Check out our COVID-19 dedicated page for tenders related to medical equipment needs.

The Conference on the Future of Europe is your chance to share your ideas and shape the future of Europe. Make your voice heard!

Services - 538005-2021

22/10/2021    S206

Denmark-Frederiksberg: IT services: consulting, software development, Internet and support

2021/S 206-538005

Contract notice

Services

Legal Basis:
Directive 2014/24/EU

Section I: Contracting authority

I.1)Name and addresses
Official name: Copenhagen Business School Handelshøjskolen
National registration number: 19596915
Postal address: Solbjerg Plads 3
Town: Frederiksberg
NUTS code: DK Danmark
Postal code: 2000
Country: Denmark
Contact person: Anastasia T.J. Nordensgaard
E-mail: atn.legal@cbs.dk
Telephone: +45 38153339
Fax: +45 38152015
Internet address(es):
Main address: https://permalink.mercell.com/165336603.aspx
Address of the buyer profile: http://www.cbs.dk/
I.3)Communication
The procurement documents are available for unrestricted and full direct access, free of charge, at: https://permalink.mercell.com/165336603.aspx
Additional information can be obtained from the abovementioned address
Tenders or requests to participate must be submitted electronically via: https://permalink.mercell.com/165336603.aspx
I.4)Type of the contracting authority
Body governed by public law
I.5)Main activity
Education

Section II: Object

II.1)Scope of the procurement
II.1.1)Title:

Udbud af ny samlet HR-, ferie- og fraværsløsning til CBS

II.1.2)Main CPV code
72000000 IT services: consulting, software development, Internet and support
II.1.3)Type of contract
Services
II.1.4)Short description:

CBS ønsker med nærværende udbud at erhverve en ny samlet HR-, ferie- og fraværsløsning med en mere fleksibel, moderne og fremtidssikret løsning for i højere grad at kunne understøtte CBS' visioner og ambitioner for HR-arbejdet.

Nærværende udbud omhandler derfor levering, implementering, drift, support og vedligehold af en standard SaaS HR-løsning, som er en kombination af både Human Ressource-, ferie- og fraværsløsning til CBS. Udbuddet indeholder ligeledes integration til SLS og CPR, migrering af data samt uddannelse af CBS' brugere

Tryk her https://permalink.mercell.com/165336603.aspx

II.1.5)Estimated total value
Value excluding VAT: 5 000 000.00 DKK
II.1.6)Information about lots
This contract is divided into lots: no
II.2)Description
II.2.2)Additional CPV code(s)
48000000 Software package and information systems
48450000 Time accounting or human resources software package
72212451 Enterprise resource planning software development services
72250000 System and support services
72910000 Computer back-up services
II.2.3)Place of performance
NUTS code: DK011 Byen København
II.2.4)Description of the procurement:

CBS har behov for en brugervenlig konfigurér-bar standard SaaS løsning til registrering og opbevaring af HR-data, håndtering af CBS' HR-processer samt sagsfordeling i HR. CBS skal uden særlige IT-kompetencer kunne konfigurere og tilpasse Løsningen.

Løsningen bliver CBS' nye kildesystem, med integration af stam- og ansættelsesdata til mere end 20 lokale CBS systemer. Det er derfor afgørende for CBS, at der sker migrering af stamdata, ansættelsesdata og fraværsdata fra CBS' nuværende HR-system og fraværssystem.

CBS har i dag ca. 3.600 personer, som skal registreres i Løsningen, heriblandt 520 Eksternt tilknyttede. De Eksternt tilknyttede skal, som de eneste, ikke have adgang til Løsningen. Der vil derfor være omkring 3.080 aktive Brugere i Løsningen, heraf omkring 77 ledere og 32 ansatte i HR. HR vil bruge Løsningen dagligt, ligesom lederne også vil anvende den regelmæssigt, flere gange om ugen. De resterende Brugere vil primært anvende Løsningen til løbende selv at registrere deres ferie og fravær samt ændre udvalgt stamdata. Der kan på baggrund af ferie varslingsmails, være spidsbelastningsperioder ift. registrering af fravær.

Leverandøren har leveranceansvaret, hvilket indebærer, at Løsningen skal indeholde de ydelser, behov og krav der er beskrevet i Kontrakten, herunder særligt (men ikke begrænset til):

- Bilag 4 Forretningskrav

- Bilag 4a Data- og migreringsfelter

- Bilag 4b Optioner

- Bilag 5 IT krav

- Bilag 5a Sikkerhed

- Bilag 5b Afprøvning af API

- Bilag 10 Drift, support, vedligeholdelse og servicemål

Se endvidere udbudsmaterialets bestanddele i udbudsbetingelsernes pkt. 1.4. 

II.2.5)Award criteria
Price is not the only award criterion and all criteria are stated only in the procurement documents
II.2.6)Estimated value
Value excluding VAT: 5 000 000.00 DKK
II.2.7)Duration of the contract, framework agreement or dynamic purchasing system
Duration in months: 60
This contract is subject to renewal: yes
Description of renewals:

CBS har ret til at forlænge Kontrakten to gange, hver gang med op til 12 måneder.

II.2.9)Information about the limits on the number of candidates to be invited
Envisaged number of candidates: 5
Objective criteria for choosing the limited number of candidates:

Ud af de egnede ansøgere vil CBS prækvalificere 5 ansøgere, såfremt flere end 5 egnede ansøgninger modtages.

Udvælgelsen sker på baggrund af en vurdering af de mest relevante referencer.

CBS vægter følgende positivt ift. udvælgelsen:

- Ansøger har et højt antal af relevante sammenlignelige referencer i forhold til den udbudte opgave.

- Referencerne omhandler en sammenlignelig leverance til en ordregivende myndighed eller virksomhed med samme kompleksitet som CBS ift. HR løsninger.

Definition af en sammenlignelig leverance:

Levering og implementering af en standard SaaS HR-løsning (kombination af både Human Ressource-, ferie- og fraværsløsning) på det skandinavisk arbejdsmarked, som understøtter bl.a. forskellige overenskomster, faglig organisering samt relevant lovgivning på Human Ressource- og ferie-/fraværsområdet.

II.2.10)Information about variants
Variants will be accepted: no
II.2.11)Information about options
Options: yes
Description of options:

Kontrakten indeholder to optioner på integration til hhv. Digital Post og NemRefusion. Se Kontraktens Bilag 4b for yderligere beskrivelse af optionerne.

II.2.13)Information about European Union funds
The procurement is related to a project and/or programme financed by European Union funds: no
II.2.14)Additional information

Udbudsmaterialets indeholder en række mindstekrav, herunder stilles der mindstekrav til hvordan Leverandøren behandler persondata i Løsningen, jf. Bilag 5a Sikkerhed. Ansøger og tilbudsgiver opfordres til at læse det samlede udbudsmateriale grundigt igennem inden udarbejdelsen af henholdsvis ansøgning og tilbud.

Section III: Legal, economic, financial and technical information

III.1)Conditions for participation
III.1.2)Economic and financial standing
List and brief description of selection criteria:

Positiv egenkapital

Minimum level(s) of standards possibly required:

Ansøger skal have en positiv egenkapital i de seneste tre (3) disponible regnskabsår. Har ansøger eksisteret i mindre end 3 år, skal ansøger fremlægge positiv egenkapital for virksomhedens tilgængelige regnskabsår.

III.1.3)Technical and professional ability
List and brief description of selection criteria:

I dokumentet benævnt "Referenceskema" kan ansøger angive minimum 3 og maksimalt 5 referencer på opgaver påbegyndt, udført eller afsluttet inden for de seneste 3 år. Det er op til ansøger at angive de mest sammenlignelige referencer i forhold til den udbudte opgave.

Ansøger bedes angive følgende i dokumentet benævnt "Referenceskema":

- Beskrivelse: En beskrivelse af referencen med fokus på de elementer Ansøger mener gør referencen sammenlignelig.

- Beløb: Det samlede kontraktbeløb på referencen.

- Startdato: Dato for kontraktstart.

- Slutdato: Dato for udløb eller ophør af kontrakten.

- Modtager: Kundens navn.

Det bemærkes at Ordregiver udelukkende vil vurdere ansøger på op til 5 referencer. Såfremt der angives mere end 5 referencer vil ordregiver udelukkende se på de første 5 referencer.

Minimum level(s) of standards possibly required:

Ansøger skal angive minimum tre (3) sammenlignelige referencer, jf. udbudsbekendtgørelsens pkt. II.2.9) og udbudsbetingelsernes pkt. 3.4.

Section IV: Procedure

IV.1)Description
IV.1.1)Type of procedure
Competitive procedure with negotiation
IV.1.3)Information about a framework agreement or a dynamic purchasing system
IV.1.5)Information about negotiation
The contracting authority reserves the right to award the contract on the basis of the initial tenders without conducting negotiations
IV.1.8)Information about the Government Procurement Agreement (GPA)
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement: yes
IV.2)Administrative information
IV.2.2)Time limit for receipt of tenders or requests to participate
Date: 19/11/2021
Local time: 12:00
IV.2.3)Estimated date of dispatch of invitations to tender or to participate to selected candidates
Date: 14/12/2021
IV.2.4)Languages in which tenders or requests to participate may be submitted:
Danish
IV.2.6)Minimum time frame during which the tenderer must maintain the tender
Duration in months: 7 (from the date stated for receipt of tender)

Section VI: Complementary information

VI.1)Information about recurrence
This is a recurrent procurement: no
VI.2)Information about electronic workflows
Electronic invoicing will be accepted
Electronic payment will be used
VI.3)Additional information:
VI.4)Procedures for review
VI.4.1)Review body
Official name: Nævnenes Hus
Postal address: Toldboden 2
Town: Viborg
Postal code: 8800
Country: Denmark
E-mail: klfu@naevneneshus.dk
Telephone: +45 72405600
Fax: +45 33307799
Internet address: http://www.naevneneshus.dk
VI.4.3)Review procedure
Precise information on deadline(s) for review procedures:

Præcise oplysninger om klagefrist(er): I henhold til LBK nr. 593 af 02.06.2016 om lov om Klagenævnet for Udbud gælder følgende klagefrister i relation til gennemførelse af udbud:

Klage over ikke at være prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage

regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem

der er blevet prækvalificeret, hvis underretningen har angivet en kort redegørelse for de relevante grunde for

beslutningen, jf. lovens § 7, stk. 1.

Klage over tildeling af kontrakten skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 dage efter, at

ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har

indgået en kontrakt.

Klage i forbindelse med indgåelse af en rammeaftale skal indgives inden 6 måneder regnet fra dagen efter den

dag, hvor ordregiver har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette

ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstillperioden,

jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige

angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Samtidig med indgivelse af klage skal der indbetales et klagegebyr på kr. 20.000 til Klagenævnet for Udbud.

VI.4.4)Service from which information about the review procedure may be obtained
Official name: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postal address: Carl Jacobsens Vej 35
Town: Valby
Postal code: 2500
Country: Denmark
E-mail: kfst@kfst.dk
Telephone: +45 41715000
Fax: +45 41715100
Internet address: http://www.kfst.dk
VI.5)Date of dispatch of this notice:
18/10/2021