2021-OJS156-411723-sv

Rättslig grund:

direktiv 2014/24/EU

Avsnitt I: Upphandlande myndighet

I.1.

Namn och adresser
Officiellt namn: UMEÅ KOMMUN

Nationellt registreringsnummer: 212000-2627

Postadress: Skolgatan 31

Ort: Umeå

Nuts-kod: SE Sverige

Postnummer: 901 84

Land: Sverige

E-post: ulrika.erlingsson@umea.se

Telefon: +46 90-161130

Internetadress(er):

Allmän adress: http://www.umea.se/

I.2.

Information om gemensam upphandling

Kontraktet tilldelas av en inköpscentral

I.3.

Kommunikation
Upphandlingsdokumenten finns tillgängliga för obegränsad, fullständig och direkt tillgång kostnadsfritt på: https://www.e-avrop.com/umea/e-Upphandling/NoticeLink.aspx?id=64224

Ytterligare upplysningar kan erhållas från ovannämnda adress

Anbud eller anbudsansökningar ska skickas elektroniskt via: https://www.e-avrop.com/umea/e-Upphandling/NoticeLink.aspx?id=64224

Anbud eller anbudsansökningar ska skickas till ovannämnda adress

I.4.

Typ av upphandlande myndighet
Regional eller lokal myndighet

I.5.

Huvudsaklig verksamhet
Allmänna offentliga tjänster

Avsnitt II: Föremål

II.1.

Upphandlingens omfattning

II.1.1.

Benämning på upphandlingen

Elektroniskt arkiv, e-arkiv

Referensnummer: 21187

II.1.2.

Huvudsaklig CPV-kod
35710000 Ledning, styrning, kommunikation och IT-system (C4)

II.1.3.

Typ av kontrakt
Varor

II.1.4.

Kort beskrivning

Umeå kommun är enligt ägardirektiven arkivmyndighet för de kommunala bolagen. Umeå kommun och de ingående bolagen i kommunconcernen saknar idag ett e-arkiv. All arkivering sker i pappersformat. Denna upphandling har som mål att upphandla ett e-arkiv åt Umeå kommun och dess bolag.

Köp avser en icke-exklusiv, i tiden ej begränsad, licens för e-arkivlösning. Lösningen ska driftas lokalt av kommunen (On-Prem) och kontrakt ska omfatta support och underhåll inklusive tillgång till nya versioner. Beräknad avtalsstart är november-december 2021 med preliminär start för installation under januari 2022.

II.1.5.

Uppskattat totalt värde
Värde exkl. moms: 3 500 000,00 SEK

II.1.6.

Information om delar
Kontraktet är uppdelat i flera delar: nej

II.2.

Beskrivning

II.2.2.

Ytterligare CPV-kod(er)
35710000 Ledning, styrning, kommunikation och IT-system (C4), 48000000 Programvara och informationssystem, 72000000 IT-tjänster: konsultverksamhet, programvaruutveckling, Internet och stöd, 72200000 Programmering av mjukvara samt rådgivning, 72260000 Programrelaterade tjänster, 72261000 Stödtjänster för programvara, 72262000 Utveckling av programvara, 72268000 Tillhandahållande av programvara

II.2.3.

Plats för utförande

Nuts-kod: SE Sverige

Nuts-kod: SE3 Norra Sverige

II.2.4.

Beskrivning av upphandlingen

Umeå kommun och dess bolag har många IT-system med digitalt innehåll. Avställning till Stadsarkivet sker dock till allra största del i pappersform. Ett elektroniskt arkiv (e-arkiv) skulle innebära att avställningen kan ske digitalt. Med det uppnås då en obruten digital informationskedja från datafångst till arkivering och långtidsbevaring. På så vis skulle även kommunens mål om "digitalt först" nås.

Förutom målet "digitalt först" strävar kommunen mot mål om hållbart tänkande. Genom ett e-arkiv kommer kommunen att uppnå långsiktiga effekter med hållbart tänkande, effektivare administration, digitalisering och bevarande av dokument och information. De som kommer att dra nytta av e-arkivet är dels Stadsarkivets personal, kommunens förvaltningar och bolag, systemägarna/objektägarna för kommunens alla IT-system, medborgarna/skattebetalarna, forskare och enskilda personer.

II.2.5.

Tilldelningskriterier
Pris är inte det enda upphandlingskriteriet och alla kriterier anges endast i upphandlingsdokumenten

II.2.6.

Uppskattat värde
Värde exkl. moms: 1 000 000,00 SEK

II.2.7.

Kontraktets, ramavtalets eller det dynamiska inköpssystemets löptid
Start: 03/12/2021

Detta kontrakt kan förlängas: nej

II.2.10.

Information om alternativa anbud
Alternativa anbud accepteras: nej

II.2.11.

Information om optioner
Option: nej

II.2.13.

Information om EU-medel
Kontraktet är knutet till projekt och/eller program som finansieras med EU-medel: nej

II.2.14.

Kompletterande upplysningar

Avsnitt IV: Förfarande

IV.1.

Beskrivning

IV.1.1.

Typ av förfarande
Öppet förfarande

IV.1.3.

Information om ramavtal eller dynamiskt inköpssystem

IV.1.8.

Information om avtalet om offentlig upphandling
Upphandlingen omfattas av avtalet om offentlig upphandling: ja

IV.2.

Administrativ information

IV.2.2.

Sista datum för mottagande av anbud eller anbudsansökningar
Datum: 09/09/2021

IV.2.3.

Uppskattat datum för avsändande av inbjudan till utvalda kandidater att lämna anbud eller delta

IV.2.4.

Språk som får användas i anbud eller anbudsansökningar
Svenska

IV.2.6.

Minimiperiod under vilken anbudsgivaren är bunden av sitt anbud
Anbud ska vara giltigt till: 07/01/2022

IV.2.7.

Anbudsöppning
Datum: 10/09/2021 Lokal tid: 00:00

Avsnitt VI: Kompletterande upplysningar

VI.1.

Är detta en återkommande upphandling
Detta är en återkommande upphandling: nej

VI.3.

Kompletterande upplysningar

VI.4.

Överprövningsförfaranden

VI.4.1.

Behörigt organ vid överprövning
Officiellt namn: Förvaltningsrätten i Umeå

Postadress: Box 193

Ort: Umeå

Postnummer: 901 05

Land: Sverige

E-post: forvaltningsratteniumea@dom.se

Telefon: +46 90-177400

Fax: +46 90-137588

Internetadress: http://www.forvaltningsratteniumea.domstol.se

VI.5.

Datum då meddelandet sänts
10/08/2021