Dienstleistungen - 558343-2020

20/11/2020    S227

Deutschland-Hamburg: Beratung im Bereich Projektleitung

2020/S 227-558343

Auftragsbekanntmachung

Dienstleistungen

Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber

I.1)Name und Adressen
Offizielle Bezeichnung: Sprinkenhof GmbH
Postanschrift: Burchardstraße 8
Ort: Hamburg
NUTS-Code: DE600 Hamburg
Postleitzahl: 20095
Land: Deutschland
E-Mail: sprvergabestelle@sprinkenhof.de
Fax: +49 40330754
Internet-Adresse(n):
Hauptadresse: https://www.sprinkenhof.de/
I.3)Kommunikation
Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: https://bieterzugang.deutsche-evergabe.de/evergabe.bieter/DownloadTenderFiles.ashx?subProjectId=npydECVTtZ0%253d
Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via: https://www.deutsche-evergabe.de
I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
Andere: Städtische GmbH
I.5)Haupttätigkeit(en)
Andere Tätigkeit: Projektentwicklung und Immobiliengesellschaft für die Freie und Hansestadt Hamburg

Abschnitt II: Gegenstand

II.1)Umfang der Beschaffung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Projektmanager Digitalisierung

Referenznummer der Bekanntmachung: 2020_SpriG_VS_Projektmanager_Digitalisierung_2
II.1.2)CPV-Code Hauptteil
72224000 Beratung im Bereich Projektleitung
II.1.3)Art des Auftrags
Dienstleistungen
II.1.4)Kurze Beschreibung:

Das Digitalisierungsprojekt wurde bei der Sprinkenhof bereits mit der Umstellung auf die digitale Bearbeitung von Rechnungen in 2019 gestartet. In den weiteren Ausbaustufen sollen alle Akten im Asset Management digitalisiert, den eingehenden Schriftverkehr die Prozesse entsprechend angepasst sowie zukünftige Phasen (Ablösung der Netzlaufwerke, Übernahme der Archivdateien aus Outlook, etc.) begleitet werden. Das Dokumentenmanagementsystem „nscale“ der Fa. Ceyoniq ist im Einsatz und es werden bereits Rechnungen in Papierform gescannt bzw. elektronische Rechnungen verarbeitet. Es können Pläne bis DIN A0 digitalisiert werden. Das Scannen erfolgt durch einen Dienstleister.

Zur Steuerung dieser Projekte sucht die Sprinkenhof einen Projektleiter, der die nachfolgend beschriebenen Tätigkeiten übernimmt. Hierbei geht die Sprinkenhof davon aus, dass die Tätigkeiten durch eine Person wahrgenommen werden. Es ist ausdrücklich kein Team anzubieten. Die Leistung kann nur in Ausnahmen (Corona und Gruppenaufteilung) und in Abstimmung mit dem Abteilungsleiter remote erbracht werden. Ansonsten muss die Leistung vollständig vor Ort erbracht werden.

Zu den Aufgaben gehören:

— Aufbau und Dokumentation der Projektorganisation inkl. der Eskalationsebenen;

— Management des Gesamtprojektes mit den verschiedenen Teilprojekten und regelmäßiges Reporting über den Projektfortschritt;

— Regelmäßiger Bericht an den Servicebereichsleiter IT;

— Organisation und Durchführung von Workshops zur Klärung von fachlichen Fragen;

— Abstimmung und Dokumentation der Anforderungen an die Digitalisierung mit allen Unternehmensbereichen;

— Erstellung der Leistungsbeschreibungen für die notwendigen Ausschreibungen;

— Modellierung, Abstimmung und Dokumentation der Prozesse im Hinblick auf die digitalen Bearbeitungsprozesse;

— Klärung des Schulungsbedarfs und Organisation der Schulungen;

— Abstimmung des Prozesses und Steuerung des externen Dienstleisters bei der Digitalisierung der Akten und des Schriftverkehrs (wie werden die Akten an den Dienstleister übergeben, wie werden Akten angefordert, wie findet die Qualitätskontrolle statt, ...);

— Ansprechpartner für Parallelprojekte bei der Sprinkenhof (z. B. der Einbindung des CAFM-Systems);

— Change Management;

Die Beauftragung erfolgt zunächst für das Jahr 2021. Die Beauftragung für das Jahr 2022 erfolgt optional.

II.1.5)Geschätzter Gesamtwert
II.1.6)Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
II.2)Beschreibung
II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
72224000 Beratung im Bereich Projektleitung
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DE600 Hamburg
Hauptort der Ausführung:

Hamburg

II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Die Sprinkenhof GmbH hat verschiedene Digitalisierungsprojekte aufgesetzt, die im Rahmen der Tätigkeiten zu einem Gesamtprojekt zusammengeführt und koordiniert werden sollen.

— Ansprechpartner für den Aufbau der digitalen Akten;

— Digitalisierung der kaufmännischen und technischen Akten;

(Vorbereitung der Ausschreibung (Erstellung und Abstimmung der Leistungsbeschreibung), interne Abstimmung der Prozesse, Begleitung der Ausschreibung, Begleitung der Umsetzung.);

— Modellierung und Abstimmung der Prozesse mit den Fachbereichen zur Umsetzung der digitalen Akten;

— Begleitung der Einführung des Scans des eingehenden Schriftverkehrs;

— Unternehmensweite Abstimmung der Digitalisierung u. a. auch mit den von den ersten Maßnahmen nicht betroffenen Unternehmensbereichen.

Die Beauftragung erfolgt zunächst für das Jahr 2021. Die Beauftragung für das Jahr 2022 erfolgt optional.

Das Digitalisierungsprojekt wurde bei der Sprinkenhof bereits mit der Umstellung auf die digitale Bearbeitung von Rechnungen in 2019 gestartet. In den weiteren Ausbaustufen sollen alle Akten im Asset Management digitalisiert, der eingehende Schriftverkehr für die Prozesse entsprechend angepasst sowie zukünftige Phasen (Ablösung der Netzlaufwerke, Übernahme der Archivdateien aus Outlook, etc.) begleitet werden. Das Dokumentenmanagementsystem „nscale“ der Fa. Ceyoniq ist im Einsatz und es werden bereits Rechnungen in Papierform gescannt bzw. elektronische Rechnungen verarbeitet. Es können Pläne bis DIN A0 digitalisiert werden. Das Scannen erfolgt durch einen Dienstleister.

Zur Steuerung dieser Projekte sucht die Sprinkenhof einen Projektleiter, der die nachfolgend beschriebenen Tätigkeiten übernimmt. Hierbei geht die Sprinkenhof davon aus, dass die Tätigkeiten durch eine Person wahrgenommen werden. Es ist ausdrücklich kein Team anzubieten. Die Leistung kann nur in Ausnahmefällen (Corona und Gruppenaufteilung) und in Abstimmung mit dem Abteilungsleiter remote erbracht werden. Ansonsten ist die Leistung vollständig vor Ort zu erbringen.

Zu den Aufgaben gehören:

— Aufbau und Dokumentation der Projektorganisation inkl. der Eskalationsebenen;

— Management des Gesamtprojektes mit den verschiedenen Teilprojekten und regelmäßiges Reporting über den Projektfortschritt;

— Regelmäßiger Bericht an den Servicebereichsleiter IT;

— Organisation und Durchführung von Workshops zur Klärung von fachlichen Fragen;

— Abstimmung und Dokumentation der Anforderungen an die Digitalisierung mit allen Unternehmensbereichen;

— Erstellung der Leistungsbeschreibungen für die notwendigen Ausschreibungen;

— Modellierung, Abstimmung und Dokumentation der Prozesse im Hinblick auf die digitalen Bearbeitungsprozesse;

— Klärung des Schulungsbedarfs und Organisation der Schulungen;

— Abstimmung des Prozesses und Steuerung des externen Dienstleisters bei der Digitalisierung der Akten und des Schriftverkehrs (wie werden die Akten an den Dienstleister übergeben, wie werden Akten angefordert, wie findet die Qualitätskontrolle statt, ...);

— Ansprechpartner für Parallelprojekte bei der Sprinkenhof (z. B. der Einbindung des CAFM-Systems);

— Change Management.

II.2.5)Zuschlagskriterien
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt
II.2.6)Geschätzter Wert
II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Laufzeit in Monaten: 12
Dieser Auftrag kann verlängert werden: nein
II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote
Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: ja
Beschreibung der Optionen:

Die Beauftragung erfolgt zunächst für das Jahr 2021. Die Beauftragung für das Jahr 2022 erfolgt optional.

II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben

Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben

III.1)Teilnahmebedingungen
III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

1. Formblatt Angebot mit Angabe der Preise (Anlage 1),

2. Paraphierter EVB IT Dienstleistungsvertrag Kurzfassung (Anlage 2),

3. Paraphierter EVB IT Dienstleistungsvertrag AGB (Anlage 3),

4. Vollständig ausgefülltes Formblatt Bewerbungsbogen (Anlage 7),

5. Ggf. Formblatt Bietergemeinschaftserklärung (Anlage 8),

6. Ggf. Formblatt Nachunternehmer/ Eignungsleihe (Anlage 9),

7. Nachweis einer der nachfolgenden Projektmanagement-Zertifizierungen (PMI, IPMA, Prince2),

8. Nachweis einer aktuellen Berufshaftpflichtversicherung,

9. Mindestens 3 Projektreferenzen über vergleichbare Leistungen (die Anforderungen für diese Referenzen sind Ziffer 3.2.2 Nr. 1 a-c zu entnehmen),

10. Mindestens 3 persönliche Projektreferenzen des Projektleiters über vergleichbare Leistungen (die Anforderungen für diese Referenzen sind Ziffer 4.3.1 zu entnehmen).

Hinweis: Die eingereichten Projektreferenzen müssen nachweislich vom Projektleiter erbracht worden sein. Zur Bewertung werden die 3 besten Projektreferenzen herangezogen.

11. Vorlage eines Konzeptes für die Vorgehensweise und Umsetzung der Digitalisierung von Akten (max. 5 DIN A4-Seiten),

12. Darstellung der fachlichen Kompetenz des Projektleiters (max. 4 DIN A4-Seiten),

13. Lebenslauf des Projektleiters (max. 1 DIN A4-Seite) (wird nicht gewertet).

Möglicherweise geforderte Mindeststandards:

1. Nachweis von mindestens 3 unterschiedlichen Projektreferenzen, die die folgenden Mindestanforderungen jeweils erfüllen:

a) Es müssen 2 Projektreferenzen, die die Digitalisierung von Akten (z. B. Steuerung des Scan-Prozesses) zum Gegenstand haben, eingereicht werden.

b) Zudem muss 1 Projektreferenz, die die Modellierung und Umsetzung von Arbeitsabläufen bei der Einführung von digitalen Akten zum Gegenstand hat, eingereicht werden.

c) Die Projektreferenzen dürfen nicht vor dem 1.1.2015 abgeschlossen worden sein.

2. Vorlage eines Konzeptes für die Vorgehensweise und Umsetzung der Digitalisierung von Akten (max. 5 DIN A4-Seiten)

3. Darstellung der fachlichen Kompetenz des Projektleiters (max. 4 DIN A4-Seiten)

4. Nachweis einer aktuellen Berufshaftpflichtversicherung in Höhe der folgenden Deckungssummen oder Abgabe einer Eigenerklärung, die bestätigt, dass die Berufshaftpflichtversicherung im Auftragsfall auf die geforderten Höhen angehoben oder eine objektbezogene Versicherung abgeschlossen wird:

— für Personenschäden 1 000 000 EUR;

— für sonstige Vermögensschäden 500 000 EUR.

Alle Summen sind zweifach maximiert pro Jahr.

5. Nachweis einer der nachfolgenden Projektmanagement-Zertifizierungen

— PMI;

— IPMA;

— Prince2.

III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Möglicherweise geforderte Mindeststandards:

1. Nachweis von mindestens 3 unterschiedlichen Projektreferenzen, die die folgenden Mindestanforderungen jeweils erfüllen:

a) Es müssen 2 Projektreferenzen, die die Digitalisierung von Akten (z. B. Steuerung des Scan-Prozesses) zum Gegenstand haben, eingereicht werden.

b) Zudem muss 1 Projektreferenz, die die Modellierung und Umsetzung von Arbeitsabläufen bei der Einführung von digitalen Akten zum Gegenstand hat, eingereicht werden.

c) Die Projektreferenzen dürfen nicht vor dem 1.1.2015 abgeschlossen worden sein.

2. Vorlage eines Konzeptes für die Vorgehensweise und Umsetzung der Digitalisierung von Akten (max. 5 DIN A4-Seiten)

3. Darstellung der fachlichen Kompetenz des Projektleiters (max. 4 DIN A4-Seiten)

4. Nachweis einer aktuellen Berufshaftpflichtversicherung in Höhe der folgenden Deckungssummen oder Abgabe einer Eigenerklärung, die bestätigt, dass die Berufshaftpflichtversicherung im Auftragsfall auf die geforderten Höhen angehoben oder eine objektbezogene Versicherung abgeschlossen wird:

— für Personenschäden 1 000 000 EUR;

— für sonstige Vermögensschäden 500 000 EUR.

Alle Summen sind zweifach maximiert pro Jahr.

5. Nachweis einer der nachfolgenden Projektmanagement-Zertifizierungen

— PMI;

— IPMA;

— Prince2.

Abschnitt IV: Verfahren

IV.1)Beschreibung
IV.1.1)Verfahrensart
Offenes Verfahren
IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem
IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja
IV.2)Verwaltungsangaben
IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
Tag: 18/12/2020
Ortszeit: 09:00
IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber
IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können:
Deutsch
IV.2.6)Bindefrist des Angebots
Das Angebot muss gültig bleiben bis: 15/02/2021
IV.2.7)Bedingungen für die Öffnung der Angebote
Tag: 18/12/2020
Ortszeit: 09:00

Abschnitt VI: Weitere Angaben

VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags
Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein
VI.2)Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen
Aufträge werden elektronisch erteilt
VI.3)Zusätzliche Angaben:
VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Offizielle Bezeichnung: Finanzbehörde – Vergaberecht, Gebühren, Vergabekammer, Enteignungsbehörde
Postanschrift: Große Bleichen 27
Ort: Hamburg
Postleitzahl: 20354
Land: Deutschland
VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
17/11/2020