Services - 520578-2021

Display compact view

13/10/2021    S199

Denmark-Ballerup: IT services: consulting, software development, Internet and support

2021/S 199-520578

Prior information notice for contracts in the field of defence and security

Services

Directive 2009/81/EC

Section I: Contracting authority/entity

I.1)Name, addresses and contact point(s)

Official name: Forsvarsministeriet Materiel- og Indkøbsstyrelsen
National registration number: 16287180
Postal address: Lautrupbjerg 1
Town: Ballerup
Postal code: 2750
Country: Denmark
For the attention of: Christian Wood
E-mail: fmi-ki-d31k@mil.dk
Telephone: +45 25295629

Further information can be obtained from:
The above mentioned contact point(s)

I.2)Type of the contracting authority
Ministry or any other national or federal authority, including their regional or local sub-divisions
I.3)Main activity
Defence
I.4)Contract award on behalf of other contracting authorities/entities
The contracting authority/entity is purchasing on behalf of other contracting authorities/entities: no

Section II: Object of the contract

II.1)Title attributed to the contract by the contracting authority/entity:
Forsvaret forventer at gennemføre et EU-udbud efter direktiv 2009/81/EF af 13.7.2009 med henblik på kontrahering med en eller flere leverandører til at forestå drift, vedligeholdelse og udvikling af Forsvarets ESDH-system, KESDH.
II.2)Type of contract and location of works, place of delivery or of performance
Services
Service category No 13: Computer and related services
Main site or location of works, place of delivery or of performance:
DK01 Hovedstaden
II.3)Information on framework agreement
The notice involves the establishment of a framework agreement: no
II.4)Short description of nature and scope of works or nature and quantity or value of supplies or services:
Forsvaret er i gang med at afdække behovet for udbud af ydelser knyttet til Forsvarets koncernfælles ESDH-system (også benævnt ”KESDH”). KESDH er koncernens sags- og dokumenthåndteringssystem, hvori alle relevante dokumenter journaliseres, og hvori sagsbehandling foregår. Forsvarets eksisterende ESDH-system er baseret på KMD WorkZone (tidligere Captia).
Den nuværende kontrakt omfattende drift, vedligeholdelse og videreudvikling blev efter afholdt udbud i 2015 tildelt til KMD A/S. Den nuværende kontrakt er således tildelt og indgået med én leverandør.
Forsvaret ønsker med den tekniske dialog bl.a. at afdække, hvorvidt ydelserne knyttet til ESDH-systemet med fordel kan udbydes særskilt, hvor rammerne for et flerleverandør-setup etableres.
Forsvaret ønsker i den forbindelse at opnå indblik i markedet ift. leverandørfelterne for henholdsvis drift, applikationsvedligeholdelse og/eller applikationsudvikling i forhold til Forsvarets eksisterende ESDH-system, herunder leverandørernes muligheder for at kunne håndtere og understøtte de enkelte dele af Forsvarets ESDH-system.
Mere konkret ønsker Forsvaret bl.a. indsigt i følgende temaer:
- Fremtidige perspektiver: herunder trends og forventede kommende forretningsmæssige muligheder for brugen af ESDH-systemet, herunder til understøttelse af den digitale arbejdsplads nu og fremadrettet. Forsvaret ønsker endvidere at opnå indblik i markedets erfaringer med brugen af vertikaler og moduler.
- Governance: herunder operationelt samarbejde imellem leverandører i et flerleverandør-setup samt i samarbejde mellem kunde og leverandør.
- Transition: med fokus på transition i et flerleverandør-setup, sizing af hardware samt implementering af ny hardware under transitionen.
- Ydelser: herunder it-drift, teknisk vedligehold, applikationsvedligehold og udvikling samt relaterede ydelser såsom uddannelse og aflevering til Rigsarkivet.
- Standarder: herunder hvordan leverandører bedst forholder sig til krav om at følge Forsvarets standarder, principper og retningslinjer for drift og vedligeholdelse af en Intel/Windows baseret infrastruktur.
- Udvikling af ny funktionalitet: herunder hvordan drifts- og vedligeholdelses-leverandører forholder sig til implementering og drift af nyudviklet funktionalitet.
I forbindelse med udbuddet vil der blive stillet krav om sikkerhedsgodkendelse til et niveau, som kræves af ordregiver i henhold til de til enhver tid gældende regler, jf. Justitsministeriets cirkulære nr. 10338 af 17.12.2014 (sikkerhedscirkulæret).

Lots

This contract is divided into lots: no
II.5)Common procurement vocabulary (CPV)

72000000 IT services: consulting, software development, Internet and support

II.6)Scheduled date for start of award procedures and duration of the contract
Scheduled date for start of award procedures: 20.10.2021
II.7)Additional information:
Som anført i punkt II.4 ønsker Forsvaret at indgå i en teknisk dialog med leverandører, der har erfaring med drift, vedligeholdelse og videreudvikling af tilsvarende ESDH-systemer, som understøtter forretningsmæssige behov, der er sammenlignelige med Forsvarets forretningsmæssige behov. Endvidere ønsker Forsvaret at diskutere leverandørernes erfaringer med at indgå i et flerleverandør-setup og forudsætningerne herfor.

Leverandører i markedet, der har interesse i at deltage i dialogen, kan fremsende anmodning om deltagelse via det elektroniske udbudssystem https://eu.eu-supply.com/login.asp?B=KA. Fristen for fremsendelse af anmodning om at deltage i den tekniske dialog udløber ved udgangen af onsdag d. 20. oktober 2021. Af anmodningen skal fremgå navn og CVR-nr. for den ansøgende leverandør.

Særligt af hensyn til Forsvarets ressourceforbrug ved gennemførelse af den tekniske dialog vil der maksimalt blive inviteret 6 leverandører. Såfremt flere end 6 leverandører anmoder om deltagelse i dialogen, vil Forsvaret invitere de leverandører, som har godtgjort den mest solide erfaring med leverance af drift, vedligeholdelse og/eller udvikling af tilsvarende ESDH-systemer, herunder ift. brugen af vertikaler og moduler samt specifik erfaring med et at agere i et flerleverandør-setup.
Såfremt flere end 6 leverandører har godtgjort solid erfaring med leverance af drift, vedligeholdelse og/eller udvikling af tilsvarende ESDH-systemer, herunder ift. brugen af vertikaler og moduler samt specifik erfaring med et flerleverandør-setup, vil Forsvaret invitere de leverandører, der - baseret på deres anmodning - vurderes at udgøre et repræsentativt udsnit af markedet for de efterspurgte ydelser.
Det bemærkes, at det ikke forventes, at en leverandør har erfaring med alle de efterspurgte ydelser, idet erfaring med én eller flere områder er tilstrækkelig for at kunne deltage i den tekniske dialog.
Det ses gerne, at leverandørerne udarbejder og medsender en kort beskrivelse af deres virksomhed i relation til de ovennævnte forhold, som vil kunne bruges ved en eventuel udvælgelse.
Forsvaret forbeholder sig retten til at anmode leverandørerne om at fremsende yderligere relevante system- og virksomhedsoplysninger til brug for en eventuel udvælgelse af, hvem der vil blive indkaldt til deltagelse i den tekniske dialog.

De 6 udvalgte leverandører vil forventeligt modtage svar på deres anmodning om deltagelse i den tekniske dialog tirsdag d. 26. oktober 2021. I forbindelse med fremsendelse af invitation til dialogen, vil spørgerammen herfor ligeledes blive fremsendt via det elektroniske udbudssystem https://eu.eu-supply.com/login.asp?B=KA. Forsvaret vil endvidere vedhæfte en tilmeldingsblanket for leverandørens tilmelding til dialogmødet, som leverandøren bedes udfylde og returnere til Forsvaret via det elektroniske udbudssystemhttps://eu.eu-supply.com/login.asp?B=KA.

Den tekniske dialog vil bestå af et bilateralt møde mellem den pågældende leverandør og Forsvaret. Møderne vil blive gennemført på dansk.
En eventuel udelukkelse fra at deltage i den tekniske dialog har ingen betydning for den efterfølgende mulighed for at blive prækvalificeret til at byde på opgaven. Prækvalifikationen gennemføres således helt uafhængigt af ovenstående forløb og på baggrund af andre udvælgelseskriterier, idet formålet med den tekniske dialog alene er at opnå øget viden om og indsigt fra markedet på de specificerede områder.

Såfremt en leverandør ikke udvælges til at deltage i dialogmødet, opfordres disse interesserede leverandører til at indsende skriftlige bemærkninger til hele eller dele af spørgerammen, således at Forsvaret kan få gavn af alle relevante input fra markedet. Spørgerammen kan rekvireres via det elektroniske udbudssystem https://eu.eu-supply.com/login.asp?B=KA. Input fremsendes ligeledes via det elektroniske udbudssystem. Af praktiske hensyn bedes eventuelle skriftlige input begrænses til et omfang svarende til 25 slides eller 10 A4-sider. Materialet bedes, som til dialogmøderne, indeholde input baseret på konkrete erfaringer og tilgange i relation til de efterspurgte temaer, og ikke generelt materiale i form af salgspræsentationer eller andet generisk materiale.

Afholdelse af dialogmøder:
Dialogmøderne forventes afholdt i ugerne 44-45 (den 3. november 2021 til 12. november 2021), formiddag eller eftermiddag. Der kan maksimalt deltage 3-5 personer fra hver af de udvalgte leverandører. Leverandøren opfordres til at deltage med repræsentanter, som har konkrete erfaringer med de af meddelelsen omfattede temaer, herunder med de pågældende ydelser. Endvidere opfordres leverandørerne til at medbringe specifik og tilrettelagt materiale til dialogmødet, og ikke generelt materiale i form af salgspræsentationer eller andet generiske materiale.
Dialogmødet vil være bilaterale møder af maks. 2 timers varighed mellem den pågældende leverandør og Forsvaret, hvor Forsvaret, med udgangspunkt i den enkelte leverandørs produkter og erfaringer, ønsker at få et nærmere indblik i:
- Leverandørens erfaringer med teknisk arkitektur og driftsmodel af tilsvarende ESDH-systemer, herunder forslag til best practice opdeling af leverancer mellem flere leverandører,
- Leverandørens erfaring med forskellige projektmetoder ift. tilsvarende ESDH-systemer, agil, vandfald, DevOps etc.,
- Leverandørens erfaring med governance i et flerleverandør-setup, herunder mekanismer til at sikresamarbejde mellem kunden og leverandørerne samt leverandørerne imellem, og
- Leverandørens erfaring med kontraktstyring og servicemål i et flerleverandør-setup.

Section III: Legal, economic, financial and technical information

III.1)Conditions relating to the contract
III.1.1)Main financing conditions and payment arrangements and/or reference to the relevant provisions governing them:
III.2)Conditions for participation
III.2.1)Information about reserved contracts

Section VI: Complementary information

VI.1)Information about European Union funds
The contract is related to a project and/or programme financed by European Union funds: no
VI.2)Additional information:
Forsvaret forbeholder sig ret til under et efterfølgende udbud at anvende enhver information, som leverandørerne måtte afgive i en anmodning om at deltage eller under den tekniske dialog, medmindre leverandøren forudgående har tilkendegivet, at informationen afgives i fortrolighed, udgør en forretningshemmelighed eller er omfattet af eksklusive enerettigheder.
Det bemærkes for god ordens skyld, at de omkostninger, som leverandøren måtte have ved at deltage i den tekniske dialog, ikke godtgøres af Forsvaret.
Som afslutning på den tekniske dialog udarbejder Forsvaret et afsluttende notat, hvoraf opsamling på processen samt eventuel supplerende information med videre vil fremgå. Relevante oplysninger fra notatet vil blive gjort tilgængeligt i forbindelse med det planlagte udbud.
VI.3)Information on general regulatory framework
Relevant governmental Internet sites where information can be obtained
VI.4)Date of dispatch of this notice:
8.10.2021