2022-OJS197-559670-sv

Rättslig grund:

direktiv 2014/24/EU

Avsnitt I: Upphandlande myndighet

I.1.

Namn och adresser
Officiellt namn: Karolinska Institutet

Nationellt registreringsnummer: 202100-2973

Postadress: Universitetsförvaltningen

Ort: Stockholm

Nuts-kod: SE11 Stockholm

Postnummer: 171 77

Land: Sverige

Kontaktperson: Marina Busk

E-post: marina.busk@ki.se

Internetadress(er):

Allmän adress: http://www.ki.se

I.3.

Kommunikation
Upphandlingsdokumenten finns tillgängliga för obegränsad, fullständig och direkt tillgång kostnadsfritt på: https://tendsign.com/doc.aspx?UniqueId=afsbgrmulh&GoTo=Docs

Ytterligare upplysningar kan erhållas från ovannämnda adress

Anbud eller anbudsansökningar ska skickas elektroniskt via: https://tendsign.com/doc.aspx?UniqueId=afsbgrmulh&GoTo=Tender

I.4.

Typ av upphandlande myndighet
Departement eller annan central, regional eller lokal statlig myndighet

I.5.

Huvudsaklig verksamhet
Utbildning

Avsnitt II: Föremål

II.1.

Upphandlingens omfattning

II.1.1.

Benämning på upphandlingen

E-arkiv

Referensnummer: 2-1437/2022

II.1.2.

Huvudsaklig CPV-kod
72512000 Dokumenthanteringstjänster

II.1.3.

Typ av kontrakt
Tjänster

II.1.4.

Kort beskrivning

Upphandlingen omfattar leverans av ett webbaserat e-arkiv och införandeprojekt samt tjänster för underhåll och support.

Systemet ska installeras on-prem, d.v.s. lokalt installerad mjukvara i KI:s IT-infrastruktur.

I samband med anbudet ska anbudsgivare offerera konsultstöd vid anslutning av källsystem samt stöd för förvaltning av systemet i enlighet med upphandlingsdokumenten.

II.1.5.

Uppskattat totalt värde

II.1.6.

Information om delar
Kontraktet är uppdelat i flera delar: nej

II.2.

Beskrivning

II.2.2.

Ytterligare CPV-kod(er)
48300000 Programvara för dokumentredigering, ritning, bildhantering, schemaläggning och produktivitet, 48311100 Dokumenthanteringssystem, 48329000 Bildbehandlings- och arkiveringssystem

II.2.3.

Plats för utförande

Nuts-kod: SE11 Stockholm

II.2.4.

Beskrivning av upphandlingen

KI ska anskaffa ett e-arkiv som på ett rättssäkert sätt bevarar KI:s verksamhetsinformation och gör den sökbar och tillgänglig över tid.

E-arkivet ska ha stöd för Riksarkivets nuvarande och kommande krav.

Användare ska ha fått nödvändig utbildning för att kunna hantera funktionerna i systemet samt tillgång till en testmiljö. KI ska kunna beställa konsultstöd och införandetjänster kopplat till systemet.

Leveranser till e-arkivet ska kunna ske manuellt för enstaka leveranser (från t.ex. forskare eller vid systemavveckling), eller automatiskt genom kontinuerliga leveranser från verksamhetssystem.

KI behöver kunna:

- skapa och föra över arkivpaket med information till e-arkivet (leveranser, överföringar), ta emot och kontrollera arkivpaket och överförd information,

- lagra informationen tekniskt (med bibehållen struktur),

- hantera metadata och gallra (förstöra) information,

- använda funktioner för att söka fram och presentera e-arkiverad information

- föra ut (leverera) information till annan part, exempelvis till Riksarkivet.

E-arkiv som offereras i anbudet ska finnas i drift vid anbudslämnande. Inga system som kräver utveckling, för att möta KI:s krav, kommer att godkännas.

II.2.5.

Tilldelningskriterier
Pris är inte det enda upphandlingskriteriet och alla kriterier anges endast i upphandlingsdokumenten

II.2.6.

Uppskattat värde

II.2.7.

Kontraktets, ramavtalets eller det dynamiska inköpssystemets löptid
Antal månader: 60

Detta kontrakt kan förlängas: ja

Beskrivning av förlängning:

3 förlängning/ar á 20 månader

II.2.10.

Information om alternativa anbud
Alternativa anbud accepteras: nej

II.2.11.

Information om optioner
Option: nej

II.2.13.

Information om EU-medel
Kontraktet är knutet till projekt och/eller program som finansieras med EU-medel: nej

II.2.14.

Kompletterande upplysningar

Avsnitt IV: Förfarande

IV.1.

Beskrivning

IV.1.1.

Typ av förfarande
Öppet förfarande

IV.1.3.

Information om ramavtal eller dynamiskt inköpssystem

IV.1.8.

Information om avtalet om offentlig upphandling
Upphandlingen omfattas av avtalet om offentlig upphandling: ja

IV.2.

Administrativ information

IV.2.2.

Sista datum för mottagande av anbud eller anbudsansökningar
Datum: 10/11/2022 Lokal tid: 23:59

IV.2.3.

Uppskattat datum för avsändande av inbjudan till utvalda kandidater att lämna anbud eller delta

IV.2.4.

Språk som får användas i anbud eller anbudsansökningar
Engelska, Svenska

IV.2.6.

Minimiperiod under vilken anbudsgivaren är bunden av sitt anbud
Anbud ska vara giltigt till: 13/03/2023

IV.2.7.

Anbudsöppning
Datum: 11/11/2022 Lokal tid: 00:00

Avsnitt VI: Kompletterande upplysningar

VI.1.

Är detta en återkommande upphandling
Detta är en återkommande upphandling: nej

VI.3.

Kompletterande upplysningar

Mercell annons: https://opic.com/id/afsbgrmulh

VI.4.

Överprövningsförfaranden

VI.4.1.

Behörigt organ vid överprövning
Officiellt namn: Förvaltningsrätten

Ort: Stockholm

Land: Sverige

VI.5.

Datum då meddelandet sänts
07/10/2022