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Services - 307146-2018

17/07/2018    S135

Luxembourg-Luxembourg: BEI - Prestation de services concernant la gestion de voyages pour le groupe BEI

2018/S 135-307146

Avis de marché

Services

Base juridique:
Directive 2014/24/UE

Section I: Pouvoir adjudicateur

I.1)Nom et adresses
Nom officiel: Banque européenne d'investissement
Adresse postale: 98-100, boulevard Konrad Adenauer
Ville: Luxembourg
Code NUTS: LU000 Luxembourg
Code postal: L-2950
Pays: Luxembourg
Point(s) de contact: CS Procurement
Courriel: CS-procurement@eib.org
Téléphone: +352 43791
Adresse(s) internet:
Adresse principale: http://www.eib.org
Adresse du profil d’acheteur: http://www.eib.org/about/procurement/index.htm
I.3)Communication
Les documents du marché sont disponibles gratuitement en accès direct non restreint et complet, à l'adresse: https://etendering.ted.europa.eu/cft/cft-display.html?cftId=3767
Adresse à laquelle des informations complémentaires peuvent être obtenues: le ou les point(s) de contact susmentionné(s)
Les offres ou les demandes de participation doivent être envoyées au(x) point(s) de contact susmentionné(s)
I.4)Type de pouvoir adjudicateur
Institution/agence européenne ou organisation internationale
I.5)Activité principale
Services généraux des administrations publiques

Section II: Objet

II.1)Étendue du marché
II.1.1)Intitulé:

Prestation de services concernant la gestion de voyages pour le groupe BEI

Numéro de référence: LZ-1496
II.1.2)Code CPV principal
63516000 Services de gestion de voyages
II.1.3)Type de marché
Services
II.1.4)Description succincte:

Le groupe BEI lance une procédure de passation des marchés ouverte afin de conclure un marché de services pour la fournitures de services de gestion de voyages.

II.1.5)Valeur totale estimée
II.1.6)Information sur les lots
Ce marché est divisé en lots: non
II.2)Description
II.2.3)Lieu d'exécution
Code NUTS: LU000 Luxembourg
II.2.4)Description des prestations:

Il y a des activités clés sous la responsabilité du fournisseur de services avec, entre autres, les exigences de services suivantes :

— une équipe spécialisée de service, mise à disposition selon une méthode prouvée avec la fourniture garantie d’un remplacement;

— le principal personnel proposé doit connaître couramment l’anglais et le français (niveau B2 ou équivalent);

— heures du service général 08:30 à 18:30 du lundi au vendredi;

— traitement de toutes les informations demandées par le groupe BEI (horaires des vols, lieu des hôtels, etc.);

— service VIP spécialisé pour le personnel de direction du groupe BEI, pris en charge par une équipe de 2 agents de voyage y compris le remplacement;

— un « Responsable de compte » dédié à temps plein;

— coordination de l’ensemble des activités de voyage sous la responsabilité du fournisseur de services y compris, entre autres, réservations d’avion et de train et assurance de ticket, réservations d’hôtels et réservations de location de voitures;

— fourniture d’un outil de réservation en ligne destiné au personnel du groupe BEI;

— veiller aux réservations en ligne, lancées en utilisant l’outil de réservation en ligne du fournisseur de services;

— effectuer les formalités de visas;

— fourniture d’applications pour les voyages;

— établissement de rapports de voyage;

— établissement de rapports de suivi des voyageurs;

— service d’urgence en continu : le fournisseur de services doit assurer un service d'écoute téléphonique d’urgence pour les demandes du personnel du groupe BEI en dehors des heures de travail normales.

Ce service doit être disponible en anglais de manière permanente. Ce service d'écoute téléphonique d’urgence doit être disponible en tout lieu dans le monde entier. Le service d’urgence permanent doit être totalement conforme à la politique de voyage du client et doit être assuré sous le même standard de qualité que celui de l’équipe ordinaire.

— Gestion des crises - Le groupe BEI dispose d’une convention avec un autre contractant (SOS International) qui fournit des informations mises à jour grâce à une plateforme disponible en continu, sur les questions de sécurité ainsi qu’une documentation sur mesure et adaptée pour les voyageurs. Le fournisseur de services sera tenu de transférer toutes les informations de réservation vers cette plateforme de sécurité ou toute autre plateforme pouvant provenir de la BEI. Tous les frais afférents doivent être intégrés sur la feuille de l’offre financière;

— exigence de 3 calculs du tarif pour toutes les demandes de réservations transcontinentales (où 3 options sont applicables/disponibles);

— fourniture d’un portail de voyage qui sera utilisé comme point d’entrée unique d’accès pour toutes les informations concernant le voyage - y compris l’heure départ cale, les profils des voyageurs etc.;

— services de billets d’avion / réunions et d’évènements du groupe;

— suivi automatique des billets non utilisés / remboursements des billets électroniques;

— veiller lors de la réservation que le contenu soit complet pour l’avion/le train/l’hôtel et la location de voiture (notamment le transporteur aérien à bas coûts, la nouvelle capacité de distribution.

II.2.5)Critères d’attribution
Le prix n'est pas le seul critère d'attribution et tous les critères sont énoncés uniquement dans les documents du marché
II.2.6)Valeur estimée
II.2.7)Durée du marché, de l'accord-cadre ou du système d'acquisition dynamique
Début: 01/12/2018
Fin: 01/12/2020
Ce marché peut faire l'objet d'une reconduction: oui
Description des modalités ou du calendrier des reconductions:

La condition du contrat est que la somme de la période de transition et de la période de réalisation puisse être renouvelée jusqu’à 2 fois, chacune pour une période supplémentaire de 1 an, couvrant une période totale de 4 ans (2 + 1 + 1) au total plus la durée de la période de transition.

II.2.10)Variantes
Des variantes seront prises en considération: non
II.2.11)Information sur les options
Options: non
II.2.13)Information sur les fonds de l'Union européenne
Le contrat s'inscrit dans un projet/programme financé par des fonds de l'Union européenne: non
II.2.14)Informations complémentaires

Section III: Renseignements d’ordre juridique, économique, financier et technique

III.1)Conditions de participation
III.1.1)Habilitation à exercer l'activité professionnelle, y compris exigences relatives à l'inscription au registre du commerce ou de la profession
Liste et description succincte des conditions:

1) Un certificat d'inscription au registre du commerce ou de la profession de l'État membre où il est établi, conformément aux dispositions de l'annexe XI de la directive 2014/24/UE du 26.2.2014.

Si le soumissionnaire n'est pas tenu ou n'est pas autorisé à s'inscrire à un tel registre pour des raisons liées à son statut ou à sa situation juridique, le groupe BEI acceptera les documents suivants comme preuve suffisante : déclaration sous serment, certificat, preuve de l'affiliation à une organisation spécifique, autorisation expresse ou inscription au registre de la TVA,

2) un numéro de licence IATA avec une accessibilité totale au marché européen, spécifique à l’exécution du contrat. En cas de groupes ou de sous-traitance, au moins le représentant commun ou le principal contractant doit être en possession d’une telle licence.

La documentation respective doit être valide et actualisée.

III.1.2)Capacité économique et financière
Critères de sélection tels que mentionnés dans les documents de la consultation
III.1.3)Capacité technique et professionnelle
Critères de sélection tels que mentionnés dans les documents de la consultation

Section IV: Procédure

IV.1)Description
IV.1.1)Type de procédure
Procédure ouverte
IV.1.3)Information sur l'accord-cadre ou le système d'acquisition dynamique
IV.1.8)Information concernant l’accord sur les marchés publics (AMP)
Le marché est couvert par l'accord sur les marchés publics: non
IV.2)Renseignements d'ordre administratif
IV.2.2)Date limite de réception des offres ou des demandes de participation
Date: 17/08/2018
Heure locale: 23:59
IV.2.3)Date d’envoi estimée des invitations à soumissionner ou à participer aux candidats sélectionnés
IV.2.4)Langue(s) pouvant être utilisée(s) dans l'offre ou la demande de participation:
anglais
IV.2.6)Délai minimal pendant lequel le soumissionnaire est tenu de maintenir son offre
Durée en mois: 6 (à compter de la date limite de réception des offres)
IV.2.7)Modalités d’ouverture des offres
Date: 20/08/2018
Heure locale: 14:00
Informations sur les personnes autorisées et les modalités d'ouverture:

Les offres seront ouvertes dans une procédure non publique. Sur demande écrite à la BEI (voir section l.1), le procès-verbal de la séance d'ouverture des offres sera fourni aux opérateurs économiques ayant présenté une offre.

Section VI: Renseignements complémentaires

VI.1)Renouvellement
Il s'agit d'un marché renouvelable: oui
VI.3)Informations complémentaires:
VI.4)Procédures de recours
VI.4.1)Instance chargée des procédures de recours
Nom officiel: Tribunal
Adresse postale: Rue du Fort Niedergrünewald
Ville: Luxembourg
Code postal: L-2925
Pays: Luxembourg
Courriel: GeneralCourt.Registry@curia.europa.eu
Téléphone: +352 43031
Fax: +352 43032100
Adresse internet: http://curia.europa.eu
VI.5)Date d’envoi du présent avis:
05/07/2018