Forhandlingen forventes gennemført som et kortvarigt forløb, hvor der forhandles om forbedringer og præciseringer på baggrund af tilbudsgivers indledende tilbud samt muligheden for at præcisere udbudsmaterialet.
Ordregiver er opmærksom på, at værdien og ressourceforbruget er til stede i forhandlingen, hvorfor det er ordregivers hensigt at optimere begge parters tids- og ressourceforbrug mest muligt.
Proces for forhandlingsrunden
Alle forhandlinger følger samme proces:
1) Ordregiver udsender forud for forhandlingsmødet en mødedagsorden med tidspunkt for forhandlingsmødet.
2) Sammen med dagsordenen følger et vurderingsnotat indeholdende ordregivers vurdering af det indledende tilbud. Notatet indeholder ordregivers vurdering af relevante forbedringsmuligheder og optimeringspotentiale i det indledende tilbud, samt eventuelle identificerede forbehold som ordregiver anser som forbehold for udbudsmaterialets indhold. Vurderingen kan ikke forventes at være udtømmende.
3) Tilbudsgiver får mulighed for at kommentere på forskelligartede opfattelser af forholdene anført idet fremsendte vurderingsnotat. Tilbudsgiver forventes i samme ombæring at byde ind med eventuelle identificerede forhold i udbudsmaterialet som findes uhensigtsmæssige. Det være sig risikoelementer, omkostningsfaktorer og valide ideer, som tilbudsgiver gerne vil drøfte, og som de mener er fordyrende eller uhensigtsmæssige for den udbudte kontrakt. Tilbudsgiver opfordres til at begrunde sådanne forhold, samt at foreslå mulige alternativer hertil.
4) Tilbudsgivers eventuelle kommentarer bedes være modtaget senest 72 timer efter elektronisk udsendelse af notat om vurderingen.
5) Herefter vil der som udgangspunkt blive afholdt et (1) forhandlingsmøde pr. tilbudsgiver, med mindre ordregiver vælger at tildele kontrakten på baggrund af de indledende tilbud.
Ordregiver gør opmærksom på, at:
Det alene er indholdet af det endelige tilbud, der vil blive lagt til grund i forbindelse med ordregivers endelige evaluering af tilbuddet og dermed grundlag for tildelingen, forhandlingen vil ikke vedrøre grundlæggende elementer, jf. udbudslovens § 66, stk. 2.
Kriterierne for tildelingen og deres vægtning vil forblive stabile under hele udbudsproceduren, hvorfor de heller ikke bliver genstand for forhandlingen.
Ordregiver dokumenterer hele forløbet i form af interne referater.
Ordregiver vil ikke videregive fortrolige oplysninger fra forhandlingsmødet med tilbudsgiver til øvrige tilbudsgivere, ligesom tilbudsgiveren ikke vil modtage fortrolige oplysninger fra øvrige tilbudsgiveres forhandlingsmøder.
Der vil blive givet samtidig underretning til tilbudsgiverne omkring alle forhold, herunder eventuelle ændringer til udbudsmaterialets indhold.
Ordregiver yder ikke vederlag til deltagerne i forhandlingerne eller udbudsprocessen i øvrigt.
Tekniske spørgsmål omkring brugen af udbudssystemet TrueTender skal stilles til supporten: 79 30 78 33 ellerkundecenter@truelink.dk
Tilbudsgiver, andre enheder og sammenslutninger skal på ordregivers opfordring fremlægge dokumentationi henhold til udbudslovens § § 144 og 152 for de oplysninger, som er afgivet i ESPD’et i forbindelse medprækvalifikationen.
Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode tilbudsgiver, sammenslutningens deltagere eller andreenheder om at supplere eller præcisere den modtagne dokumentation, jf. udbudslovens § 151, stk. 4.
Hvis tilbudsgiver, sammenslutningens deltagere eller andre enheder er fra Danmark, fremlæggesdokumentationen i form af en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Serviceattesten skal indeholde oplysningerfra:
— Skifteretten v. Domstolsstyrelsen
— Skatteforvaltningen
— ATP
— Politiet (Kriminalregistret).
Bemærk, at der skal udfyldes og underskrives en ”samtykkeerklæring”, der skal uploades i forbindelse medbestillingen af serviceattesten.
Serviceattesten bestilles hos Virk.
Serviceattesten må maksimalt være seks (6) måneder gammel regnet fra fristen for fremsendelse af serviceattesten.
