Check out our COVID-19 dedicated page for tenders related to medical equipment needs.

The Conference on the Future of Europe is your chance to share your ideas and shape the future of Europe. Make your voice heard!

Services - 281963-2021

04/06/2021    S107

Sweden-Eskilstuna: Telephone switchboard services

2021/S 107-281963

Contract award notice

Results of the procurement procedure

Services

Legal Basis:
Directive 2014/24/EU

Section I: Contracting authority

I.1)Name and addresses
Official name: Region Sörmland
National registration number: 232100-0032
Postal address: Inköp
Town: Eskilstuna
NUTS code: SE122 Södermanlands län
Postal code: 631 88
Country: Sweden
Contact person: Robin Åkerman
E-mail: robin.akerman@regionsormland.se
Internet address(es):
Main address: http://www.regionsormland.se
I.4)Type of the contracting authority
Regional or local authority
I.5)Main activity
Health

Section II: Object

II.1)Scope of the procurement
II.1.1)Title:

Telefonisttjänster till Region Sörmland

Reference number: IN-IN21-0084
II.1.2)Main CPV code
64214200 Telephone switchboard services
II.1.3)Type of contract
Services
II.1.4)Short description:

Region Sörmland har beslutat om förnyad upphandling av telefonisttjänster. Upphandlingen syftar till att täcka Region Sörmlands behov av telefonitjänster helgfri vardag, lördag, söndag samt helgdagar för samtal till kontaktcenter alla dagar året om. Målet med denna tjänst är att leverantören säkerställer servicenivån vid övertagande av Region Sörmlands telefonväxel avseende bemötande, service och hantering av alla sorters samtal och sökningar.

II.1.6)Information about lots
This contract is divided into lots: no
II.1.7)Total value of the procurement (excluding VAT)
Value excluding VAT: 5 000 000.00 SEK
II.2)Description
II.2.2)Additional CPV code(s)
79510000 Telephone-answering services
II.2.3)Place of performance
NUTS code: SE122 Södermanlands län
II.2.4)Description of the procurement:

Region Sörmland har beslutat om förnyad upphandling av telefonisttjänster. Upphandlingen syftar till att täcka Region Sörmlands behov av telefonitjänster helgfri vardag, lördag, söndag samt helgdagar för samtal till kontaktcenter alla dagar året om. Målet med denna tjänst är att leverantören säkerställer servicenivån vid övertagande av Region Sörmlands telefonväxel avseende bemötande, service och hantering av alla sorters samtal och sökningar.

Region Sörmland inbjuder företag, i fortsättningen kallade anbudsgivare, att inkomma med anbud avseende avtal för telefonisttjänster till Region Sörmland. Tecknat avtal kommer att kunna användas av samtliga avdelningar och verksamheter inom Region Sörmland, i fortsättningen kallade köpare. Behovet avser tjänster på orter där köparen är verksam.

Region Sörmland har ca 7 400 medarbetare fördelade på fyra sjukhus och 19 regiondrivna vårdcentraler. Region Sörmland har samlat olika kontaktytor till ett gemensamt kontaktcenter för att förenkla och förbättra servicen till medborgare och medarbetare i Region Sörmland. Kontaktcenter har fyra huvuduppdrag där telefonväxeln är ett av uppdragen. I uppdraget ingår att ta emot och förmedla samtal vidare inom Region Sörmland, hantera ändringar i jourlisa samt personsökningar, hantera fel som uppstår inom IT-och telefonisystemet, hjälpa till med hänvisningar, avstängningar samt vidarekopplingar av telefon. Kontaktcenter är vanligtvis bemannad med tio personer varje dag (12 totalt) som besvarar samtal vardagar kl. 07.00-17.00 och med en person på lördagar och söndagar kl. 09.00-16.00. Idag tar kontaktcenter emot ungefär 2 300 samtal per vardag och 700 samtal per helg.

Region Sörmland använder sig av en Avaya Aura 8 växel med Tele2 som leverantör. Telefonistplattformen är från Mitel InAttend med hänvisnings-system Mitel Directory Manager och Mitel CMG web. Andra stödsystem som används är Ascom IP – DECT system, personsökaranläggningar med Netpage sökning, TeleQ från Aurora, JourLisa och TOPdesk. För dokumentation, debitering och statistik av telefontrafik och tjänster används Mitel Companion. För mer ingående beskrivning av uppdraget, se p. 3.3.3. Anbudsgivaren ska samverka med köparen och köparens leverantör för Telefoni för att säkra ett smidigt införande av tjänsten. Som en del i leveransen ska anbudsgivaren inkludera projektledare för att säkerställa hög kvalitet på införandet. Den praktiska implementeringen hanteras från köparens sida genom regionens telefonileverantör och vid behov av Regionens IT-avdelning, RSIT.

II.2.5)Award criteria
Quality criterion - Name: Utbildning / Weighting: 40
Quality criterion - Name: Bemötande, / Weighting: 40
Quality criterion - Name: Referenser / Weighting: 10
Price - Weighting: 40
II.2.11)Information about options
Options: no
II.2.13)Information about European Union funds
The procurement is related to a project and/or programme financed by European Union funds: no
II.2.14)Additional information

Section IV: Procedure

IV.1)Description
IV.1.1)Type of procedure
Open procedure
IV.1.3)Information about a framework agreement or a dynamic purchasing system
IV.1.8)Information about the Government Procurement Agreement (GPA)
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement: yes
IV.2)Administrative information
IV.2.1)Previous publication concerning this procedure
Notice number in the OJ S: 2021/S 035-086818
IV.2.8)Information about termination of dynamic purchasing system
IV.2.9)Information about termination of call for competition in the form of a prior information notice

Section V: Award of contract

A contract/lot is awarded: yes
V.2)Award of contract
V.2.1)Date of conclusion of the contract:
31/03/2021
V.2.2)Information about tenders
Number of tenders received: 1
The contract has been awarded to a group of economic operators: no
V.2.3)Name and address of the contractor
Official name: Kalix Tele24 AB
National registration number: 556420-8006
Postal address: Box 10151
Town: Kalix
NUTS code: SE332 Norrbottens län
Postal code: 952 27
Country: Sweden
E-mail: mats.winge@kalixtele24.se
Internet address: http://www.kalixtele24.se
The contractor is an SME: yes
V.2.4)Information on value of the contract/lot (excluding VAT)
Total value of the contract/lot: 5 000 000.00 SEK
V.2.5)Information about subcontracting

Section VI: Complementary information

VI.3)Additional information:
VI.4)Procedures for review
VI.4.1)Review body
Official name: Förvaltningsrätten
Town: Linköping
Country: Sweden
VI.5)Date of dispatch of this notice:
31/05/2021