Pentru îndeplinirea obligației de la art. 20 alin. (5) din H.G. nr. 395/2016, cu modificările și completările ulterioare, respectiv art. 22 alin. (5) din HG nr. 394/2016, cu modificările și completările ulterioare, autoritățile/entitățile contractante vor configura DUAE direct în secțiunea dedicată din formularul electronic de definire a documentației de atribuire. DUAE, astfel configurat, va fi atașat automat de către sistem la respectiva documentație, ca fișier în format .xml.
Pentru îndeplinirea obligației referitoare la modul de transmitere a DUAE de către operatorii economici participanți la procedurile de atribuire, prevăzută la art. 60 alin. (1) și (4), art. 69 alin. (1) și (3), art. 123 alin. (2) și (3) din H.G. nr. 395/2016, cu modificările și completările ulterioare, respectiv art. 67 alin. (1) și (4), art. 76 alin. (1) și (3), art. 129 alin. (2) și (3) din H.G. nr. 394/2016, cu modificările și completările ulterioare, aceștia vor completa direct în SEAP, în secțiunea dedicată a procedurii de interes, DUAE-ul deja configurat de autoritatea contractantă. DUAE, astfel completat, va putea fi vizualizat și analizat de către autoritatea contractantă în secțiunea dedicată acestuia.
Astfel, DUAE va fi configurat de către autoritatea contractantă direct în SEAP la definirea documentației de atribuire. SEAP-ul va genera automat fișierul în format .xml aferent și îl va atașa fără ca utilizatorii să aibă posibilitatea să-l modifice direct sau să-l șteargă. De asemenea, răspunsurile la DUAE ale operatorilor economici care participă la procedură vor fi completate în SEAP în mod direct, după autentificare, de către fiecare participant. Pentru cazurile în care ofertantul este o asociere de operatori economici sau pentru cazurile în care ofertantul are subcontractanți sau terți susținători, fiecare operator economic se va autentifica în sistem și va accesa procedura de atribuire de interes în vederea completării DUAE în calitatea în care a fost inclus în respectiva procedură (asociat, subcontractant, terț susținător).
Este necesar ca toți cei care trebuie să răspundă la DUAE să fie înregistrați ca utilizatori ai sistemului. La fel ca în prezent, la procedura de atribuire se înscrie și depune ofertă unul dintre membrii asocierii sau operatorul economic care participă cu ofertă individuală iar ceilalți participanți completează direct în sistem doar DUAE și nu pot modifica oferta.
În vederea evaluării răspunsurilor DUAE ale operatorilor economici, autoritățile contractante vor vizualiza direct în SEAP ceea ce a completat fiecare participant. Acestea sunt generate automat în scopul includerii în dosarul achiziției. Astfel, operatorul SEAP certifică faptul că: datele încărcate ca răspunsuri DUAE sunt completate numai de către utilizatorii de tip ofertant după autentificare; datele sunt completate de către fiecare membru al ofertantului (operatorul economic care se înscrie la procedură declară forma de participare – individuală/în asociere precum și componența iar ceilalți validează că fac parte din acea asociere/componență); De asemenea, detalii cu privire la întocmirea DUAE veți regăsi, după autentificarea în sistem, în secțiunea „Informații DUAE” – Ghid de completare DUAE.
În cazul în care ofertele clasate pe I, au preturi egale, autoritatea contractanta va solicita clarificări prin intermediul SEAP-ului, în vederea încărcării electronice de către operatorii economici de documente care conțin noi preturi, după verificarea documentelor ce probează cele susținute în DUAE.
Pentru vizualizarea documentației de atribuire încărcate în SEAP, operatorii economici trebuie sa aibă un program necesar vizualizării fișierelor semnate electronic (acest program fiind disponibil gratuit pe site-urile furnizorilor de semnătura electronica). Operatorii economici au obligația de a urmări în SEAP răspunsurile la solicitările de clarificări.
Termenul de evaluare a ofertelor este de 30 zile lucrătoare de la data deschiderii acestora. Această perioadă se poate prelungi, in cazuri temeinic justificate, aducându-se la cunoștința operatorilor economici implicați în procedură în termen de maximum două zile de la aprobarea deciziei de prelungire. Numărul de zile pana la care se pot solicita clarificări, înainte de data limita de depunere a ofertelor/candidaturilor este 8 zile, iar autoritatea contractanta răspunde tuturor solicitărilor prin răspuns consolidat, cu 5 zile înainte de data limita de depunere a ofertelor.
Autoritatea contractanta aplica reducerea termenelor in conformitate cu art.74 alin. 3) din Legea 98/2016, respectiv: ”În cazul în care o situaţie de urgenţă, demonstrată în mod corespunzător de către autoritatea contractantă, face imposibil de respectat perioada prevăzută la alin. (1), autoritatea contractantă poate stabili o perioadă redusă pentru depunerea ofertelor, care nu poate fi mai mică de 15 zile de la data transmiterii spre publicare a anunţului de participare.”