De scope van de aanbesteding bestaat uit het afnemen van verschillende systemen. De gemeente Amsterdam wil de optie behouden om systemen aan en uit te zetten per individueel voertuig daarom schrijft de gemeente een modulair opgebouwde overeenkomst voor. Niet alle voertuigen behoeven namelijk alle systemen (afvalinzamelingsvoertuig behoeft bijvoorbeeld geen poolsysteem). Indien een voertuig een (onderdeel van een) systeem niet nodig heeft wil de opdrachtgever geen vergoeding betalen voor dit systeem. De systemen die de gemeente af wenst te nemen zijn de volgende:
• Voertuigvolgsysteem;
• Ritregistratiesysteem, en een
• Poolsysteem.
Voertuigvolgsysteem.
Het moet mogelijk zijn om elk voertuig te kunnen lokaliseren tot op enkele meters nauwkeurig. De gemeente heeft behoefte aan een dergelijk systeem omdat dit helpt zodat teamleiders weten waar hun collega’s aan het werk zijn.
Ritregistratiesysteem.
Aan het ritregistratiesysteem dat inschrijver aanbiedt moet het keurmerk RSS zijn uitgereikt. Dit bewijst dat het systeem dat inschrijver aanbiedt voldoet aan de eisen van de Nederlandse Belastingdienst en aan de strengste regels met betrekking tot privacy en fraudebestendigheid.
Poolsysteem.
Via het poolsysteem kunnen gebruikers voertuigen reserveren, voertuigen ver- en ontgrendelen en aangeven of ritten voor zakelijk of privé gebruik worden gemaakt, of dat er voor privézaken omrijd kilometers worden gemaakt. Het is belangrijk dat het poolsysteem bij alle voertuigen op dezelfde wijze werkt en dat het eenvoudig te beheren is voor de wagenparkbeheerder(s).
Rapportages.
Voor zowel budgethouders, managers, teamleiders, wagenparkbeheerders als de centrale wagenpark afdeling moeten bepaalde rapportages kunnen worden gegenereerd. Om deze rapportages gemakkelijk te kunnen draaien moet het mogelijk zijn om voertuigen per type, merk en categorie te selecteren en daarnaast zelf groepen van voertuigen aan te maken en op te slaan in het systeem. Dit zorgt ervoor dat een wagenparkbeheerder van bijvoorbeeld 15 voertuigen niet elke keer opnieuw dezelfde voertuigen hoeft te selecteren om een rapportage te kunnen genereren.
