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29/07/2022    S145

Malte-Valletta: Avis de prospection d’immeubles pour un espace de bureau en faveur de l'Agence de l'Union européenne pour l'asile (EUAA) à Rome, Italie

2022/S 145-410965

 1Responsable de l’agence de l’UE

Agence de l’Union européenne pour l’asile (EUAA), Winemakers Wharf, Grand Harbour, MRS 1917 Valletta, MALTE
Site web: www.euaa.europa.eu
Courriel exclusif: contracts@euaa.europa.eu
 2Contexte et objectifs

Afin de répondre à ses besoins en termes d'espace de bureaux pour ses activités en Italie, l'Agence européenne pour l'asile (EUAA) cherche à louer de l’espace de bureaux à Rome afin d'assurer l'exécution appropriée de son mandat.
Conformément aux dispositions du règlement (UE, Euratom) 2018/1046 du Parlement européen et du Conseil du 18 juillet 2018 relatif aux règles financières applicables au budget général de l'Union, point 11.1 (g) de l'annexe 1 (procédure négociée sans publication préalable d'un avis de marché, pour les marchés immobiliers), le présent avis vise à informer les acteurs du marché immobilier et toute autre partie intéressée des besoins de l' EUAA, comme indiqué ci-dessus, et à recueillir des informations sur les biens immobiliers susceptibles de répondre à ces besoins.
 3Portée

3.1 Description des exigences
L'EUAA cherche à louer des locaux de bureaux (ci-après dénommés «locaux») répondant aux exigences énoncées aux points ci-après.
3.1.1 Exigences générales
Exigences obligatoires pour les locaux:
• répondant aux normes élevées en matière d'environnement de travail et dans le respect des règles et réglementations applicables aux niveaux national et local;
• d'une surface comprise entre 650 et 800 mètres carrés environ;
• situé dans un seul immeuble de base ou un ensemble de bâtiments interconnectés;
• à louer pour une période de six ans, renouvelable une fois pour six années supplémentaires. Une clause de résiliation anticipée sera requise par l'EUAA;
• la date indicative pour laquelle l'EUAA prévoit d’intégrer les locaux est février/mars 2023;
• si les locaux sont situés dans un bâtiment partagé avec d'autres locataires, cela n'aura pas d'incidence sur la bonne réputation de l'EUAA.
De préférence, les locaux devront être situés sur un seul étage.
3.1.2 Situation géographique et connectivité
Exigences obligatoires
• l'entrée principale des locaux doit être située dans un périmètre de 1 500 mètres au maximum de l’intersection Via delle Quattro Fontane et Via del Quirinale/Via Venti Settembre aux coordonnées GPS 41.901972, 12.490730 (code Google Maps: «WF2R+Q7Q Rome, Metropolitan City of Rome, Italie». Pour le contrôle d’éligibilité, de distance en ligne droite à mesurée au moyen de la fonctionnalité «Measure distance» de Google Maps à partir de coordonnées GPS indiquées;
• les interconnexions/arrêts des transports publics doivent être disponibles dans les 500 mètres de l'entrée principale des locaux (la distance en ligne droite à mesurer avec la fonctionnalité «Mesurer une distance») de Google Maps;
• l'entrée principale des locaux doit être accessible en voiture.
3.1.3 Besoins spatiaux internes
Exigences obligatoires:
• les locaux doivent avoir une hauteur de plancher au plafond conforme à la législation applicable;
• les locaux doivent être accessibles aux personnes handicapées et équipés de toilettes/sanitaires en conséquence. Si cette caractéristique n'est pas disponible au moment de la candidature, elle devra être installée/fournie par le bailleur, à ses propres frais, avant la prise en charge des locaux;
• installations sanitaires pour hommes/femmes;
• les locaux seront proposés non meublés, mais à l'état fini, prêts à être utilisés.
De préférence, les locaux devront avoir un accès direct à la lumière du jour.
3.1.4 Accessibilité
Exigences obligatoires:
• accès complet aux locaux de 7 h 00 à 21 h 00, du lundi au dimanche, jours fériés compris. En dehors des heures d'accès complètes mentionnées, un accès peut être demandé, y compris les week-ends, avec un préavis raisonnable;
• pendant ce créneau horaire, le fonctionnement intégral de toutes les installations mécaniques et électriques.
De préférence, les locaux devront disposer d'un système de contrôle d'accès avec lecteurs de cartes de proximité.
3.1.5 Exigences en termes d'installations et d'aménagements mécaniques et électriques
De préférence:
• les équipements ainsi que toutes les installations mécaniques et électriques ne doivent pas avoir plus de dix ans (neufs ou rénovés) et doivent offrir des installations techniques de pointe;
• systèmes HVAC (chauffage et refroidissement, y compris les unités de récupération de chaleur) correctement répartis et fonctionnant dans l'ensemble du bâtiment, en particulier les systèmes de ventilation (alimentation filtrée et extraction);
• le bâtiment et les installations (câblage électrique, canalisations d'eau et de gaz) doivent être dûment autorisés et certifiés et être en pleine conformité avec toutes les réglementations nationales applicables régissant l'exploitation des immeubles de bureaux;
• systèmes d'éclairage montés au plafond et adaptés à la fonctionnalité;
• isolation thermique des fenêtres (intérieure et extérieure), par exemple des vitres spécifiques, des pare-soleil, des volets roulants, des films UV;
• toutes les ouvertures de la façade, qu'il s'agisse des portes ou des fenêtres, doivent isoler de manière adéquate l'intérieur des bruits extérieurs, des courants d'air et des regards;
• cloisonnement insonorisant entre espaces intérieurs. En général, application de matériaux antibruit/absorbants sur les planchers, plafonds et cloisons intérieurs.
3.1.6 Exigences élevées en matière de TIC
De préférence, les locaux devront posséder:
• une salle dédiée capable de recevoir une armoire de type rack 42U. Tous les câbles de données doivent pouvoir aboutir dans cette pièce. Toutes les connexions de télécommunications externes doivent également se terminer dans cette pièce. Système de climatisation/de refroidissement dans la salle;
• câblage structuré de données (deux ports par poste de travail en moyenne). Possibilité de monter des caméras Wi-Fi AP et CCTV au plafond;
• toutes les pièces doivent disposer d’un nombre suffisant de prises de courant, au minimum quatre par poste de travail.
3.1.7 Exigences des installations de sûreté
Exigences obligatoires:
Les locaux doivent être pleinement conformes à toute réglementation pertinente, y compris aux réglementations nationales et locales, en matière de sécurité incendie et de prévention des incendies. Un système éprouvé de contrôles et de mesures doit être en place et respecter toutes les exigences légales pendant toute la durée du bail.
 4Procédure

Le processus que l'EUAA suivra pour la signature du contrat de location est divisé en phases, comme détaillé ci-dessous:
Phase I – Prospection du marché local:
Sur la base de ce document, l'EUAA prévoit de recevoir des propositions de locaux qui seront évaluées sur la base des critères énoncés dans le présent document. L'EUAA peut contacter les propriétaires/leurs représentants des locaux proposés à tout moment pour obtenir de plus amples informations ou pour des visites des lieux.
Les propositions de locaux non conformes aux exigences minimales énoncées au point 3 du présent avis seront rejetées. Tous les candidats présentant des propositions de locaux conformes aux exigences minimales du présent avis de prospection de marché seront invités à participer à la procédure négociée (phase II). Si plusieurs candidats proposent le même bien, l'EUAA demandera au propriétaire d'identifier l'agent exclusif ou primaire pour un examen ultérieur de la procédure.
Phase II - Procédure négociée:
Les candidats sélectionnés seront invités à présenter une offre (y compris une offre technique et financière) conformément au règlement et à la procédure négociée mentionnés au point 2 ci-dessus.
Les candidats sélectionnés recevront simultanément un ensemble complet de documents de marché, comprenant notamment un appel d'offres, un cahier des charges détaillant la procédure administrative, l'objet de la procédure et les informations techniques connexes, les critères d'attribution et les conditions contractuelles.
La publication du présent avis de prospection n'engage en aucun cas l'EUAA en ce qui concerne les procédures de passation des marchés. L'EUAA se réserve le droit, à tout moment avant la signature du contrat de location, de renoncer ou d'annuler la présente procédure, sans que les candidats puissent prétendre à une quelconque indemnisation. Avant ou pendant la phase de négociation, l'EUAA ne signera aucun contrat d'exclusivité ni aucune clause similaire en faveur d'un candidat/soumissionnaire.
4.1 Soumission des propositions de locaux
4.1.1 Contenu
Les informations contenues dans les propositions de locaux devront être soumises en utilisant le(s) formulaire(s) et les documents suivants:
1) Annexe 1 - Proposition de locaux, contenant des informations telles que l'identification du candidat et des locaux proposés, dûment datée et signée (indiquant les détails du candidat; les coordonnées du propriétaire si elles sont différentes (par exemple, si la proposition de locaux est soumise par le représentant du propriétaire); adresse complète des locaux; confirmation que les locaux satisfont aux exigences minimales du présent avis de prospection, informations générales sur les tarifs des locaux, liste de contrôle de la conformité;
2) Description des superficies offertes: les esquisses des plans (ex: étages, façades, sections transversales) et les plans indiquant un schéma standard (en cas de doute, une échelle de 1:50, 1:100 ou 1:200 pour les plans peut être exigée par l'EUAA).
Les formulaires requis sont disponibles à la rubrique «Property prospecting notice (Avis de prospection d’immeubles)», référence EUAA/2022/059, à l'adresse suivante: https://www.EUAA.europa.eu/about-us/procurement. Veuillez vérifier régulièrement le site internet indiqué et les références, comme en cas de modification du présent avis de prospection (par exemple, prolongation de la date limite mentionnée ou changement de formulaires/documents requis), ils y seront exclusivement publiés.
Les propositions de locaux incomplets et/ou ne comportant pas d'informations/documents comme requis dans le présent avis de prospection ou par l'EUAA peuvent ne pas être prises en considération par l'EUAA.
4.1.2 Soumission, délai et contacts
Les propositions de locaux, accompagnées des informations et documents requis au point 4.1.1, doivent être envoyées par les propriétaires ou leurs représentants dûment autorisés exclusivement par courrier électronique à l'adresse suivante: contracts@EUAA.europa.eu au plus tard le 8 septembre 2022 à 16 h 00 HEC.
Veuillez consulter régulièrement le site internet et la référence indiqués au point 4.1.1, car en cas de modification du présent avis de prospection (par exemple, prolongation de la date limite mentionnée ou changement de formulaires/documents requis), ils y seront exclusivement publiés. Dans l'objet du courriel, veuillez mentionner «EUAA/2022/059 – Property prospecting Italy» et le nom de l’entreprise/la personne présentant la proposition de locaux.
Tout contact entre les candidats et l'EUAA est interdit, sauf dans les cas où des précisions devraient être apportées concernant l'avis de prospection d'immeubles. Toute communication au cours de la phase I avec l'EUAA doit être faite par écrit à contracts@EUAA.europa.eu, la date limite d'envoi des questions est au plus tard cinq jours calendaires avant la date limite de soumission des propositions de locaux.