See the notice on TED website
1. Upphandlare
1.1.
Upphandlare
Officiellt namn: Linköpings kommun
Köparens rättsliga status: Lokal myndighet
Den upphandlande myndighetens verksamhet: Allmän offentlig förvaltning
2. Förfarande
2.1.
Förfarande
Titel: Dokumenthantering och politisk ärendehantering
Beskrivning: Kommunen har använt Formpipes W3D3 som centralt dokument- och ärendehanteringssystem för registrering, handläggning och nämndadministration sedan 2008 och sedan 2015 används Meetings Plus (också från Formpipe) som stöd i Mötesprocessen och som de förtroendevaldas primära verktyg. I W3D3 finns cirka 500 användare med roller som systemförvaltare, ärendesamordnare (registratorer, huvudregistratorer) och nämnd/kommunsekreterare). Antal handläggare uppskattas till mellan 2000-2500 och då systemet ska kunna användas för generell dokumenthantering och vara åtkomligt för alla medarbetare avser kommunen att upphandla en kommunlicens. Parallellt med det centrala diariet finns verksamhetssystem med inbyggda diariesystem inom några av förvaltningarna, varav de största är systemen ByggR och Ecos från Sokigo inom Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen. Samtliga nämnders möten administreras i det centrala diariet, varför de ärenden som ska hanteras i Bygg- och miljönämnden registreras också i det centrala diariet tillsammans med de handlingar som utgör beslutsunderlag i ärendet. Efter beslut i nämnden måste protokoll och protokollsutdrag kopieras till verksamhetssystemet för att ärendet som sådant ska vara komplett. Denna dubbla hantering medför en hel del merarbete och på sikt görs bedömningen att ett gemensamt diarieföringssystem för hela kommunen både kan minska det administrativa arbetet och underlätta för kommunen att leva upp till våra skyldigheter rörande hanteringen av allmänna handlingar.
Förfarandets identifierare: 7230d578-69a3-45c7-8c9d-29ffe7d57a89
Typ av förfarande: Förhandlat förfarande med föregående meddelande om upphandling/under konkurrens
Förfarandet är påskyndat: nej
2.1.1.
Föremålet för upphandlingen
Kontraktets art: Tjänster
Huvudklassificering (cpv): 72000000 IT-tjänster: konsultverksamhet, programvaruutveckling, Internet och stöd
2.1.2.
Leveransplats
Del av land (NUTS): Östergötlands län (SE123)
Land: Sverige
2.1.3.
Värde
Beräknat värde exklusive moms: 2 500 000,00 SEK
2.1.4.
Allmänna upplysningar
Rättslig grund:
Direktiv 2014/24/EU
5. Del (anbudsområde)
5.1.
Del (anbudsområde): LOT-0001
Titel: Dokumenthantering och politisk ärendehantering
Beskrivning: Kommunen har använt Formpipes W3D3 som centralt dokument- och ärendehanteringssystem för registrering, handläggning och nämndadministration sedan 2008 och sedan 2015 används Meetings Plus (också från Formpipe) som stöd i Mötesprocessen och som de förtroendevaldas primära verktyg. I W3D3 finns cirka 500 användare med roller som systemförvaltare, ärendesamordnare (registratorer, huvudregistratorer) och nämnd/kommunsekreterare). Antal handläggare uppskattas till mellan 2000-2500 och då systemet ska kunna användas för generell dokumenthantering och vara åtkomligt för alla medarbetare avser kommunen att upphandla en kommunlicens. Parallellt med det centrala diariet finns verksamhetssystem med inbyggda diariesystem inom några av förvaltningarna, varav de största är systemen ByggR och Ecos från Sokigo inom Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen. Samtliga nämnders möten administreras i det centrala diariet, varför de ärenden som ska hanteras i Bygg- och miljönämnden registreras också i det centrala diariet tillsammans med de handlingar som utgör beslutsunderlag i ärendet. Efter beslut i nämnden måste protokoll och protokollsutdrag kopieras till verksamhetssystemet för att ärendet som sådant ska vara komplett. Denna dubbla hantering medför en hel del merarbete och på sikt görs bedömningen att ett gemensamt diarieföringssystem för hela kommunen både kan minska det administrativa arbetet och underlätta för kommunen att leva upp till våra skyldigheter rörande hanteringen av allmänna handlingar.
Intern identifierare: urn:eavrop:mdn:ProcurementProject:96782:Lot:1
5.1.1.
Föremålet för upphandlingen
Kontraktets art: Tjänster
Huvudklassificering (cpv): 72000000 IT-tjänster: konsultverksamhet, programvaruutveckling, Internet och stöd
5.1.2.
Leveransplats
Del av land (NUTS): Östergötlands län (SE123)
Land: Sverige
5.1.3.
Uppskattad löptid
Startdatum: 29/11/2024
Slutdatum för varaktighet: 30/09/2032
5.1.4.
Förlängning
Högst antal förlängningar: 0
5.1.6.
Allmänna upplysningar
Upphandlingsprojekt som inte finansieras med EU-medel
Upphandlingen omfattas av Världshandelsorganisationens avtal om offentlig upphandling, GPA: ja
5.1.7.
Strategisk upphandling
Syftet med strategisk upphandling: Det tas inte hänsyn till miljö, sociala aspekter eller innovation i upphandlingen
5.1.10.
Tilldelningskriterier
5.1.15.
Metoder
Ramavtal:
Upphandlingen avser inte ett ramavtal
Information om det dynamiska inköpssystemet:
Upphandlingen avser inte ett dynamiskt inköpssystem
5.1.16.
Kompletterande information, medling och prövning
Prövningsorganisation: Förvaltningsrätten i Linköping
Organisation som ger kompletterande information om upphandlingsförfarandet: Linköpings kommun
TED eSender: Antirio AB
6. Resultat
Värdet av alla de kontrakt som tilldelas i det här förfarandet: 12 000 000,00 SEK
6.1.
Resultat – delkontraktets id: LOT-0001
Status på val av vinnare: Minst en vinnare har valts ut.
6.1.2.
Information om vinnarna
Verklig ägare:
Officiellt namn: twoday AB
Anbud:
Identifierare för anbudsgivare: 3264235
Identifierare för del eller grupp av delar: LOT-0001
Värde på upphandlingen: 12 000 000,00 SEK
Anlitande av underleverantör: Ännu ej känt
Information om kontraktet:
Identifierare för kontraktet: 3264235
Datum då vinnaren utsågs: 13/11/2024
Datum för ingående av kontraktet: 14/11/2024
6.1.3.
Anbud som inte vann
Anbud som inte vann:
Officiellt namn: Sokigo AB
Anbud:
Identifierare för anbudsgivare: 3264234
Identifierare för del eller grupp av delar: LOT-0001
Anlitande av underleverantör: Ännu ej känt
Anbud som inte vann:
Officiellt namn: Innofactor AB
Anbud:
Identifierare för anbudsgivare: 3264233
Identifierare för del eller grupp av delar: LOT-0001
Anlitande av underleverantör: Ännu ej känt
Anbud som inte vann:
Officiellt namn: Formpipe Software AB
Anbud:
Identifierare för anbudsgivare: 3264232
Identifierare för del eller grupp av delar: LOT-0001
Anlitande av underleverantör: Ännu ej känt
6.1.4.
Statistisk information
Inkomna anbud eller intresseanmälningar:
Typ av inlämningar: Anbudsansökan
Antal anbud, anbudsansökningar och intresseanmälningar som inkommit: 5
Typ av inlämningar: Anbud
Antal anbud, anbudsansökningar och intresseanmälningar som inkommit: 4
8. Organisationer
8.1.
ORG-0001
Officiellt namn: Linköpings kommun
Registreringsnummer: 212000-0449
Postadress: Kerstingatan 2
Ort: Linköping
Postnummer: 58181
Del av land (NUTS): Östergötlands län (SE123)
Land: Sverige
Tfn: 013205029
Den här organisationens roller:
Upphandlare
Organisation som ger kompletterande information om upphandlingsförfarandet
8.1.
ORG-0002
Officiellt namn: Antirio AB
Registreringsnummer: 556533-8133
Postadress: GÅRDSVÄGEN 18
Ort: Solna
Postnummer: 169 70
Del av land (NUTS): Stockholms län (SE110)
Land: Sverige
Tfn: 08-501 190 00
Den här organisationens roller:
TED eSender
8.1.
ORG-0003
Officiellt namn: Förvaltningsrätten i Linköping
Registreringsnummer: 202100-2742
Postadress: Box 406
Ort: Linköping
Postnummer: 581 04
Del av land (NUTS): Östergötlands län (SE123)
Land: Sverige
Tfn: +46 13-25 11 00
Den här organisationens roller:
Prövningsorganisation
8.1.
ORG-0004
Officiellt namn: Formpipe Software AB
Registreringsnummer: 556668-6605
Postadress: Box 231 31
Ort: Stockholm
Postnummer: 10435
Land: Sverige
Tfn: +46 765 257716
Den här organisationens roller:
Anbudsgivare
8.1.
ORG-0005
Officiellt namn: Innofactor AB
Registreringsnummer: 556676-3040
Postadress: Drottninggatan 68
Ort: Stockholm
Postnummer: 111 21
Land: Sverige
Tfn: +46735362237
Den här organisationens roller:
Anbudsgivare
8.1.
ORG-0006
Officiellt namn: Sokigo AB
Registreringsnummer: 556550-6309
Postadress: BOX 315
Ort: Köping
Postnummer: 73127
Land: Sverige
Tfn: 0707409594
Den här organisationens roller:
Anbudsgivare
8.1.
ORG-0007
Officiellt namn: twoday AB
Registreringsnummer: 556117-7543
Postadress: Box 30122
Ort: Stockholm
Postnummer: 104 25
Land: Sverige
Tfn: +46738021862
Den här organisationens roller:
Anbudsgivare
Vinnare av de här delkontrakten: LOT-0001
Vinnaren är noterad på en reglerad marknad
Information om meddelandet
Identifierare/version för meddelandet: 2995cd4b-8228-419a-a493-fe945bf02815 - 01
Formulärtyp: Resultat
Meddelandetyp: Meddelande om upphandlings- eller koncessionstilldelning – standardsystem
Meddelandets undertyp: 29
Avsändningsdatum för meddelandet: 26/11/2024 15:20:54 (UTC+01:00) Centraleuropeisk tid / västeuropeisk sommartid
Språk som det här meddelandet finns officiellt tillgängligt på: svenska
Meddelandets publiceringsnummer: 726870-2024
EUT S-nummer: 232/2024
Publiceringsdatum: 28/11/2024