Lieferungen - 318620-2020

08/07/2020    S130

Deutschland-Berlin: Softwarepaket und Informationssysteme

2020/S 130-318620

Auftragsbekanntmachung

Lieferauftrag

Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1)Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung: Howoge Wohnungsbaugesellschaft mbH
Postanschrift: Ferdinand-Schultze-Straße 71
Ort: Berlin
NUTS-Code: DE300 Berlin
Postleitzahl: 13055
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n): Herr Jens Mutscher
E-Mail: jens.mutscher@howoge.de
Telefon: +493 054642392
Fax: +493 054642393

Internet-Adresse(n):

Hauptadresse: www.howoge.de

I.2)Informationen zur gemeinsamen Beschaffung
I.3)Kommunikation
Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId/platformId/2/tenderId/129591
Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via: https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId/platformId/2/tenderId/129591
I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
Andere: landeseigenes Unternehmen
I.5)Haupttätigkeit(en)
Wohnungswesen und kommunale Einrichtungen

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Inputmanagement und Dokumentenmanagementsystem

Referenznummer der Bekanntmachung: VG-075-20
II.1.2)CPV-Code Hauptteil
48000000 Softwarepaket und Informationssysteme
II.1.3)Art des Auftrags
Lieferauftrag
II.1.4)Kurze Beschreibung:

Die HOWOGE Wohnungsbaugesellschaft mbH (nachfolgend HOWOGE) ist ein städtisches Berliner Wohnungsunternehmen mit einem Bestand von rd. 60 000 Wohn- und Gewerbeeinheiten. Bis 2025 will die HOWOGE ihr Portfolio deutlich erweitern. Derzeit sind mehr als 800 Mitarbeiter bei der HOWOGE angestellt. Die Digitalisierungsstrategie beinhaltet die Einführung eines zentralen Inputmanagements ggf. mit Unterstützung durch einen Dienstleister für Business Process Outsourcing (nachfolgend BPO) sowie eines Dokumentenmanagementsystems (nachfolgend DMS) zur unternehmensweiten Verwaltung von Dateien, Dokumenten und sonstigen Informationen in mehreren Phasen; dies ist Gegenstand dieses Vergabeverfahrens.

II.1.5)Geschätzter Gesamtwert
II.1.6)Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
II.2)Beschreibung
II.2.1)Bezeichnung des Auftrags:
II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
48610000 Datenbanksysteme
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DE3 BERLIN
II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Beauftragung eines Dienstleisters im Bereich Inputmanagement. Die Leistungen beinhalten eine vom Auftragnehmer zu liefernde und zu pflegende Softwarelösung für das elektronische Erfassen der Eingangspost sowie die unternehmensweite Weiterverarbeitung in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) mit elektronischen Archiv inklusive aller weiter notwendigen Komponenten für die HOWOGE.

Die nachfolgenden Merkmale und Funktionen beschreiben die angestrebte Softwarelösung (keine abschließende Aufzählung):

— Posteingangsverarbeitung Papierpost (Postlogistik):

—— Postfach oder Einrichtung einer Poststelle vor Ort;

—— Belegaufbereitung/Vorsortierung;

—— Digitalisierung;

—— Klassifizierung und Metadatenerfassung zur Postlenkung (z. B. Ermittlung von Absender, Zuordnung zu Empfänger und Geschäftsvorfall; bei Rechnungen ggf. manuelle Vorkontierung durch Dienstleister);

—— Qualitätskontrolle;

—— Zwischenlagerung;

—— ggf. Re-Scan;

—— Vernichtung.

— Elektronische Post:

—— Postlenkung von E-Mails mittels Indizierung (wie bei Papierpost);

—— Unterstützung papierloser Eingangskanäle: E-Mail, XRechnung, CSV, ...

— Rechnungserfassung und -kontierung;

— Anbindung an (unter anderem):

—— SAP-ERP-System;

—— SAP HCM;

—— Easysquare der Firma Promos.

— Bereitstellen eines Dokumentenmanagementsystems;

— Bereitstellen eines elektronischen Archivs.

Im Projekt ist die Umsetzung folgender Teilprojekte vorgesehen:

1. Aufbau des zentralen Inputmanagements,

2. Bereitstellung DMS und Archivsystem,

3. Einrichtung einer Ablagestruktur nach Vorgaben des Auftraggebers,

4. Anbindung Externe Applikationen,

5. Migration der Bestandsdokumente aus dem bestehenden MFDWin-Archiv.

Die angestrebte Lösung soll einem Portalgedanken folgen. Sie soll nicht nur internen, sondern auch externen Mitarbeitern bereitgestellt werden und muss demnach projektbezogen selektive beschränkte Zugänge auf Datenbestände ermöglichen.

II.2.5)Zuschlagskriterien
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt
II.2.6)Geschätzter Wert
II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Laufzeit in Monaten: 60
Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja
Beschreibung der Verlängerungen:

Die Vertragslaufzeit beträgt zunächst 60 Monate, beginnt mit Inbetriebnahme des DMS-Basissystems und verlängert sich sodann automatisch jeweils um 12 Monate, wenn die Parteien von ihrem Kündigungsrecht keinen Gebrauch machen.

II.2.9)Angabe zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden
Geplante Mindestzahl: 3
Höchstzahl: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern:

Soweit mehr als 5 Bewerber die Mindestanforderungen zur Eignung erfüllen, wird der Auftraggeber maximal 5 Bewerber anhand einer Auswahlmatrix auswählen, die den Bewerbungsunterlagen als Teil des Eignungskatalogs beiliegt.

II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote
Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: ja
Beschreibung der Optionen:

1. Option des Auftraggebers, den Auftragnehmer während der Vertragslaufzeit mit zusätzlichen Leistungen, insbesondere bei technologischen oder rechtlichen Neuerungen und/oder Änderungen, die sich auf die Softwarelösung auswirken oder für die Erweiterung des Systems hinsichtlich eines Outputmanagements, zu beauftragen,

2. Option zur Anpassung der Vertragspreise,

3. Option zur Anpassung der Service Level Agreements (SLA),

4. Option zur Beauftragung von weiteren Teilprojekten und zusätzlichen erforderlichen Leistungen im Zusammenhang mit den Vertragsleistungen wie bspw. Coaching, Einsatzunterstützung etc.

II.2.12)Angaben zu elektronischen Katalogen
II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben

Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben

III.1)Teilnahmebedingungen
III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:

Für die Bewerbung stellt die Vergabestelle ein Teilnahmeantragsformular inkl. Eignungskatalog zur Verfügung, das zwingend zu verwenden ist. Dies enthält für alle geforderten Erklärungen Musterformulare:

1. Erklärung zum Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gem. §§ 123, 124 GWB und MiLoG,

2. Infoblatt „Angaben zum Bieter“,

3. Kurzprofil des Bewerbers mit Gründungsjahr, Angaben zu Geschäftsfeldern und Standorten (insbes. Standort der Softwareentwicklung).

III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

Für die Bewerbung stellt die Vergabestelle ein Teilnahmeantragsformular inkl. Eignungskatalog zur Verfügung, das zwingend zu verwenden ist.

4. Angaben zum Umsatz mit vergleichbaren Leistungen (Business Process Outsourcing) im Bereich Inputmanagement und Dokumentenmanagement.

Möglicherweise geforderte Mindeststandards:

Zu 4. Die Vergabestelle erwartet den Nachweis, dass der Bewerber im Mittel der letzten 3 Jahre (2019, 2018, 2017) einen Umsatz in Höhe von mindestens 5 000 000 Euro netto erzielt hat.

Bei Bewerbergemeinschaften wird der Umsatz addiert. Entsprechendes gilt für Nachunternehmer, auf deren Ressourcen der Bewerber zum Nachweis der Eignung zurückgreifen will. Die Vergabestelle behält sich vor, zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit weitere Nachweise zu fordern.

III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

Für die Bewerbung stellt die Vergabestelle ein Teilnahmeantragsformular inkl. Eignungskatalog zur Verfügung, das zwingend zu verwenden ist:

5. Angaben zu Referenzprojekten für vergleichbare Leistungen aus den letzten 3 Jahren (2017-2019) mit Angaben zu: Referenzkunde, Ansprechpartner mit Kontaktdaten, Branche, Unternehmensgröße, wesentliche Leistungsinhalte, aktive Userzahl, wesentliche technische Parameter, Schnittstellen, Leistungszeit. Für die Beschreibung der Referenzprojekte stellt die Vergabestelle u. a. Formblätter zur Verfügung, die zwingend zu verwenden sind,

6. Angaben zur Auftragsausführung in deutscher Sprache,

7. Angaben zu einer nach dem Prüfstandard IDW PS 880 zertifizierten Lösung nach GoBD und DSGVO oder vglb.,

8. Angaben zur Zertifizierung als SAP® Software Solution Partner®,

9. Angaben zu einem zertifizieren Qualitätsmanagementsystem nach DIN ISO 9001 oder vglb.,

10. Angaben zum zeitlichen Produktsupport,

11. Angaben zu Referenzschreiben.

Möglicherweise geforderte Mindeststandards:

Zu 5.) Die Vergabestelle erwartet den Nachweis von mindestens 3 vergleichbaren Referenzprojekten die seit mindestens einem Jahr im operativen Betrieb sind. Als vergleichbar gilt ein Projekt, bei dem der Bewerber als folgende Leistungen für den Referenzkunden erbringt:

— Posteingangsverarbeitung (Papierpost und elektronische Post);

— Rechnungserfassung und Vorkontierung;

— Anbindung an ein SAP-ERP-System, darunter die Module FI, CO und HCM;

— Bereitstellen eines Dokumentenmanagementsystems, mit dem mindestens 800 Anwender arbeiten;

— Bereitstellen eines elektronischen Archivs.

Zu Nr. 6) Die Vergabestelle erwartet den Nachweis, dass der Bewerber im Auftragsfall die Projektdurchführung in deutscher Sprache einschl. Kommunikation mit dem Auftraggeber, Support, Projektdokumentation etc. sicherstellen kann. Dies beinhaltet auch den Nachweis, dass der Bewerber in der Lage ist, die Bedienoberfläche sowie eine Online-Hilfe in deutscher Sprache zur Verfügung zu stellen.

Zu Nr. 10) Die Vergabestelle erwartet, dass der Bewerber einen Produktsupport in den Zeiten Montag bis Freitag jeweils von 8.00 bis 17.00 Uhr gewährleisten kann.

III.1.5)Angaben zu vorbehaltenen Aufträgen
III.2)Bedingungen für den Auftrag
III.2.2)Bedingungen für die Ausführung des Auftrags:

Für die Bewerbung stellt die Vergabestelle ein Teilnahmeantragsformular inkl. Eignungskatalog zur Verfügung, das zwingend zu verwenden ist. Dies enthält für alle geforderten Erklärungen Musterformulare:

1. Bietererklärung gem. Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz,

2. Erklärung zur Frauenförderung,

3. Verpflichtung Vertraulichkeit (Datenschutz).

III.2.3)Für die Ausführung des Auftrags verantwortliches Personal

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung
IV.1.1)Verfahrensart
Verhandlungsverfahren
IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem
IV.1.4)Angaben zur Verringerung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer oder Lösungen im Laufe der Verhandlung bzw. des Dialogs
Abwicklung des Verfahrens in aufeinander folgenden Phasen zwecks schrittweiser Verringerung der Zahl der zu erörternden Lösungen bzw. zu verhandelnden Angebote
IV.1.5)Angaben zur Verhandlung
IV.1.6)Angaben zur elektronischen Auktion
IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja
IV.2)Verwaltungsangaben
IV.2.1)Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren
IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
Tag: 07/08/2020
Ortszeit: 12:00
IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber
IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können:
Deutsch
IV.2.6)Bindefrist des Angebots
IV.2.7)Bedingungen für die Öffnung der Angebote

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags
Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein
VI.2)Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen
VI.3)Zusätzliche Angaben:

1. Für die Bewerbung stellt die Vergabestelle die Bewerbungsunterlagen (inkl. Teilnahmeantragsformular) elektronisch auf der Vergabeplattform des Landes Berlin unter https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId/platformId/2/tenderId/129591 zum Download zur Verfügung. Der darin enthaltene Teilnahmeantrag inkl. Eignungskatalog und Referenzbogen ist zwingend zu verwenden. Die Vergabestelle behält sich vor, Bewerbungen andernfalls nicht zu berücksichtigen. In jedem Falle werden interessierte Bewerber gebeten, sich auf der Vergabeplattform als Bewerber mit ihren Kontaktdaten registrieren zu lassen, damit sie gegebenenfalls über Antworten zu Bewerberfragen und Klarstellungen informiert werden können. Die Registrierung ist kostenfrei möglich.

2. Bewerberfragen sind über die Vergabeplattform zu stellen und werden dort im Wege von Bewerberinformationen beantwortet.

3. Der Teilnahmeantrag ist vollständig auszufüllen, die geforderten Erklärungen und Nachweise sind vollständig abzugeben bzw. beizufügen. Die Vergabestelle wird unvollständige Teilnahmeanträge nicht berücksichtigen, wenn fehlende Erklärungen und/oder Nachweise bis zum Ablauf einer gesetzten Nachfrist nicht nachgereicht werden.

4. Der Teilnahmeantrag ist ausschließlich in elektronischer Form auf der Vergabeplattform unter: https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId/platformId/2/tenderId/129591 einzureichen. Die Vergabestelle wird Teilnahmeanträge nicht berücksichtigen, die nicht form- und/oder fristgerecht eingereicht werden.

5. Im Falle einer Bewerbergemeinschaft ist mit dem Teilnahmeantrag eine Erklärung aller Mitglieder der Bewerbergemeinschaft abzugeben, wonach diese im Auftragsfalle eine Arbeitsgemeinschaft mit gesamtschuldnerischer Haftung gründen. Die Erklärung hat zudem ein Mitglied der Bewerbergemeinschaft zur Durchführung des Vergabeverfahrens zu bevollmächtigen.

6. Beruft sich der Bewerber hinsichtlich seiner Leistungsfähigkeit auf die Ressourcen von Drittunternehmen, so ist dem Teilnahmeantrag eine Erklärung der Drittunternehmen beizufügen, wonach diese dem Bewerber im Auftragsfalle ihre Ressourcen zur Verfügung stellen. Gleiches gilt für verbundene Unternehmen.

VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Berlin
Postanschrift: Martin-Luther-Straße 105
Ort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland
Telefon: +493 090138316
Fax: +493 090137613

Internet-Adresse: https://www.berlin.de/sen/wirtschaft/wirtschaft/wirtschaftsrecht/vergabekammer/

VI.4.2)Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren
VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Erkannte Verstöße gegen Vergabevorschriften sind gegenüber der Vergabestelle binnen 10 Kalendertagen zu rügen, § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB. Bei Verstößen, die aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind, hat die Rüge gegenüber der Vergabestelle bis spätestens zum Ablauf der Angebots- oder Bewerbungsfrist zu erfolgen (§ 160 Abs. 3 Nr. 2 und 3 GWB). Teilt die Vergabestelle mit, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, kann innerhalb von 15 Kalendertagen ein Nachprüfungsantrag bei der oben genannten Vergabekammer schriftlich gestellt werden (§§ 160 Abs. 3 Nr.4, 161 Abs. 1 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, soweit der Nachprüfungsantrag der Vergabestelle erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird (§ 168 Abs. 2 GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung (per Fax oder elektronisch) der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung (§ 134 Abs. 2 GWB).

VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Berlin
Postanschrift: Martin-Luther-Straße 105
Ort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland
Telefon: +493 090138316
Fax: +493 090137613

Internet-Adresse: https://www.berlin.de/sen/wirtschaft/wirtschaft/wirtschaftsrecht/vergabekammer/

VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
06/07/2020