Nach Registrierung und Download des AI Bietercockpits ist es den Bietern möglich, die vom AG veröffentlichten Unterlagen herunterzuladen bzw. die eigenen Angebotsdokumente hochzuladen und dem AG elektronisch zukommen zu lassen.
Bei dem veröffentlichten Vergabeverfahren handelt es sich um ein
Verhandlungsverfahren nach Durchführung eines Teilnahmewettbewerbes nach
entsprechender Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union. Das
Verhandlungsverfahren nach Teilnahmewettbewerb ist ein zweistufiges
Verfahren.
• Teilnahmewettbewerb mit dem Eingang der Teilnahmeanträge und der
sich anschließenden Eignungsprüfung und Wertung
• Angebotsphase mit dem Eingang der Angebote und der sich
anschließenden Prüfung und Wertung der Angebote
Im ersten Schritt muss der Bewerber anhand der bekanntgegebenen Kriterien seine grundlegende Eignung zur Ausführung der ausgelobten Leistung nachweisen. Hierzu sind die in der Vergabeplattform gestellten Fragen zu beantworten und entsprechende Unterlagen hochzuladen. Der Teilnahmeantrag ist vollumfänglich in digitaler Form via Vergabeplattform an die Vergabestelle einzureichen. Folgende Unterlagen müssen vom Bewerber mit dem Teilnahmeantrag eingereicht werden:
Teilnahmeantrag im AI-Vergabemanager
Eigenerklärung zur Eignung Formblatt
Bewertungsmatrix für Teilnahmewettbewerb (Vgl. 1.1.4 Allgmeine Verfahrenshinweise):
Verpflichtungserklärung Eignungsleihe Formblatt: auszufüllen und zu unterzeichnen
Formblatt Nachunternehmer Formblatt: auszufüllen Tabelle
Formblatt Frauenförderbogen: auszufüllen und zu unterzeichnen
Formblatt Kernarbeitsnormen: auszufüllen und zu unterzeichnen
Formblatt Bewerbergemeinschaftserklärung: auszufüllen und zu unterzeichnen
Vertraulichkeitsvereinbarung: auszufüllen und zu unterzeichnen
Handelsregisterauskunft aus dem Jahr 2021
Unvollständige Unterlagen können zum Ausschluss vom weiteren Verfahren führen.
Die Mindestanforderungen werden im Detail in dem Excel- Dokument " Anlage 01 - Eignungsmatrix" definiert und beschrieben. Das Nichterfüllen eines BK=A-Kriteriums führt zum Ausschluss. Nach Ablauf der Frist zur Einsendung der Teilnahmeanträge wird die BVG die eingegangenen Anträge prüfen und die Eignung feststellen. Es erfolgt zunächst eine formale Prüfung (fristgerechter Eingang, Vollständigkeit) sowie anschließend eine Eignungsprüfung. Für die Eignungsprüfung werden die in Kapitel 1.1.3 der Allgemeinen Verfahrenshinweise genannten Unterlagen herangezogen. Zum Nachweis der Eignung sind Referenzen vorzulegen.
Es werden die Bewerber aufgefordert, ein Angebot einzureichen, deren Teilnahmeanträge eine positive Eignung aufgezeigt haben.
Eine positive Eignung liegt vor, wenn der Bewerber
• bzgl. der erreichten Punktzahl unter den besten 3 liegt (bei Punktgleichheit werden alle Bewerber mit der gleichen Punktzahl auf Platz 3 zugelassen) und
• der Bewerber alle Muss-Kriterien (BK=A) erfüllt hat. Sollte für weniger als 3 Bewerber eine positive Eignung festgestellt werden, dann rücken keine Bewerber nach.
Hierbei handelt es sich um ein unverbindliches Angebot, das die Grundlage für eine Verhandlung mit den Bietern bildet. Nach Prüfung und Auswertung der Angebote werden die 3 besten Bieter zu einem Proof of Concept eingeladen.
Wenn ein Bieter sein Angebot zurückziehen sollte oder auch aus sonstigen Gründen nicht mehr teilnimmt, rückt jeweils der nächstbestülatzierte Bieter nach.
Nach Prüfung und Auswertung des Proof of Concept werden Verhandlungen mit den 3 bestplatzierten Bietern durchgeführt.
Jeder Bieter erhält die Möglichkeit, ein verbessertes Angebot einzureichen, welches abschließend geprüft wird.
Der Auftraggeber gibt das folgende Vorgehen für die Zuschlagswertung und die folgenden Zuschlagskriterien bekannt:
Die gewichteten Bewertungskriterien zur Zuschlagserteilung ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung im AI-Vergabemanager.
Für die Wertung der Angebote werden die in den Bewertungsmatrizen und der Leistungsbeschreibung zu entnehmenden Zuschlagskriterien herangezogen und gewichtet.
Über alle Kriterien wird die gewichtete Gesamtpunktzahl ermittelt. Die Qualität (Leistungspunkte, bestehend aus Punkten aus Bewertungsmatrix und Proof of Concept) zu 60% und der Preis (gem. Preisblatt) geht zu 40%, in die abschließende Bewertung ein.
Leistungspunkte
Aus der Bewertungsmatrix können maximal 770 Punkte für Bewertungskriterien nach Funktionalität und Konzepten und maximal 10 Punkte aus dem Proof of Concept erreicht werden.
Die Berechnung erfolgt gemäß der folgenden Formel:
Zunächst werden für die B-Kriterien (inkl. Konzepte) und das PoC die Leistungspunkte, wie folgt ermittelt:
• Leistungspunkte = erreichte Punktzahl / mögliche Punktzahl x 100
Die Leistungspunkte aus den B-Kriterien und Konzepten gehen zu 70% und die Leistungspunkte aus dem Proof of Concept zu 30% in die Gesamtpunktzahl für die Leistung ein:
• Gesamtpunktzahl Leistung = (0,7 x Leistungspunkte B-Kriterien & Konzepte) + (0,3 x Leistungspunkte Proof of Concept)
Angebotswertungspunktzahl (zuschlagsrelevant)
Der Bieter mit der höchsten Angebotswertungspunktzahl erhält den Zuschlag für sein Angebot. Kommt es zu einer gleichen Punktzahl bei zwei oder mehr Bietern erhält der Bieter mit der höheren Leistungspunktzahl (gesamt) den Zuschlag.
Die Bewertungsgrundlage (Angebotswertungskennzahl) berechnet sich wie folgt (vgl. auch Anlage 13 - Ermittlung der Gesamtbewertung aller Anforderungen):
Angebotswertung:
Bewertungskennzahl = Gesamtpunktzahl Leistung x 1.000.000 / Angebotspreis
Der Zuschlag wird nach Ablauf der Wartefrist gemäß § 134 Abs. 2 GWB auf das wirtschaftlichste Angebot gemäß den bekannt gemachten Zuschlagskriterien erteilt. Der Auftraggeber behält sich vor, erforderlichenfalls weitere Verhandlungs- und Angebotsrunden durchzuführen. Dies ist zum Zeitpunkt der Einleitung des Vergabeverfahrens jedoch ausdrücklich nicht beabsichtigt.
Der Auftraggeber behält sich ferner vor, nach pflichtgemäßem Ermessen alle Bieter diskriminierungsfrei erneut zur Abgabe eines verbindlichen Angebots aufzufordern (Zurückversetzung), wenn dadurch eine ansonsten erforderliche Aufhebung des Vergabeverfahrens vermieden werden kann.