Services - 35953-2022

21/01/2022    S15

Germany-Munich: Software maintenance and repair services

2022/S 015-035953

Voluntary ex ante transparency notice

Services

Legal Basis:
Directive 2014/24/EU

Section I: Contracting authority/entity

I.1)Name and addresses
Official name: Landeshauptstadt München, IT-Referat, it@M, Geschäftsleitung
Postal address: Agnes-Pockels-Bogen 21
Town: München
NUTS code: DE212 München, Kreisfreie Stadt
Postal code: 80992
Country: Germany
E-mail: itm.vergabe@muenchen.de
Internet address(es):
Main address: https://vergabe.muenchen.de
Address of the buyer profile: https://vergabe.muenchen.de
I.4)Type of the contracting authority
Regional or local authority
I.5)Main activity
General public services

Section II: Object

II.1)Scope of the procurement
II.1.1)Title:

Betrieb, Pflege und Weiterentwicklung des Ratsinformationssystems - RIS

Reference number: VGSt3-Z42-BEK-2021-0001
II.1.2)Main CPV code
72267000 Software maintenance and repair services
II.1.3)Type of contract
Services
II.1.4)Short description:

Leistungsgegenstand sind Dienstleistungen für Betrieb, Pflege und Weiterentwicklung des Ratsinformationssystem (RIS) der LHM mit einer Laufzeit von 48 Monaten, sowie der optionale Erwerb zusätzlicher Lizenzen (Documentum).

II.1.6)Information about lots
This contract is divided into lots: no
II.1.7)Total value of the procurement (excluding VAT)
Value excluding VAT: 4 800 000.00 EUR
II.2)Description
II.2.3)Place of performance
NUTS code: DE212 München, Kreisfreie Stadt
Main site or place of performance:

Stadtgebiet der Landeshauptstadt München

II.2.4)Description of the procurement:

Leistungsgegenstand ist die Ausschreibung der Rahmenvereinbarung "Betrieb, Pflege und Weiterentwicklung des Ratsinformationssystem (RIS)" mit einer Laufzeit von 48 Monaten. Inhalt dieser Rahmenvereinbarung sind Dienstleistungen für Betrieb, Pflege und Weiterentwicklung des RIS der LHM, ergänzt um geplante Neuerungen für 2022, sowie der optionale Erwerb zusätzlicher Lizenzen (Documentum).

Höchstwert der zukünftigen Rahmenvereinbarung: 4.800.000,00 €

Schätzwert der zukünftigen Rahmenvereinbarung: 2.791.790,52 €

II.2.5)Award criteria
Price
II.2.11)Information about options
Options: yes
Description of options:

Optionale Leistungen:

- optionaler Lizenzkauf (Documentum)

- optionale Pflege und Support für die bestehenden als auch für zukünftige Lizenzen

II.2.13)Information about European Union funds
The procurement is related to a project and/or programme financed by European Union funds: no
II.2.14)Additional information

Section IV: Procedure

IV.1)Description
IV.1.1)Type of procedure
Negotiated procedure without prior publication
  • The works, supplies or services can be provided only by a particular economic operator for the following reason:
    • protection of exclusive rights, including intellectual property rights
Explanation:

Leistungsgegenstand der abzuschließenden Rahmenvereinbarung sind Dienstleistungen für Betrieb, Pflege und Weiterentwicklung des Ratsinformationssystems (RIS) für 48 Monate, ergänzt um geplante Neuerungen für 2022. Damit verbunden ist der optionale Erwerb zusätzlicher Lizenzen (Documentum).

Der AG hat sich aus Gründen des Investitionsschutzes, der Wirtschaftlichkeit und aufgrund einer Vielzahl von Risiken (z.B. Schnittstellen, laufender Betrieb, Datenhaltung, Interoperabilität, Schädigung des Ansehens der LHM bei rechtswidrig gefassten Beschlüsse in Folge von fehlerhaften Ladungen) entschieden, die sich seit Jahren beim AG im Einsatz befindliche Fachapplikation, welche nach den Vorgaben des AG angepasst wurde, weiter zu betreiben, zu pflegen und weiter zu entwickeln, auch mit Erwerb zusätzlicher Lizenzen.

RIS ist eines der größten IT-Gesamtsysteme der LHM, wird auch weiterhin dringend benötigt und soll zukunftssicher betrieben werden. Documentum wird grundlegend für den Aufbau des RIS verwendet, wurde entsprechend angepasst und mit weiteren RIS-Komponenten verknüpft.

Die Leistungen für Betrieb, Pflege und Weiterentwicklung des RIS können nicht gesondert auf dem freien Markt bezogen, sondern nur von T-Systems International GmbH erbracht werden, da das Unternehmen Ausschließlichkeitsrechte am Quellcode hat.

Der Eigentumserwerb zusätzlicher Lizenzen (Documentum), kann ebenfalls nur bei T-Systems erfolgen, da das RIS nur mit der Software Documentum betrieben werden kann und eine Anpassung auf eine andere Software einen Quellcodeeingriff seitens des Herstellers bedarf. Die Quellcoderechte liegen in diesem Fall ebenfalls bei T-Systems und nicht bei der LHM. 

Alternativen zur Beschaffung der genannten Dienstleistungen und dem Erwerb zusätzlicher Lizenzen bei anderen Unternehmen in einem Wettbewerb bestehen nicht.

Ein vollständiger Verzicht auf einen Pflegevertrag ist nicht möglich.

T-Systems hält sowohl die Quellcoderechte der Software und teilt diese auch nicht mit Dritten. Hinsichtlich des Zukaufs von Lizenzen, wäre zwar der erforderliche Parallelbetrieb einfacher zu bewältigen und weniger risikobehaftet, als bei einem vollständigen Austausch aller benötigten Funktionalitäten. Allerdings würde sich dadurch ein deutlich erhöhter Mehraufwand für den Zeitraum der Datenmigration bzw. Umstellung ergeben, wodurch weitere Risiken entstehen.

Der komplette Austausch des bereits beschafften Produkts RIS ist weder vergaberechtlich geschuldet (Investitionsschutz) noch sinnvoll oder geplant. Die LHM hat nicht die Ressourcen für eine Neubeschaffung und Einführung für RIS vor dem Hintergrund der vom Stadtrat beschlossenen Änderung der Kosteneinsparungen der LHM-IT und des anstehenden Technologiewechsels.

Auch ein Umstieg auf eine mögliche Eigenentwicklung eines neuen Systems durch die LHM erscheint aufgrund von Ausschließlichkeitsrechten nicht als vernünftige Alternative. Es würden dieselben Probleme/Risiken auftreten, wie bei der Alternative kompletter Austausch.

Da fachliche Gründe vorliegen (Leistungsbestimmungsrecht) und der Abschluss des angestrebten Vertrags mit T-Systems im Vergleich zu einem kompletten Austausch (Ersatzlösung) wirtschaftlich vorteilhafter ist, werden die genannten Alternativen im Interesse des Investitionsschutzes und Ausschließlichkeitsrechten des derzeitigen Vertragspartners, sowie im Hinblick auf die mit diesen Alternativen verbundenen Risiken, als nicht realisierbar eingeschätzt.

Aus der Gesamtschau der obenstehenden Ausführungen wird deutlich, dass kein anderes Unternehmen eine vernünftige Alternative im Sinne des § 14 Abs. 6 VgV anbieten/leisten kann.

Aufgrund der geschilderten Tatsachen liegen die Voraussetzungen der § 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. c VgV vor. Es wird daher beabsichtigt, die Leistung ohne vorherige Bekanntmachung eines Aufrufs zum Wettbewerb direkt an die Firma T-Systems International GmbH zu vergeben.

IV.1.3)Information about framework agreement
The procurement involves the establishment of a framework agreement
IV.1.8)Information about the Government Procurement Agreement (GPA)
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement: yes
IV.2)Administrative information

Section V: Award of contract/concession

Contract No: 1
Title:

2000011399

V.2)Award of contract/concession
V.2.1)Date of contract award decision:
14/01/2022
V.2.2)Information about tenders
The contract has been awarded to a group of economic operators: no
V.2.3)Name and address of the contractor/concessionaire
Official name: T-Systems International GmbH
Postal address: Dingolfinger Str. 1-15
Town: München
NUTS code: DE212 München, Kreisfreie Stadt
Postal code: 81673
Country: Germany
The contractor/concessionaire will be an SME: no
V.2.4)Information on value of the contract/lot/concession (excluding VAT)
Total value of the contract/lot/concession: 4 800 000.00 EUR
V.2.5)Information about subcontracting
The contract/lot/concession is likely to be subcontracted

Section VI: Complementary information

VI.3)Additional information:

Das unter Ziffer V.2.1) der Bekanntmachung angegebene Datum (Pflichtfeld mit dem Hinweis, dass das Datum vor dem aktuellen Datum liegen bzw. diesem entsprechen muss) entspricht dem Tag der (internen) Zuschlagsentscheidung, also dem Tag, an dem sich der öffentliche Auftraggeber entschieden hat, diese Vergabe durchzuführen. Dies betrifft somit nicht den Tag, an dem der Vertrag geschlossen wurde. Der Vertrag wird zukünftig erst noch geschlossen werden bzw. der Zuschlag wird erst noch erteilt werden.

Als Gesamtwert des Auftrages wird unter Ziffer II.1.7) und V.2.4) der Höchstwert der Rahmenvereinbarung bekannt gemacht.

Der Schätzwert der zukünftigen Rahmenvereinbarung beträgt 2.791.790,52 €.

Abweichung von der Regelvergabe:

Der Auftraggeber beabsichtigt, T-Systems International GmbH Leistungen im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens ohne vorherigen Teilnahmewettbewerb gem. § 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. c VgV zu beschaffen, da sowohl hinsichtlich des Produkts, als auch hinsichtlich des Händlers ein Alleinstellungsmerkmal besteht.

Die Erläuterungen zum Alleinstellungsmerkmal sind dem Anhang D1 zu entnehmen.

Abweichung vom Grundsatz der Losbildung:

Das Ziel der losweisen Vergabe ist es insbesondere, die Beteiligung von kleineren und mittleren Unternehmen (KMU) am Vergabeverfahren zu erleichtern.

Die Leistung wird vorliegend im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb gem. § 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. c VgV vergeben. Wie den Erläuterungen zu entnehmen ist, liegt sowohl ein rechtmäßiges Produkt- als

auch ein Händleralleinstellungsmerkmal vor. Eine Losaufteilung ist schon aus diesem Grund nicht zielführend, da ohnehin kein Wettbewerb möglich ist. Insofern erfolgt im vorliegenden Vergabeverfahren keine Aufteilung in Lose.

Abweichung vom Grundsatz der produktneutralen Ausschreibung:

Gem. § 31 Abs. 6 VgV darf in der Leistungsbeschreibung nicht auf eine bestimmte Produktion oder Herkunft oder ein besonderes Verfahren, das die Erzeugnisse oder Dienstleistungen eines bestimmten Unternehmens kennzeichnet, oder auf gewerbliche Schutzrechte, Typen oder einen bestimmten Ursprung verwiesen werden, wenn dadurch bestimmte Unternehmen oder bestimmte Produkte begünstigt oder ausgeschlossen werden, es sei denn, dieser Verweis ist durch den Auftragsgegenstand gerechtfertigt.

Die vergaberechtlichen Grenzen der Bestimmungsfreiheit des Auftraggebers sind eingehalten, sofern

- die Bestimmung durch den Auftragsgegenstand sachlich gerechtfertigt ist,

- vom Auftraggeber dafür nachvollziehbare objektive und auftragsbezogene Gründe angegeben worden sind und die Bestimmung folglich willkürfrei getroffen worden ist,

- solche Gründe tatsächlich vorhanden (festzustellen und notfalls erwiesen) sind,

- und die Bestimmung andere Wirtschaftsteilnehmer nicht diskriminiert.

Aufgrund des vorliegenden Alleinstellungsmerkmales ist die Abweichung vom Grundsatz der produktneutralen Ausschreibung gerechtfertigt.

VI.4)Procedures for review
VI.4.1)Review body
Official name: Regierung von Oberbayern, Vergabekammer Südbayern
Town: München
Postal code: 80534
Country: Germany
E-mail: vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de
Telephone: +49 89-2176-2411
Fax: +49 89-2176-2847
VI.4.3)Review procedure
Precise information on deadline(s) for review procedures:

Um eine Korrektur des Vergabeverfahrens zu erreichen, kann ein Nachprüfungsantrag bei der zuständigen Vergabekammer gestellt werden, solange durch den Auftraggeber ein wirksamer Zuschlag nicht erteilt ist. Ein Vertrag (Zuschlag) kann erst nach Ablauf von 10 Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen werden (§ 135 Abs. 3 GWB).

VI.5)Date of dispatch of this notice:
17/01/2022