36689-2025 - Resultat
Sverige – Kringtjänster för transporter; resebyråtjänster – Resebyråtjänster
OJ S 13/2025 20/01/2025
Meddelande om upphandlings- eller koncessionstilldelning – standardsystem
Tjänster
1. Upphandlare
1.1.
Upphandlare
Officiellt namnChalmers Tekniska Högskola Aktiebolag
E-postadresslinnea.caesar@chalmers.se
Köparens rättsliga statusOffentligt företag
Den upphandlande myndighetens verksamhetUtbildning
2. Förfarande
2.1.
Förfarande
TitelResebyråtjänster
BeskrivningChalmers tekniska högskola och övriga avropsberättigade parter (Chalmers) har behov av en resebyrå som kan tillhandahålla behovet av tjänsteresor över hela världen på ett säkert och professionellt sätt genom en utmärkt service till beställare, resenärer och resebokare i hela verksamheten. Upphandlingen avser affärsresor, dvs resor för enskilda resenärer och grupper om upp till 9 personer. Uppdraget omfattar all hantering av samtliga efterfrågade tjänsteresor med samtliga möjliga färdmedel, både genom personlig service och genom ett självbokningssystem. Uppdraget omfattar ett ansvar att förmedla, boka och stödja resenärer, samt att aktivt medverka till tjänsteresor som beaktar Chalmers resepolicy och föreskrifter.
Förfarandets identifierare601e999c-120f-4bc0-a0ba-3f75e9fb7159
Föregående meddelande2d57bdb7-4640-4dc0-850c-f8782f5c6689-01
Intern identifierareC 2024-0735
Typ av förfarandeÖppet
Förfarandet är påskyndatnej
2.1.1.
Föremålet för upphandlingen
Kontraktets artTjänster
Huvudklassificering (cpv): 63000000 Kringtjänster för transporter; resebyråtjänster
Ytterligare klassificering (cpv): 63510000 Resebyråtjänster och liknande tjänster
2.1.2.
Leveransplats
LandSverige
Var som helst i det aktuella landet
2.1.3.
Värde
Beräknat värde exklusive moms6 500 000,00 SEK
2.1.4.
Allmänna upplysningar
Rättslig grund
Direktiv 2014/24/EU
5. Del (anbudsområde)
5.1.
Del (anbudsområde)LOT-0000
TitelResebyråtjänster
BeskrivningChalmers tekniska högskola och övriga avropsberättigade parter (Chalmers) har behov av en resebyrå som kan tillhandahålla behovet av tjänsteresor över hela världen på ett säkert och professionellt sätt genom en utmärkt service till beställare, resenärer och resebokare i hela verksamheten. Upphandlingen avser affärsresor, dvs resor för enskilda resenärer och grupper om upp till 9 personer. Uppdraget omfattar all hantering av samtliga efterfrågade tjänsteresor med samtliga möjliga färdmedel, både genom personlig service och genom ett självbokningssystem. Uppdraget omfattar ett ansvar att förmedla, boka och stödja resenärer, samt att aktivt medverka till tjänsteresor som beaktar Chalmers resepolicy och föreskrifter.
Intern identifierareC 2024-0735
5.1.1.
Föremålet för upphandlingen
Kontraktets artTjänster
Huvudklassificering (cpv): 63000000 Kringtjänster för transporter; resebyråtjänster
Ytterligare klassificering (cpv): 63510000 Resebyråtjänster och liknande tjänster
5.1.2.
Leveransplats
LandSverige
Var som helst i det aktuella landet
5.1.3.
Uppskattad löptid
Startdatum01/02/2025
Slutdatum för varaktighet31/01/2029
5.1.5.
Värde
Beräknat värde exklusive moms6 500 000,00 SEK
5.1.6.
Allmänna upplysningar
Upphandlingsprojekt som inte finansieras med EU-medel
Upphandlingen omfattas av Världshandelsorganisationens avtal om offentlig upphandling, GPAnej
5.1.7.
Strategisk upphandling
Syftet med strategisk upphandlingMinskning av miljöpåverkan
BeskrivningBättre hållbarhetsdata för att kunna analysera och minska miljöpåverkan. Försök att driva bokning av miljövänligare transportalternativ framåt i utvecklingen. Der ska bli lättare att boka de mest miljövänliga transportalternativen. Vi ställer även krav kring social hänsyn.
Metod som ska minska miljöpåverkanBegränsning av klimatförändringar
Kriterier för grön upphandlingAndra kriterier för grön upphandling
Socialt mål som främjasRättvisa arbetsvillkorTillbörlig aktsamhet i fråga om mänskliga rättigheter i globala leveranskedjorJämlikhet mellan folkgrupper
5.1.8.
Tillgänglighetskriterier
Det ställs krav på tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning
5.1.10.
Tilldelningskriterier
Kriterium
TypKvalitet
NamnRyanair
BeskrivningKan anbudsgivaren tillgodose bokning av Ryanair?
Kategori av tilldelningskriteriet fast värdeFast värde (totalt)
Sifferangivelse för tilldelningskriterium20 000
Kriterium
TypKvalitet
NamnResedokument
BeskrivningKommer resedokumenten alltid att skickas ut på både engelska och svenska?
Kategori av tilldelningskriteriet fast värdeFast värde (totalt)
Sifferangivelse för tilldelningskriterium20 000
Kriterium
TypKvalitet
NamnBokning NDC
BeskrivningBokning NDC, hur många flygbolag som resebyrån kan förmedla via självbokningssystem: Fler än 10 flygbolag = 10000 SEK, Fler än 5 flygbolag = 5000 SEK, 5 eller färre flygbolag = 0 SEK
Kategori av tilldelningskriteriet fast värdeFast värde (totalt)
Sifferangivelse för tilldelningskriterium10 000
Kriterium
TypKvalitet
NamnSupport av resekonsulter
BeskrivningFör Chalmers är det viktigt med en väl fungerande supporttjänst och god service oavsett om det avser bokningar eller rena supportfrågor för att tillgodose beställarens behov. Chalmers förväntar sig att kommande ramavtalsleverantör ger en behaglig reseupplevelse under hela reseprocessen och minskar den administrativa hanteringen och effektiviserar resebokningshanteringen för Chalmers. Anbudsgivaren ska på ett utförligt sätt beskriva hur de hanterar nedan angivna supportcase för att underlätta administrativt för Chalmers och för att ge god service till berörda. Supportcase: Case 1 Resenärer och resebokare på Chalmers har ofta en begränsad budget för pågående forskningsprojekt. Resekostnader behöver därför hållas till ett minimum för att kunna finansiera forskningen och kärnverksamheten. Resebokare söker därför ofta bokningsalternativ på externa webbsidor för att kontrollera att kostnaden blir så låg som möjligt. Beskriv tydligt: hur ni hanterar förfrågningar som hänvisar till specifika resesajter och/eller specifika flygresor som sökts upp, • hur ni säkerställer att resenärens förväntningar på kostnadseffektivitet uppfylls vid varje bokning samt • hur ni arbetar för att förebygga behovet av sökningar utanför anvisat självbokningssystem?• Case 2 Ibland blir det fel. Resenärer på resande fot får ibland problem med resan på grund av försenade flyg eller korta anslutningstider med missade anslutningar som resultat. Detta medför självklart irritation hos resenärer som förlorar viktig arbetstid eller missar delar av en viktig konferens. Beskriv tydligt: hur ni som resebyråleverantör förebygger och säkerställer att dessa problem inte ska kunna uppstå samt • hur ni hanterar uppkomna problem likt ovan med kundens bästa upplevelse i fokus• Case 3 Chalmers tar löpande emot en stor mängd fakturor kring resekostnader. Det är mycket viktigt att kunna få en samlad bild över resandet med tydliga hänvisningar till respektive resa när fakturor ska kontrolleras och godkännas. Det kan vara en utmaning för fakturagodkännare att hantera fakturor som inte har hela kostnadsbilden för en resa samlad, där t.ex. endast ett arvode finns debiterat utan hänvisning till aktuell resa eller krediteringar utan hänvisning till originalfakturan. Beskriv tydligt: hur ni säkerställer att fakturagranskare får all nödvändig information samlat på samma faktura,• hur ni samarbetar med en resekontoleverantör för att säkerställa att fakturorna är fullständiga med all tänkbar information om aktuell resa och har korrekta hänvisningar samt • hur ni hanterar eventuella dialoger med beställare som upplever felaktigheter på en faktura• Bedömning: En helhetsbedömning av respektive casebeskrivning kommer att genomföras. Betygsskalan är 0 till 2. I de fall betyg 0 utdelas för något av respektive case kommer samtliga case erhålla 0 i betyg. Inget mervärde utgår då för kriteriet Support av resekonsulter. Betyg 2 - 50 000 kr Anbudsgivarens beskrivning av ärendets hantering visar på lösningar som ger service över förväntan till resenären samt minskar den administrativa hanteringen för Chalmers och effektiviserar Chalmers resebokningshantering. Betyg 1 - 25 000 kr Anbudsgivarens beskrivning av ärendets hantering visar på en hantering som kan förväntas enligt avtalet, men ger varken mer eller mindre administrativt merarbete för Chalmers samt ger godtagbar service till resenären. Chalmers resebokningshantering effektiviseras dock inte i större utsträckning. Betyg 0 - 0 kr Anbudsgivarens beskrivning av ärendets hantering visar inte på god service till resenären och medför administrativt merarbete för Chalmers som inte effektiviserar Chalmers resebokningshantering.
Kategori av tilldelningskriteriet fast värdeFast värde (totalt)
Sifferangivelse för tilldelningskriterium150 000
Kriterium
TypKvalitet
Namn24-timmarsservice
BeskrivningDet är av yttersta vikt att Chalmers resenärer känner sig trygga när de är på resande fot. Resenärerna bör kunna få ett utmärkt stöd från resebyrån när oförutsedda händelser sker både under och utanför kontorstid. Servicen bör minska den administrativa hanteringen för Chalmers. 24- timmars servicen ska minst kunna hjälpa till med akuta ombokningar, ändringar eller nybokningar. Anbudsgivaren ska bifoga en beskrivning av vad som ingår i offererad 24-timmars service och hur anbudsgivaren ska tillse att Chalmers resenärer får den hjälp som de behöver när det inte går som planerat på resan. Utöver beskrivningen så ska anbudsgivaren också beskriva hur denne hanterar, och vilket stöd som ges vid följande scenarier: 1. En resenär får meddelande om att flyget som skulle avgå kl. 02:00 är inställt när denne befinner sig på flygplatsen. Resenären tar kontakt med 24-timmars service för att få stöd i hur hen ska hantera situationen. 2. En resenär har anlänt till Budapest kl. 03:00 där denne ska bo på ett hotell utan nattöppen reception. Nyckelkoden som denne fått i resehandlingarna stämmer inte. Resenären tar kontakt med 24-timmars service för att få stöd i hur hen ska hantera situationen. 3. En resenär missar sin anslutning från Frankfurt till Göteborg kl. 05:00 på morgonen. Resenären tar kontakt med 24-timmars service för att få stöd i hur hen ska hantera situationen. En referensgrupp inom Chalmers kommer att göra en helhetsbedömning av offererad 24-timmars service och hantering av ovanstående scenarier utifrån följande betyg: Betyg 2 - 100 000 kr i mervärdesavdrag Anbudsgivarens offererade 24-timmars service bedöms ge service över förväntan, minskar den administrativa hanteringen samt ökar tryggheten hos Chalmers resenärer när de är på resande fot. Betyg 1 - 20 000 kr i mervärdesavdrag Anbudsgivarens offererade 24-timmars service bedöms ge service enligt förväntan och tryggheten och den administrativa hanteringen varken ökar eller minskar för Chalmers resenärer när de är på resande fot. Betyg 0 + 20 000 kr i påslag Anbudsgivarens offererade 24-timmars service bedöms inte visa på god service till resenären och servicen bedöms inte minska den administrativa hanteringen för resenärer/resebokare, alternativt att det inte går att utläsa vilken service som erbjuds på ett tydligt sätt. Obs! Systemet stödjer inte prispåslag i vald utvärderingsmodell. Därav står det 0 kronor i nedan svarsalternativ, men det är summan som redovisas ovan som gäller.
Kategori av tilldelningskriteriet fast värdeFast värde (totalt)
Sifferangivelse för tilldelningskriterium100 000
Kriterium
TypKvalitet
NamnTekniska funktioner i självbokningssystemet
Beskrivning3.3.4.3.1 Rangordning av Chalmers avtalsleverantörer Självbokningssystemet bör ha en funktion som tydliggör eventuell aktuell rangordning av Chalmers avtal avseende hotell, flyg, taxi och hyrbil online. 3.3.4.3.2 Hotellsortiment Anbudsgivaren bör ha ett mycket omfattande hotellutbud genom sitt självbokningssystem och möjliggöra bokning av hotell genom fler kanaler än enbart anbudsgivarens GDS. Chalmers premierar de anbudsgivare som har en mycket hög andel unika bokningsbara hotell i sitt självbokningssystem. 3.3.4.3.3 Sökning flexibla datum Anbudsgivarens självbokningssystem bör ha en funktion för att genomföra sökningar för ett intervall av datum, minst gällande flyg, istället för att behöva göra flera sökningar om och om igen med olika datumkombinationer. 3.3.4.3.4 Sortering på koldioxidutsläpp Anbudsgivarens självbokningssystem bör kunna sortera flygresor gällande lägst beräknat koldioxidutsläpp vid sökning och bokning. 3.3.4.3.5 Visning av koldioxidutsläpp, samtliga färdmedel Självbokningssystemet bör kunna visa uppskattat koldioxidutsläpp för ett flertal färdmedel vid sökning och bokning (tåg, buss, båt, taxi och kollektivtrafik). 3.3.4.3.6 Bokning av tåg utrikes Självbokningssystemet bör möjliggöra tågbokning i utlandet inom Europa vid tiden för anbudslämning. Med Europa menas minst 4 av följande destinationsländer: Tyskland, Storbritannien, Frankrike, Italien, Belgien, Schweiz, Nederländerna, Österrike och Spanien. Om detta inte kan erbjudas vid tiden för anbudsinlämning bör anbudsgivaren arbeta aktivt med att implementera detta i sitt offererade självbokningssystem och avisera när detta kan erbjudas i daglig drift. 3.3.4.3.7 Bokning av tågplats i önskad färdriktning Självbokningssystemet bör ha funktion att boka sittplatser utifrån tågets färdriktning genom kartvy (dynamisk sittning), eller liknande, för bokning av tågresor inrikes. 3.3.4.3.8 Bokning av kollektivtrafik inom Sverige Anbudsgivarens självbokningssystem bör möjliggöra bokning av kollektivtrafik i minst Stockholm och Göteborg. 3.3.4.3.9 Ombokning av bekräftad bokning Självbokningssystemet bör ha möjlighet till ombokning för tidigare bekräftad bokning gällande minst flyg tåg (inrikes) och hotell. Om funktionen finns gäller offererat pris på position 28. Övriga transaktioner online i bilaga. pris. Med ombokning avses ändringar i befintliga bokningar, dock ej om ändringen innebär utskrift av nya biljettdokument 3.3.4.3.10 Avbokning av bekräftad bokning Självbokningssystemet bör ha möjlighet till avbokning för tidigare bekräftad bokning gällande minst flygresor, tåg (inrikes) och hotell 3.3.4.3.11 Visning av recensioner hotell Självbokningssystemet bör ha funktion som gör att resebokare kan läsa externa användarrecensioner av hotell direkt i systemet. 3.3.4.3.12 Prioritering av färdsätt på utvalda sträckor Anbudsgivaren bör ha möjlighet att, via självbokningssystemet, prioritera olika färdsätt, exempelvis enbart tåg, visas som färdsätt på, av Köparen, utvalda sträckor. 3.3.4.3.13 Miljömärkning av hotell Självbokningssystemet bör ha symboler som enkelt visar hotellens eventuella miljömärkning 3.3.4.3.14 Portal för statistik Anbudsgivaren bör underlätta för Chalmers att tillgodose sig samtlig statistik som önskas under avtalsperioden. Önskat läge är att all statistik som erfodras enligt krav 3.5.7.2 Övrig uppföljning, rapportering och statistik, ska kunna hämtas ur en separat eller integrerad statistikportal utan att involvera anbudsgivaren.
Kategori av tilldelningskriteriet fast värdeFast värde (totalt)
Sifferangivelse för tilldelningskriterium338 000
Kriterium
TypKvalitet
NamnAnvändarvänlighet självbokningsysstem
BeskrivningFör Köparen är det mycket viktigt med ett användarvänligt och enkelt men samtidigt effektivt självbokningssystem som underlättar och minimerar beställarens bokningsprocess och som underlättar för ett ökat användande av självbokningssystemet. Utöver angivna obligatoriska krav och utvärderingskriterier så kommer användarvänlighet avseende anbudsgivarens självbokningssystem att utvärderas. Casebokningar Följande case kommer att genomföras i anbudsgivarens självbokningssystem med Göteborg som avreseort. Case 1 - Destination Stockholm: Resebokaren avser beställa tågresa för en person Stockholm tur och retur för deltagande i ett möte på Stockholm Waterfront Congress Centre. Resan innefattar: - Tågresa t/r Göteborg-Stockholm för en person - En (1) natt på hotell med ett maximalt avstånd på en (1) kilometer från Stockholm Waterfront Congress Centre Ankomst ska ske 24:e oktober 2024 innan kl. 10.00. Avresa mot Göteborg ska ske 25:e oktober runt kl 18. Testpanelen kommer att välja det, vid bokningstillfället, bästa alternativet till angiven resa baserat på pris. Case 2 - Destination Bryssel: Resebokaren avser beställa flygresa för två personer tur och retur till Bryssel, Belgien (Bryssel-Zaventems flygplats) för deltagande i seminarium på Nordic House. Resan innefattar: - Flygresa t/r Göteborg-Bryssel för två personer - Två (2) hotellnätter i separata rum för vardera resenär med ett maximalt avstånd på en (1) kilometer från Nordic House. Hotellbokningen ska inkludera frukost. - Förbokad marktransport till och från flygplats i samband med ankomst och avresa. Ankomst ska ske 24:e oktober 2024 innan kl 12.00. Avresa ska ske 26:e oktober efter kl. 19. Testpanelen kommer att välja det, vid bokningstillfället, bästa alternativet till angiven resa baserat på pris och restid. Case 3 - Destination San Francisco: Resebokaren avser beställa flygresa för en person tur och retur till San Francisco, USA (San Francisco International Airport) för deltagande i konferens på Berkley University. Resan innefattar: -Flygresa t/r för en (1) person -Sex (6) hotellnätter på hotell med ett maximalt avstånd på en (1) kilometer från Berkley University. -Hotellbokningen ska inkludera frukost. -En (1) hyrbil för hela vistelsen. Ankomst ska ske 24:e oktober 2024 innan kl 16.00. Avresa ska ske 30:e oktober efter kl. 12. Testpanelen kommer att välja det, vid bokningstillfället, bästa alternativet till angiven resa baserat på pris och restid. Testmiljö Anbudsgivaren ska, inför utvärdering av användarvänlighet, tillhandahålla inlogg till webbaserad testmiljö av offererat självbokningssystem. Om inte samma inlogg kan användas samtidigt av flera testdeltagare ska anbudsgivaren kunna tillhandahålla minst 10 stycken inlogg. Fler inloggningar kan komma att krävas under utvärderingsperioden för att kunna genomföra utvärderingen i sin helhet. Testmiljön får inte i stort avvika i utseende eller funktioner mot det faktiska självbokningssystem som kommer erbjudas i kommande avtalsperiod exkluderat versionsuppdateringar och systemutvecklingar över tid. I testmiljön ska det vara möjligt att genomföra testbokning av hela resvägen till sista steg dvs. från sökning av resa till bekräftelse av genomförd bokning. Om anbudsgivaren inte möjliggör för Chalmers att genomföra utvärdering i testmiljö kommer inget mervärde ges för kriteriet. Testpanel Testpanelen kommer att bestå av en, av Chalmers utsedd, grupp av testdeltagare med varierad vana av resebokning. Varje deltagare i testpanelen kommer utföra angivna casebokningar enskilt och självständigt i systemet. Testpanelen beräknas bestå av ca 10 personer från Chalmers. Antalet testpersoner kan dock komma att förändras till tidpunkten för utvärdering. Bedömning Respektive testdeltagares upplevelse kommer att utvärderas baserat på metoden System Usability Scale (SUS) Efter att respektive testdeltagare genomfört de fördefinierade casebokningarna kommer testdeltagaren ge en enskild samlad bedömning av systemet (betyg ett (1) till fem (5) genom det definierade påståenden beskrivna ovan i detta avsnitt. Betyg ges alltså inte per case. Testdeltagarens poäng per påstående summeras sedan till en poängsumma. Metod SUS är en skala utvecklad för att enkelt och kostnadseffektivt utvärdera användarvänlighet för olika system och går ut på att en testpanel får utföra fördefinierade uppgifter i aktuellt system för att sedan utvärdera systemet enligt ett antal påståenden.
Kategori av tilldelningskriteriet fast värdeFast värde (totalt)
Sifferangivelse för tilldelningskriterium200 000
Kriterium
TypKvalitet
NamnApp
BeskrivningMervärde erhålls om anbudsgivaren kan tillhandahålla bokningar i självbokningssystemet via mobilapplikation (app) i mobiltelefon eller läsplatta. Med app menas inte en hemsida via den mobila enhetens webbläsare utan endast en separat och nedladdningsbar applikation. Om app kan erbjudas ska app: vara kostnadsfri• finnas tillgänglig för alla vanligt förekommande mobiloperativsystem, dock minst Android och IOS • inloggning ske via SSO eller likvärdig säker lösning• ha funktion för resebokning minst innehållande resa via flyg och/eller tåg samt hotell• ha funktion för att ge resenär samlad information om genomförda resebokningar• kunna ge push-notifikationer om förändringar i pågående samt kommande resa• Anbudsgivaren ska bifoga en beskrivning över befintlig app som övergripande visar appens funktioner och tekniska lösningar. Chalmers bedömer om bifogad beskrivning uppfyller kriteriet för mervärde
Kategori av tilldelningskriteriet fast värdeFast värde (totalt)
Sifferangivelse för tilldelningskriterium75 000
Kriterium
TypKvalitet
NamnSupportärenden resor
BeskrivningAnbudsgivaren ska ha support via telefon och mail på svenska och engelska för samtliga bokningsärenden. Samtlig personal som hanterar Chalmers ärenden ska ha god kännedom om avtalet och överenskommelser. Det bör vara enkelt och tidseffektivt att få support av anbudsgivaren i samtliga typer av supportärenden. Anbudsgivaren ska bifoga en beskrivning (max 1 A4) över vilka supportkanaler som finns för olika supportärenden t.ex. bokningsärenden, reklamationer, fakturaärenden, profilhantering, onlineverktyg m.m. och hur de uppfyller utvärderingskravet på en enkel och tidseffektiv support. Utvärdering En referensgrupp inom Chalmers kommer att göra en helhetsbedömning av offererad supportlösning utifrån följande betyg: Betyg 1 - 20 000 kr i mervärdesavdrag Anbudsgivaren erbjuder samma kanaler (telefon och mail) för samtliga supportärenden som för bokningsärenden. Kanalerna kräver ingen typ av inloggning i exempelvis ett system. Detta leder till en för Chalmers mycket enkel och tidseffektiv supportlösning. Betyg 0 - 0 kr i mervärdesavdrag Anbudsgivaren erbjuder inte samma kanaler (telefon och mail) för samtliga ärenden som för bokningsärenden.
Kategori av tilldelningskriteriet fast värdeFast värde (totalt)
Sifferangivelse för tilldelningskriterium20 000
Kriterium
TypKvalitet
NamnGästresor
Beskrivning3.7.3 Gästresor En stor andel av tjänsteresorna avser resor där resenären är en extern gäst till Chalmers. Gästerna kan vara återkommande och bokas av personer med olika organisationstillhörigheter på Chalmers. Chalmers har ingen samordning av gästresenärer och deras resor. Gästresor ska kunna bokas på ett för Chalmers säkert sätt. Gästresor ska kunna bokas av gästen själv (när så beställare godkänt detta) via minst personlig service och av beställare på Chalmers via resebyråns personliga service och självbokningssystem. Kostnad för gästens resa ska kunna belasta Chalmers via kostnadsställe eller referenskod. Vid återkommande resor ska en och samma gästs resor kunna belasta olika kostnadsställen. Om leverantören kräver att gästprofiler skapas vid gästbokning ska bör leverantören kunna vara behjälplig med att skapa gästprofiler på ett säkert sätt. Anbudsgivaren ska beskriva hur denne kan ombesörja gästresor med hänsyn till effektivitet, flexibilitet och tidsbesparing för beställare och gästen. Beskrivning ska innefatta minst följande punkter: Tillvägagångssättet och processen av gästbokningar med hänsyn till effektivitet, tidsbesparing och flexibilitet när gästen själv bokar och när en av Chalmers beställare bokar för gäst. • Om gästresenärer kan ges tillgång till anbudsgivarens självbokningssystem för bokningar eller om bokningar endast kan genomföras via anbudsgivarens personliga service. • Om resp. gästresa/gästprofil, vid onlinebokning av gästen själv, kan begränsas med olika regler som t.ex. period, totalkostnadsbegränsningar, antal resor som får bokas, attest etc. • Utvärdering En referensgrupp inom Chalmers kommer att göra en helhetsbedömning av offererad gästbokningslösning utifrån följande betyg: Betyg 2 - 75 000 kr Anbudsgivaren har offererat en lösning över förväntan som bedöms mycket effektiv, tidsbesparande och flexibel. Betyg 1 - 37 500 kr Anbudsgivaren har offererat en lösning något över förväntan som bedöms effektiv, tidsbesparande och flexibel. Betyg 0 - 0 kr Anbudsgivaren har offererat en lösning som uppfyller de obligatoriska kraven.
Kategori av tilldelningskriteriet fast värdeFast värde (totalt)
Sifferangivelse för tilldelningskriterium75 000
Kriterium
TypPris
NamnPris
BeskrivningAnbudsgivaren ska i bilaga, Pris ange pris per efterfrågad position. Anbudspris ska anges i svenska kronor exklusive mervärdesskatt. Samtliga blåmarkerade prispositioner är obligatoriska att offerera. Offererade priser ska inkludera samtliga kostnader för att genomföra uppdraget enligt denna förfrågan till offererad kvalitet. Pris ska inkludera kostnader för samtliga tjänster och aktiviteter som framgår av kravspecifikationen såsom resedokument, bokningssystem, redovisade integrationer ex HR-feed, SSO, uppföljningsarbete, säkerhetsverktyg. Övriga tjänster som inte reglerats i detta avtal får maximalt debiteras enligt leverantörens ordinarie prislista. Samtliga tillkommande kostnader ska godkännas i förväg av Chalmers. Anbudspris per position kommer multipliceras med angivna volymer och summeras till ett totalt anbudspris.
Kategori av tilldelningskriteriet fast värdeFast värde (totalt)
Sifferangivelse för tilldelningskriterium3 000 000
Kriterium
TypKvalitet
NamnSLA - återuppringning
BeskrivningOm samtal inte besvaras inom 60 sekunder bör återuppringning erbjudas.
Kategori av tilldelningskriteriet fast värdeFast värde (totalt)
Sifferangivelse för tilldelningskriterium5 000
5.1.15.
Metoder
Ramavtal
Ramavtal utan förnyad konkurrensutsättning
Information om det dynamiska inköpssystemet
Upphandlingen avser inte ett dynamiskt inköpssystem
5.1.16.
Kompletterande information, medling och prövning
PrövningsorganisationFörvaltningsrätten i Göteborg
Organisation som ger offlineåtkomst till upphandlingsdokumentenChalmers Tekniska Högskola Aktiebolag
Organisation som undertecknar kontraktetChalmers Tekniska Högskola Aktiebolag
6. Resultat
Värdet av alla de kontrakt som tilldelas i det här förfarandet6 500 000,00 SEK
Högsta värdet på ramavtalen i det här meddelandet8 200 000,00 SEK
Ungefärligt värde på ramavtalen6 500 000,00 SEK
6.1.
Resultat – delkontraktets idLOT-0000
Status på val av vinnareMinst en vinnare har valts ut.
Ramavtal
Högsta värde på ramavtalet8 200 000,00 SEK
Nytt beräknat värde på ramavtalet6 500 000,00 SEK
6.1.2.
Information om vinnarna
Verklig ägare
Officiellt namnEgencia Sweden AB
Anbud
Identifierare för anbudsgivareChalmers Egencia
Identifierare för del eller grupp av delarLOT-0000
Anlitande av underleverantörNej
Information om kontraktet
Identifierare för kontraktet-
TitelAffärsresor-Egencia Sweden AB
Datum då vinnaren utsågs11/10/2024
Organisation som undertecknar kontraktetChalmers Tekniska Högskola Aktiebolag
6.1.3.
Anbud som inte vann
Anbud som inte vann
Officiellt namnBig Travel Sweden AB
Anbud
Identifierare för anbudsgivareBIG Travel anbud Chalmers
Identifierare för del eller grupp av delarLOT-0000
Anlitande av underleverantörNej
6.1.4.
Statistisk information
Inkomna anbud eller intresseanmälningar
Typ av inlämningarAnbud från medelstora företag
Antal anbud, anbudsansökningar och intresseanmälningar som inkommit2
Typ av inlämningarAnbud som har kontrollerats och som inte är godtagbara
Antal anbud, anbudsansökningar och intresseanmälningar som inkommit1
Typ av inlämningarAnbud som lämnas in elektroniskt
Antal anbud, anbudsansökningar och intresseanmälningar som inkommit2
Anbudens räckvidd
Värdet för anbudet med det lägsta värdet som också var godtagbart2 600 000,00 SEK
Värdet för anbudet med det högsta värdet som också var godtagbart2 600 000,00 SEK
8. Organisationer
8.1.
ORG-0001
Officiellt namnChalmers Tekniska Högskola Aktiebolag
Registreringsnummer5564795598
AvdelningInköp och upphandling
PostadressChalmers tekniska högskola
OrtGÖTEBORG
Postnummer41296
Del av land (NUTS)Västra Götalands län (SE232)
LandSverige
KontaktpunktLinnea Caesar
E-postadresslinnea.caesar@chalmers.se
Tfn031-7721000
Webbadresshttp://www.chalmers.se
Den här organisationens roller
Upphandlare
Organisation som ger offlineåtkomst till upphandlingsdokumenten
Organisation som undertecknar kontraktet
8.1.
ORG-0002
Officiellt namnFörvaltningsrätten i Göteborg
Registreringsnummer202100-2742
PostadressBox 53197
OrtGöteborg
Postnummer400 15
Del av land (NUTS)Västra Götalands län (SE232)
LandSverige
E-postadressforvaltningsrattenigoteborg@dom.se
Tfn031-732 70 00
Webbadresshttps://www.domstol.se/forvaltningsratten-i-goteborg/
Den här organisationens roller
Prövningsorganisation
8.1.
ORG-0003
Officiellt namnEgencia Sweden AB
Registreringsnummer5562629716
AvdelningFörsäljning
PostadressMejerivägen 3
OrtSTOCKHOLM
Postnummer11743
Del av land (NUTS)Stockholms län (SE110)
LandSverige
KontaktpunktEwa Solfors Lundberg
E-postadressewa.solforslundberg@amexgbt.com
Tfn08-55523700
Den här organisationens roller
Anbudsgivare
Vinnare av de här delkontraktenLOT-0000
8.1.
ORG-0004
Officiellt namnBig Travel Sweden AB
Registreringsnummer5562602838
AvdelningFörsäljning
PostadressTaptum, Taptogatan 6
OrtSTOCKHOLM
Postnummer11526
Del av land (NUTS)Stockholms län (SE110)
LandSverige
KontaktpunktKjell Owetz
E-postadresspaula.kalyvas@bigtravel.se
Tfn077-1102020
Den här organisationens roller
Anbudsgivare
Information om meddelandet
Identifierare/version för meddelandet44c7f389-a84a-42d0-a146-d6a20ec7e4bc  -  01
FormulärtypResultat
MeddelandetypMeddelande om upphandlings- eller koncessionstilldelning – standardsystem
Meddelandets undertyp29
Avsändningsdatum för meddelandet17/01/2025 06:50:56 (UTC+00:00) Västeuropeisk tid
Datum för avsändning av meddelandet (eSender)17/01/2025 06:51:05 (UTC+00:00) Västeuropeisk tid
Språk som det här meddelandet finns officiellt tillgängligt påsvenska
Meddelandets publiceringsnummer36689-2025
EUT S-nummer13/2025
Publiceringsdatum20/01/2025