Services - 34097-2022

21/01/2022    S15

Germany-Erfurt: Feasibility study, advisory service, analysis

2022/S 015-034097

Contract notice

Services

Legal Basis:
Directive 2014/24/EU

Section I: Contracting authority

I.1)Name and addresses
Official name: Stadtverwaltung Erfurt, Amt für Stadtentwicklung und Stadtplanung
Postal address: Warsbergstraße 3
Town: Erfurt
NUTS code: DEG01 Erfurt, Kreisfreie Stadt
Postal code: 99092
Country: Germany
E-mail: stadterneuerung@erfurt.de
Telephone: +49 361-6553906
Fax: +49 361-6553979
Internet address(es):
Main address: http://www.erfurt.de
I.3)Communication
The procurement documents are available for unrestricted and full direct access, free of charge, at: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=431208
Additional information can be obtained from the abovementioned address
Tenders or requests to participate must be submitted electronically via: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=431208
I.4)Type of the contracting authority
Regional or local authority
I.5)Main activity
General public services

Section II: Object

II.1)Scope of the procurement
II.1.1)Title:

Durchführung des Bürgerbeteiligungsprozesses und der begleitenden Öffentlichkeitsarbeit im Rahmen des Modellvorhabens zur Weiterentwicklung der Städtebauförderung Erfurt Süd-Ost

Reference number: VVF 011/22-61
II.1.2)Main CPV code
71241000 Feasibility study, advisory service, analysis
II.1.3)Type of contract
Services
II.1.4)Short description:

Aufgabe des zu beauftragenden Büros ist die Entwicklung, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung eines umfassenden Beteiligungsprozesses sowie einer begleitenden Öffentlichkeitsarbeit im Rahmen des Modellvorhabens zur Weiterentwicklung der Städtebauförderung Erfurt Süd-Ost in den Jahren 2022 bis 2026.

Mit der Ausführung der Leistung ist sofort nach Auftragserteilung zu beginnen (voraussichtlich 15.07.2022 bis 31.12.2026).

II.1.5)Estimated total value
Value excluding VAT: 350 000.00 EUR
II.1.6)Information about lots
This contract is divided into lots: no
II.2)Description
II.2.3)Place of performance
NUTS code: DEG01 Erfurt, Kreisfreie Stadt
Main site or place of performance:

Stadtverwaltung Erfurt, Amt für Stadtentwicklung und Stadtplanung, Warsbergstraße 3, 99092 Erfurt

II.2.4)Description of the procurement:

Das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb nach der Vergabeordnung (VgV) wird als 2-stufiges Verfahren durchgeführt. In der ersten Stufe ist die Eignung der Bieter anhand der angegebenen Eignungskriterien nachzuweisen. Nicht geeignete Bieter werden vom weiteren Vergabeverfahren ausgeschlossen. In der zweiten Stufe erfolgt die eigentliche Angebotsabgabe einschließlich der Beschreibung /Darstellung zur geplanten Methodik und Vorgehensweise für den Bürgerbeteiligungsprozess und die begleitende Öffentlichkeitsarbeit sowie der Vorschlag für die Arbeitsstruktur und Zeitschiene.

Aufgrund der Komplexität der Aufgabenstellung und der derzeitigen Verfahrensoffenheit behält es sich die Stadt Erfurt als Auftraggeberin vor, die Ideen der einzelnen Bieter zum Bearbeitungskonzept für die Konkretisierung der Ausschreibung und die Herstellung einer Kostentransparenz zu nutzen.

Falls anhand der eingereichten Konzepte bzw. aufgrund der Präsentation neue Erkenntnisse bzw. Sachverhalte gewonnen werden, behält sich die Auftraggeberin vor, nach der Präsentation eine weitere überarbeitete finale Leistungsbeschreibung an alle Bieter auszugeben, in die diese konzeptionellen Ideen einfließen.

II.2.5)Award criteria
Criteria below
Quality criterion - Name: Vorgehensweise bei einem vergleichbaren, bearbeiteten Projekt / Weighting: 30
Quality criterion - Name: Personelle Besetzung / Weighting: 10
Quality criterion - Name: Auseinandersetzung mit der Aufgabenstellung / Weighting: 20
Quality criterion - Name: Präsentation / Weighting: 10
Price - Weighting: 30
II.2.6)Estimated value
II.2.7)Duration of the contract, framework agreement or dynamic purchasing system
Duration in months: 54
This contract is subject to renewal: no
II.2.9)Information about the limits on the number of candidates to be invited
Envisaged minimum number: 3
Maximum number: 5
Objective criteria for choosing the limited number of candidates:

Die Auswahl erfolgt anhand von Angaben zur Mitarbeiterzahl, zur Berufserfahrung, zu Referenzen und zu Erfahrungen mit öffentlichen Auftraggebern sowie zu Weiterbildungsnachweisen wie folgt. Dabei werden über die unter III.1.1), III.1.2) und III.1.3) genannten Vorgaben hinaus folgende Aspekte positiv bewertet:

- Stufenweise größere durchschnittliche Mitarbeiteranzahl pro Jahr in den letzten 3 Geschäftsjahren (bei mehreren Standorten jeweils nur auf das verantwortliche Büro bezogen)

- größere Berufserfahrung des Projektteams (Projektleiter/in sowie beide Mitarbeiter/innen)

- Bewertung von zwei Referenzen anhand von Moderations- und Mediationsanteil, Einsatz digitaler Beteiligungsformate, Methodenvielfalt und gestalterischen Kompetenzen

- Erfahrungen mit öffentlichen Auftraggebern sowie zu Weiterbildungsnachweise im Bereich Moderation, Mediation, Deeskalation

Die Angaben zur Bewertung (Matrix) sind in den Bewerbungsunterlagen enthalten.

Die maximale erreichbare Punktzahl beträgt 500 Punkte.

Davon:

- Mitarbeiterzahl: 50

- Berufserfahrung Projektteam: 100

- Referenz 1: 150

- Referenz 2: 150

- Erfahrungen mit öffentlichen Auftraggebern: 25

- Weiterbildungsnachweise im Bereich Moderation, Mediation, Deeskalation: 25

Soweit die Mindestanforderungen erfüllt sind, ist die Rangfolge der erreichten Punkte für die Auswahl maßgebend. Erfüllen mehrere Bewerber gleichermaßen die Anforderungen und ist die Bewerberzahl nach einer objektiven Auswahl entsprechend der zu Grunde gelegten Kriterien zu hoch, erfolgt die Auswahl unter den verbleibenden Bewerbern durch Los (§ 75 Abs. 6 VgV).

II.2.10)Information about variants
Variants will be accepted: no
II.2.11)Information about options
Options: no
II.2.13)Information about European Union funds
The procurement is related to a project and/or programme financed by European Union funds: no
II.2.14)Additional information

Section III: Legal, economic, financial and technical information

III.1)Conditions for participation
III.1.1)Suitability to pursue the professional activity, including requirements relating to enrolment on professional or trade registers
List and brief description of conditions:

- Erklärung des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen nach § 42 VgV i.V. mit § 122 und § 123 GWB durch Eigenerklärung (Eigenerklärung zur Eignung - Formblatt 124 LD)

- Handelt es sich bei dem Bewerber um eine juristische Person, ist eine Kopie des Handelsregisterauszuges einzureichen.

III.1.2)Economic and financial standing
List and brief description of selection criteria:

- Durchschnittlicher Jahresumsatz des Unternehmens im Mittel der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre, die Leistungen betreffend, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind; unter Einschluss des Anteils bei gemeinsam mit anderen Unternehmen ausgeführten Leistungen: mind. 100.000 Euro (Eigenerklärung zur Eignung - Formblatt 124 LD)

III.1.3)Technical and professional ability
List and brief description of selection criteria:

- Projektleiter/in: Mind. 3-jährige Berufserfahrung in der Konzeption und Durchführung von Beteiligungsprozessen

- Projektleiter/in: Nachweis eines Hochschulabschlusses (Diplom / Master / Bachelor) im Bereich Architektur, Stadtplanung, Regionalplanung, Landschaftsarchitektur, Projektmanagement oder vergleichbare

- Projektmitarbeiter/innen: Benennung von zwei qualifizierten Projektmitarbeiter/innen mit Nachweis derer Hochschulabschlüsse (Diplom / Master / Bachelor) im Bereich Architektur, Stadtplanung, Regionalplanung, Landschaftsarchitektur, Projektmanagement, Soziologie, Mediengestaltung, Kommunikationswissenschaften oder vergleichbare

Die 2 vorgelegten Referenzprojekte müssen folgende Mindestanforderungen erfüllen:

- Die Referenzen sind konkret auf die vorliegende Ausschreibung abgestimmt.

- Die Referenzen wurde innerhalb der letzten 5 Jahre (01.01.2017 - 31.12.2021) erbracht.

- Die Referenzen wurden im Bewerberbogen entsprechend des Vordrucks dargestellt.

- Die Referenzen sind zusätzlich auf max. 2 DIN A4 Seiten je Referenz dargestellt (z.B. Auszüge aus der Öffentlichkeitsarbeit, den Beteiligungsformaten etc.).

Es werden nur die geforderten 2 Referenzen gewertet. Zusätzliche Referenzen gehen nicht mit in die Wertung ein, auch bei Bewerbergemeinschaften und/oder Nachunternehmer-Einsatz.

III.2)Conditions related to the contract
III.2.3)Information about staff responsible for the performance of the contract
Obligation to indicate the names and professional qualifications of the staff assigned to performing the contract

Section IV: Procedure

IV.1)Description
IV.1.1)Type of procedure
Competitive procedure with negotiation
IV.1.3)Information about a framework agreement or a dynamic purchasing system
IV.1.4)Information about reduction of the number of solutions or tenders during negotiation or dialogue
Recourse to staged procedure to gradually reduce the number of solutions to be discussed or tenders to be negotiated
IV.1.5)Information about negotiation
IV.1.8)Information about the Government Procurement Agreement (GPA)
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement: no
IV.2)Administrative information
IV.2.2)Time limit for receipt of tenders or requests to participate
Date: 16/02/2022
Local time: 10:00
IV.2.3)Estimated date of dispatch of invitations to tender or to participate to selected candidates
Date: 04/03/2022
IV.2.4)Languages in which tenders or requests to participate may be submitted:
German
IV.2.6)Minimum time frame during which the tenderer must maintain the tender
Tender must be valid until: 31/08/2022

Section VI: Complementary information

VI.1)Information about recurrence
This is a recurrent procurement: no
VI.2)Information about electronic workflows
Electronic invoicing will be accepted
VI.3)Additional information:
VI.4)Procedures for review
VI.4.1)Review body
Official name: Thüringer Landesverwaltungsamt, Referat 250 - Vergabekammer, Vergabeangelegenheiten
Postal address: Jorge-Semprún-Platz 4
Town: Weimar
Postal code: 99423
Country: Germany
Fax: +49 361-573321059
VI.4.3)Review procedure
Precise information on deadline(s) for review procedures:

Der Antrag auf Nachprüfung des Vergabeverfahrens und der Vergabeentscheidung ist unzulässig, soweit:

1) Der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb von 10 Kalendertagen gerügt hat (§ 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB),

2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB),

3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB),

4) Mehr als 15 Kalendertage nach Absendung der vorläufigen Absagen in Briefform, beziehungsweise mehr als 10 Kalendertage bei Absendung per Fax oder E-Mail vergangen sind (§ 134 Abs. 2 GWB),

5) Mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).

VI.4.4)Service from which information about the review procedure may be obtained
Official name: Stadtverwaltung Erfurt, Amt für Stadtentwicklung und Stadtplanung
Postal address: Warsbergstraße 3
Town: Erfurt
Postal code: 99092
Country: Germany
E-mail: stadterneuerung@erfurt.de
Telephone: +49 361-6553906
Fax: +49 361-6553979
VI.5)Date of dispatch of this notice:
17/01/2022