Afdeling II: Voorwerp
II.1)Omvang van de aanbesteding
II.1.1)Benaming:
Diensten inzake evenementenbeheer.
Referentienummer: SCIC/C1/2018/FWC/02
II.1.2)CPV-code hoofdcategorie79950000 Organiseren van tentoonstellingen, beurzen en congressen
II.1.3)Type opdrachtDiensten
II.1.4)Korte beschrijving:
De doelstelling van deze oproep tot inschrijving is het verwerven van diensten voor de professionele organisatie van evenementen ter ondersteuning van de Europese Commissie en andere EU-organen en -agentschappen bij de organisatie van hun conferenties en evenementen met een externe communicatiedimensie. De evenementen die door de toekomstige contractanten moeten worden beheerd, kunnen plaatsvinden in alle lidstaten van de EU, in alle EVA-lidstaten, alsook in huidige of toekomstige kandidaat-lidstaten van de EU, en in het Verenigd Koninkrijk en Noord-Ierland.
Alle diensten zijn beschreven in de aanbestedingsstukken en kunnen voor elk evenement volledig of gedeeltelijk worden opgevraagd.
De oproep tot inschrijving is in 3 percelen verdeeld: de verdeling is gebaseerd op het aantal verwachte deelnemers op het moment van het oorspronkelijk verzoek om een voorstel door de Europese instelling.
II.1.5)Geraamde totale waardeWaarde zonder btw: 120 000 000.00 EUR
II.1.6)Inlichtingen over percelenVerdeling in percelen: ja
Inschrijvingen mogen worden ingediend voor alle percelen
II.2)Beschrijving
II.2.1)Benaming:
Perceel 1 — evenementen met 50 à 200 deelnemers
Perceel nr.: 1
II.2.2)Aanvullende CPV-code(s)79952000 Diensten voor het organiseren van evenementen
79950000 Organiseren van tentoonstellingen, beurzen en congressen
II.2.3)Plaats van uitvoeringNUTS-code: BE BELGIQUE-BELGIË
Voornaamste plaats van uitvoering:
in alle lidstaten van de EU, in alle EVA-lidstaten, alsook in huidige of toekomstige kandidaat-lidstaten van de EU, en in het Verenigd Koninkrijk en Noord-Ierland.
II.2.4)Beschrijving van de aanbesteding:
Organisatie van evenementen met 50 à 200 deelnemers.
II.2.5)GunningscriteriaDe prijs is niet het enige gunningscriterium en alle criteria worden enkel vermeld in de aanbestedingsdocumenten
II.2.6)Geraamde waardeWaarde zonder btw: 12 000 000.00 EUR
II.2.7)Looptijd van de opdracht, de raamovereenkomst of het dynamische aankoopsysteemLooptijd in maanden: 48
Deze opdracht kan worden verlengd: ja
Beschrijving van verlengingen:
De contracten worden gesloten voor een initiële looptijd van 1 jaar vanaf de datum van ondertekening. De contracten kunnen maximaal driemaal schriftelijk worden verlengd onder dezelfde voorwaarden.
II.2.10)Inlichtingen over variantenVarianten worden geaccepteerd: neen
II.2.11)Inlichtingen over optiesOpties: neen
II.2.13)Inlichtingen over middelen van de Europese UnieDe aanbesteding houdt verband met een project en/of een programma dat met middelen van de EU wordt gefinancierd: neen
II.2.14)Nadere inlichtingen
II.2)Beschrijving
II.2.1)Benaming:
Perceel 2 — evenementen met 201 à 650 deelnemers.
Perceel nr.: 2
II.2.2)Aanvullende CPV-code(s)79952000 Diensten voor het organiseren van evenementen
79950000 Organiseren van tentoonstellingen, beurzen en congressen
II.2.3)Plaats van uitvoeringNUTS-code: BE BELGIQUE-BELGIË
Voornaamste plaats van uitvoering:
in alle lidstaten van de EU, in alle EVA-lidstaten, alsook in huidige of toekomstige kandidaat-lidstaten van de EU, en in het Verenigd Koninkrijk en Noord-Ierland.
II.2.4)Beschrijving van de aanbesteding:
Organisatie van evenementen met 201 à 650 deelnemers.
II.2.5)GunningscriteriaDe prijs is niet het enige gunningscriterium en alle criteria worden enkel vermeld in de aanbestedingsdocumenten
II.2.6)Geraamde waardeWaarde zonder btw: 36 000 000.00 EUR
II.2.7)Looptijd van de opdracht, de raamovereenkomst of het dynamische aankoopsysteemLooptijd in maanden: 48
Deze opdracht kan worden verlengd: ja
Beschrijving van verlengingen:
De contracten worden gesloten voor een initiële looptijd van 1 jaar vanaf de datum van ondertekening. De contracten kunnen maximaal driemaal schriftelijk worden verlengd onder dezelfde voorwaarden.
II.2.10)Inlichtingen over variantenVarianten worden geaccepteerd: neen
II.2.11)Inlichtingen over optiesOpties: neen
II.2.13)Inlichtingen over middelen van de Europese UnieDe aanbesteding houdt verband met een project en/of een programma dat met middelen van de EU wordt gefinancierd: neen
II.2.14)Nadere inlichtingen
II.2)Beschrijving
II.2.1)Benaming:
Perceel 3 — evenementen met meer dan 650 deelnemers.
Perceel nr.: 3
II.2.2)Aanvullende CPV-code(s)79952000 Diensten voor het organiseren van evenementen
79950000 Organiseren van tentoonstellingen, beurzen en congressen
II.2.3)Plaats van uitvoeringNUTS-code: BE BELGIQUE-BELGIË
Voornaamste plaats van uitvoering:
in alle lidstaten van de EU, in alle EVA-lidstaten, alsook in huidige of toekomstige kandidaat-lidstaten van de EU, en in het Verenigd Koninkrijk en Noord-Ierland.
II.2.4)Beschrijving van de aanbesteding:
Organisatie van evenementen met meer dan 650 deelnemers.
II.2.5)GunningscriteriaDe prijs is niet het enige gunningscriterium en alle criteria worden enkel vermeld in de aanbestedingsdocumenten
II.2.6)Geraamde waardeWaarde zonder btw: 72 000 000.00 EUR
II.2.7)Looptijd van de opdracht, de raamovereenkomst of het dynamische aankoopsysteemLooptijd in maanden: 48
Deze opdracht kan worden verlengd: ja
Beschrijving van verlengingen:
De contracten worden gesloten voor een initiële looptijd van 1 jaar vanaf de datum van ondertekening. De contracten kunnen maximaal driemaal schriftelijk worden verlengd onder dezelfde voorwaarden.
II.2.10)Inlichtingen over variantenVarianten worden geaccepteerd: neen
II.2.11)Inlichtingen over optiesOpties: neen
II.2.13)Inlichtingen over middelen van de Europese UnieDe aanbesteding houdt verband met een project en/of een programma dat met middelen van de EU wordt gefinancierd: neen
II.2.14)Nadere inlichtingen
Afdeling III: Juridische, economische, financiële en technische inlichtingen
III.1)Voorwaarden voor deelneming
III.1.1)Geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen, waaronder de vereisten in verband met de inschrijving in het beroeps- of handelsregisterLijst en beknopte beschrijving van de voorwaarden:
zie 2.1 „Geschiktheid van de inschrijvers” en 2.2 „Juridische vorm van de inschrijver” in de aanbestedingsstukken.
III.1.2)Economische en financiële draagkrachtSelectiecriteria zoals vermeld in de aanbestedingsstukken
III.1.3)Technische en beroepsbekwaamheid Selectiecriteria zoals vermeld in de aanbestedingsstukken
III.2)Voorwaarden met betrekking tot de opdracht
III.2.2)Voorwaarden inzake de uitvoering van de opdracht:
Zoals aangegeven in de aanbestedingsstukken.
Afdeling IV: Procedure
IV.1)Beschrijving
IV.1.1)Type procedureOpenbare procedure
IV.1.3)Inlichtingen over een raamovereenkomst of dynamisch aankoopsysteem
IV.1.8)Inlichtingen over de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA)De opdracht valt onder de GPA: ja
IV.2)Administratieve inlichtingen
IV.2.2)Termijn voor ontvangst van inschrijvingen of deelnemingsaanvragenDatum: 04/02/2019
Plaatselijke tijd: 23:59
IV.2.3)Geraamde datum van verzending van uitnodigingen tot inschrijving of deelneming aan geselecteerde gegadigden
IV.2.4)Talen die mogen worden gebruikt bij het indienen van inschrijvingen of aanvragen tot deelneming:Engels, Bulgaars, Deens, Duits, Grieks, Estisch, Fins, Frans, Iers, Kroatisch, Hongaars, Italiaans, Lets, Litouws, Maltees, Nederlands, Pools, Portugees, Roemeens, Slowaaks, Sloveens, Spaans, Zweeds, Tsjechisch
IV.2.6)Minimumtermijn gedurende welke de inschrijver zijn inschrijving gestand moet doenDe inschrijving moet geldig blijven tot: 04/08/2019
IV.2.7)Omstandigheden waarin de inschrijvingen worden geopendDatum: 11/02/2019
Plaatselijke tijd: 14:00
Plaats:
Europese Commissie, Directorate-General for Interpretation — Van Maerlant 18 street, 1040 Brussels, BELGIË.
Inlichtingen over gemachtigde personen en de openingsprocedure:
Per inschrijving mogen maximaal 2 vertegenwoordigers de opening van de inschrijvingen bijwonen. Omwille van organisatorische en veiligheidsredenen moet de inschrijver uiterlijk 3 werkdagen van tevoren de volledige naam en het nummer van de identiteitskaart of het paspoort van de vertegenwoordigers verstrekken via het e-mailadres in I.1) van deze aankondiging. Bij ontstentenis daarvan behoudt de aanbestedende dienst zich het recht voor de toegang tot zijn kantoren te weigeren.