Modification of a contract/concession during its term
Legal Basis:
Directive 2014/24/EU
Section I: Contracting authority/entity
I.1)Name and addressesOfficial name: Puolustusministeriö
National registration number: 0146010-5
Postal address: Eteläinen Makasiinikatu 8
Town: Helsinki
NUTS code:
FI Suomi / FinlandPostal code: 00130
Country: Finland
Contact person: Anne Jaakkola
E-mail:
anne.jaakkola@gov.fiInternet address(es): Main address:
http://www.defmin.fi Section II: Object
II.1)Scope of the procurement
II.1.1)Title:
Asiantuntijaresurssien hankinta puolustusministeriön ulkomaalaisomistuksen valvonnan sähköisen asiointijärjestelmän toteuttamiseen, sopimusmuutosilmoitus
II.1.2)Main CPV code72000000 IT services: consulting, software development, Internet and support
II.1.3)Type of contractServices
II.2)Description
II.2.3)Place of performanceNUTS code: FI1B1 Helsinki-Uusimaa
II.2.4)Description of the procurement at the time of conclusion of the contract:
Vuoden 2020 alussa tuli voimaan säädöskokonaisuus valtion kokonaisturvallisuuden parantamiseksi kiinteän omaisuuden siirroissa. Säädösmuutoksen myötä viranomaisilla on mahdollisuus valvoa nykyistä paremmin valtion turvallisuuden kannalta keskeisiä kiinteistönomistuksia, ehkäistä ennakolta kansallisen turvallisuuden näkökulmasta arveluttavaa kiinteistönomistusta sekä tarvittaessa ryhtyä toimenpiteisiin kansallisen turvallisuuden näkökulmasta tarpeellisten alueiden lunastamiseksi valtiolle.
Hankinnan kohde on edellä mainittuihin viranomaistehtäviin liittyvä sähköinen asiointijärjestelmäkokonaisuus. Järjestelmä mahdollistaa sähköisen asioinnin niin asiakkaan kuin käsittelijänkin näkökulmasta. Lisäksi tulevaisuudessa tavoitteena on viranomaistiedon vaihtaminen turvallisesti taustaselvitysten osalta järjestelmää hyödyntäen. Järjestelmä on uusi ja vastaavaa järjestelmää ei ole ollut aikaisemmin käytössä, eikä sellaista ole saatavissa valmiina ratkaisuna. Tähän asti viranomaistyötä on tehty perinteisesti manuaalityönä ilman erillistä käsittelyyn soveltuvaa järjestelmää.
Järjestelmän kehittäminen toteutetaan ketterän kehittämisen menetelmällä, jossa suunnittelu- ja kehittämistyötä tehdään yhtä aikaa, järjestelmän toteuttajan ja käyttäjien yhteistyössä. Hankinnan kohteena on tästä syystä erikseen määritellyn tuotteen sijaan kehittämisen ja toteutuksen edellyttämät asiantuntijaresurssit. Toteutustapaa ja resurssien arvioitua tarvetta on selvitetty ennakkoon teknisen vuoropuhelun avulla yhteistyössä Hansel Oy:n kanssa.
Järjestelmän kehittäminen on tarkoitus toteuttaa vuoden 2022 aikana ja sopimuskausi kattaa vuodet 2022 – 2024, sisältäen myös ylläpito-, tuki- ja jatkokehittämis-tehtäviä. Sopimus sisältää myös optiomahdollisuuden järjestelmän jatkokehittämiseksi. Työ toteutetaan puolustusministeriön kiinteistö- ja ympäristöyksikön sekä tietohallintoyksikön ohjauksessa.
II.2.7)Duration of the contract, framework agreement, dynamic purchasing system or concessionStart: 07/04/2022
End: 31/12/2024
II.2.13)Information about European Union fundsThe procurement is related to a project and/or programme financed by European Union funds: no
Section IV: Procedure
IV.2)Administrative information
IV.2.1)Contract award notice concerning this contract Section V: Award of contract/concession
Title:
Hankintasopimus; Asiantuntijaresurssien hankinta ulkomaalaisomistuksen valvonnan sähköisen asiointijärjestelmän toteuttamiseen
V.2)Award of contract/concession
V.2.1)Date of conclusion of the contract/concession award decision:07/04/2022
V.2.2)Information about tendersThe contract/concession has been awarded to a group of economic operators: no
V.2.3)Name and address of the contractor/concessionaireOfficial name: Twoday Oy
Town: Helsinki
NUTS code: FI1B Helsinki-Uusimaa
Country: Finland
The contractor/concessionaire is an SME: no
V.2.4)Information on value of the contract/lot/concession (at the time of conclusion of the contract;excluding VAT)Total value of the procurement: 825 000.00 EUR
Section VI: Complementary information
VI.3)Additional information:
VI.4)Procedures for review
VI.5)Date of dispatch of this notice:10/05/2023
Section VII: Modifications to the contract/concession
VII.1)Description of the procurement after the modifications
VII.1.1)Main CPV code72000000 IT services: consulting, software development, Internet and support
VII.1.2)Additional CPV code(s)
VII.1.3)Place of performanceNUTS code: FI1B Helsinki-Uusimaa
VII.1.4)Description of the procurement:
Ulkomaalaisomisteisen kiinteistönvalvonnan sähköisen asiointijärjestelmä -hankkeen lisäresurssien hankinta tietojärjestelmän 1. vaiheen loppuun saattamiseksi.
VII.1.5)Duration of the contract, framework agreement, dynamic purchasing system or concessionStart: 01/05/2023
End: 31/12/2023
VII.1.6)Information on value of the contract/lot/concession (excluding VAT)Total value of the contract/lot/concession: 412 500.00 EUR
VII.1.7)Name and address of the contractor/concessionaireOfficial name: Twoday
Town: Helsinki
NUTS code: FI1B Helsinki-Uusimaa
Country: Finland
The contractor/concessionaire is an SME: no
VII.2)Information about modifications
VII.2.1)Description of the modificationsNature and extent of the modifications (with indication of possible earlier changes to the contract):
Hankintalain 136 § 2 momentin 2 kohdan mukaan hankintasopimukseen voidaan tehdä muutos ilman uutta hankintamenettelyä, jos alkuperäisen sopimuskumppanin on tarpeen suorittaa lisätöitä tai -palveluja taikka ylimääräisiä tavarantoimituksia, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen, ja jos sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista taloudellisista tai teknisistä syistä ja aiheuttaisi merkittävää haittaa tai kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä hankintayksikölle. Lisäksi kohdan 3 mukaan hankintasopimukseen voidaan tehdä muutos ilman uutta hankintamenettelyä, jos muutoksen tarve johtuu olosuhteista, joita huolellinen hankintayksikkö ei ole voinut ennakoida eikä muutos vaikuta hankintasopimuksen yleiseen luonteeseen. Lisäksi hankintalain 136 § 3 momentissa todetaan, että ”edellä 2 momentin 2 ja 3 kohdassa tarkoitetun muutoksen arvo ei saa olla enemmän kuin 50 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta. Jos 2 momentin 2 tai 3 kohdassa tarkoitettuja muutoksia tehdään peräkkäin useampia, arvioidaan jokaista muutosta itsenäisenä. Tällaisten muutosten tavoitteena ei saa olla tämän lain säännösten kiertäminen.”
Nykyinen järjestelmätoimittaja Twoday Oy on tehnyt tarjouksen asiantuntijaresurssien lisähankinnasta ja vaadittavasta työmääräarviosta 1-vaiheen loppuunsaattamiseksi. Työmääräarvio 1-vaiheen loppuunsaattamiseksi on 750 htp, joka on 550,00 euron htp:n keskihinnalla laskettuna yhteensä 412500,00 euroa (alv. 0%) Huomioon ottaen hankinnan kokonaisarvo, sopimus- ja optiokausi yhteensä, 825.000,00 euroa (alv. 0%), hankintasopimuksen muutoksen arvo 412.500,00 euroa (alv. 0%) on 50 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta.
VII.2.2)Reasons for modificationNeed for additional works, services or supplies by the original contractor/concessionaire (Art. 43(1)(b) of Directive 2014/23/EU, Art. 72(1)(b) of Directive 2014/24/EU, Art. 89(1)(b) of Directive 2014/25/EU)
Description of the economic or technical reasons and the inconvenience or duplication of cost preventing a change of contractor:
Ulkomaalaisomistuksen valvonnan sähköinen asiointijärjestelmä –hanke on osoittautunut moniulotteisemmaksi ja laajemmaksi kokonaisuudeksi, kuin mitä hankkeen kilpailu-vaiheessa työmääräarvioksi määritettiin. Hankintasopimuksella sovittu (v. 2022-2024) työmääräarvio 900 henkilötyöpäivää tulee täyteen huhtikuussa 2023. Tietojärjestelmän rakentaminen on vielä kesken ja sähköinen asiointipalvelu ei ole käyttöönotettavissa keväällä 2023.
Integraatioiden ja rajapintojen rakentaminen on vaatinut tiivistä yhteistyötä sidosryhmäorganisaatioiden kanssa. Integraatioiden rakentaminen on ollut mittava prosessi ja työn eteneminen edellyttänyt laajaa perehtymistä kunkin integraation toiminnallisiin ja ei-toiminnallisiin vaatimuksiin. Lisäksi rajapintojen rakentamisessa ja teknisten riippuvuuksien yhteensovittamisessa on mennyt huomattavasti ennalta arvioitua enemmän aikaa ja projektille määritellyssä työmääräarviossa ei olla pysytty. Hanke on ollut myös riippuvainen sidosryhmien aikataulusta ja joutunut mukauttamaan omaa toteutustaan sen mukaisesti.
Toiminnallisia määrittelyjä eli käyttötapauskuvauksia on jouduttu projektin edetessä tarkentamaan, kun palvelupolussa tai toiminnallisuuksissa on huomattu puutteita. Toiminnallisten määrittelyjen lisäykset ja niistä aiheutuneet tekniset ratkaisut ovat osaltaan vaatineet projektitiimiltä lisätyötä.
VII.2.3)Increase in priceUpdated total contract value before the modifications (taking into account possible earlier contract modifications and price adaptions and, in the case of Directive 2014/23/EU, average inflation in the Member State concerned)
Value excluding VAT: 825 000.00 EUR
Total contract value after the modifications
Value excluding VAT: 1 237 500.00 EUR