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Supplies - 536722-2021

22/10/2021    S206

Germany-Wiesbaden: Software package and information systems

2021/S 206-536722

Contract award notice

Results of the procurement procedure

Supplies

Legal Basis:
Directive 2014/24/EU

Section I: Contracting authority

I.1)Name and addresses
Official name: Land Hessen, vertreten durch die Hessische Zentrale für Datenverarbeitung
Postal address: Mainzer Straße 29
Town: Wiesbaden
NUTS code: DE7 Hessen
Postal code: 65185
Country: Germany
E-mail: vergabestelle@hzd.hessen.de
Telephone: +49 611/340-0
Fax: +49 611/340-1150
Internet address(es):
Main address: https://vergabe.hessen.de
I.2)Information about joint procurement
The contract is awarded by a central purchasing body
I.4)Type of the contracting authority
Regional or local authority
I.5)Main activity
General public services

Section II: Object

II.1)Scope of the procurement
II.1.1)Title:

Software, Pflege und Consulting für DMS-Scanbetrieb im Land Hessen

Reference number: VG-3000-2021-0066
II.1.2)Main CPV code
48000000 Software package and information systems
II.1.3)Type of contract
Supplies
II.1.4)Short description:

Beschaffung von Software, Pflege und Consulting für den DMS-Scanbetrieb im Land Hessen

II.1.6)Information about lots
This contract is divided into lots: no
II.1.7)Total value of the procurement (excluding VAT)
Value excluding VAT: 2 033 894.19 EUR
II.2)Description
II.2.3)Place of performance
NUTS code: DE7 Hessen
Main site or place of performance:

Hessische Zentrale für Datenverarbeitung

Mainzer Straße 29 

65185 Wiesbaden 

II.2.4)Description of the procurement:

Die Software Kofax-Capture und Virtual Rescan wird in der hessischen Landesverwaltung seit 2005 im laufenden Produktionsbetrieb eingesetzt um die eingescannten Dokumente der hessischen Dienststellen an das Zielsystem, beziehungsweise an das zentrale Dokumentenmanagementsystem, an SAP, an Microsoft Shares und an Microsoft Sharepoint zu übergeben. Die gescannten Dokumente werden für das Dokumentenmanagement-System des Landes Hessen nach PDF/A konvertiert. Eine Konvertierung von elektronischen Dokumenten wie z.B. Word-Dateien, Mails mit Anhängen/Signatur oder ZIP-Dateien wird zur Langzeitarchivierung ebenfalls nach PDF/A vorgenommen. In den Dienststellen erfolgt die Vorbereitung des Papiers, der Scanvorgang beziehungsweise das Erstellen der Stapel und die Versendung an die Hessische Zentrale für Datenverarbeitung. Zentral erfolgt dann die Standard-Batchverarbeitung, also Erkennung, Barcodeprüfung, OCR-Verarbeitung, PDF-Erzeugung und die Übergabe an das Zielsystem. Die Dienststellen befinden sich alle im Landesintranet. In der Zentrale empfangen hinter einem Hardware-Loadbalancer zwei Kofax Netzwerkserver (Webserver IIS) die eingehenden Stapel und geben sie an den zentralen Kofax Server weiter, der sie nach der Batchverarbeitung an die Zielsysteme übergibt. Die Konvertierung zur Langzeitarchivierung kann zentral für die einzelnen Verfahren konfiguriert und angepasst werden (z.B. verschiedene Zielformate). Für die Aufrechterhaltung dieses Betriebs ist die Beschaffung von - Wartung, 3rd Level Support - Volumenlizenzen - Neubeschaffungen - Consulting, Schulung, Inbetriebnahme, Beratung, Dienstleistung - Neue Produkte notwendig.

II.2.5)Award criteria
Price
II.2.11)Information about options
Options: no
II.2.13)Information about European Union funds
The procurement is related to a project and/or programme financed by European Union funds: no
II.2.14)Additional information

Die Leistungen aus dieser Rahmenvereinbarung können bis zu einem Höchstwert von 2.396.962,98 Euro (netto) bei einer maximalen Laufzeit von vier Jahren abgerufen werden. Ist dieser Höchstwert erreicht, endet diese Rahmenvereinbarung, ohne dass es einer gesonderten Kündigung bedarf.

Section IV: Procedure

IV.1)Description
IV.1.1)Type of procedure
Open procedure
IV.1.3)Information about a framework agreement or a dynamic purchasing system
The procurement involves the establishment of a framework agreement
IV.1.8)Information about the Government Procurement Agreement (GPA)
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement: yes
IV.2)Administrative information
IV.2.1)Previous publication concerning this procedure
Notice number in the OJ S: 2021/S 146-385734
IV.2.8)Information about termination of dynamic purchasing system
IV.2.9)Information about termination of call for competition in the form of a prior information notice

Section V: Award of contract

Contract No: 1
Title:

Software, Pflege und Consulting für DMS-Scanbetrieb im Land Hessen

A contract/lot is awarded: yes
V.2)Award of contract
V.2.1)Date of conclusion of the contract:
07/10/2021
V.2.2)Information about tenders
Number of tenders received: 1
Number of tenders received from SMEs: 1
Number of tenders received from tenderers from other EU Member States: 0
Number of tenders received from tenderers from non-EU Member States: 0
Number of tenders received by electronic means: 1
The contract has been awarded to a group of economic operators: no
V.2.3)Name and address of the contractor
Official name: softgate gmbh
Postal address: Allee am Röthelheimpark 43
Town: Erlangen
NUTS code: DE252 Erlangen, Kreisfreie Stadt
Postal code: 91052
Country: Germany
E-mail: vertrieb@soft-gate.de
The contractor is an SME: yes
V.2.4)Information on value of the contract/lot (excluding VAT)
Initial estimated total value of the contract/lot: 1 997 469.15 EUR
Total value of the contract/lot: 2 033 894.19 EUR
V.2.5)Information about subcontracting

Section VI: Complementary information

VI.3)Additional information:
VI.4)Procedures for review
VI.4.1)Review body
Official name: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Postal address: Wilhelminenstraße 1 - 3
Town: Darmstadt
Postal code: 64283
Country: Germany
Telephone: +49 6151/126603
Fax: +49 6151/125816
VI.4.3)Review procedure
Precise information on deadline(s) for review procedures:

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Ergeht eine Mitteilung des Auftraggebers, der Rüge nicht abhelfen zu

wollen, kann der Bieter wegen Nichtbeachtung der Vergabevorschriften ein

Nachprüfungsverfahren nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang

vor der Vergabekammer beantragen.

Nach Ablauf der Frist ist der Antrag unzulässig. (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB)

VI.5)Date of dispatch of this notice:
19/10/2021