Dienstleistungen - 486907-2020

16/10/2020    S202

Deutschland-Frankfurt am Main: Bereitstellung von Telefonzentralen-, Service Desk- für Gebäudeverwaltung (Facility Management Service Desk) und Meeting-Koordinierungsdiensten

2020/S 202-486907

Auftragsbekanntmachung

Dienstleistungen

Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1)Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung: Europäische Zentralbank
Postanschrift: Sonnemannstrasse 22
Ort: Frankfurt am Main
NUTS-Code: DE712 Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 60314
Land: Deutschland
Kontaktstelle(n): Central Procurement Office
E-Mail: procurement@ecb.europa.eu
Telefon: +49 69/13440
Fax: +49 69/13447110
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: http://www.ecb.europa.eu
I.3)Kommunikation
Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: http://www.ecb.europa.eu/ecb/jobsproc/sourcing/html/index.en.html
Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via: http://www.ecb.europa.eu/ecb/jobsproc/sourcing/html/index.en.html
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen an die oben genannten Kontaktstellen
I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
Europäische Institution/Agentur oder internationale Organisation
I.5)Haupttätigkeit(en)
Wirtschaft und Finanzen

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Bereitstellung von Telefonzentralen-, Service Desk- für Gebäudeverwaltung (Facility Management Service Desk) und Meeting-Koordinierungsdiensten

Referenznummer der Bekanntmachung: PRO-005801
II.1.2)CPV-Code Hauptteil
72514100 Anlagenverwaltung per Computer
II.1.3)Art des Auftrags
Dienstleistungen
II.1.4)Kurze Beschreibung:

Die EZB beabsichtigt den Abschluss eines Auftrags über ein Verhandlungsverfahren für die Bereitstellung von verwalteten Dienstleistungen „Managed Services“ für die EZB-Telefonzentrale, das Service Desk für Gebäudeverwaltung (Facility Management/FM) und die Koordinierung von Meetings. Die vorgesehene Vertragslaufzeit beträgt 3 Jahre mit einer möglichen Verlängerung um weitere 12 Monate. (4 Jahre insgesamt). Der geplante Vertragsbeginn ist März 2021. Die Dienstleistungen sind für alle Räumlichkeiten der EZB zu erbringen, hauptsächlich für die drei Räumlichkeiten der EZB in Frankfurt am Main:

• the Main Building (MB) in der Sonnemannstraße 20, Frankfurt am Main, DEUTSCHLAND,

• the Eurotower (ET) in der Kaiserstraße 29, Frankfurt am Main, DEUTSCHLAND und

• the Japan Center (JC) am Taunustor 2, Frankfurt am Main, DEUTSCHLAND.

II.1.5)Geschätzter Gesamtwert
Wert ohne MwSt.: 8 720 000.00 EUR
II.1.6)Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
II.2)Beschreibung
II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
64214200 Telefonzentraldienste
79993100 Betriebsmittelverwaltung
75112000 Verwaltungsdienstleistungen für Unternehmenstätigkeit
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DE7 HESSEN
II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Die Dienstleistungen umfassen die folgenden Leistungen:

— Telefonzentrale und Service Desk der Gebäudeverwaltung (Facility Management/FM) als verwaltete Dienstleistungen gemäß festgelegten Standards und Service-Levels. Beides sind Schlüsselfunktionen in der Direktionsverwaltung, da sich dieser Dienst durch die Einbindung interner und externer Anrufer stark auf den Ruf auswirkt. Die Telefonzentrale ist die erste Anlaufstelle für interne und externe Anrufer.

Das Service Desk der Gebäudeverwaltung bietet den internen Kunden eine erstklassige Unterstützung für eine breite Palette von Dienstleistungen, wie technische, infrastrukturelle und kommerzielle Gebäudeverwaltungsdienste.

Das Telefon- und FM-Service-Desk sollen sich in einem der Räumlichkeiten der EZB in Frankfurt am Main befinden. Die Telefonzentrale und das FM-Service Desk sind derzeit in der erweiterten Arbeitszeit von 7:30 bis 19:30 in Betrieb, was Schichtdienste erfordert. Dienstleistungen können auch außerhalb der normalen Arbeitszeiten, an Wochenenden oder Feiertagen in Anspruch erforderlich werden.

— Telefonzentrale — Annahme und Übertragung von eingehenden externen oder internen Telefongesprächen in englischer und deutscher Sprache,

— FM-Service-Desk — Bereitstellung der Telefonunterstützung vor Ort auf erster Ebene für alle Arten von FM-Dienstleistungen: Annahme und Registrierung von Tickets im System für die computergestützte Gebäudeverwaltung (Computer Aided Facility Management System/CAFM) - derzeit das Planon-System - aller Anfragen, die per Telefon, E-Mail oder über das Selbstbedienungsportal eingehen. Überwachung und Berichterstattung der Leistung des Dienstanbieters. Verwaltung, Nachverfolgung und Weiterleitung von Kundenbeschwerden;

— Buchung von Konferenzräumen und Dienstleistungen — Verwaltung der internen Tagungseinrichtungen der EZB und Koordinierung der Dienstleistungen im Zusammenhang mit Konferenzen und Sitzungen. Dies ist eine Schlüsselfunktion für die EZB, da sich dieser Dienst durch die Einbindung interner und externer Tagungsteilnehmer stark auf den Ruf auswirkt. Verwaltung der Buchung der internen Tagungseinrichtungen (wird derzeit mit der CAFM-Software durchgeführt) einschließlich der Koordinierung von Verpflegungs-, Audiomedien- und Möbeldiensten durch interne Auftragnehmer der EZB. Verwaltung von Sitzungsänderungen und Optimierung von Sitzungsbuchungen nach Prioritäten, gewünschten Standorten und Spezifikationen. Bereitstellung und Verwaltung des Online-Registrierungsdienstes für Tagungs- und Konferenzteilnehmer,

— administrative Unterstützungsdienste — Erbringung weiterer administrativer Aufgaben im Zusammenhang mit Gebäudeverwaltungsdiensten wie der Verwaltung von Faxen, dem Umgang mit verlorenen und gefundenen Gegenständen, dem Umgang mit freigegebenen Gegenständen (wie Schließfächern und Umzugsaktivitäten) sowie erhaltenen Geschenken, der Bereitstellung von Unterstützung für die Kundenanwendung, der Verteilung von Speisegutscheinen, IT-Testaktivitäten usw.

— Koordinierung von Konferenzen und Veranstaltungen (optionale Dienstleistungen) — Beratung und Koordinierung der Dienstleistungen, die für zielgruppenspezifische Konferenzen, Sitzungen und andere Aktivitäten erforderlich sind, die hauptsächlich intern in den Räumlichkeiten der EZB stattfinden. Durchführung einer regelmäßigen Sitzungsplanung mit den Geschäftsbereichen, um alle Aktivitäten für das kommende Jahr zu planen und der EZB einen Bericht vorzulegen. Beratung des Kunden in Bezug auf Konferenz- und Sitzungsverwaltungsdienste (wie Räume und Layouts), Überprüfung der Machbarkeit von Anfragen und gegebenenfalls Vorschläge für Alternativen und Verbesserungen,

— Validierung von Reisekostenansprüchen für Geschäftsreisen (optionale Dienstleistungen) — Validierung von Reisekostenansprüchen der EZB-Reisenden gemäß den EZB-Reiseregeln. Falls die EZB beschließt, von ihrer Option Gebrauch zu machen, muss der Dienstleister spezielle Englisch sprechende Mitarbeiter bereitstellen, die für diese administrative Aufgabe verantwortlich sind.

II.2.5)Zuschlagskriterien
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt
II.2.6)Geschätzter Wert
Wert ohne MwSt.: 8 720 000.00 EUR
II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Laufzeit in Monaten: 36
Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja
Beschreibung der Verlängerungen:

Die EZB kann den Vertrag bei zufriedenstellender Ausführung um 12 Monate verlängern, die Gesamtlaufzeit des Vertrags darf 48 Monate nicht überschreiten.

II.2.9)Angabe zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden
Geplante Mindestzahl: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern:

Unter den Bewerbern, die die Mindestanforderungen erfüllen, wählt die EZB diejenigen aus, die die Auswahlkriterien auf der Grundlage der eingereichten Referenzprojekte/-aufträge am besten erfüllen. Weitere Einzelheiten sind den Ausschreibungsunterlagen zu entnehmen.

II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote
Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: nein
II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben

Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben

III.1)Teilnahmebedingungen
III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:

Wie in den Ausschreibungsunterlagen angegeben.

III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Eignungskriterien gemäß Auftragsunterlagen
III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Eignungskriterien gemäß Auftragsunterlagen

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung
IV.1.1)Verfahrensart
Verhandlungsverfahren
IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem
IV.1.4)Angaben zur Verringerung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer oder Lösungen im Laufe der Verhandlung bzw. des Dialogs
Abwicklung des Verfahrens in aufeinander folgenden Phasen zwecks schrittweiser Verringerung der Zahl der zu erörternden Lösungen bzw. zu verhandelnden Angebote
IV.1.5)Angaben zur Verhandlung
Der öffentliche Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag auf der Grundlage der ursprünglichen Angebote zu vergeben, ohne Verhandlungen durchzuführen
IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: nein
IV.2)Verwaltungsangaben
IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
Tag: 09/11/2020
Ortszeit: 12:00
IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber
Tag: 23/11/2020
IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können:
Englisch
IV.2.6)Bindefrist des Angebots
Laufzeit in Monaten: 6 (ab dem Schlusstermin für den Eingang der Angebote)

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags
Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein
VI.2)Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
VI.3)Zusätzliche Angaben:

Dieses Ausschreibungsverfahren wird durch das elektronische Ausschreibungssystem („e-tendering“) der EZB geführt, auf das über folgende Internetadresse zugegriffen werden kann:

http://www.ecb.europa.eu/ecb/jobsproc/sourcing/html/index.en.html

Wenn Sie das elektronische Ausschreibungssystem der EZB noch nicht genutzt haben, müssen Sie sich über den obigen Link registrieren (klicken Sie auf „Register“ (Registrieren)). Im Anschluss an die Registrierung erhalten Sie eine automatisierte Benachrichtigung mit Ihren Benutzerdaten zur Anmeldung (klicken Sie auf „Login“ (Anmelden)) und um auf die Ausschreibungsunterlagen zuzugreifen. Es wird auf Folgendes hingewiesen:

– Eine Registrierung für das oben genannte System ist nur einmal erforderlich, und Sie können Ihre Benutzeranmeldeinformationen in allen zukünftigen Verfahren der EZB, die über das oben genannte System durchgeführt werden, wiederverwenden. Bitte bewahren Sie daher Ihre Benutzerdaten für die Zukunft auf,

— Für den Fall, dass Sie in der Vergangenheit an früheren EZB-Ausschreibungsverfahren teilgenommen haben, die über das vorherige Online-System der EZB durchgeführt wurden, müssen Sie sich dennoch noch einmal am elektronischen Ausschreibungssystem der EZB unter der oben genannten Adresse registrieren,

— Ihre einfache Registrierung jedoch entspricht nicht einer Bewerbung. Sie müssen Ihre Bewerbung über das elektronische Ausschreibungssystem der EZB einreichen, wie in den Bewerbungsunterlagen beschrieben.

Die Systemreferenznummer für die obige Beschaffung lautet: RFX-PT-2020-000067: Switchboard, FM Service Desk and Meeting

Um die Ausschreibungsunterlagen herunterzuladen, melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Ihrem Passwort beim elektronischen Ausschreibungssystem der EZB an. Erweitern Sie das Feld „Public Tenders – Upcoming Events“ (Öffentliche Ausschreibungen — Bevorstehende Veranstaltungen). Klicken Sie auf „Click to request an invitation to this event“ (Klicken Sie, um eine Einladung zu diesem Ereignis anzufordern) für das obige Verfahren und schließen Sie das neue Fenster, das sich öffnet. Sobald die Anfrage abgeschlossen ist (dies kann einige Minuten dauern), ändert sich der Status der Teilnahmeanfrage in „Invited“ (Eingeladen) und die RFx-Dokumentation wird über die RFx-Registerkarte zugänglich sein.

Unter dem oben angegebenen Link finden Sie auch alle Handbücher mit Einzelheiten zur Systemanwendung und die Kontaktdaten des technischen Kundendiensts.

Sollten Sie technische Hilfe bei der Verwendung des Systems benötigen, wenden Sie sich bitte an das technische Support-Team der EZB unter sourcing.support@ecb.europa.eu unter Angabe der Referenznummer und des aufgetretenen Problems.

Alle weiteren Fragen im Zusammenhang mit diesem Beschaffungsverfahren und dem Inhalt der Ausschreibungsunterlagen sind als Nachricht über das elektronische Ausschreibungssystem der EZB einzureichen (unter der Registerkarte „Diskussion“).

Die EZB ist bestrebt, alle Anfragen so schnell wie möglich zu beantworten, kann jedoch eine minimale Antwortzeit nicht garantieren. Die EZB ist nicht verpflichtet, Anfragen zu beantworten, die weniger als sieben Kalendertage vor Ablauf der Frist für die Einreichung der Angebote eingehen.

Das Ausschreibungsverfahren steht gleichermaßen natürlichen oder juristischen Personen offen, die ihren Sitz oder ihren Standort in der Europäischen Union haben, sowie allen natürlichen und juristischen Personen, die ihren Sitz oder ihren Standort in einem Land haben, das das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen der WTO ratifiziert oder mit der Europäischen Union ein bilaterales Abkommen über das Beschaffungswesen geschlossen hat, und zwar nach den in dem jeweiligen Abkommen festgelegten Bedingungen.

Das Ausschreibungsverfahren wird in Übereinstimmung mit dem Beschluss EZB/2016/2 über die Festlegung der Vergaberegeln (in der geänderten Fassung) durchgeführt, welcher auf der EZB-Website unter https://www.ecb.europa.eu/ecb/legal/1001/procurement/html/index.en.html zur Verfügung steht.

VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung: Europäische Zentralbank, Procurement Review Body, c/o Legal Advice Team
Postanschrift: Sonnemannstrasse 22
Ort: Frankfurt am Main
Postleitzahl: 60314
Land: Deutschland
Telefon: +49 6913440
Fax: +49 6913446886
Internet-Adresse: http://www.ecb.europa.eu
VI.4.2)Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren
Offizielle Bezeichnung: Der Europäische Bürgerbeauftragte
Postanschrift: 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403
Ort: Strasbourg Cedex
Postleitzahl: 67001
Land: Frankreich
VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Innerhalb von 10 Tagen nach Eingang der Mitteilung gemäß Artikel 34 Absatz 1 oder erster Satz von Artikel 34 Absatz 3 des EZB-Beschlusses 2016/2 zur Festlegung der Regeln für das öffentliche Auftragswesen. Weitere Anforderungen sind in Artikel 39 dieses Beschlusses aufgeführt. Eine Beschwerde beim Europäischen Bürgerbeauftragten hat keinen Einfluss auf die Frist für die Einlegung von Rechtsbehelfen.

VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt
Offizielle Bezeichnung: Europäische Zentralbank, Central Procurement Office c/o Legal Advice Team
Postanschrift: Sonnemannstrasse 22
Ort: Frankfurt am Main
Postleitzahl: 60314
Land: Deutschland
E-Mail: procurement@ecb.europa.eu
Telefon: +49 6913440
Fax: +49 6913447110
Internet-Adresse: http://www.ecb.europa.eu
VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
06/10/2020