2021-OJS35-86628-sv

Rättslig grund:

direktiv 2014/24/EU

Avsnitt I: Upphandlande myndighet

I.1.

Namn och adresser
Officiellt namn: Sveriges Meteorologiska och Hydrologiska Institut

Nationellt registreringsnummer: 202100-0696

Ort: Norrköping

Nuts-kod: SE123 Östergötlands län

Postnummer: 601 76

Land: Sverige

Kontaktperson: Simon Willén

E-post: simon.willen@smhi.se

Internetadress(er):

Allmän adress: http://www.smhi.se

I.3.

Kommunikation
Upphandlingsdokumenten finns tillgängliga för obegränsad, fullständig och direkt tillgång kostnadsfritt på: https://tendsign.com/doc.aspx?UniqueId=afvqictqiy&GoTo=Docs

Ytterligare upplysningar kan erhållas från ovannämnda adress

Anbud eller anbudsansökningar ska skickas elektroniskt via: https://tendsign.com/doc.aspx?UniqueId=afvqictqiy&GoTo=Tender

I.4.

Typ av upphandlande myndighet
Departement eller annan central, regional eller lokal statlig myndighet

I.5.

Huvudsaklig verksamhet
Allmänna offentliga tjänster

Avsnitt II: Föremål

II.1.

Upphandlingens omfattning

II.1.1.

Benämning på upphandlingen

Verktygsstöd IT Service Management

Referensnummer: 2021/340/2.3

II.1.2.

Huvudsaklig CPV-kod
72200000 Programmering av mjukvara samt rådgivning

II.1.3.

Typ av kontrakt
Tjänster

II.1.4.

Kort beskrivning

SMHI efterfrågar ett webbaserat ITSM‐system, installerat i SMHIs lokaler.

SMHI behöver ett verktyg för att stötta ITIL‐processerna Incident, Problem, Change. Där SMHI jobbar med ärendehantering för incidenter, request och problem.

II.1.5.

Uppskattat totalt värde

II.1.6.

Information om delar
Kontraktet är uppdelat i flera delar: nej

II.2.

Beskrivning

II.2.2.

Ytterligare CPV-kod(er)
72250000 System- och stödtjänster, 72410000 Leverantörstjänster

II.2.3.

Plats för utförande

Nuts-kod: SE123 Östergötlands län

Huvudsaklig plats för byggnation/anläggning eller utförande: Norrköping

II.2.4.

Beskrivning av upphandlingen

SMHI efterfrågar ett webbaserat ITSM‐system, installerat i SMHIs lokaler.

SMHI behöver ett verktyg för att stötta ITIL‐processerna Incident, Problem, Change. Där SMHI jobbar med ärendehantering för incidenter, request och problem.

Bakgrund och mål med upphandlingen

SMHI efterfrågar ett webbaserat ITSM‐system, installerat i SMHIs lokaler.

SMHI behöver ett verktyg för att stötta ITIL‐processerna Incident, Problem, Change. Där SMHI jobbar med ärendehantering för incidenter, request och problem.

Under 2020 skapades ca 8 300 change-ordrar, 5 300 incidenter och 2 300 request-ärenden.

SMHI har ett stort antal beställningsflöden, ca 170 stycken som till en stor del startas av beställningar i SMHIs webbshop. SMHI har implementerat Access‐processen och mycket jobb görs nu inom säker behörighetshantering, eftersom MSB kommit med nya föreskrifter hur myndigheter ska jobba med hanteringen.

Målet med upphandlingen och efterkommande införande är att få ett modernt webbaserat verktyg, som fungerar på både klientplattformarna Windows10 och Red Hat Enterprise Linux 8. SMHI ska tillsammans med leverantören jobba mot projektets effektmål:

Genomföra en upphandling av ett ITSM‐verktyg med att ett införande‐projekt kan påbörjas under Q2 2021

Skapa ett självständigt förvaltningsteam på SMHI.

Minska ledtiden från beställning till realiserat behov

Förbättra användarupplevelsen av verktyget och därmed minska antal frågor till Servicedesk och förvaltningen.

SMHI har kommit långt med automation av processer med både helt eller delvis automation. Nyckeln till lyckad automation av processer är en för SMHI väl fungerande CMDB, där SMHIs IT‐tjänster och infrastruktur finns. Där är SMHIs automatiseringsmotor en orkestrator och här finns exempelvis:

Automation av uppsättning av Windows-server och Linuxserver i SMHIs vcenter

Automatiska åtgärder av larm som identifieras av SMHIs övervakningsverktyg och automatiseringsmotorn orkestrerar åtgärderna. Incident skapas, åtgärder genomförs och loggas, ärenden stängs, eller eskalerar till tekniker.

Uppsättning av nya medarbetarkonton, skapar e-postkonton och tilldelar grundläggande behörigheter.

Avveckling av medarbetarkonton och borttagning av e-postkonton och behörigheter.

Den här automatiseringen är ett litet utkast av vad SMHI har och kommer vilja kunna göra med det nya verktyget.

SMHI jobbar inspirerat av agila arbetsmetoder med Devops‐team och självgående IT‐förvaltning som båda har integration mot SMHIs ITSM‐verktyg. SMHI har hittat en balans mellan självorganiserande team och ITIL, där samarbetet mellan drift‐sidan och Devops fungerar effektivt.

Införandeprojektet ser SMHI också som ett samarbete mellan leverantören och SMHI. Där båda tar ansvar för att nå effektmålet ”Att få ett självständigt förvaltningsteam”. SMHI gör merparten av arbetet i införandet i en lärarande process där leverantören är behjälplig med guidning i verktyget.

II.2.5.

Tilldelningskriterier
Pris är inte det enda upphandlingskriteriet och alla kriterier anges endast i upphandlingsdokumenten

II.2.6.

Uppskattat värde

II.2.7.

Kontraktets, ramavtalets eller det dynamiska inköpssystemets löptid
Start: 01/05/2021 Slut: 31/03/2023

Detta kontrakt kan förlängas: ja

Beskrivning av förlängning:

1 förlängning á 96 månader

II.2.10.

Information om alternativa anbud
Alternativa anbud accepteras: nej

II.2.11.

Information om optioner
Option: nej

II.2.13.

Information om EU-medel
Kontraktet är knutet till projekt och/eller program som finansieras med EU-medel: nej

II.2.14.

Kompletterande upplysningar

Avsnitt IV: Förfarande

IV.1.

Beskrivning

IV.1.1.

Typ av förfarande
Öppet förfarande

IV.1.3.

Information om ramavtal eller dynamiskt inköpssystem

IV.1.8.

Information om avtalet om offentlig upphandling
Upphandlingen omfattas av avtalet om offentlig upphandling: ja

IV.2.

Administrativ information

IV.2.2.

Sista datum för mottagande av anbud eller anbudsansökningar
Datum: 22/03/2021 Lokal tid: 23:59

IV.2.3.

Uppskattat datum för avsändande av inbjudan till utvalda kandidater att lämna anbud eller delta

IV.2.4.

Språk som får användas i anbud eller anbudsansökningar
Svenska

IV.2.6.

Minimiperiod under vilken anbudsgivaren är bunden av sitt anbud
Anbud ska vara giltigt till: 31/10/2021

IV.2.7.

Anbudsöppning
Datum: 23/03/2021 Lokal tid: 00:00

Avsnitt VI: Kompletterande upplysningar

VI.1.

Är detta en återkommande upphandling
Detta är en återkommande upphandling: nej

VI.3.

Kompletterande upplysningar

Visma annons: https://opic.com/id/afvqictqiy

VI.4.

Överprövningsförfaranden

VI.4.1.

Behörigt organ vid överprövning
Officiellt namn: Förvaltingsrätten i Linköping

Ort: Linköping

Land: Sverige

VI.5.

Datum då meddelandet sänts
15/02/2021