2018-OJS212-484348-sv

Rättslig grund:

direktiv 2014/24/EU

Avsnitt I: Upphandlande myndighet

I.1.

Namn och adresser
Officiellt namn: Kungsbacka kommun

Nationellt registreringsnummer: 212000-1256

Ort: Kungsbacka

Nuts-kod: SE231 Hallands län

Postnummer: 434 81

Land: Sverige

Kontaktperson: Sanna Helenius

E-post: sanna.helenius@kungsbacka.se

Internetadress(er):

Allmän adress: http://www.kungsbacka.se

I.3.

Kommunikation
Upphandlingsdokumenten finns tillgängliga för obegränsad, fullständig och direkt tillgång kostnadsfritt på: https://tendsign.com/doc.aspx?UniqueId=afcvvrpkyx&GoTo=Docs

Ytterligare upplysningar kan erhållas från ovannämnda adress

Anbud eller anbudsansökningar ska skickas elektroniskt via: https://tendsign.com/doc.aspx?UniqueId=afcvvrpkyx&GoTo=Tender

I.4.

Typ av upphandlande myndighet
Regional eller lokal myndighet

I.5.

Huvudsaklig verksamhet
Allmänna offentliga tjänster

Avsnitt II: Föremål

II.1.

Upphandlingens omfattning

II.1.1.

Benämning på upphandlingen

Ärende - och dokumenthanteringssystem

Referensnummer: 18/113

II.1.2.

Huvudsaklig CPV-kod
48000000 Programvara och informationssystem

II.1.3.

Typ av kontrakt
Varor

II.1.4.

Kort beskrivning

Upphandling av ett ärende- och dokumenthanteringssystem för Kungsbacka kommun.

Systemet ska hantera nämndprocessen med dess ärendehantering och därtill hörande dokumenthantering samt tjänster som hör till dessa processer, till exempel digital justering av protokoll, publicering på webb, koppling till e-tjänster, rapport, statistik m.m.

Leveranstid

Kommunen räknar med att skriva avtal för nytt system i början av 2019, med implementation och migrering av data under våren/sommaren 2019. Systemet ska vara i full drift d.v.s. alla förvaltningarna överflyttade till ny lösning senast 15 oktober 2019 då kommunens befintliga avtal löper ut 1 november 2019.

Sista dag för ansökan

Ansökan ska vara inkommen senast 29.11.2018.

II.1.5.

Uppskattat totalt värde

II.1.6.

Information om delar
Kontraktet är uppdelat i flera delar: nej

II.2.

Beskrivning

II.2.2.

Ytterligare CPV-kod(er)
48219300 Programvara för administration, 48311000 Programvara för dokumenthantering, 48311100 Dokumenthanteringssystem, 48445000 Programvara för kundhantering, 48810000 Informationssystem, 72000000 IT-tjänster: konsultverksamhet, programvaruutveckling, Internet och stöd, 72220000 Systemtjänster och tekniska konsulttjänster, 72246000 Konsulttjänster för system, 72250000 System- och stödtjänster

II.2.3.

Plats för utförande

Nuts-kod: SE231 Hallands län

II.2.4.

Beskrivning av upphandlingen

Upphandling av ärende- och dokumenthanteringssystem.

Bakgrund

Kungsbacka kommun vill köpa in ett modernt system som är anpassat till dess verksamhet.

Kommunens mål och strategi

Kungsbacka kommuns e-målbild innehåller bland annat följande punkter:

· Alla som bor i eller verkar i Kungsbacka kan använda digitala tjänster dygnet runt för sina kontakter med kommunen.

· Alla medarbetare har rätt kunskap och teknik för att effektivt använda digitala verktyg i sin yrkesutövning och i utveckling av arbetsmetoder.

· Vi sätter individen i centrum och arbetar gränslöst mellan förvaltningar, myndigheter, regioner och inom EU.

I Kungsbacka kommuns digitala strategi står följande om verksamhetssystem:

”De verksamhetssystem, appar och verktyg som upphandlas ska i första hand vara standardprodukter anpassade för verksamhet i Sverige. Kommunen ska undvika att driva egen utveckling av system, appar eller verktyg. När verksamhetssystem upphandlas och implementeras ska vi göra så lite specialanpassningar som möjligt. Verksamhetssystemen ska vara lätta att byta och integrationer mellan system ska utformas enligt samma principer. ”

Alla våra förvaltningar arbetar aktivt med digitala lösningar i sin verksamhetsutveckling. När vi utvecklar e-tjänster vill vi att hela processen ska vara digital, från att ärendet kommer in till att det arkiveras.

Organisation

Alla kommuner har en politisk organisation och en förvaltningsorganisation.

Den politiska organisationen består av kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och nämnder som ansvarar för olika frågor. Kommunstyrelsen och nämnderna har egna förvaltningar. Förvaltningarna sköter det dagliga arbetet i kommunen.

Politikerna i den politiska organisationen bestämmer vad som ska göras, medan de anställda i förvaltningsorganisationen avgör hur det ska göras.

Förutom kommunfullmäktige och kommunstyrelsen finns i Kungsbackas politiska organisation 12 nämnder. Ledamöterna och ersättarna i nämnderna är politiker och de utses av kommunfullmäktige.

— Byggnadsnämnden

— Förskola & Grundskola

— Gymnasium & Arbetsmarknad

— Individ & Familjeomsorg

— Krisledningsnämnd

— Kultur & Fritid

— Miljö & Hälsoskydd

— Service

— Teknik

— Valnämnden

— Vård & Omsorg

— Överförmyndarnämnden

Nulägesbeskrivning

I dagsläget används systemet Lex för att stödja verksamheten i det dagliga arbetet. Systemet har kopplingar mot både interna och externa system och tjänster. Det finns exempelvis kopplingar till webbdiarium, e-tjänster, befolkningsregister, SMS-tjänst, e-postsystem, AD och GIS. Det saknas integration mellan Lex och bland annat e-arkiv, ekonomisystem, fastighetsregister.

Syfte och behov

Kommunen har sedan 2013 haft avtal för ett ärende- och dokumenthanteringssystem som heter Lex, vilket upphör att gälla november 2019. Därför behöver kommunen nu göra en ny upphandling.

Omfattning/Volym

Systemet ska användas i Kungsbacka kommuns samtliga förvaltningar (se avgränsning i avsnitt 1.1.4 Avgränsning).

Kommunen efterfrågar därför en ”kommunlicens” med fritt antal användare som täcker in ovanstående.

Leveranstid inklusive eventuella förlängningar och optioner

Kommunen räknar med att skriva avtal för nytt system i början av 2019, med implementation och migrering av data under våren/sommaren 2019. Systemet ska vara i full drift dvs alla förvaltningarna överflyttade till ny lösning senast 15 oktober 2019 då kommunens befintliga avtal löper ut 1 november 2019.

Sista dag för ansökan

Ansökan ska vara inkommen senast 29.11.2018.

II.2.5.

Tilldelningskriterier
Pris är inte det enda upphandlingskriteriet och alla kriterier anges endast i upphandlingsdokumenten

II.2.6.

Uppskattat värde

II.2.7.

Kontraktets, ramavtalets eller det dynamiska inköpssystemets löptid
Slut: 01/01/2025

Detta kontrakt kan förlängas: nej

II.2.10.

Information om alternativa anbud
Alternativa anbud accepteras: nej

II.2.11.

Information om optioner
Option: nej

II.2.13.

Information om EU-medel
Kontraktet är knutet till projekt och/eller program som finansieras med EU-medel: nej

II.2.14.

Kompletterande upplysningar

Avsnitt IV: Förfarande

IV.1.

Beskrivning

IV.1.1.

Typ av förfarande
Förhandlade förfaranden under konkurrens

IV.1.3.

Information om ramavtal eller dynamiskt inköpssystem

IV.1.5.

Information om förhandling

IV.1.8.

Information om avtalet om offentlig upphandling
Upphandlingen omfattas av avtalet om offentlig upphandling: ja

IV.2.

Administrativ information

IV.2.2.

Sista datum för mottagande av anbud eller anbudsansökningar
Datum: 29/11/2018 Lokal tid: 23:59

IV.2.3.

Uppskattat datum för avsändande av inbjudan till utvalda kandidater att lämna anbud eller delta

IV.2.4.

Språk som får användas i anbud eller anbudsansökningar
Svenska

IV.2.6.

Minimiperiod under vilken anbudsgivaren är bunden av sitt anbud
Anbud ska vara giltigt till: 06/05/2019

Avsnitt VI: Kompletterande upplysningar

VI.1.

Är detta en återkommande upphandling
Detta är en återkommande upphandling: nej

VI.3.

Kompletterande upplysningar

Visma annons: https://opic.com/id/afcvvrpkyx

VI.4.

Överprövningsförfaranden

VI.4.1.

Behörigt organ vid överprövning
Officiellt namn: Förvaltningsrätten

Ort: Göteborg

Land: Sverige

VI.5.

Datum då meddelandet sänts
31/10/2018