Are you an ambitious procurement expert with recent publications? Check out the TED Ambassador award, our competition that aims to identify and reward research in the field of public procurement. Apply here by 28 April 2023.

Services - 471037-2021
17/09/2021    S181

Finland-Valtioneuvosto: IT services: consulting, software development, Internet and support

2021/S 181-471037

Contract award notice

Results of the procurement procedure

Services

Legal Basis:
Directive 2014/24/EU

Section I: Contracting authority

I.1)Name and addresses
Official name: Valtioneuvoston kanslia
National registration number: 0245975-5
Town: Valtioneuvosto
NUTS code: FI1B1 Helsinki-Uusimaa
Country: Finland
E-mail: kirjaamo@vnk.fi
Telephone: +358 916001
Internet address(es):
Main address: http://www.vnk.fi
I.2)Information about joint procurement
The contract is awarded by a central purchasing body
I.4)Type of the contracting authority
Ministry or any other national or federal authority, including their regional or local subdivisions
I.5)Main activity
General public services

Section II: Object

II.1)Scope of the procurement
II.1.1)Title:

Valtioneuvoston kanslia - IT-konsultointi 2021-2025 (DPS) - Ylläpito- ja tukipalvelut - VAHVA EU- valmistelun ja asiasanajakelun sekä päätöksenteon jatkuva palvelu

Reference number: VN/14493/2021
II.1.2)Main CPV code
72000000 IT services: consulting, software development, Internet and support
II.1.3)Type of contract
Services
II.1.4)Short description:

Valtioneuvoston kanslia - IT-konsultointi 2021-2025 (DPS) - Ylläpito- ja tukipalvelut - VAHVA

EU- valmistelun ja asiasanajakelun sekä päätöksenteon jatkuva palvelu

Tämän hankinnan kohteena on valtioneuvoston yhteistä asianhallintajärjestelmää VAHVA:a

täydentävien erillissovellusten jatkuva palvelu.

II.1.6)Information about lots
This contract is divided into lots: no
II.1.7)Total value of the procurement (excluding VAT)
Value excluding VAT: 2 400 000.00 EUR
II.2)Description
II.2.2)Additional CPV code(s)
48000000 Software package and information systems
II.2.3)Place of performance
NUTS code: FI1B Helsinki-Uusimaa
II.2.4)Description of the procurement:

Valtioneuvoston kanslia - IT-konsultointi 2021-2025 (DPS) - Ylläpito- ja tukipalvelut - VAHVA EU- valmistelun ja asiasanajakelun sekä päätöksenteon jatkuva palvelu.

Tämän hankinnan kohteena on valtioneuvoston yhteistä asianhallintajärjestelmää VAHVA:a täydentävien erillissovellusten jatkuva palvelu.

Hankittavaan jatkuvaan palveluun sisältyy:

* ohjelmiston ylläpito ja tuki

* ohjelmiston pienkehittäminen

* mahdollisuus sovellusvälinetukeen

* mahdollisuus jatkokehitykseen

* transitiot sovelluksittain käyttöönottojen yhteydessä (lokakuussa 2021 ja tammikuussa 2022) nykyiseltä kehitystoimittajalta valittavalle jatkuvan palvelun toimittajalle yhteistyössä VNK:n ja Valtorin kanssa.

Sopimuksen on tarkoitus olla voimassa käytettävän Hansel dynaamisen hankintajärjestelmän mukaisesti enintään 8 vuotta sopimuksen allekirjoituksesta (arviolta 31.08.2029. saakka)

Hankinnan ennakoitu koko on enimmillään arviolta 600 000 €/vuosi. Todellinen koko voi olla huomattavasti vähemmänkin. Hankinnan koosta päivähintaista työtä on noin puolet, josta iso osa painottuu sopimuskauden alkuvuosiin.

Hankinnan kohteena olevan VAHVA- erillissovellusten jatkuvan palvelun tavoitteena on siirtää VAHVA- erillissovellusten hoito nykyiseltä kehitystoimittajalta uuden jatkuvan palvelun kehittäjän vastuulle ylläpito, tuki ja mahdollinen jatkokehitys tämän hetken suunnitelmien mukaan kahdessa vaiheessa:

Lokakuussa 2021 VAHVA- erillissovellus Asiasanajakelu

Tammikuussa 2022 VAHVA- erillissovellukset EU-valmistelu ja Päätöksenteko.

Mahdollista on, että EU-valmistelun ja päätöksenteon käyttöönotot tullaan eriyttämään, ja transitio tehdään kolmessa vaiheessa kunkin käyttöönoton jälkeen.

Tarjoajia pyydetään tarjouksessaan nimeämään palvelun toteuttamisessa tarvittava pisteytettävä avainhenkilöstö ja esittämään näille pyydetyt hinnat ja esittämään hinnat muille pyydetyille palveluille.

Lisäksi tarjoajia pyydetään kuvaamaan transition, palvelun toteutuksen sekä muutospyyntöjen ja jatkokehityksen ja testauksen tehtävien hoito kuten alla ja jäljempänä tarjouspyynnössä (hankinnan kohteen kriteerit) on tarkemmin ohjeistettu:

Hankinnan kohteeseen kuuluvaan transitioon kuuluu myös tarjoajan ja VNK:n tiketöintijärjestelmien välisen liittymän toteutus sekä miten käytettävät jatkuvan palvelun prosessit otetaan käyttöön osana nykyistä VAHVA- jatkuvaa palvelua. Tarjoajaa pyydetään tarjouksen liitteessä kuvaamaan transition toteutustapa koskien kaikkia transition vaiheita.

Toimittajan jatkuvan palvelun menetelmän tulee pohjautua ITIL:iin ja mahdollinen jatkokehitys voi tapahtua ketterällä menetelmällä. Tarjoajaa pyydetään tarjouksen liitteessä kuvaamaan, miten ITIL- menetelmää sovelletaan (käytetyt prosessit ja välineet) sekä millaisella valvonnalla ja ohjauksella tarjoaja tulevat jatkuvan palvelun ylläpidon ja tuen hoitamaan.

II.2.5)Award criteria
Quality criterion - Name: Hinta / Weighting: 60
Quality criterion - Name: Laatu / Weighting: 40
Price - Weighting: 60
II.2.11)Information about options
Options: yes
Description of options:

Hankinnassa on optiollisena osuutena mahdolliset sovelluskehitysvälineiden asiantuntijatyö. Hankintayksikkönä toimiva valtioneuvoston kanslia päättää, otetaanko optio käyttöön ja jos otetaan, missä laajuudessa ja ilmoittaa siitä Toimittajalle.

Optiona tarjottava sovelluskehitysvälineiden asiantuntijatyö tilataan erikseen Toimittajalta.

Tarve optiollisten palveluiden ostoon voi tulla koko palvelun aikana heti ensimmäisestä vuodesta sopimuksen loppuun. Sopimuksen loppuaikana tarve lienee vähäisempi, kun VAHVA Erillissovellukset ovat vakiintuneita ja järjestelmämuutoksia tehdään vähemmin. Optiollisen työn arvio keskimäärin kuukaudessa on 2 htp:tä ja option arvo on laskettu hankinnan ennakoituun arvoon.

Tarjoajia pyydetään hintalomakkeella esittämään sovelluskehitysasiantuntijan veloitushinta (htp), jos tarjoaja tarjoaa sovelluskehitysasiantuntijan tehtäviä, joka ei siis ole pakollista.

Tarjoalla ei ole yksinoikeutta optiollisiin palveluihin, vaan Tilaaja säilyttää oikeuden tilata niitä myös kolmansilta osapuolilta.

II.2.13)Information about European Union funds
The procurement is related to a project and/or programme financed by European Union funds: no
II.2.14)Additional information

Hankinnan ennakoitu arvo on enimmillään 600000 €/vuosi. Hankintasopimus tehdään 8 vuoden määräajaksi.

Section IV: Procedure

IV.1)Description
IV.1.1)Type of procedure
Restricted procedure
IV.1.3)Information about a framework agreement or a dynamic purchasing system
IV.1.8)Information about the Government Procurement Agreement (GPA)
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement: yes
IV.2)Administrative information
IV.2.1)Previous publication concerning this procedure
Notice number in the OJ S: 2021/S 016-036587
IV.2.8)Information about termination of dynamic purchasing system
IV.2.9)Information about termination of call for competition in the form of a prior information notice

Section V: Award of contract

Contract No: VN/14493/2021
Title:

Valtioneuvoston kanslia - IT-konsultointi 2021-2025 (DPS) - Ylläpito- ja tukipalvelut - VAHVA EU- valmistelun ja asiasanajakelun sekä päätöksenteon jatkuva palvelu

A contract/lot is awarded: yes
V.2)Award of contract
V.2.1)Date of conclusion of the contract:
01/09/2021
V.2.2)Information about tenders
Number of tenders received: 2
Number of tenders received from SMEs: 0
Number of tenders received by electronic means: 2
The contract has been awarded to a group of economic operators: no
V.2.3)Name and address of the contractor
Official name: Ambientia Oy
National registration number: 2237459-9
Postal address: Vankanlähde 7
Town: Hämeenlinna
NUTS code: FI1C2 Kanta-Häme
Postal code: 13100
Country: Finland
The contractor is an SME: yes
V.2.4)Information on value of the contract/lot (excluding VAT)
Total value of the contract/lot: 2 400 000.00 EUR
V.2.5)Information about subcontracting

Section VI: Complementary information

VI.3)Additional information:
VI.4)Procedures for review
VI.4.1)Review body
Official name: Markkinaoikeus
Postal address: Radanrakentajantie 5
Town: Helsinki
Postal code: 00520
Country: Finland
E-mail: markkinaoikeus@oikeus.fi
Telephone: +358 295643300
Internet address: http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus
VI.5)Date of dispatch of this notice:
14/09/2021