II. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dla części 2: organizacja wizyty studyjnej dla 6 osób z Krakowa (Polska) do Bostonu (USA) w dniach między 21 do 24 kwietnia 2022 roku:
Przedmiotem zamówienia jest organizacja wizyty studyjnej dla 6 osób z Krakowa (Polska) do Bostonu (USA) w dniach między 21 do 24 kwietnia 2022 roku, realizowana w ramach projektu “Kreatywna Małopolska II” finansowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Małopolskiego na lata 2014-2020, współfinansowanego z Europejskiego Rozwoju Funduszu Regionalnego.
Zamówienie obejmuje organizację i przygotowanie wizyty studyjnej w okresie od 20 do 25 kwietnia 2022 roku dla 6 osób, której celem ma być:
- Udział w wydarzeniu branżowym: PAX EAST
- Zamówienie nie obejmuje zakupu wejściówek na wydarzenie.
Wykonawca w ramach zamówienia ma zapewnić Zamawiającemu:
1. Bilety lotnicze w klasie ekonomicznej w dwie strony na trasie Kraków–Boston, Boston–Kraków dla
6 uczestników wizyty studyjnej z maksymalnie jedną przesiadką, przy czym:
a. czas oczekiwania na przesiadkę nie może być dłuższy niż 4h,
b. przylot powinien nastąpić do godziny 18:00 w dniu 20 kwietnia 2022 roku czasu lokalnego
w Bostonie
c. przesiadka nie może odbywać się na terenie żadnego państwa, na którego terytorium wymagane jest od Polaków posiadanie wiz.
d. bilet ma obejmować: 1 szt. bagażu podręcznego + 1 szt. bagażu rejestrowanego (główny, odprawiany) na każdego 1 uczestnika wyjazdu.
e. Wylot nastąpi 20 kwietnia, a przylot 26 kwietnia 2022 roku, przy czym wylot z Bostonu nastąpi 25 kwietnia 2022 roku.
Lista uczestników wyjazdu zostanie podana na 3 tygodnie przed rozpoczęciem wyjazdu studyjnego.
2. 5 noclegów w hotelu co najmniej 4-gwiazdkowym w Bostonie:
a. W odległości max. 1,5 km od miejsca wydarzenia - Boston Convention and Exhibition Center Boston, MA, Stany Zjednoczone (odległość wyznaczana za pomocą trasy pieszej w Google Maps),
b. w pokojach 1-osobowych z łazienkami wraz ze śniadaniem dla 6 uczestników wizyty studyjnej podczas zaplanowanego pobytu.
c. Widok z okna w pokoju hotelowym nie może obejmować wnętrza hotelu (np. lobby)
Wykonawca przedstawi, w formularzu oferty, Zamawiającemu przynajmniej po 2 propozycje hoteli odpowiadających powyższym wymogom, ostateczny wybór hoteli należy do Zamawiającego. Brak przedstawienia w ofercie propozycji hoteli lub przedstawienie propozycji nieodpowiadającej powyższym wymaganiom będzie stanowić podstawę do uznania, że treść oferty nie odpowiada treści SWZ.
3. Wykonawca ma zapewnić Zamawiającemu wyżywienie dla 6 osób w każdym dniu pobytu na wyjeździe – stawki zgodne z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
4. Prywatne transfery lokalne (busem lub autem odpowiednim dla liczebności grupy) z lotniska w Bostonie do hotelu i z hotelu na lotnisko w dniu wyjazdu dla 6 uczestników wizyty, przy czym:
a. kierowca musi osobiście odebrać uczestników z lotniska i przeprowadzić do auta/busa,
b. kierowca musi uwzględnić możliwość opóźnienia w lotach.
Wykonawca pokrywa także wszelkie koszty związane z opłatami drogowymi, parkingowymi itp. w ramach usługi transportu.
5. Zapewnienie ubezpieczenia KL+NNW dla 6 uczestników wizyty studyjnej, uiszczenie ewentualnych opłat klimatycznych, opłat parkingowych i drogowych.
6. Załatwienie i opłacenie grupowego wniosku o zezwolenie na wjazd do USA niezbędnych dla wszystkich uczestników wyjazdu w systemie ESTA (Electronic System do Travel Authorization).
7. Wykonawca powinien zapewnić przed wylotem informacje Zmawiającemu o wytycznych dotyczących reżimu sanitarnego obowiązującego w kraju destynacji podczas pandemii koronawirusa SARS-CoV-2 minimum 2 tygodnie przed wydarzeniem.
8. W terminie do 7 dni od zakończenia wizyty studyjnej Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia raportu z w/w wizyty.