Ansøgere skal som en del af prækvalifikationsansøgningen til Det Dynamiske Indkøbssystem udfylde og aflevere standardformularen "Det fælles europæiske udbudsdokument" ("ESPD").
ESPD'et håndteres således som en del af den samlede besvarelse på udbudsportalen.
Ansøgere, som baserer sig på andre enheders kapacitet i forhold til opfyldelse af mindstekravene, skal vedlægge særskilte ESPD'er for disse enheder.
Afgives ansøgningen af en sammenslutning af virksomheder (konsortium eller lignende) skal hver konsortiedeltager vedlægge et særskilt ESPD.
ESPD'et fungerer som foreløbigt bevis for, at ansøger ikke er omfattet af en udelukkelsesgrund, samt som bevis for, at ansøger opfylder de fastsatte mindstekrav til egnethed.
For yderligere oplysninger om ESPD'et henvises til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens generelle information om ESPD. Aktører henvises i øvrigt til at søge vejledning på udbudsportalen, som indeholder ESPD-formularen, som skal anvendes.
Ansøger skal være oprettet som bruger hos EU-Supply for at kunne deltage i det Dynamiske Indkøbssystem, hvilket kan ske uden omkostninger, hvorefter den ansøger vil modtage login oplysninger og have gratis adgang til Det Dynamiske Indkøbssystem.
Det dynamiske indkøbssystem har ikke nogen begrænsning på antallet af ansøgere, der kan optages på systemet.
Alle ansøgere, som kan dokumentere, at de ikke er omfattet af udelukkelsesgrunde samt opfylder egnethedskravene, optages i det dynamiske indkøbssystem.
Det Dynamiske indkøbssystem vil efter udløbet af ansøgningsfristen fortsætte med at være åbent for tilgang af nye ansøgere, hvis disse lever op til minimumskravene til egnethed og ikke er omfattet af én eller flere udelukkelsesgrunde.
Såfremt Ordregiver modtager en ansøgning efter ansøgningsfristen, vil Ordregiver behandle ansøgningen og fremsende en underretning om optagelse indenfor 10 arbejdsdage efter modtagelsen af ansøgningen.
Al kommunikation mellem Ordregiver og ansøger foregår igennem kommunikationsmodulet i EU-Supply.
Ved behov levering af landinspektør- og landmålerydelser i det Dynamiske Indkøbssystem udsendes en opgavespecifik udbudsmateriale ud som et miniudbud, hvormed optagne leverandører på det Dynamiske Indkøbssystem opfordres til at afgive tilbud på den konkrete opgave.
Såfremt en leverandør i løbet af systemets levetid ikke længere lever op til egnethedskravene eller bliver omfattet af en udelukkelsesgrund, vil leverandøren blive udelukket af systemet. I så fald vil det være muligt for leverandøren at anmode om genoptagelse på systemet, når leverandøren igen lever op til egnethedskravene eller ikke længere er omfattet af den pågældende udelukkelsesgrund. Leverandøren er altid forpligtet til at levere opdateret ESPD-dokument og/eller fornyet dokumentation på ordregivers anmodning.