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Dienstleistungen - 527628-2022

27/09/2022    S186

Deutschland-Köln: Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen

2022/S 186-527628

Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung

Dienstleistungen

Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber/Auftraggeber

I.1)Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung: Koelnmesse GmbH
Postanschrift: Messeplatz 1
Ort: Köln
NUTS-Code: DEA23 Köln, Kreisfreie Stadt
Postleitzahl: 50679
Land: Deutschland
E-Mail: T.EU-Beschaffung@koelnmesse.de
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: www.koelnmesse.de
I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
Andere: Messegesellschaft
I.5)Haupttätigkeit(en)
Andere Tätigkeit: Messen, Veranstaltungen und Events

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Besucherservice und Eingangsmanagement, Hostessen

Referenznummer der Bekanntmachung: 2022/S 084-226083
II.1.2)CPV-Code Hauptteil
79950000 Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen
II.1.3)Art des Auftrags
Dienstleistungen
II.1.4)Kurze Beschreibung:

Regelmäßig setzt die Auftraggeberin bzw. ihre Tochtergesellschaft Koelncongress (kurz: Kc) Hosts/Hostessen für Veranstaltungen und den allgemeinen Messebetrieb ein.

Dabei werden die Host/Hostessen verschiedenen Losen mit unterschiedlichen Aufgaben zugeordnet. Diese Lose werden im folgenden weitererläutert.

Dabei werden die folgenden Los unterschieden:

Los 1 = Besucherinformation

Los 2 = Einlass- und Besucherlenkung

Los 3 = Eingangs-Services

Los 4 = Garderoben-Services

II.1.6)Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: ja
II.1.7)Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.)
Wert ohne MwSt.: 1.00 EUR
II.2)Beschreibung
II.2.1)Bezeichnung des Auftrags:

Besucherinformation

Los-Nr.: 1
II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
79950000 Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DEA23 Köln, Kreisfreie Stadt
II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Die Besucherinformation bzw. die Infohostessen und -hosts an den zahlreichen im Messegelände befindlichen Infocountern sind die erste Anlaufstelle für jegliche Fragen der Aussteller und Besucher. Ziel ist es, sämtliche Fragen, wie z.B. benötigte Informationen zu Ausstellern oder zum Rahmenprogramm, freundlich, rasch und kompetent zur Zufriedenheit der Gäste zu beantworten. Weiterhin werden den Gästen an den Infocountern kostenlose Auslagen, wie z.B. Broschüren zur Veranstaltung, angeboten.

Zu einzelnen Messen empfangen Hostessen und Hosts die Gäste der Koelnmesse bereits an den Arrival-Ausgängen der Flughäfen Köln-Bonn und Düsseldorf. Sie geben ggf. Informationsmaterialien aus und informieren zu den Weiterreisemöglichkeiten zum Messegelände.

Ein weiterer Service ist die leihweise Überlassung von Koelnmesse- oder messebezogenen Regenschirmen an Gäste bei regnerischem Wetter. Die Regenschirme werden den Besuchern von Schirmhostessen und -hosts aktiv beim Betreten einer Freifläche (z.B. Piazza) angeboten. Beim Begehen des Innengeländes werden sie dann wieder von den Hostessen und Hosts angenommen. Bei wetterbedingtem Nichteinsatz ist der Einsatz in einem anderen Tätigkeitsfeld nach Koelnmesse-Vorgaben möglich. Die Besucherinformation umfasst auch die Hallendurchsage, die abgestimmte Texte, wie z.B. Begrüßung und Verabschiedung der Gäste, Sicherheitshinweise etc. in Deutsch, Englisch, Französisch und auf Anfrage in einer weiteren Fremdsprache während des Aufbaus, der Messelaufzeit und des Abbaus durchsagt. Die Hallendurchsage bedient die technische Zentrale. Die Position ist durch die Koelnmesse direkt ansprechbar, während ihrer Einsatzzeit durchgängig besetzt und stets telefonisch für die Koelnmesse erreichbar.

II.2.5)Zuschlagskriterien
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: nein
II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben
II.2)Beschreibung
II.2.1)Bezeichnung des Auftrags:

Einlass- und Besucherlenkung

Los-Nr.: 2
II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
79950000 Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DEA23 Köln, Kreisfreie Stadt
II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Das primäre Ziel im Bereich Einlass ist, dem Gast einen kontrollierten und somit sicheren Zugang zur Messe zu ermöglichen. Hierbei unterstützen die Zugangshostessen und -hosts, die zur Ticketkontrolle und -entwertung entweder mit dem messeeigenen elektronischen Zutrittskontrollsystem (bestehend aus Drehsperren und mobilen Handhelds) oder manuell mit Knipszangen, Handzählern o.ä. arbeiten. Die Zugangshostessen und -hosts begrüßen und verabschieden die Gäste persönlich und assistieren dem Gast freundlich und hilfsbereit bei Problemen mit den Eintrittskarten. Die Position „Batman“ ist als Verteiler und Läufer Schnittstelle zum IT-Servicepartner und kümmert sich um die einwandfreie technische Funktion von Komponenten des Zutrittssystems. Lenkungshostessen geben den ankommenden Besuchern vor oder in den Eingängen erste Informationen und lenken sie entsprechend der Vorgaben der Koelnmesse.

Besonderheiten Kc: Es wird möglicherweise auf ein eigenes System (Einlasssystem, Kassensystem) des Gastveranstalters zurückgegriffen. In diesem Falle arbeitet das eingesetzte Personal des Servicepartners nicht mit dem bekannten System der Koelnmesse

II.2.5)Zuschlagskriterien
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: nein
II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben
II.2)Beschreibung
II.2.1)Bezeichnung des Auftrags:

Services

Los-Nr.: 3
II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
79950000 Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DEA23 Köln, Kreisfreie Stadt
II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Die Koelnmesse hat den Anspruch, jeden Besucher kennen zu lernen. Dazu wird bei allen Fachbesuchermessen stets eine Vollregistrierung durchgeführt, die entweder während der Messe oder im Nachgang erfolgt. Registrierungshostessen und -hosts tragen Sorge dafür, dass Fachbesucher Formulare zur Registrierung erhalten und diese ausfüllen oder sich am Self-Service-Terminal selbst registrieren. Sie bieten dem Gast beim Ausfüllen freundlich ihre Hilfe an und begleiten ihn nach der Registrierung zum Ticketverkauf an die Tageskasse. Ggf. führen sie auch eine Fachbesucherkontrolle durch.

An der Tageskasse werden Erlöse über den Ticketverkauf sowie über den Verkauf von Begleitprodukten, wie z.B. Kataloge oder Reiseführer generiert. Das Kassenpersonal hat die Aufgabe Besucher beim Ticketkauf freundlich und kompetent zu beraten und ggf. eine Fachbesucherkontrolle durchzuführen. Darüber hinaus wird Ausstellern bei ticketspezifischen Fragen an den im Gelände positionierten Zentralkassen weitergeholfen. Hier können u.a. auch Standmieten bezahlt oder Eintrittskarten, die nicht an der Tageskasse erhältlich sind (z.B. Eintrittskarten zu Abendveranstaltungen, Gutscheine) erworben werden.

Der Service im Eingangsbereich wird abgerundet durch die Verteilung von kostenfreien Lanyards mit durchsichtigen Ticketeinsteckhüllen an Aussteller und Besucher. Diese Aufgaben übernehmen hinter der Zutrittskontrolle positionierte Lanyardhostessen und -hosts, die den Gästen freundlich die Lanyards anbieten.

II.2.5)Zuschlagskriterien
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: nein
II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben
II.2)Beschreibung
II.2.1)Bezeichnung des Auftrags:

Garderoben-Services

Los-Nr.: 4
II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
79950000 Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DEA23 Köln, Kreisfreie Stadt
II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Innerhalb der Eingangsbereiche spielt der Bereich Garderoben-Services eine Schlüsselrolle in den ersten Minuten, die unsere Gäste auf der Koelnmesse erleben. Die rasche und dabei freundliche Abwicklung der Annahme und Ausgabe von Kleidungs- und Gepäckstücken inklusive dem Kassiervorgang sind maßgeblich, um die Zufriedenheit der Gäste zu gewährleisten.

II.2.5)Zuschlagskriterien
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: nein
II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung
IV.1.1)Verfahrensart
Auftragsvergabe ohne vorherige Bekanntmachung eines Aufrufs zum Wettbewerb im Amtsblatt der Europäischen Union (für die unten aufgeführten Fälle)
  • Der Auftrag fällt nicht in den Anwendungsbereich der Richtlinie
Erläuterung:

Die Ausschreibung erfolgte aufgrund der eindeutigen Beschreibung der Leistung im Rahmen eines Verfahrens in Anlehnung an das offene Verfahren.

IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung
IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: nein
IV.2)Verwaltungsangaben
IV.2.1)Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren
Bekanntmachungsnummer im ABl.: 2022/S 084-226083

Abschnitt V: Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe

V.2)Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe
V.2.1)Tag der Zuschlagsentscheidung:
29/07/2022
V.2.2)Angaben zu den Angeboten
Der Auftrag wurde an einen Zusammenschluss aus Wirtschaftsteilnehmern vergeben: nein
V.2.3)Name und Anschrift des Auftragnehmers/Konzessionärs
Offizielle Bezeichnung: W.I.S. Event + Service GmbH & Co. KG
Ort: Köln
NUTS-Code: DEA23 Köln, Kreisfreie Stadt
Land: Deutschland
Der Auftragnehmer/Konzessionär wird ein KMU sein: ja
V.2.4)Angaben zum Wert des Auftrags/Loses/der Konzession (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/des Loses/der Konzession: 1.00 EUR
V.2.5)Angaben zur Vergabe von Unteraufträgen

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.3)Zusätzliche Angaben:
VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland
Postanschrift: Zeughausstrasse 2-10
Ort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland
Telefon: +49 0221/147-2120
Fax: +49 0221/147-2889
Internet-Adresse: http://www.bezreg-koeln.nrw.de/
VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

1) Die Koelnmesse GmbH bittet um einen unverzüglichen Hinweis über die Vergabeplattform, sollten Bewerber oder Bieter eine Anpassung der Auftragsunterlagen für notwendig erachten oder Fragen zu den Inhalten der Auftragsunterlagen bestehen. Nur so erhält Koelnmesse GmbH die Möglichkeit, etwaige Unklarheiten, Unvollständigkeiten oder Fehler frühzeitig zu beseitigen.

2) Die Bestimmungen des EU-Vergaberechts finden vorliegend keine Anwendung. Ohne, dass hierzu daher eine Rechtspflicht bestünde, weist der Auftraggeberin außerdem auf die betreffende Fristenregelung hin. § 160 GWB lautet:

§ 160 Einleitung, Antrag:

(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.

(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.

(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:

1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber der Auftraggeberin nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber der Auftraggeberin gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Auftragsunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber der Auftraggeberin gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland
Postanschrift: Zeughausstrasse 2-10
Ort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland
Telefon: +49 0221/147-2120
Fax: +49 0221/147-2889
Internet-Adresse: http://www.bezreg-koeln.nrw.de/
VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
22/09/2022