Dienstleistungen - 271818-2022

20/05/2022    S98

Nederland-Zaandam: Archiveringsdiensten

2022/S 098-271818

Aankondiging in geval van vrijwillige transparantie vooraf

Diensten

Rechtsgrond:
Richtlijn 2014/24/EU

Afdeling I: Aanbestedende dienst/instantie

I.1)Naam en adressen
Officiële benaming: Gemeente Zaanstad
Nationaal identificatienummer: 49675616
Postadres: Stadhuisplein 100
Plaats: Zaandam
NUTS-code: NL Nederland
Postcode: 1506MZ
Land: Nederland
Contactpersoon: Rob den Dulk
E-mail: inkoop.contracten@zaanstad.nl
Telefoon: +31 14075
Internetadres(sen):
Hoofdadres: http://www.zaanstad.nl
I.4)Soort aanbestedende dienst
Regionale of plaatselijke instantie
I.5)Hoofdactiviteit
Algemene overheidsdiensten

Afdeling II: Voorwerp

II.1)Omvang van de aanbesteding
II.1.1)Benaming:

Digitalisering archieven, bibliotheek en beeldcollecties gemeentearchief Zaanstad

Referentienummer: 2022-025
II.1.2)CPV-code hoofdcategorie
79995100 Archiveringsdiensten
II.1.3)Type opdracht
Diensten
II.1.4)Korte beschrijving:

De gemeente Zaanstad wenst opnieuw een raamovereenkomst af te sluiten met de 3 huidige opdrachtnemers voor het digitaliseren van bronmaterialen en het geven van (technische) adviezen. Meer specifiek gaat het over het digitaliseren en adviseren inzake:

— papieren archieven (bijvoorbeeld akten van de burgerlijke stand, archieven van het kadaster, notariële akten, bouwvergunningen),

— bibliotheekobjecten (bijvoorbeeld kranten, boeken, tijdschriften),

— niet bewegend beeldmateriaal (bijvoorbeeld foto’s, prenten, tekeningen, dia’s, negatieven).

Buiten de scope van de opdracht valt het digitaliseren van Audiovisuele Middelen (AVM).

Specifieke digitaliseringsopdrachten worden in minicompetitie gegund.

II.1.6)Inlichtingen over percelen
Verdeling in percelen: neen
II.1.7)Totale waarde van de aanbesteding (exclusief btw)
Waarde zonder btw: 280 000.00 EUR
II.2)Beschrijving
II.2.3)Plaats van uitvoering
NUTS-code: NL325 Zaanstreek
Voornaamste plaats van uitvoering:

Gemeente Zaanstad

II.2.4)Beschrijving van de aanbesteding:

De gemeente Zaanstad wenst opnieuw een raamovereenkomst af te sluiten voor een periode van 2 jaren, met optie tot verlenging van 2 keer 1 jaar, waarbij de beoogde ingangsdatum van de raamovereenkomst 1 september 2022 is.

II.2.5)Gunningscriteria
Kwaliteitscriterium - Naam: Inrichting digitaliseringsproces / Weging: 25
Kwaliteitscriterium - Naam: Communicatie / Weging: 25
Kwaliteitscriterium - Naam: Kwaliteit van dienstverlening / Weging: 50
Prijs - Weging: 0
II.2.11)Inlichtingen over opties
Opties: neen
II.2.13)Inlichtingen over middelen van de Europese Unie
De aanbesteding houdt verband met een project en/of een programma dat met middelen van de EU wordt gefinancierd: neen
II.2.14)Nadere inlichtingen

Afdeling IV: Procedure

IV.1)Beschrijving
IV.1.1)Type procedure
Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking
  • Nieuwe werken/diensten die een herhaling zijn van bestaande werken/diensten en die zijn besteld volgens de in de richtlijn vermelde strikte voorwaarden
Verklaring:

Deze aankondiging betreft vrijwillige transparantie van het voornemen van de gemeente Zaanstad tot het gunnen van een raamovereenkomst onder dezelfde condities en voorwaarden aan de huidige drie partijen.

Motivatie hernieuwing raamcontract 2018-2022 inzake digitalisering collecties Gemeentearchief Zaanstad

In 2018 heeft de gemeente Zaanstad een raamcontract afgesloten met de partijen Karmac BV, Picturae BV en GMS Digitaliseert inzake het digitaliseren van de archief-, bibliotheek- en beeldcollectie van het Gemeentearchief Zaanstad. Digitaliseringsprojecten worden vervolgens gegund op basis van de beste aanbieding inzake prijs en doorlooptijd. Digitalisering vindt plaats binnen de kaders van de Archiefwet 1995 en bijbehorende wet- en regelgeving inzake de eisen van goede, geordende en toegankelijke staat, conform de Handreiking Vervanging Archiefbescheiden versie 2 en vigerende versies (h3, bijlage 3 t/m 6) en de Richtlijnen Preservation Imaging Metamorfoze (variant Metamorfoze Light, versie 1.0, januari 2012, en vigerende versies). De producten (scans) worden ter beschikking gesteld rekening houdend met alle vigerende nationale en Europese wet- en regelgeving, i.h.b. de AVG. De eisen waaraan het digitaliseringsproces en de op te leveren bestanden dienen te voldoen, zijn weergegeven in een programma van eisen.

Dit raamcontract is afgesloten voor een periode van 2 jaar en heeft de maximale verlengingsduur bereikt. Per 30 augustus 2022 zal dit raamcontract aflopen.

De gemeente Zaanstad is van oordeel dat de markt op het gebied van digitalisering van archief-, bibliotheek- en beeldcollecties in Nederland in de tussenliggende jaren niet is uitgebreid met nieuwe partijen die de gevraagde dienst binnen de kaders en volgens het programma van eisen kunnen leveren. Daarom is de gemeente Zaanstad voornemens om met de partijen Karmac BV, Picturae BV en GMS Digitaliseert opnieuw een raamcontract aan te gaan, binnen dezelfde kaders en volgens dezelfde eisen.

Wanneer er partijen zijn die tegen deze procedure bezwaar willen aantekenen, kunnen zij dat doen tot uiterlijk 9 juni 2022 (21 dagen na publicatie), waarna alsnog een Europese aanbesteding zal worden georganiseerd.

IV.1.3)Inlichtingen over de raamovereenkomst
De aanbesteding betreft het sluiten van een raamovereenkomst
IV.1.8)Inlichtingen over de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA)
De opdracht valt onder de GPA: ja
IV.2)Administratieve inlichtingen

Afdeling V: Gunning van een opdracht/concessieovereenkomst

Opdracht nr.: 1
Benaming:

Digitalisering archieven, bibliotheek en beeldcollecties gemeentearchief Zaanstad

V.2)Gunning van een opdracht/concessieovereenkomst
V.2.1)Datum van de beslissing tot gunning van de opdracht:
15/05/2022
V.2.2)Inlichtingen over inschrijvingen
De opdracht is gegund aan een groep ondernemers: ja
V.2.3)Naam en adres van de contractant/concessiehouder
Officiële benaming: Picturae B.V.
Nationaal identificatienummer: 37124060
Postadres: J. Duikerweg 14
Plaats: Heerhugowaard
NUTS-code: NL Nederland
Postcode: 1703 DH
Land: Nederland
De contractant/concessiehouder wordt een mkb-bedrijf: ja
V.2.3)Naam en adres van de contractant/concessiehouder
Officiële benaming: GMS - Groenendijk Microfilm- en Scanservice B.V.
Nationaal identificatienummer: 23047664
Postadres: Parabool 2
Plaats: Sliedrecht
NUTS-code: NL Nederland
Postcode: 3364 DH
Land: Nederland
De contractant/concessiehouder wordt een mkb-bedrijf: ja
V.2.3)Naam en adres van de contractant/concessiehouder
Officiële benaming: Karmac informatie & Innovatie B.V.
Nationaal identificatienummer: 39071565
Postadres: Pascallaan 72
Plaats: Lelystad
NUTS-code: NL Nederland
Postcode: 8218 NJ
Land: Nederland
De contractant/concessiehouder wordt een mkb-bedrijf: ja
V.2.4)Inlichtingen over de waarde van de opdracht/het perceel/de concessieovereenkomst (exclusief btw)
Aanvankelijk geraamde totale waarde van de opdracht/het perceel/de concessieovereenkomst: 280 000.00 EUR
Totale waarde van de opdracht/het perceel/de concessie: 280 000.00 EUR
V.2.5)Inlichtingen over uitbesteding

Afdeling VI: Aanvullende inlichtingen

VI.3)Nadere inlichtingen:
VI.4)Beroepsprocedures
VI.4.1)Beroepsinstantie
Officiële benaming: Rechtbank Haarlem
Postadres: Postbus 1621
Plaats: Haarlem
Postcode: 2003 BR
Land: Nederland
E-mail: kanton.rb-nho.haarlem@rechtspraak.nl
Internetadres: http://www.rechtbankhaarlem.nl
VI.4.4)Dienst waar inlichtingen over de beroepsprocedures kunnen worden verkregen
Officiële benaming: Gemeente Zaanstad
Postadres: Postbus 2000
Plaats: Zaandam
Postcode: 1500 GA
Land: Nederland
E-mail: inkoop.contracten@zaanstad.nl
Internetadres: http://WWW.Zaanstad.nl
VI.5)Datum van verzending van deze aankondiging:
16/05/2022