Services - 34694-2022

21/01/2022    S15

Romania-Gherla: Software development services

2022/S 015-034694

Contract award notice

Results of the procurement procedure

Services

Legal Basis:
Directive 2014/24/EU

Section I: Contracting authority

I.1)Name and addresses
Official name: MUNICIPIUL GHERLA
National registration number: 4349071
Postal address: Strada: Bobilna , nr. 2
Town: Gherla
NUTS code: RO113 Cluj
Postal code: 405300
Country: Romania
Contact person: MURESAN VASILE-NICHITA
E-mail: nikitamv2002@yahoo.com.au
Telephone: +40 0264241775
Internet address(es):
Main address: www.gherla.ro
Address of the buyer profile: www.e-licitatie.ro
I.4)Type of the contracting authority
Regional or local authority
I.5)Main activity
General public services

Section II: Object

II.1)Scope of the procurement
II.1.1)Title:

Furnizare SISTEM INFORMATIC INTEGRAT PENTRU SIMPLIFICAREA PROCEDURILOR ADMINISTRATIVE” în vederea implementării proiectului "SIMPLIFICAREA PROCEDURILOR ADMINISTRATIVE LA NIVELUL MUNICIPIULUI GHERLA, cod SIPOCA 819, cod MySmis 136177.

Reference number: 4349071/2021/01
II.1.2)Main CPV code
72262000 Software development services
II.1.3)Type of contract
Services
II.1.4)Short description:

Furnizarea unui sistem informatic integrat (inclusiv dotarea hardware): cu componente front-office și back-office, care să permită atât interacțiunea electronică cu cetățenii, prin servicii electronice implementate în cadrul unui portal web dedicat, cât și aplicații dedicate care să permită procesarea cererilor primite în cadrul compartimentelor specializate ale Primăriei (aplicații back-office).

Achiziția va include totalitatea echipamentelor, a licențelor pentru software de sistem și de aplicație și serviciile de implementare necesare pentru operaționalizarea unui sistem integrat care să respecte totalitatea cerințelor funcționale și tehnice solicitate în caietul de sarcini (în conformitate cu pct 3.4. Produsele solicitate şi operaţiunile cu titlu accesoriu necesar a fi realizate (serviciile de implementare) parte integrantă a documentației de atribuire.).

Valoarea estimata totală a contractului, fara TVA: 2.059.500 lei. Monedă: RON

Termenul in care autoritatea contractanta va raspunde in mod clar si complet tuturor solicitarilor de clarificari sau informatii suplimentare este de 11 zile inainte de data limita de depunere a ofertelor, in masura in care aceste solicitari vor fi adresate in termenul prevazut la sectiunea I.3 din instructiunile pentru ofertanti, respectiv 18 zile inainte de data limita de depunere a ofertelor.

Ofertanții vor avea în vedere ofertarea unui sistem informatic integrat care va include toate componentele hardware solicitate, software standard de sistem și software specializat de aplicație care să respecte cerințele minimale ale caietului de sarcini și să permită atingerea integrală a obiectivelor proiectului, conform caietului de sarcini.

Autoritatea contractantă solicită ofertarea unor aplicații și platforme software specializate de aplicație deja existente, ale căror funcționalități să poată fi configurate și implementate în cel mult 10 luni de la data semnării contractului. Astfel, se solicită ofertarea unor sisteme software existente, care să poată fi achiziționate prin licențiere, iar efortul (serviciile) de implementare să se concentreze pe configurarea serviciilor electronice și nu pe dezvoltarea unor produse sau funcționalități software de bază. Nu se vor accepta oferte care propun dezvoltarea uneia sau mai multor aplicații și care nu prezintă explicit produsele software propuse.

Principalele funcționalități ale platformelor software trebuie să poată fi demonstrabile în cadrul unei sesiuni demonstrative în cadrul etapei de evaluare tehnică a ofertelor și disponibile de la începutul derulării contractului. În cadrul sesiunii demonstrative se vor verifica funcționalități de bază ale produselor, nu funcționalități care necesită personalizare pentru Primăria Gherla. Pentru verificarea funcționalităților principale ale platformelor ofertate, se va organiza o sesiune demonstrativă în etapa de evaluare tehnică a ofertelor, conform scenariului de verificare atașat caietului de sarcini, anexa nr.1.

Precizări privind sesiunea demonstrativă:

Sesiunea demonstrativă se referă la componente standard software care vor fi livrate și care au o pondere determinantă în cadrul achiziției.

Ofertanții vor prezenta în cadrul ofertei tehnice informații cu privire la identificarea produselor ofertate (denumirile comerciale ale acestora), precum și o declarație pe propria răspundere privind faptul că sesiunea demonstrativă va fi susținută utilizând produse relevante pentru ceea ce se va livra în cadrul contractului. Ofertanții vor preciza de asemenea în cadrul ofertei tehnice angajamentul ca, la solicitarea autorității contractante, să prezinte dovezi suplimentare sau să susțină o sesiune demonstrativă în cadrul căreia să prezinte principalele produse care urmează a fi livrate.

Astfel, pentru produsele „Platformă Portal pentru servicii electronice” și respectiv „Platforma pentru managementul evenimentelor care afectează domeniul public”, se va susține o sesiune demonstrativă la sediu... detalii pe www.e-licitatie.ro

II.1.6)Information about lots
This contract is divided into lots: no
II.1.7)Total value of the procurement (excluding VAT)
Value excluding VAT: 1 991 606.00 RON
II.2)Description
II.2.2)Additional CPV code(s)
48000000 Software package and information systems
II.2.3)Place of performance
NUTS code: RO113 Cluj
Main site or place of performance:

Locul principal de executare: Str. Bobîlna, nr. 2

Municipiul Gherla, jud. Cluj

II.2.4)Description of the procurement:

Se va furniza o infrastructură de echipamente și respectiv de software de bază (sisteme de operare, baze de date, antivirus) care să permită funcționarea platformelor de aplicații specializate solicitate. Platformele hardware, software-ul de bază și aplicațiile specializate vor fi complet integrate, prin aceasta înțelegând următoarele:

• Echipamentele furnizate vor fi dimensionate din punct de vedere al caracteristicilor tehnice astfel încât să permită rularea tuturor aplicațiilor specializate furnizate, respectând criteriile minimale de performanță indicate, cu respectarea specificațiilor minimale solicitate.

• Se vor furniza toate componentele software necesare, solicitate explicit sau implicit, astfel încât să se asigure funcționarea sistemului informatic integrat și atingerea tuturor obiectivelor funcționale ale proiectului, incluzând drivere, sisteme de operare, sisteme de management al bazelor de date.

Subsistemul hardware și software de sistem va include următoarele elemente:

1. 1 server de virtualizare pentru aplicații

2. 1 server de backup

3. 1 server de scanare

4. Rack, UPS și accesorii pentru servere

5. Sisteme de operare pentru servere, de tip Microsoft Windows Server

6. Software de baze de date tip RDBMS (Relational Database Management System)

7. Antivirus pentru serverele furnizate și pentru 20 de stații de lucru

8. Imprimantă pentru coduri de bare

9. Scanner pentru scanare rapidă

10. Terminal multifuncțional self-service

Subsistem de aplicații specializate

Funcționalități front-office

Se va furniza o platformă software existentă pe piață (produs comercial, tip COTS = Commercial Of The Shelf) de tip portal web de servicii electronice, care va fi configurată în cadrul proiectului pentru a permite implementarea tuturor fluxurilor de lucru specifice serviciilor electronice solicitate prin caietul de sarcini.

Ofertanții vor preciza explicit în cadrul ofertelor numele produsului software ofertat pentru platforma portal web de servicii electronice.

Aplicația de tip portal se va instala pe unul dintre serverele virtuale configurate pe serverele achiziționate în cadrul proiectului.

Platforma portal web pentru servicii electronice va fi expusă către internet și va permite furnizarea centralizată a tuturor serviciilor electronice de e-Administratie descrise în caietul de sarcini, incluzând introducerea de date de către solicitant, generarea documentelor de solicitare a serviciilor, transmiterea acestora și înregistrarea lor în sistemul back-office, gestionarea fluxului de circulație a cererilor în sistemul back-office, generarea documentelor de răspuns necesare și transmiterea acestora solicitantului în cadrul portalului. Aceasta abordare este benefică atât cetățenilor (prin reducerea tipului necesar pentru solicitarea serviciilor), cât și funcționarilor (prin reducerea interacțiunii directe la ghișeu și reducerea efortului de introducere a datelor în sistemele informatice back-office).

Subsistemul portal front-office va avea o interfață unitară și va fi complet integrat. În mod similar, subsistemul back-office al portalului va fi complet integrat și va prezenta o interfață unitară către utilizatori (același șablon de ecrane, tipuri de obiecte și stiluri, fonturi și mod de operare).

Platforma portal va permite utilizatorilor crearea unor profile personale, cu încărcarea unui număr de atribute (proprietăți) care ulterior vor putea fi preluate și pre-completate automat în cadrul unor formulare web, atunci când respectivul utilizator accesează un anumit serviciu electronic. Fiecare utilizator va avea în Portal un spațiu privat personal în care va putea vizualiza informații cu privire la solicitările sale, va putea consulta situația fiscală, va putea face plăți pentru anumite servicii și va putea salva documente pe care le utilizează în relația cu autoritatea locală și pe care le va putea atașa la diferitele cereri de servicii pe care le inițiază din portal.

Utilizând funcționalități native ale portalului, se vor implementa fluxuri personalizate de servicii electronice care să includă succesiuni de formulare web pentru introducerea datelor necesare pentru solicitarea unui anumit serviciu, inclusiv atașarea de documente și generarea unei cereri.

Serviciile electronice vor asigura simplificarea modalității de colectare a datelor de la solicitanți, astfel încât acest proces să fie unul intuitiv pentru aceștia. Astfel, după selectarea din portal a unui anumit serviciu electronic, solicitantul va fi ghidat de interfața grafică în mod intuitiv printr-o serie de ecrane în care fie va putea prelua automat date deja existente în profilul său sau completate anterior în alte formulare, fie va introduce datele relevante solicitării/serviciului respectiv și va atașa documentele necesare. În baza datelor completate de către solicitant, platforma portal va genera în mod automat, utilizând o bibliotecă de șabloane de formulare, un formular PDF completat cu toate datele introduse de către solicitant anterior, formular pe care solicitantul îl va putea semna electronic și apoi îl va putea salva în portal sau îl va putea transmite spre rezolvare către Primărie. Toate datele introduse de către solicitant se vor salva structurat în baza de date a Portalului și vor fi ulterior disponibile, asociat formularului PDF, pentru procesarea back-office a cererii, inclusiv pentru preluarea automată în aplicațiile back-office specializate cu ajutorul cărora se va gestiona procesul de rezolvare a cererilor. Această abordare va permite funcționarilor din back-office economisirea unui timp important care acum este alocat reintroducerii de date din formularele completate de către solicitanți și depuse la Primărie. Pentru realizarea acestei funcționalități, portalul va expune servicii web care vor putea fi consumate de către aplicații de tip back-office și prin care se vor putea transmite acestor aplicații atât formularele PDF semnate electronic transmise de către solicitant prin portal, cât și datele structurate din formularele completate de către solicitanți.

Toate interfețele de comunicare între aplicațiile furnizate vor utiliza standarde deschise de comunicare și vor fi detaliate în documentația tehnică a sistemului, care va fi realizată și furnizată în cadrul proiectului.

Din portal, formularele PDF conținând cererile electronice vor fi preluate (prin modulul de Registratură) de platforma de management al documentelor și vor fi transmise pe fluxul intern de rezolvare, conform pașilor de procesare predefiniți pentru respectivul tip de solicitare/serviciu electronic.

Utilizând funcționalitățile deja existente în cadrul produsului ofertat pentru platforma portal de servicii electronice, ofertantul va configura în cadrul proiectului servicii electronice pentru următoarele arii de lucru pentru care Primăria deține responsabilități partajate cu alte instituții ale administrației centrale:

1. Transmitere integral electronică a dosarelor aferente solicitărilor cu referire la Disciplina în construcții, Afișaj stradal și Activități comerciale.

2. Raportarea online a incidentelor de pe domeniul public de către cetățeni sau alte instituții publice.

3. Depunere online a dosarelor pentru Venitul minim garantat și ajutoarele de încalzire, Alocațiile de susținere a familiei, Alocațiile de stat pentru copii, Indemnizația și stimulentul pentru creșterea copilului, Asistenți personali ai persoanelor cu handicap și Indemnizații persoane cu handicap.

4. Transmitere integral electronică a dosarelor pentru locuințe sociale și pentru tineret.

Pentru toate aceste arii de servicii, sistemul informatic implementat va asigura următoarele funcționalități principale:

• Transmitere integral electronică a dosarelor de solicitare a serviciilor/prestațiilor sociale

• Primirea de informări/notificări online cu privire la stadiul demersurilor proprii

• Primirea electronică a raspunsurilor sau a documentelor solicitate, cu semnatură electronică, în contextul procesului de gestionare/soluționare a cererilor/dosarelor

Pe lângă funcționalitățile de tip servicii electronice disponibile prin portal, se va furniza o aplicație mobilă (iOS și Android) pentru telefoane mobile care va include următoarele funcționalități:

• Transmiterea de sesizări privind evenimente care afectează domeniul public

• Realizarea de plăți electronice

• Vizualizarea stadiului cererilor transmise Primăriei prin Portal sau la registratura fizică, pe baza numărului de înregistrare.

Funcționalități back-office

Se vor furniza platforme de aplicații specializate, integrate, pentru gestionarea următoarelor fluxuri de activități:

1. Urbanism – se va furniza o platformă de tip GIS pentru gestiunea activităților de urbanism, care se va integra cu modulul de autorizații din cadrul platformei INFOCET, utilizat pentru generarea documentelor de urbanism.

2. Asistență socială – se vor integra în platforma existentă de gestiune a activităților de asistență socială funcționalități pentru gestionarea informațiilor aferente următoarelor tipuri de prestații:

• Îngrijirea și educarea timpurie a copiilor de vârstă antepreşcolară în Centrul de Educație Timpurie Antepreşcolară;

• Servicii de recuperare, reabilitare, socializare în cadrul Centrului de zi;

• Servicii specializate de asistență socială – Centrul de zi;

• Servicii specializate de asistență socială - Centrul pentru seniori;

• Lapte praf gratuit copiilor cu vârste cuprinse între 0-12 luni

• Concediu și indemnizație lunară pt creșterea copiilor. Stimulent de inserție

• Stimulent educațional sub formă de tichete sociale pentru preșcolari

• Asistenți personali

• Card parcare persoane cu handicap

3. Poliție locală – se va implementa o platformă de aplicații pentru gestiunea activităților de poliție locală, inclusiv integrarea cu platforma GIS pentru gestiunea informațiilor specifice poliției locale. De asemenea, se va furniza un modul back-office pentru gestiunea procesului de rezolvare a sesizărilor primite prin portal și prin aplicația mobilă cu privire la ev

II.2.5)Award criteria
Quality criterion - Name: Perioada de garanție ofertată pentru întregul subsistem software – oferire unei perioade extinse de garanție pentru aplicațiile implementate / Weighting: 16
Quality criterion - Name: Propunerea tehnica - demonstrarea unei metodologii adecvate de implementare a contractului, precum si o planificare adecvata a resurselor umane si a activitatilor. / Weighting: 16
Quality criterion - Name: Experienta expertilor-cheie, concretizata in numarul de proiecte in care respectivii experti au indeplinit acelasi tip de activitati ca cele pe care urmeaza sa le indeplineasca in viitorul contract. / Weighting: 28
Price - Weighting: 40
II.2.11)Information about options
Options: no
II.2.13)Information about European Union funds
The procurement is related to a project and/or programme financed by European Union funds: yes
Identification of the project:

Identificarea proiectului: POCA; COD APEL: CP13/2019 pentru regiunea mai puțin dezvoltată - Fundamentarea deciziilor, planificare strategică și măsuri de simplificare pentru cetățeni la nivelul administrației publice locale din regiunile mai puțin dezvoltate; Axa prioritară: ADMINISTRAȚIE PUBLICĂ ȘI SISTEM JUDICIAR ACCESIBILE ȘI TRANSPARENTE; Operațiunea: INTRODUCE... detalii pe www.e-licitatie.ro

II.2.14)Additional information

Section IV: Procedure

IV.1)Description
IV.1.1)Type of procedure
Open procedure
IV.1.3)Information about a framework agreement or a dynamic purchasing system
IV.1.8)Information about the Government Procurement Agreement (GPA)
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement: no
IV.2)Administrative information
IV.2.1)Previous publication concerning this procedure
Notice number in the OJ S: 2021/S 117-306726
IV.2.8)Information about termination of dynamic purchasing system
IV.2.9)Information about termination of call for competition in the form of a prior information notice

Section V: Award of contract

Contract No: 512/10/11.01.2022
Title:

Furnizare SISTEM INFORMATIC INTEGRAT PENTRU SIMPLIFICAREA PROCEDURILOR ADMINISTRATIVE” în vederea implementării proiectului "SIMPLIFICAREA PROCEDURILOR ADMINISTRATIVE LA NIVELUL MUNICIPIULUI GHERLA, cod SIPOCA 819, cod Smis 136177

A contract/lot is awarded: yes
V.2)Award of contract
V.2.1)Date of conclusion of the contract:
11/01/2022
V.2.2)Information about tenders
Number of tenders received: 1
Number of tenders received from SMEs: 1
Number of tenders received from tenderers from other EU Member States: 0
Number of tenders received from tenderers from non-EU Member States: 0
Number of tenders received by electronic means: 1
The contract has been awarded to a group of economic operators: no
V.2.3)Name and address of the contractor
Official name: MINDSOFT IT SOLUTIONS S.R.L.
National registration number: 43164376
Postal address: Strada Str. Moldovei, Nr. 56
Town: Sibiu
NUTS code: RO126 Sibiu
Country: Romania
E-mail: contracte@mindsoft.ro
Telephone: +40 770372976
Internet address: www.mindsoft.ro
The contractor is an SME: yes
V.2.4)Information on value of the contract/lot (excluding VAT)
Initial estimated total value of the contract/lot: 2 059 500.00 RON
Total value of the contract/lot: 1 991 606.00 RON
V.2.5)Information about subcontracting
The contract is likely to be subcontracted
Value or proportion likely to be subcontracted to third parties
Value excluding VAT: 87 829.82 RON

Section VI: Complementary information

VI.3)Additional information:
VI.4)Procedures for review
VI.4.1)Review body
Official name: Consiliul National de Solutionare a Contestatiilor
Postal address: Str. Stavropoleos nr. 6, sector 3
Town: Bucuresti
Postal code: 030084
Country: Romania
E-mail: office@cnsc.ro
Telephone: +40 213104641
Fax: +40 213104642 / +40 218900745
Internet address: http://www.cnsc.ro
VI.4.4)Service from which information about the review procedure may be obtained
Official name: Biroul Juridic
Postal address: Adresa: Municipiul Gherla, Str. Bobîlna nr. 2, cod postal 405300, judetul Cluj,
Town: Gherla
Postal code: 405300
Country: Romania
E-mail: primarigherla_juridic@yahoo.com
Telephone: +40 264241925
Fax: +4 0264241664
Internet address: www.primaria-gherla.ro
VI.5)Date of dispatch of this notice:
17/01/2022