Frivillig förhandsinsyn skolvals- och skolskjutssystem

-

UPPHANDLINGSDOKUMENT

Anbudsformulär

Nedan följer en läskopia av det strukturerade Anbudsformuläret som publiceras med huvudannonsen.

1 Frivillig förhandsinsyn

Barn och utbildningsförvaltningen i Kristianstads kommun genomför en frivillig förhandsinsyn med avsikt att teckna avtal för skolvals- och skolskjutssystem.

Avtalets totala uppskattade värde är ca 3 000 000 SEK.

1.1 Upphandlande myndighet

Kristianstads kommun org nr. 212000-0951.

1.2 Avtalsleverantör

Upphandlande myndighet har för avsikt att teckna avtal med följande leverantör:

Tieto Sweden AB, org.nr. 556052-7466, Fartygsgatan 6, 392 30 Kalmar.

1.3 Krav på skolvals och skolskjutssystem

Kristianstad kommun efterfrågar ett system för hantering av skolval och skolskjutsprocessen. Systemet ska vara väl integrerat med varandra för att enkelt kunna ta del av de synergieffekter ett väl integrerat system ger. Då utformningen av skolskjutsen påverkar placeringar i skolvalet som i sin tur är grunden för prövning av rätten till skolskjuts samt anordning av skolskjutsresa.

I skolvalsprocessen ska det finnas en dynamisk beräkning av relativ närhet för att automatiskt placera elever vid skola beaktat elevernas val och närhetsprincipen. Det ska även finns en vårdnadshavarwebb där ansökningarna kan göras med BankID

Inloggning och vårdnadshavarna kan rangordna sina skolval och meddelande funktion om tilldelning av skola.

I skolskjutsprocessen ska det finnas en automatisk prövning av rätten till skolskjuts baserat på elevens situation och ”skola som kommunen skulle placerat eleven vid” från skolvalsprocessen. Det ska även finnas en vårdnadshavarwebb för ansökning av skolskjuts, publikkarta, statistikrapporter och meddelande om skolskjuts till vårdnadshavare. Systemet ska integreras mot kommunens skoladministrationssystem "Tieto Education" där all elevdata kommer ifrån.

1.4 Motivering till beslut

Kristianstad kommun har undersökt marknaden för digitala verktyg för att hantera kommunens skolvals- och skolskjutsprocess. Kristianstad kommun konstaterar att endast Tieto via sin underleverantör Optiplan kan leverera det som kommunen efterfrågat och är den leverantör som för närvarande är kompatibla med kommunens övriga installerade system för hantering av bland annat elevregister.

I Kristianstad kommun kommer skolvalet och skolskjutsen vara integrerade styrnings- och systemmässigt. Utformningen av skolskjutsen påverkar placeringar i skolvalet som i sin tur är grunden för prövning av rätten till skolskjuts samt anordning av skolskjutsresa. Tieto kan erbjuda en digitaliserad och (semi)automatiserad myndighetsprocess för skolvalet och skolskjutsen baserat på ansökan via prövning/placering till beslut.

I skolvalsprocessen finns en dynamisk beräkning av relativ närhet för att automatiskt placera elever vid skola beaktat elevernas val och närhetsprincipen som saknas hos andra aktörer på marknaden. I skolskjutsprocessen finns en automatisk prövning av rätten till skolskjuts baserat på elevens situation och ”skola som kommunen skulle placerat eleven vid” från skolvalsprocessen som andra aktörer på marknaden saknar.

Sammantaget finner Kristianstad kommun att Tietos lösning gällande digitala verktyg för att ett system hantera kommunens skolvals- och skolskjutsprocess saknar motstycke givet kommunens krav. Därav beslutade kommunen att genomföra ett förhandlat förfarande utan föregående annonsering enligt LOU (2016:1145) 6kap 14§ punkten 2.

1.5 Avtalsspärr

Avtal kommer inte att tecknas före det att perioden enligt 20 kap. 1§ LOU löpt ut vilket innebär tidigast nästkommande vardag

Förklaring:

UPPHANDLINGSDOKUMENT

Anbudsformulär

Nedan följer en läskopia av det strukturerade Anbudsformuläret som publiceras med huvudannonsen.

1 Frivillig förhandsinsyn

Barn och Utbildningsförvaltningen i Kristianstads kommun genomför en frivillig förhandsinsyn med avsikt att teckna avtal för skolvals- och skolskjutssystem.

Avtalets totala uppskattade värde är ca 3.000.000 SEK.

1.1 Upphandlande myndighet

Kristianstads kommun org nr. 212000-0951.

1.2 Avtalsleverantör

Upphandlande myndighet har för avsikt att teckna avtal med följande leverantör:

Tieto Sweden AB, org.nr. 556052-7466, Fartygsgatan 6, 392 30 Kalmar.

1.3 Krav på skolvals och skolskjutssystem

Kristianstad kommun efterfrågar ett system för hantering av skolval och skolskjutsprocessen. Systemet ska vara väl integrerat med varandra för att enkelt kunna ta del av de synergieffekter ett väl integrerat system ger. Då utformningen av skolskjutsen påverkar placeringar i skolvalet som i sin tur är grunden för prövning av rätten till skolskjuts samt anordning av skolskjutsresa.

I skolvalsprocessen ska det finnas en dynamisk beräkning av relativ närhet för att automatiskt placera elever vid skola beaktat elevernas val och närhetsprincipen. Det ska även finns en vårdnadshavarwebb där ansökningarna kan göras med BankID

Inloggning och vårdnadshavarna kan rangordna sina skolval och meddelande funktion om tilldelning av skola.

I skolskjutsprocessen ska det finnas en automatisk prövning av rätten till skolskjuts baserat på elevens situation och ”skola som kommunen skulle placerat eleven vid” från skolvalsprocessen. Det ska även finnas en vårdnadshavarwebb för ansökning av skolskjuts, publikkarta, statistikrapporter och meddelande om skolskjuts till vårdnadshavare.

Systemet ska integreras mot kommunens skoladministrationssystem "Tieto Education" där all elevdata kommer ifrån.

1.4 Motivering till beslut

Kristianstad kommun har undersökt marknaden för digitala verktyg för att hantera kommunens skolvals och skolskjutsprocess.

Kristianstad kommun konstaterar att endast Tieto via sin underleverantör Optiplan kan leverera det som kommunen efterfrågat och är den leverantör som för närvarande är kompatibla med kommunens övriga installerade system för hantering av bland annat elevregister.

I Kristianstad kommun kommer skolvalet och skolskjutsen vara integrerade styrnings och systemmässigt. Utformningen av skolskjutsen påverkar placeringar i skolvalet som i sin tur är grunden för prövning av rätten till skolskjuts samt anordning av skolskjutsresa. Tieto kan erbjuda en digitaliserad och (semi)automatiserad myndighetsprocess för skolvalet och skolskjutsen baserat på ansökan via prövning/placering till beslut.

I skolvalsprocessen finns en dynamisk beräkning av relativ närhet för att automatiskt placera elever vid skola beaktat elevernas val och närhetsprincipen som saknas hos andra aktörer på marknaden. I skolskjutsprocessen finns en automatisk prövning av rätten till skolskjuts baserat på elevens situation och ”skola som kommunen skulle placerat eleven vid” från skolvalsprocessen som andra aktörer på marknaden saknar.

Sammantaget finner Kristianstad kommun att Tietos lösning gällande digitala verktyg för att ett system hantera kommunens skolvals och skolskjutsprocess saknar motstycke givet kommunens krav. Därav beslutade kommunen att genomföra ett förhandlat förfarande utan föregående annonsering enligt LOU (2016:1145) 6kap 14§ punkten 2.

1.5 Avtalsspärr

Avtal kommer inte att tecknas före det att perioden enligt 20 kap. 1§ LOU löpt ut vilket innebär tidigast nästkommande vardag.