nuts-kod: SE110 Stockholms län

Huvudsaklig plats för byggnation/anläggning eller utförande: Tyresö

II.2.4.

Beskrivning av upphandlingen

Systemets huvudsakliga användningsområde är registrering (diarieföring) och hantering av ärenden, handlingar och sammanträden.

En viktig del i systemet är att stödja nämndprocessen som kortfattat kan beskrivas som beredning och genomförande av politiska sammanträden.

Systemet utgör kommunens diarium, och ligger till grund för utlämnande av allmänna handlingar.

Systemet används också för ärendehantering i en rad olika processer som inte har egna verksamhetssystem.

Systemet kommer att användas dagligen av rollerna nämndsekreterare och registrator.

Nämndsekreteraren har en central roll när det gäller den politiska beslutsprocessen genom att samordna och stödja den nämndadministrativa processen hos nämnden/styrelsen. Nämndsekreteraren förbereder möten tillsammans med ordförande, vice ordförande och tjänstepersoner och skickar sedan ut handlingar till de förtroendevalda inför mötet. Undersammanträdet sitter nämndsekreteraren med och för anteckningar, skriver protokoll och ser till att protokollet blir justerat

Rollen registrator ansvarar för registrering/diarieföring av ärenden och handlingar, samt ansvarar för utlämnande av allmänna handlingar

Systemet kommer också i varierande grad att användas av kommunens tjänstepersoner, då i egenskap av handläggare för ärenden och/eller handlingar. En handläggare kan också anmäla sina egna ärenden till sammanträden.

Strukturen i systemet är uppbyggd kring så kallade diarier, där varje diarium motsvarar en nämnd. Sammanträden, ärenden och handlingar kopplas till diarium, vilket även användare gör. Informationen i diarierna hålls åtskilda från varandra och ärenden ges unika ärendenummer, så kallade diarienummer.

II.2.5.

Tilldelningskriterier
Pris är inte det enda upphandlingskriteriet och alla kriterier anges endast i upphandlingsdokumenten

II.2.6.

Uppskattat värde

II.2.7.

Kontraktets, ramavtalets eller det dynamiska inköpssystemets löptid
Start: 12/09/2023 Slut: 11/09/2027

Detta kontrakt kan förlängas: ja

Beskrivning av förlängning:

3 förlängning/ar á 24 månader

II.2.10.

Information om alternativa anbud
Alternativa anbud accepteras: nej

II.2.11.

Information om optioner
Option: ja

Beskriv optionen:

Tyresö Bostäder kan avropa systemet som option

II.2.13.

Information om EU-medel
Kontraktet är knutet till projekt och/eller program som finansieras med EU-medel: nej

II.2.14.

Kompletterande upplysningar

Avsnitt IV: Förfarande

IV.1.

Beskrivning

IV.1.1.

Typ av förfarande
Öppet förfarande

IV.1.3.

Information om ramavtal eller dynamiskt inköpssystem

IV.1.8.

Information om avtalet om offentlig upphandling
Upphandlingen omfattas av avtalet om offentlig upphandling: ja

IV.2.

Administrativ information

IV.2.2.

Sista datum för mottagande av anbud eller anbudsansökningar
Datum: 20/06/2023 Lokal tid: 23:59

IV.2.3.

Uppskattat datum för avsändande av inbjudan till utvalda kandidater att lämna anbud eller delta

IV.2.4.

Språk som får användas i anbud eller anbudsansökningar
Svenska

IV.2.6.

Minimiperiod under vilken anbudsgivaren är bunden av sitt anbud
Anbud ska vara giltigt till: 30/09/2023

IV.2.7.

Anbudsöppning
Datum: 21/06/2023 Lokal tid: 00:00

Avsnitt VI: Kompletterande upplysningar

VI.1.

Är detta en återkommande upphandling
Detta är en återkommande upphandling: nej

VI.3.

Kompletterande upplysningar

Mercell annons: https://opic.com/id/afhfarfznp

VI.4.

Överprövningsförfaranden

VI.4.1.

Behörigt organ vid överprövning
Officiellt namn: Förvaltningsrätten

Ort: Stockholm

Land: Sverige

VI.5.

Datum då meddelandet sänts
16/05/2023