Lieferungen - 31025-2016

29/01/2016    S20    - - Lieferungen - Auftragsbekanntmachung - Verhandlungsverfahren 

Deutschland-Mainz: Dokumentenmanagement

2016/S 020-031025

Auftragsbekanntmachung

Lieferauftrag

Richtlinie 2004/18/EG

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1)Name, Adressen und Kontaktstelle(n)

KommWis Gesellschaft für Kommunikation und Wissenstransfer mbH
Hindenburgplatz 3
Kontaktstelle(n): Vergabestelle
55118 Mainz
Deutschland
Telefon: +49 61316277-0
E-Mail: vergabe@kommwis.de
Fax: +49 61316277-288

Internet-Adresse(n):

Hauptadresse des öffentlichen Auftraggebers: http://www.kommwis.de

Weitere Auskünfte erteilen: die oben genannten Kontaktstellen

Ausschreibungs- und ergänzende Unterlagen (einschließlich Unterlagen für den wettbewerblichen Dialog und ein dynamisches Beschaffungssystem) verschicken: die oben genannten Kontaktstellen

Angebote oder Teilnahmeanträge sind zu richten an: die oben genannten Kontaktstellen

I.2)Art des öffentlichen Auftraggebers
Agentur/Amt auf regionaler oder lokaler Ebene
I.3)Haupttätigkeit(en)
Allgemeine öffentliche Verwaltung
I.4)Auftragsvergabe im Auftrag anderer öffentlicher Auftraggeber

Der öffentliche Auftraggeber beschafft im Auftrag anderer öffentlicher Auftraggeber: ja

eGo-Saar
Talstraße 9
66119 Saarbrücken
Deutschland

Gemeinde Morbach
Bahnhofstr. 19
54497 Morbach
Deutschland

Kreisverwaltung Germersheim
Luitpoldplatz 1
76726 Germersheim
Deutschland

Kreisverwaltung Rhein-Lahn
Insel Silberau 1
56130 Bad Ems
Deutschland

Kreisverwaltung Vulkaneifel
Mainzer Straße 25
54550 Daun
Deutschland

Stadt Koblenz
Willi-Hörter-Platz 1 D
56068 Koblenz
Deutschland

Stadt Neustadt an der Weinstraße
Marktplatz 1
67433 Neustadt an der Weinstraße
Deutschland

Stadt Speyer
Maximilianstraße 100
67346 Speyer
Deutschland

Verbandsgemeindeverwaltung Hahnstätten
Austraße 4
65623 Hahnstätten
Deutschland

Verbandsgemeindeverwaltung Altenkirchen
Rathausstraße 13
57610 Altenkirchen
Deutschland

Verbandsgemeinde Daun
Leopoldstraße 29
54550 Daun
Deutschland

Verbandsgemeindeverwaltung Wallmerod
Gerichtsstraße 1
56414 Wallmerod
Deutschland

KommWis GmbH
Hindenburgplatz 3
55118 Mainz
Deutschland

Abschnitt II: Auftragsgegenstand

II.1)Beschreibung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags durch den öffentlichen Auftraggeber:
Beschaffung einer Kommunallizenz für eine landesweite kommunale Gesamtlösung bestehend aus einem Dokumentenmanagementsystem (DMS), einem Vorgangbearbeitungssystem (VBS) und entsprechenden Scankomponenten.
II.1.2)Art des Auftrags und Ort der Ausführung, Lieferung bzw. Dienstleistung
Lieferauftrag
NUTS-Code
II.1.3)Angaben zum öffentlichen Auftrag, zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem (DBS)
Die Bekanntmachung betrifft den Abschluss einer Rahmenvereinbarung
II.1.4)Angaben zur Rahmenvereinbarung
Rahmenvereinbarung mit einem einzigen Wirtschaftsteilnehmer

Laufzeit der Rahmenvereinbarung

Laufzeit in Jahren: 6
Begründung, falls die Laufzeit der Rahmenvereinbarung vier Jahre übersteigt: Die Übersteigung der regelmäßigen Rahmenvertragslaufzeit von vier Jahren ist aufgrund folgender Punkte erforderlich:
— die vollständige Migration der Altdaten der Auftraggeber vom alten DMS-System auf das neue DMS/VBS-System nimmt alleine ca. 2 Jahre in Anspruch;
— Aufgrund der Komplexität bei der hausweiten Einführung eines DMS/VBS-Systems für spezifische Prozesse in den Körperschaften, wird davon ausgegangen dass dies erst in 6-8 Jahren voll realisiert werden kann;
— die Kosten für die Einführung eines neuen DMS/VBS-Systems wird sich erst mit einer längeren Laufzeit amortisieren.

Geschätzter Gesamtauftragswert über die Gesamtlaufzeit der Rahmenvereinbarung

Geschätzter Wert ohne MwSt: 503 500 EUR
II.1.5)Kurze Beschreibung des Auftrags oder Beschaffungsvorhabens
Die KommWis GmbH koordiniert im Auftrag kommunaler Körperschaften in Rheinland-Pfalz und des Zweckverbandes eGo-Saar die Beschaffung einer Kommunallizenz für eine landesweite kommunale Gesamtlösung bestehend aus einem Dokumentenmanagementsystem (im Folgenden DMS), einem Vorgangbearbeitungssystem (im Folgenden VBS) und entsprechenden Scankomponenten für die Länder Rheinland-Pfalz und Saarland (im Folgenden kommunale DMS/VBS-Gesamtlösung). Ziel ist der Abschluss eines Überlassungsvertrages einer übertragbaren und nicht ausschließlichen Nutzungslizenz einer kommunalen DMS/VBS-Gesamtlösung mit daran angeschlossenen Support- und Wartungsleistungen.
II.1.6)Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)

72512000, 48311100, 48311000, 48219300, 48329000, 72260000, 48318000, 48313000, 48782000, 48333000

II.1.7)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen (GPA): ja
II.1.8)Lose
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
II.1.9)Angaben über Varianten/Alternativangebote
Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein
II.2)Menge oder Umfang des Auftrags
II.2.1)Gesamtmenge bzw. -umfang:
II.2.2)Angaben zu Optionen
Optionen: nein
II.2.3)Angaben zur Vertragsverlängerung
Dieser Auftrag kann verlängert werden: nein
II.3)Vertragslaufzeit bzw. Beginn und Ende der Auftragsausführung
Beginn 21.12.2016. Abschluss 20.12.2022

Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben

III.1)Bedingungen für den Auftrag
III.1.1)Geforderte Kautionen und Sicherheiten:
III.1.2)Wesentliche Finanzierungs- und Zahlungsbedingungen und/oder Verweis auf die maßgeblichen Vorschriften:
Es wird auf die Verdingungsunterlage Bezug genommen.
III.1.3)Rechtsform der Bietergemeinschaft, an die der Auftrag vergeben wird:
III.1.4)Sonstige besondere Bedingungen
Für die Ausführung des Auftrags gelten besondere Bedingungen: ja
Darlegung der besonderen Bedingungen: — Unbefristete Überlassung übertragbarer, nicht ausschließliche Nutzungslizenz an der kommunale DMS/VBS-Gesamtlösung mit den definierten Mindestfunktionen;
— Vollständige Migration der in den Verfahrensdokumentationen beschriebenen Altdaten der genannten Körperschaften vom bisherigen DMS-Herstellers der Fa. MACH AG;
— Vollständige Migration der in den Verfahrensdokumentationen beschriebenen Prozesse der genannten Körperschaften vom bisherigen DMS-Herstellers der Fa. MACH AG;
— Schulungsleistungen für Endkunden;
— Schulungsleistungen des Auftraggebers für die selbstständige Erbringung eines 1st- und 2nd-Level-Supports, sowie ggf. Schulungs- und Einführungsleistungen (u.a. Systemadministration, Fachadministration) und technisches Verfahrensmanagement (u.a. Update- und Release-Durchführung);
— Kostenlose Durchführung von Informationsveranstaltungen zu den Lizenzbedingungen, als auch den angebotenen Produkten und Dienstleistungen;
— Personelle Leistungen (u.a. Installationsleistungen, Konfigurationsleistungen, Entwicklungsleistungen, Beratungsleistungen, Vertriebsleistungen, Einführungsdienstleistungen und Projektmanagement);
— 3rd-Level-Support;
— Softwarepflege und Softwarewartung (u.a. Fehlerbereinigung; Lieferung von Upgrades, Releases und Versionen);
Im Übrigen wird auf die Verdingungsunterlage verwiesen.
III.2)Teilnahmebedingungen
III.2.1)Persönliche Lage des Wirtschaftsteilnehmers sowie Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen: — Aktueller Handelsregisterauszug (oder vergleichbar) mit Stand nach dem 01.11.2015 (siehe 1.1 Bewertungsmatrix);
— Eigenerklärung gemäß § 6 Abs. 6 EG VOL/A (siehe Nr. 1 Ausfüllformular und 1.2 Bewertungsmatrix);
— Eigenerklärung gemäß § 6 Abs. 4 EG VOL/A (siehe Nr. 2 Ausfüllformular und 1.3 Bewertungsmatrix);
— Eigenerklärung Schwarzarbeit (siehe Nr. 3 Ausfüllformular und 1.4 Bewertungsmatrix);
— Eigenerklärung Geschäftsgeheimnisse entsprechend GWB (siehe Nr. 4 Ausfüllformular und 1.5 Bewertungsmatrix);
— Tariftreueerklärung für Rheinland-Pfalz (siehe Nr. 5 Ausfüllformular und 1.6 Bewertungsmatrix);
— Tariftreueerklärung für Saarland (siehe Nr. 6 Ausfüllformular und 1.7 Bewertungsmatrix);
— Eigenerklärung gem. § 19 Abs. 3 MiLOG (siehe Nr. 7 Ausfüllformular und 1.8 Bewertungsmatrix).
Im Falle der Einbindung von Subunternehmen oder der Bildung einer Bewerbergemeinschaft sind diese Nachweise bzw. Eigenerklärungen von allen beteiligen Unternehmen einzureichen. Dies gilt nicht für die Tariftreueerklärungen, falls beabsichtigt wird, den öffentlichen Auftrag ausschließlich durch die Inanspruchnahme von Arbeitnehmern auszuführen, die bei einem Nachunternehmen mit Sitz in einem anderen EU-Mitgliedsstaat ansässig sind.
— DMS/VBS Mitarbeiterzahl im öffentlichen Bereich (I-Kriterium);
— DMS/VBS Mitarbeiterzahl im kommunalen Bereich (I-Kriterium);
— Prozentualer Anteil der Mitarbeiter (B-Kriterium; 5 %);
— Anzahl Mitarbeiter im Bereich: „Abwicklung neuer Projekte“ (10 %);
— Anzahl Mitarbeiter im Bereich: „Support“ (I-Kriterium);
— Anzahl Mitarbeiter im Bereich: „Entwicklung“ (I-Kriterium);
— Deutsche Sprache (A-Kriterium).
III.2.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen: — Verpflichtungserklärung Subunternehmen (A-Kriterium);
— Einbindung von Subunternehmen und Bildung von Bewerbergemeinschaften ( A-Kriterium);
— DMS/VBS Jahresumsatz und Projekte im öffentlichen Bereich (I-Kriterium);
— Bewerberdarstellung (A-Kriterium);
— DMS/VBS Jahresumsatz und Projekte im kommunalen Bereich (B-Kriterium; 10 %);
— Prozentualer Anteil der DMS Projekte an den Gesamtaufträgen (50 %);
— Prozentualer Anteil des DMS Jahresumsatzes an den Gesamtaufträgen (25 %).
III.2.3)Technische Leistungsfähigkeit
Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen:
— Softwareanpassungen/Softwareverbesserungen (A-Kriterium);
— Ablauf Softwareanpassungen/Softwareverbesserungen (I-Kriterium);
— Lizenzrechte (A-Kriterium);
— Beschreibung der grundlegenden Vorgehensweise bei einer DMS/VBS Einführung (I-Kriterium);
— Art und Anzahl von Musterprozessen bei einer DMS/VBS Einführung (B-Kriterium; 18 %);
— Anzahl von erfolgreich abgeschlossenen Fachverfahrens-Integrations-Projekten (B-Kriterium; 25 %);
— Grundlegende funktionale Beschreibung vom Ersetzenden Scannen im HKR Bereich (B-Kriterium; 8 %);
— Anzahl von erfolgreich abgeschlossenen Projekten im Bereich: „Ersetzendes Scannen im HKR Bereich“(B-Kriterium; 8 %);
— Referenzen im Bereich: „Ersetzendes Scannen im HKR Bereich“ (I-Kriterium);
— Anzahl von erfolgreich abgeschlossenen Projekten im Bereich: „Frühes Scannen im HKR Bereich“ (B-Kriterium; 21 %);
— Grundlegende funktionale Beschreibung vom Frühen Scannen im HKR Bereich (I-Kriterium);
— Referenzen im Bereich: „Frühen Scannen im HKR Bereich“ (I-Kriterium);
— Anzahl von erfolgreich abgeschlossenen Projekten im Bereich: „Posteingang/Postausgang/E-Akte“ ( B-Kriterium; 12 %);
— Grundlegende funktionale Beschreibung vom Posteingang/Postausgang/E-Akte (I-Kriterium);
— Referenzen im Bereich: „Posteingang/Postausgang/E-Akte“ (I-Kriterium);
— Angaben zum Bereich: „Betrieb im Rechenzentrum“ (B-Kriterium; 8 %);
— Referenzen im Bereich: „Betrieb im Rechenzentrum“ (I-Kriterium).
III.2.4)Angaben zu vorbehaltenen Aufträgen
III.3)Besondere Bedingungen für Dienstleistungsaufträge
III.3.1)Angaben zu einem besonderen Berufsstand
III.3.2)Für die Erbringung der Dienstleistung verantwortliches Personal

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Verfahrensart
IV.1.1)Verfahrensart
Verhandlungsverfahren
Einige Bewerber sind bereits ausgewählt worden (ggf. nach einem bestimmten Verhandlungsverfahren) nein
IV.1.2)Beschränkung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer, die zur Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden
Geplante Mindestzahl 4: und Höchstzahl 8
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern: Nach Auswertung der Teilnehmeranträge werden mind. die besten 4 und bei mehr als 7 Teilnehmeranträgen maximal die besten 8 Anbieter zum Verhandlungsverfahren zugelassen, die die notwendige Mindestpunktzahl erreicht haben. Erreichen weniger als 4 Anbieter die notwendige Mindestpunktzahl, so wird die Ausschreibung aufgehoben. Bei gleicher Gesamtpunktzahl entscheidet die höchste Punktzahl der Kriteriengruppe 2 (Leistungsfähigkeit). Bei gleicher Punktzahl der Kriteriengruppe 2 entscheidet die höchste Punktzahl des Kriteriums 2.6 (Prozentualer Anteil der Projekte).
IV.1.3)Verringerung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer im Laufe der Verhandlung bzw. des Dialogs
Abwicklung des Verfahrens in aufeinander folgenden Phasen zwecks schrittweiser Verringerung der Zahl der zu erörternden Lösungen bzw. zu verhandelnden Angebote ja
IV.2)Zuschlagskriterien
IV.2.1)Zuschlagskriterien
das wirtschaftlich günstigste Angebot in Bezug auf die Kriterien, die in den Ausschreibungsunterlagen, der Aufforderung zur Angebotsabgabe oder zur Verhandlung bzw. in der Beschreibung zum wettbewerblichen Dialog aufgeführt sind
IV.2.2)Angaben zur elektronischen Auktion
Eine elektronische Auktion wird durchgeführt: nein
IV.3)Verwaltungsangaben
IV.3.1)Aktenzeichen beim öffentlichen Auftraggeber:
Ausschreibung kommunale DMS/VBS-Gesamtlösung
IV.3.2)Frühere Bekanntmachung(en) desselben Auftrags
nein
IV.3.3)Bedingungen für den Erhalt von Ausschreibungs- und ergänzenden Unterlagen bzw. der Beschreibung
Kostenpflichtige Unterlagen: nein
IV.3.4)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
25.3.2016 - 12:00
IV.3.5)Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber
18.4.2016
IV.3.6)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge verfasst werden können
Deutsch.
IV.3.7)Bindefrist des Angebots
IV.3.8)Bedingungen für die Öffnung der Angebote

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags
Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein
VI.2)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der Europäischen Union finanziert wird: nein
VI.3)Zusätzliche Angaben
Für alle weiteren Informationen siehe Verdingungsunterlagen.
VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren

Vergabekammer Rheinland-Pfalz beim Ministerium für Wirtschaft, Klimaschutz, Energie und Landesplanung
Stiftstraße 9
55116 Mainz
Deutschland
Telefon: +49 6131162234
Fax: +49 6131162113

VI.4.2)Einlegung von Rechtsbehelfen
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1. der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich gerügt hat,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
VI.4.3)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt

Vergabekammer Rheinland-Pfalz beim Ministerium für Wirtschaft, Klimaschutz, Energie und Landesplanung
Stiftstraße 9
55116 Mainz
Deutschland
Telefon: +49 6131162234
Fax: +49 6131162113

VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
25.1.2016