2018-OJS204-465590-sv

Rättslig grund:

direktiv 2014/24/EU

Avsnitt I: Upphandlande myndighet

I.1.

Namn och adresser
Officiellt namn: Örebro kommun

Nationellt registreringsnummer: 212000-1967

Postadress: Box 30000

Ort: Örebro

Nuts-kod: SE124 Örebro län

Postnummer: 701 35

Land: Sverige

Kontaktperson: Fredrik Sörman

E-post: fredrik.a.sorman@orebro.se

Internetadress(er):

Allmän adress: http://www.orebro.se

I.3.

Kommunikation
Upphandlingsdokumenten finns tillgängliga för obegränsad, fullständig och direkt tillgång kostnadsfritt på: https://tendsign.com/doc.aspx?UniqueId=afdmbdtiub&GoTo=Docs

Ytterligare upplysningar kan erhållas från ovannämnda adress

Anbud eller anbudsansökningar ska skickas elektroniskt via: https://tendsign.com/doc.aspx?UniqueId=afdmbdtiub&GoTo=Tender

I.4.

Typ av upphandlande myndighet
Regional eller lokal myndighet

I.5.

Huvudsaklig verksamhet
Allmänna offentliga tjänster

Avsnitt II: Föremål

II.1.

Upphandlingens omfattning

II.1.1.

Benämning på upphandlingen

Hitta och boka lediga arbetsytor och medarbetare på en aktivitetsbaserad arbetsplats

Referensnummer: Ks 862/2018

II.1.2.

Huvudsaklig CPV-kod
48000000 Programvara och informationssystem

II.1.3.

Typ av kontrakt
Tjänster

II.1.4.

Kort beskrivning

Inledning

Härmed inbjuds ni att inkomma med anbud gällande boknings- och positioneringssystem till Örebro kommun.

II.1.5.

Uppskattat totalt värde

II.1.6.

Information om delar
Kontraktet är uppdelat i flera delar: nej

II.2.

Beskrivning

II.2.3.

Plats för utförande

Nuts-kod: SE124 Örebro län

II.2.4.

Beskrivning av upphandlingen

Inledning

Härmed inbjuds ni att inkomma med anbud gällande boknings- och positioneringssystem till Örebro kommun.

Upphandlingsdokumenten innehåller samtliga förutsättningar och krav som gäller för anbudsgivningen. Vi emotser ert anbud med intresse.

Upphandlande myndighet

Upphandlande myndighet för denna upphandling är Örebro kommun, organisationsnummer 212000-1967. För mer information se www.orebro.se.

Upphandlingens bakgrund, syfte och mål

Örebro kommun har beslutat att delar av förvaltningarna inom Samhällsbyggnad (tekniska, stadsbyggnad, miljö, kultur och fritid, totalt ca 320 personer) som idag sitter i Stadbyggnadshus 1 ska flytta in i den nya aktivitetsbaserade arbetsplatsen Citypassagen under våren 2019. I Citypassagen kommer kommunen ha tillgång till delar av källaren och de tre översta våningsplanen som totalt rymmer ca 7 000 kvm. På en aktivitetsbaserad arbetsplats har medarbetarna inga egna platser utan de har tillgång till hela Örebro kommuns lokalytor beroende på det specifika behovet deras arbete kräver för dagen. Därmed kan hela arbetsplatsen nyttjas av alla medarbetare i Citypassagen.

Ett viktigt behov för medarbetare och chefer i Citypassagen är att på ett enkelt och snabbt sätt hitta lediga arbetsplatser, hitta lediga mötesrum och hitta kollegor. Andra ändamål är att skapa ett statistiskt underlag på hur lokalerna faktiskt används för att ta beslut om framtida optimeringar av arbetsplatsen för en effektiv vardag.

Därmed behövs en IT-lösning som ska minska ineffektivitet och tidsspillan genom att minska söktiden för behoven ovan och även bidra till en bättre och mer kreativ arbetsmiljö.

Utan en lösning för behovet åtgår onödig tid per dag och medarbetare i Citypassagen att aktivt leta och söka lediga arbetsytor och medarbetare vilket är förlorad tid för värdeskapande arbete.

Verksamhetens behov

Lösning för att ”hitta lediga kontorsplatser”

Lösning för att ”hitta kollegor”

Lösning för att ”hitta och boka lediga mötesrum”

Lösning för att ”möjliggöra anonymitet”

Lösning för att ”rapportera brister”

Lösning för att ”mäta och följa upp nytta”

Fakta om Citypassagen

Lokalyta: ca 7 000 m2

Antal våningsplan: 3 st

Antal personer som arbetar i lokalerna: 350 st

Antal mötesrum: 68 st i varierande storlek (16 st för fler än 10 personer)

Antal IT arbetsplatser med koppling mot USB-C docka: 240 st

Antal touch-down arbetsplatser: ca 100 st

Trådlöst nätverk för positionering (Cisco wifi finns tillgängligt)

Tillgång finns till PoE-anslutning vid respektive mötesrum

II.2.5.

Tilldelningskriterier
Pris är inte det enda upphandlingskriteriet och alla kriterier anges endast i upphandlingsdokumenten

II.2.6.

Uppskattat värde

II.2.7.

Kontraktets, ramavtalets eller det dynamiska inköpssystemets löptid
Start: 04/12/2018 Slut: 03/12/2025

Detta kontrakt kan förlängas: nej

II.2.10.

Information om alternativa anbud
Alternativa anbud accepteras: nej

II.2.11.

Information om optioner
Option: nej

II.2.13.

Information om EU-medel
Kontraktet är knutet till projekt och/eller program som finansieras med EU-medel: nej

II.2.14.

Kompletterande upplysningar

Avsnitt IV: Förfarande

IV.1.

Beskrivning

IV.1.1.

Typ av förfarande
Öppet förfarande

IV.1.3.

Information om ramavtal eller dynamiskt inköpssystem

IV.1.8.

Information om avtalet om offentlig upphandling
Upphandlingen omfattas av avtalet om offentlig upphandling: ja

IV.2.

Administrativ information

IV.2.2.

Sista datum för mottagande av anbud eller anbudsansökningar
Datum: 22/11/2018 Lokal tid: 23:59

IV.2.3.

Uppskattat datum för avsändande av inbjudan till utvalda kandidater att lämna anbud eller delta

IV.2.4.

Språk som får användas i anbud eller anbudsansökningar
Svenska

IV.2.6.

Minimiperiod under vilken anbudsgivaren är bunden av sitt anbud
Anbud ska vara giltigt till: 28/02/2019

IV.2.7.

Anbudsöppning
Datum: 23/11/2018 Lokal tid: 00:00

Avsnitt VI: Kompletterande upplysningar

VI.1.

Är detta en återkommande upphandling
Detta är en återkommande upphandling: nej

VI.3.

Kompletterande upplysningar

Visma annons: https://opic.com/id/afdmbdtiub

VI.4.

Överprövningsförfaranden

VI.4.1.

Behörigt organ vid överprövning
Officiellt namn: Förvaltningsrätten i Karlstad

Ort: Karlstad

Land: Sverige

VI.5.

Datum då meddelandet sänts
22/10/2018