Services - 531579-2018

04/12/2018    S233

Luxembourg-Luxembourg: BEI - Prestation de services concernant la gestion de voyages pour le groupe BEI

2018/S 233-531579

Avis d’attribution de marché

Résultats de la procédure de marché

Services

Base juridique:
Directive 2014/24/UE

Section I: Pouvoir adjudicateur

I.1)Nom et adresses
Nom officiel: Banque européenne d'investissement
Adresse postale: 98-100 Boulevard Konrad Adenauer
Ville: Luxembourg
Code NUTS: LU000 Luxembourg
Code postal: L-2950
Pays: Luxembourg
Point(s) de contact: CS Procurement
Courriel: CS-procurement@eib.org
Téléphone: +352 43791
Adresse(s) internet:
Adresse principale: http://www.eib.org
Adresse du profil d’acheteur: http://www.eib.org/about/procurement/index.htm
I.4)Type de pouvoir adjudicateur
Institution/agence européenne ou organisation internationale
I.5)Activité principale
Services généraux des administrations publiques

Section II: Objet

II.1)Étendue du marché
II.1.1)Intitulé:

Prestation de services concernant la gestion de voyages pour le groupe BEI

Numéro de référence: LZ-1496
II.1.2)Code CPV principal
63516000 Services de gestion de voyages
II.1.3)Type de marché
Services
II.1.4)Description succincte:

Le groupe BEI a lancé une procédure de passation des marchés ouverte afin de conclure un marché de services pour la fournitures de services de gestion de voyages.

II.1.6)Information sur les lots
Ce marché est divisé en lots: non
II.1.7)Valeur totale du marché (hors TVA)
Valeur hors TVA: 2 635 355.57 EUR
II.2)Description
II.2.3)Lieu d'exécution
Code NUTS: LU000 Luxembourg
II.2.4)Description des prestations:

Il y a des activités clés sous la responsabilité du fournisseur de services avec, entre autres, les exigences de services suivantes :

— une équipe spécialisée de service, mise à disposition selon une méthode prouvée avec la fourniture garantie d’un remplacement;

— le principal personnel proposé doit connaître couramment l’anglais et le français (niveau B2 ou équivalent);

— heures du service général 8:30 à 18:30 du lundi au vendredi;

— traitement de toutes les informations demandées par le groupe BEI (horaires des vols, lieu des hôtels, etc.);

— service VIP spécialisé pour le personnel de direction du groupe BEI, pris en charge par une équipe de 2 agents de voyage y compris le remplacement;

— un « Responsable de compte » dédié à temps plein;

— coordination de l’ensemble des activités sous la responsabilité du fournisseur de services y compris, entre autres :

—— réservation d’avions et de trains avec émission de billets,

—— réservation d’hôtel et réservation de location de voitures.

— fourniture d’un outil de réservation en ligne destiné au personnel du groupe BEI;

— veiller aux réservations en ligne, lancées en utilisant l’outil de réservation en ligne du fournisseur de services;

— effectuer les formalités de visas;

— fourniture d’applications pour les voyages;

— établissement de rapports de voyage;

— établissement de rapports de suivi des voyageurs;

— service d’urgence en continu : le fournisseur de services doit assurer un service d'écoute téléphonique d’urgence pour les demandes du personnel du groupe BEI en dehors des heures de travail normales.

Ce service doit être disponible en anglais de manière permanente. Ce service d'écoute téléphonique d’urgence doit être disponible en tout lieu dans le monde entier. Le service d’urgence permanent doit être totalement conforme à la politique de voyage du client et doit être assuré sous le même standard de qualité que celui de l’équipe ordinaire,

— gestion des crises - le groupe BEI dispose d’une convention avec un autre contractant (SOS International) qui fournit des informations mises à jour grâce à une plateforme disponible en continu, sur les questions de sécurité ainsi qu’une documentation sur mesure et adaptée pour les voyageurs. Le fournisseur de services sera tenu de transférer toutes les informations de réservation vers cette plateforme de sécurité ou toute autre plateforme pouvant provenir de la BEI. Tous les frais afférents doivent être intégrés sur la feuille de l’offre financière;

— exigence de 3 calculs du tarif pour toutes les demandes de réservations transcontinentales (où 3 options sont applicables/disponibles);

— fourniture d’un portail de voyage qui sera utilisé comme point d’entrée unique d’accès pour toutes les informations concernant le voyage - y compris l’heure départ cale, les profils des voyageurs etc.;

— services de billets d’avion / réunions et d’évènements du groupe;

— suivi automatique des billets non utilisés / remboursements des billets électroniques;

— veiller lors de la réservation que le contenu soit complet pour l’avion/le train/l’hôtel et la location de voiture (notamment le transporteur aérien à bas coûts, la nouvelle capacité de distribution.

II.2.5)Critères d’attribution
Critère de qualité - Nom: Organigramme, rôle et responsabilités du personnel clé et solutions efficaces de substitution. / Pondération: 2,5
Critère de qualité - Nom: Qualité du personnel clé proposé / Pondération: 7,5
Critère de qualité - Nom: Méthode proposée pour la prestation de services / Pondération: 19
Critère de qualité - Nom: Système de contrôle de qualité interne proposé à mettre en œuvre / Pondération: 13,5
Critère de qualité - Nom: Approche proposée à la TI et à la sécurité de l’information, et protection des données personnelles des membres du personnel du client (et conformité au règlement général de protection des données 2018) / Pondération: 2,5
Critère de qualité - Nom: Bilan de l’équipe des agents de voyage et taux de transactions réalisées par ETP/agent de voyage / Pondération: 5
Prix - Pondération: 50
II.2.11)Information sur les options
Options: non
II.2.13)Information sur les fonds de l'Union européenne
Le contrat s'inscrit dans un projet/programme financé par des fonds de l'Union européenne: non
II.2.14)Informations complémentaires

Section IV: Procédure

IV.1)Description
IV.1.1)Type de procédure
Procédure ouverte
IV.1.3)Information sur l'accord-cadre ou le système d'acquisition dynamique
IV.1.8)Information concernant l’accord sur les marchés publics (AMP)
Le marché est couvert par l'accord sur les marchés publics: non
IV.2)Renseignements d'ordre administratif
IV.2.1)Publication antérieure relative à la présente procédure
Numéro de l'avis au JO série S: 2018/S 135-307146
IV.2.8)Informations sur l'abandon du système d'acquisition dynamique
IV.2.9)Informations sur l'abandon de la procédure d'appel à la concurrence sous la forme d'un avis de préinformation

Section V: Attribution du marché

Marché nº: 1
Intitulé:

Prestation de services liés à la gestion des voyages pour le groupe BEI

Un marché/lot est attribué: oui
V.2)Attribution du marché
V.2.1)Date de conclusion du marché:
21/11/2018
V.2.2)Informations sur les offres
Nombre d'offres reçues: 2
Le marché a été attribué à un groupement d'opérateurs économiques: non
V.2.3)Nom et adresse du titulaire
Nom officiel: BCD Travel Luxembourg SA
Ville: Howald
Code NUTS: LU000 Luxembourg
Pays: Luxembourg
Le titulaire est une PME: non
V.2.4)Informations sur le montant du marché/du lot (hors TVA)
Valeur totale du marché/du lot: 2 635 355.57 EUR
V.2.5)Information sur la sous-traitance
Le marché est susceptible d’être sous-traité

Section VI: Renseignements complémentaires

VI.3)Informations complémentaires:

L’information sur le montant du marché (section V.2.4)) concerne la durée totale maximum du marché (4 ans).

VI.4)Procédures de recours
VI.4.1)Instance chargée des procédures de recours
Nom officiel: Tribunal
Adresse postale: Rue du Fort Niedergrünewald
Ville: Luxembourg
Code postal: L-2925
Pays: Luxembourg
Courriel: GeneralCourt.Registry@curia.europa.eu
Téléphone: +352 43031
Fax: +352 43032100
Adresse internet: http://curia.europa.eu
VI.5)Date d’envoi du présent avis:
22/11/2018