1. Upphandlare
1.1.
Upphandlare
Officiellt namn: Karlstads universitet
Köparens rättsliga status: Statlig myndighet
Den upphandlande myndighetens verksamhet: Utbildning
2. Förfarande
2.1.
Förfarande
Titel: Diariesystem 2024
Beskrivning: Karlstads universitet använder idag ett diariesystem och även till viss del ärendehantering. I dagsläget registreras mellan 3500 och 4000 ärenden per år och universitetet använder 50 licenser. Antalet ärenden som hanteras i systemet förväntas öka och det finns ett behov av att utöka antalet licenser. Det är av stor vikt att diariesystemet är säkert nog att hantera känsliga personuppgifter och uppgifter som omfattas av sekretess. Universitetet har identifierat ett behov av att införskaffa ett säkert ärendehanteringssystem då befintliga stödsystem inte omfattar alla typer av ärenden eller har rätt säkerhet. Bedömning har därför gjorts att det är lämpligt att införskaffa det i samband med ett säkert diariesystem, som ett sammansatt eller flera kopplade system, där leverantören har ett helhetsansvar för den totala funktionaliteteten. Systemet ska förutom att kunna hantera diarieföring på ett korrekt och lagligt vis bland annat kunna överföra e-post till ärende i systemet, upprätta tjänsteanteckningar, flytta ärenden mellan personer/roller och ärendetyper samt ge en överblick av ärenden som rör en viss person/part samt utifrån handläggare och ärendetyp. Systemet ska kunna hantera gallring av handlingar samt överföring av metadata och handlingar till e-arkiv, ESSArch.
Förfarandets identifierare: 0db41422-d32f-48b1-9f88-11c832ce3c8f
Typ av förfarande: Öppet
Förfarandet är påskyndat: nej
2.1.1.
Föremålet för upphandlingen
Kontraktets art: Varor
Huvudklassificering (cpv): 48800000 Informationssystem och servrar
2.1.2.
Leveransplats
Del av land (NUTS): Värmlands län (SE311)
Land: Sverige
2.1.3.
Värde
Beräknat värde exklusive moms: 15 000 000,00 SEK
2.1.4.
Allmänna upplysningar
Rättslig grund:
Direktiv 2014/24/EU
5. Del (anbudsområde)
5.1.
Del (anbudsområde): LOT-0001
Titel: Diariesystem 2024
Beskrivning: Karlstads universitet använder idag ett diariesystem och även till viss del ärendehantering. I dagsläget registreras mellan 3500 och 4000 ärenden per år och universitetet använder 50 licenser. Antalet ärenden som hanteras i systemet förväntas öka och det finns ett behov av att utöka antalet licenser. Det är av stor vikt att diariesystemet är säkert nog att hantera känsliga personuppgifter och uppgifter som omfattas av sekretess. Universitetet har identifierat ett behov av att införskaffa ett säkert ärendehanteringssystem då befintliga stödsystem inte omfattar alla typer av ärenden eller har rätt säkerhet. Bedömning har därför gjorts att det är lämpligt att införskaffa det i samband med ett säkert diariesystem, som ett sammansatt eller flera kopplade system, där leverantören har ett helhetsansvar för den totala funktionaliteteten. Systemet ska förutom att kunna hantera diarieföring på ett korrekt och lagligt vis bland annat kunna överföra e-post till ärende i systemet, upprätta tjänsteanteckningar, flytta ärenden mellan personer/roller och ärendetyper samt ge en överblick av ärenden som rör en viss person/part samt utifrån handläggare och ärendetyp. Systemet ska kunna hantera gallring av handlingar samt överföring av metadata och handlingar till e-arkiv, ESSArch.
Intern identifierare: urn:eavrop:mdn:ProcurementProject:59930:Lot:1
5.1.1.
Föremålet för upphandlingen
Kontraktets art: Varor
Huvudklassificering (cpv): 48800000 Informationssystem och servrar
Ytterligare klassificering (cpv): 75000000 Offentlig förvaltning, försvar och socialförsäkringstjänster
5.1.2.
Leveransplats
Del av land (NUTS): Värmlands län (SE311)
Land: Sverige
5.1.3.
Uppskattad löptid
Startdatum: 01/02/2025
Slutdatum för varaktighet: 31/01/2035
5.1.4.
Förlängning
Högst antal förlängningar: 3
5.1.6.
Allmänna upplysningar
Upphandlingsprojekt som inte finansieras med EU-medel
Upphandlingen omfattas av Världshandelsorganisationens avtal om offentlig upphandling, GPA: ja
5.1.7.
Strategisk upphandling
Syftet med strategisk upphandling: Det tas inte hänsyn till miljö, sociala aspekter eller innovation i upphandlingen
Kriterier för grön upphandling: Nationella kriterier för grön upphandling
5.1.10.
Tilldelningskriterier
5.1.15.
Metoder
Ramavtal:
Upphandlingen avser inte ett ramavtal
Information om det dynamiska inköpssystemet:
Upphandlingen avser inte ett dynamiskt inköpssystem
5.1.16.
Kompletterande information, medling och prövning
Prövningsorganisation: Förvaltningsrätten i Karlstad
Organisation som ger kompletterande information om upphandlingsförfarandet: Karlstads universitet
TED eSender: Antirio AB
6. Resultat
6.1.
Resultat – delkontraktets id: LOT-0001
Status på val av vinnare: Ingen vinnare har valts ut och upphandlingen, anbudsområdet eller tävlingen har avslutats eller avbrutits.
Skälet till att en vinnare inte utsågs: Endast ett godtagbart anbud, en anbudsansökan eller ett projekt mottogs
6.1.4.
Statistisk information
Inkomna anbud eller intresseanmälningar:
Typ av inlämningar: Anbud
Antal anbud, anbudsansökningar och intresseanmälningar som inkommit: 2
8. Organisationer
8.1.
ORG-0001
Officiellt namn: Karlstads universitet
Registreringsnummer: 202100-3120
Postadress: Universitetsgatan 2
Ort: Karlstad
Postnummer: 65188
Del av land (NUTS): Värmlands län (SE311)
Land: Sverige
Tfn: 0547001000
Den här organisationens roller:
Upphandlare
Organisation som ger kompletterande information om upphandlingsförfarandet
8.1.
ORG-0002
Officiellt namn: Antirio AB
Registreringsnummer: 556533-8133
Postadress: GÅRDSVÄGEN 18
Ort: Solna
Postnummer: 169 70
Del av land (NUTS): Stockholms län (SE110)
Land: Sverige
Tfn: 08-501 190 00
Den här organisationens roller:
TED eSender
8.1.
ORG-0003
Officiellt namn: Förvaltningsrätten i Karlstad
Registreringsnummer: 202100-2742
Postadress: Box 568
Ort: Karlstad
Postnummer: 651 12
Del av land (NUTS): Värmlands län (SE311)
Land: Sverige
Tfn: +46 54-14 85 00
Den här organisationens roller:
Prövningsorganisation
Identifierare/version för meddelandet: 9d4b8b1b-c9df-42b6-b0ed-9f36263eae98 - 01
Formulärtyp: Resultat
Meddelandetyp: Meddelande om upphandlings- eller koncessionstilldelning – standardsystem
Meddelandets undertyp: 29
Avsändningsdatum för meddelandet: 20/12/2024 15:19:21 (UTC+01:00) Centraleuropeisk tid / västeuropeisk sommartid
Språk som det här meddelandet finns officiellt tillgängligt på: svenska
Meddelandets publiceringsnummer: 793241-2024
EUT S-nummer: 250/2024
Publiceringsdatum: 24/12/2024