1. Upphandlare
1.1.
Upphandlare
Officiellt namn: Karlstads universitet
Köparens rättsliga status: Statlig myndighet
Den upphandlande myndighetens verksamhet: Utbildning
2. Förfarande
2.1.
Förfarande
Titel: Diariesystem 2 2025
Beskrivning: Karlstads universitet använder idag ett diariesystem och även till viss del ärendehantering. I dagsläget registreras mellan 3500 och 4000 ärenden per år och universitetet använder 50 licenser. Antalet ärenden som hanteras i systemet förväntas öka och det finns ett behov av att utöka antalet licenser. Det är av stor vikt att diariesystemet är säkert nog att hantera känsliga personuppgifter och uppgifter som omfattas av sekretess. Systemet ska förutom att kunna hantera diarieföring på ett korrekt och lagligt vis bland annat kunna överföra e-post till ärende i systemet, upprätta tjänsteanteckningar, flytta ärenden mellan personer/roller och ärendetyper samt ge en överblick av ärenden som rör en viss person/part samt utifrån handläggare och ärendetyp. Systemet ska kunna hantera gallring av handlingar samt överföring av metadata och handlingar till e-arkiv, ESSArch. Systemet ska installeras lokalt on-prem hos Karlstads universitet.
Förfarandets identifierare: 7b39f7ba-7648-4664-83a1-075271432f4b
Typ av förfarande: Öppet
Förfarandet är påskyndat: nej
2.1.1.
Föremålet för upphandlingen
Kontraktets art: Varor
Huvudklassificering (cpv): 48800000 Informationssystem och servrar
2.1.2.
Leveransplats
Del av land (NUTS): Värmlands län (SE311)
Land: Sverige
2.1.3.
Värde
Beräknat värde exklusive moms: 15 000 000,00 SEK
2.1.4.
Allmänna upplysningar
Rättslig grund:
Direktiv 2014/24/EU
5. Del (anbudsområde)
5.1.
Del (anbudsområde): LOT-0001
Titel: Diariesystem 2 2025
Beskrivning: Karlstads universitet använder idag ett diariesystem och även till viss del ärendehantering. I dagsläget registreras mellan 3500 och 4000 ärenden per år och universitetet använder 50 licenser. Antalet ärenden som hanteras i systemet förväntas öka och det finns ett behov av att utöka antalet licenser. Det är av stor vikt att diariesystemet är säkert nog att hantera känsliga personuppgifter och uppgifter som omfattas av sekretess. Systemet ska förutom att kunna hantera diarieföring på ett korrekt och lagligt vis bland annat kunna överföra e-post till ärende i systemet, upprätta tjänsteanteckningar, flytta ärenden mellan personer/roller och ärendetyper samt ge en överblick av ärenden som rör en viss person/part samt utifrån handläggare och ärendetyp. Systemet ska kunna hantera gallring av handlingar samt överföring av metadata och handlingar till e-arkiv, ESSArch. Systemet ska installeras lokalt on-prem hos Karlstads universitet.
Intern identifierare: urn:eavrop:mdn:ProcurementProject:108255:Lot:1
5.1.1.
Föremålet för upphandlingen
Kontraktets art: Varor
Huvudklassificering (cpv): 48800000 Informationssystem och servrar
Ytterligare klassificering (cpv): 75000000 Offentlig förvaltning, försvar och socialförsäkringstjänster, 48311100 Dokumenthanteringssystem, 48000000 Programvara och informationssystem, 35710000 Ledning, styrning, kommunikation och IT-system (C4)
5.1.2.
Leveransplats
Del av land (NUTS): Värmlands län (SE311)
Land: Sverige
5.1.4.
Förlängning
Högst antal förlängningar: 3
5.1.6.
Allmänna upplysningar
Upphandlingsprojekt som inte finansieras med EU-medel
Upphandlingen omfattas av Världshandelsorganisationens avtal om offentlig upphandling, GPA: ja
5.1.7.
Strategisk upphandling
Syftet med strategisk upphandling: Det tas inte hänsyn till miljö, sociala aspekter eller innovation i upphandlingen
Kriterier för grön upphandling: Nationella kriterier för grön upphandling
5.1.10.
Tilldelningskriterier
Kriterium:
Typ: Kvalitet
Beskrivning: Pålägg för kvalitet
Kriterium:
Typ: Pris
Beskrivning: Kostnad för avtalsperioden
Beskrivning av den metod som ska användas om viktning inte kan uttryckas med kriterierna: Enligt upphandlingsdokumentet
5.1.15.
Metoder
Ramavtal:
Upphandlingen avser inte ett ramavtal
Information om det dynamiska inköpssystemet:
Upphandlingen avser inte ett dynamiskt inköpssystem
5.1.16.
Kompletterande information, medling och prövning
Prövningsorganisation: Förvaltningsrätten i Karlstad
Organisation som ger kompletterande information om upphandlingsförfarandet: Karlstads universitet
TED eSender: Antirio AB
6. Resultat
Värdet av alla de kontrakt som tilldelas i det här förfarandet: 2 700 000,00 SEK
6.1.
Resultat – delkontraktets id: LOT-0001
Status på val av vinnare: Minst en vinnare har valts ut.
6.1.2.
Information om vinnarna
Verklig ägare:
Officiellt namn: Formpipe Software AB
Anbud:
Identifierare för anbudsgivare: 3333467
Identifierare för del eller grupp av delar: LOT-0001
Värde på upphandlingen: 2 700 000,00 SEK
Anlitande av underleverantör: Nej
Information om kontraktet:
Identifierare för kontraktet: 3333467
Datum då vinnaren utsågs: 28/03/2025
Datum för ingående av kontraktet: 29/04/2025
6.1.3.
Anbud som inte vann
Anbud som inte vann:
Officiellt namn: Tietoevry AB
Anbud:
Identifierare för anbudsgivare: 3333074
Identifierare för del eller grupp av delar: LOT-0001
Anlitande av underleverantör: Ännu ej känt
Anbud som inte vann:
Officiellt namn: Innofactor AB
Anbud:
Identifierare för anbudsgivare: 3333465
Identifierare för del eller grupp av delar: LOT-0001
Anlitande av underleverantör: Ännu ej känt
6.1.4.
Statistisk information
Inkomna anbud eller intresseanmälningar:
Typ av inlämningar: Anbud
Antal anbud, anbudsansökningar och intresseanmälningar som inkommit: 3
8. Organisationer
8.1.
ORG-0001
Officiellt namn: Karlstads universitet
Registreringsnummer: 202100-3120
Postadress: Universitetsgatan 2
Ort: Karlstad
Postnummer: 65188
Del av land (NUTS): Värmlands län (SE311)
Land: Sverige
Tfn: 0547001000
Den här organisationens roller:
Upphandlare
Organisation som ger kompletterande information om upphandlingsförfarandet
8.1.
ORG-0002
Officiellt namn: Antirio AB
Registreringsnummer: 556533-8133
Postadress: GÅRDSVÄGEN 18
Ort: Solna
Postnummer: 169 70
Del av land (NUTS): Stockholms län (SE110)
Land: Sverige
Tfn: 08-501 190 00
Den här organisationens roller:
TED eSender
8.1.
ORG-0003
Officiellt namn: Förvaltningsrätten i Karlstad
Registreringsnummer: 202100-2742
Postadress: Box 568
Ort: Karlstad
Postnummer: 651 12
Del av land (NUTS): Värmlands län (SE311)
Land: Sverige
Tfn: +46 54-14 85 00
Den här organisationens roller:
Prövningsorganisation
8.1.
ORG-0004
Officiellt namn: Formpipe Software AB
Registreringsnummer: 556668-6605
Postadress: Box 231 31
Ort: Stockholm
Postnummer: 10435
Del av land (NUTS): Stockholms län (SE110)
Land: Sverige
Tfn: +46 765 257716
Den här organisationens roller:
Anbudsgivare
Vinnare av de här delkontrakten: LOT-0001
Vinnaren är noterad på en reglerad marknad
8.1.
ORG-0005
Officiellt namn: Innofactor AB
Registreringsnummer: 556676-3040
Postadress: Drottninggatan 68
Ort: Stockholm
Postnummer: 111 21
Del av land (NUTS): Stockholms län (SE110)
Land: Sverige
Tfn: +46735362237
Den här organisationens roller:
Anbudsgivare
8.1.
ORG-0006
Officiellt namn: Tietoevry AB
Registreringsnummer: 559435-9001
Postadress: Gustav III Boulevard 130, Solna, Sweden
Ort: Solna, Sweden
Postnummer: 16974
Del av land (NUTS): Stockholms län (SE110)
Land: Sverige
Tfn: 0734417190
Den här organisationens roller:
Anbudsgivare
Identifierare/version för meddelandet: 12a7f680-4ce5-44aa-9180-29c5744907b1 - 01
Formulärtyp: Resultat
Meddelandetyp: Meddelande om upphandlings- eller koncessionstilldelning – standardsystem
Meddelandets undertyp: 29
Avsändningsdatum för meddelandet: 12/05/2025 13:54:35 (UTC+02:00) Östeuropeisk tid / centraleuropeisk sommartid
Språk som det här meddelandet finns officiellt tillgängligt på: svenska
Meddelandets publiceringsnummer: 302086-2025
EUT S-nummer: 91/2025
Publiceringsdatum: 13/05/2025